武劍華

(上海交通大學(xué)機(jī)械與動力工程學(xué)院，上海 200030)

0 引言

商務(wù)報價，簡單來說就是首先根據(jù)企業(yè)的內(nèi)部成本架構(gòu)，計算出符合企業(yè)利潤需求的價格體系；其次，根據(jù)客戶提供的項目背景，規(guī)劃企業(yè)內(nèi)部的投資需求；最后，草擬合同與客戶進(jìn)行談判，并通過幾輪與競爭對手的激烈競爭之后，獲得客戶最終簽字確認(rèn)的商務(wù)合同即為成功收尾。

汽車制造企業(yè)的成本價格體系非常復(fù)雜，特別是對于功能性和安全性要求比較高的產(chǎn)品零件，需要根據(jù)客戶的要求做很多的內(nèi)部分析，通過內(nèi)部審核后，再給出報價競價。即使是對此類產(chǎn)品非常熟悉，細(xì)節(jié)也可能決定成敗，其中的風(fēng)險系數(shù)非常高。所以在當(dāng)前“短平快”的市場環(huán)境下，對于報價的精準(zhǔn)性和時間周期的要求就顯得非常嚴(yán)格。

F公司是一家外資汽車零部件制造企業(yè)，主要負(fù)責(zé)爭取我國內(nèi)地的項目業(yè)務(wù)。本文通過對F公司內(nèi)部報價流程體系的簡單介紹，引入工作分解結(jié)構(gòu)(Work Breakdown Structure，WBS)工作包的管理理念，并針對報價階段的關(guān)鍵工作包進(jìn)行匯總整合，理出關(guān)鍵點(diǎn)，最終繪制出網(wǎng)絡(luò)圖，給項目的報價時間管理提供明確的方向性指導(dǎo)。

1 短平快市場趨勢及項目

所謂短平快就是：短，即周轉(zhuǎn)周期短，流動性大，也就是在很短的時間內(nèi)要完成較大的工作量；平，即價格相對適中，容易為大眾消費(fèi)者所接收，只有價格親民，才能獲得市場消費(fèi)者更多的青睞；快，即服務(wù)速度快，生產(chǎn)速度快及收效快，要求制造商可以靈活應(yīng)對市場需求，提供更高效的服務(wù)，遇到市場變化能夠快速響應(yīng)。

這種市場環(huán)境對于制造商來說其實(shí)是比較苛刻的，特別是研發(fā)創(chuàng)新類技術(shù)和產(chǎn)品。短平快的需求是對當(dāng)前各企業(yè)能力的一大挑戰(zhàn)，是制造業(yè)的新格局，需要各企業(yè)打破現(xiàn)有的舒適圈，進(jìn)行各個方面的優(yōu)化和創(chuàng)新，緊跟時代前進(jìn)的步伐。

對于短平快項目，項目開發(fā)經(jīng)理往往需要提前介入，因為在沒有相對適應(yīng)的流程情況下，項目預(yù)算會“失控”，或者樂觀點(diǎn)說“不易于管理”，這勢必需要投入相應(yīng)的人力去加以控制。而且為了能夠有效控制，對團(tuán)隊成員的要求也會提高，相應(yīng)地還需要制訂多部門的溝通計劃。國內(nèi)的短平快項目是一種特殊的業(yè)務(wù)類型，需要額外的工作，必須建立一套標(biāo)準(zhǔn)的管理體系來提高效率，其中最為關(guān)鍵的就是時間進(jìn)度管理。

2 F公司項目管理流程概述

在汽車制造企業(yè)中，一個項目的產(chǎn)品從無到有，其發(fā)展過程要經(jīng)歷啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾。F公司項目管理流程(Project Management System，PMS)反映了公司的整個項目進(jìn)展過程，其管理方法遵循上述5個主要過程，見圖1。

圖1 PMS流程簡圖

針對這個過程，PMS將項目管理流程分為5個主要的門(Gate)，分別為Gate 1的項目獲得——第1階段，Gate 2A的產(chǎn)品和過程設(shè)計——第2階段，Gate 2B的設(shè)計方案驗證——第3階段，Gate 3的生產(chǎn)建立及驗證——第4階段，以及最后的投產(chǎn)爬坡——第5階段。本文對第1階段做重點(diǎn)分析。

第1階段的重點(diǎn)流程分為兩大部分，其中一部分與項目管理關(guān)系不密切，本文不做分析。而另一部分為商務(wù)報價，實(shí)際是做項目合同，對此本文重點(diǎn)闡述。商務(wù)報價并不是套一個模板直接往上填數(shù)字那么簡單，而是需要遵循公司內(nèi)部制定的標(biāo)準(zhǔn)流程，全面評估公司內(nèi)部的成本影響。本文重點(diǎn)討論的就是針對短平快項目業(yè)務(wù)的整個報價流程的優(yōu)化。目前標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)流程太過煩瑣，并且需要的資源也較多，假如完全按照流程去操作的話，客戶已經(jīng)完成項目，商務(wù)報價卻還未必能完成。

商務(wù)報價是基于公司的業(yè)務(wù)計劃計算對象項目所涉及的公司內(nèi)部所有成本，最后加上相應(yīng)的目標(biāo)利潤值而給出的。商務(wù)報價的基本架構(gòu)涉及多個部門，在整個汽車零部件行業(yè)基本都通用。基于不同的公司架構(gòu)，業(yè)務(wù)計劃中的計算方式會有所不同。但主要的時間路徑和通用類的成本分析環(huán)節(jié)是一樣的。不同公司之間的區(qū)別在于負(fù)責(zé)對應(yīng)成本的相關(guān)部門之間的輸入輸出順序不一致。比如有些公司依賴于強(qiáng)大的成本核算部門快速給出目標(biāo)價格約束其他部門；有些公司則僅僅是參考，不作為強(qiáng)約束， F公司項目案例中所分析的造成較大進(jìn)度影響的重要環(huán)節(jié)正是由非強(qiáng)約束結(jié)構(gòu)導(dǎo)致的。

商務(wù)報價結(jié)束后需要在過Gate 1之前定義好項目的復(fù)雜程度以決定審核需要投入的資源和內(nèi)部流程文件的數(shù)量。有時候，即使是進(jìn)行了很簡單的復(fù)雜程度定義，也會因項目的重要程度特別提高其復(fù)雜程度的定義，從而能獲得更多的可使用資源來把項目管理得更好。

3 短平快項目WBS工作分解應(yīng)用

3.1 工作分解結(jié)構(gòu)

WBS是以項目的可交付結(jié)果為導(dǎo)向，對項目的任務(wù)進(jìn)行分組，WBS把項目整體任務(wù)分解成比較小的、易于管理和控制的若干子任務(wù)或工作單元，并由此明確工作范圍。工作分解機(jī)構(gòu)化繁為簡，逐個擊破，列出條理清楚的工作清單，為日后制訂項目計劃奠定基礎(chǔ)。

上文提到F公司的內(nèi)部流程PMS和有關(guān)短平快項目的背景特點(diǎn)，針對WBS分解有兩點(diǎn)需要關(guān)注的相關(guān)聯(lián)事項：

(1)WBS的分解角度不同可以有不同的結(jié)構(gòu)。比如從各個部門的職能角度，可以直接定義每個部門的關(guān)鍵工作包從第一層開始往下展開；也可以把關(guān)鍵的門審核作為起點(diǎn)，按照PMS流程的定義來展開工作包；亦可以從客戶的里程碑角度，貼合PMS流程的適應(yīng)性做些調(diào)整，從而展開；甚至可以直接以時間節(jié)點(diǎn)作為第一層往下展開必須完成的內(nèi)容項，等等。

(2)針對不同角度的考量，需要從中選出最為合適的方式來構(gòu)建WBS，同時工作分解要結(jié)合團(tuán)隊資源的分配，確保在優(yōu)化調(diào)整的時候，團(tuán)隊的資源可以對應(yīng)調(diào)整，而不互相沖突，從而避免造成不得不“推翻重來”的結(jié)果。

3.1.1 WBS分層結(jié)構(gòu)的細(xì)化

根據(jù)以上提到的關(guān)聯(lián)事項，F(xiàn)公司最終定義為按照PMS流程的關(guān)鍵門審核作為第一層分解，因為這樣的好處是：首先，資源不會引起沖突；其次，在分解過程之后做的優(yōu)化會直接關(guān)聯(lián)到PMS流程以應(yīng)用于短平快項目的優(yōu)化；最后，PMS對于F公司內(nèi)部的工作具有規(guī)范和引導(dǎo)作用，在特殊情況下可以對資源的分配起到關(guān)鍵作用。

F公司的PMS系統(tǒng)已經(jīng)具備比較完善的工作包定義機(jī)制，但是在這種情況下，項目的開展依舊經(jīng)常出現(xiàn)延后的情況，之所以本文以短平快項目為例展開分析，就是因為此類項目已經(jīng)在開展并且在關(guān)鍵的第1階段遇到了很大的挑戰(zhàn)和困難，因此需要具體分析其問題根源，并利用時間管理理論工具對其進(jìn)行分析優(yōu)化，得出結(jié)論，從而為后續(xù)的開發(fā)提供指導(dǎo)，確保項目在規(guī)定時間內(nèi)可以順利投產(chǎn)。

3.1.2 WBS第一層

既然工作包分解對象已經(jīng)確認(rèn)，在此就可逐一展開分解：項目報價階段相對比較簡單，但是產(chǎn)生的問題也比較多，從時間管理角度先要將報價階段的每個關(guān)鍵步驟列出，見圖2左側(cè)。

3.1.3 WBS第二層：交付物進(jìn)度計劃安排

第一層定義基本清楚后，接下來是第二層，這層最為關(guān)鍵，其中各個工作包之間的關(guān)系最為重要：包含了許多內(nèi)容。但本文不做太多展開，只主要針對關(guān)鍵的業(yè)務(wù)計劃環(huán)節(jié)展開，因為業(yè)務(wù)計劃環(huán)節(jié)的時間管理對項目報價階段起到90%的關(guān)鍵性決定作用，其展開后見圖2右側(cè)。

圖2 業(yè)務(wù)計劃更新WBS工作包

3.1.4 活動關(guān)系確認(rèn)

分層完畢后，需要將各個WBS工作包相互之間的前后置關(guān)系圖定義清楚，即根據(jù)圖3中的工作包，匯總定義出如表1所示的關(guān)系圖。

表1 報價階段活動關(guān)系表

關(guān)系表中包含了預(yù)估的持續(xù)時間，利用了計劃評審技術(shù)(PERT)的方法。

3.2 繪制網(wǎng)絡(luò)圖

進(jìn)行關(guān)鍵路徑選擇之前必須使用的時間管理工具是網(wǎng)絡(luò)圖。

先要將每個工作包的基本信息進(jìn)行羅列，然后利用關(guān)鍵路徑法確認(rèn)流程中的關(guān)鍵路徑。

在網(wǎng)絡(luò)圖中對每個工作包進(jìn)行具體時間參數(shù)的確認(rèn)以進(jìn)一步評估關(guān)鍵路徑。時間參數(shù)分為5種，分別如下：

(1)工作最早開始時間ES。

(2)工作最早結(jié)束時間EF。

(3)工作最遲開始時間LS。

(4)工作最遲結(jié)束時間LF。

(5)工作總時差TF。

門審核階段發(fā)現(xiàn)涉及的工作包和內(nèi)容項非常繁雜，需要進(jìn)行簡化，因此組織相應(yīng)的專家組對項目涉及的內(nèi)容進(jìn)行了一輪排減。這樣既可以保證在尋找關(guān)鍵路徑的時候可以更加精確，同時也可以保證非關(guān)鍵項的干擾。

根據(jù)網(wǎng)絡(luò)圖制定方法，針對報價階段可以得出如圖3所示的結(jié)果。

圖3 報價階段網(wǎng)絡(luò)圖

4 項目結(jié)果匯總

短平快項目原計劃需要2個月的時間完成前期報價及項目門審核交接，實(shí)際花費(fèi)了近4個月的時間，本文通過WBS分解從理論結(jié)合實(shí)際的角度提出可以按時完成的方案。通過WBS分解和關(guān)鍵路徑優(yōu)化(A-C-G-E)，最終得出的優(yōu)化結(jié)果可以實(shí)現(xiàn)原計劃2個月的目標(biāo)時間，見表2。

表2 優(yōu)化結(jié)果匯總表

5 結(jié)語

本文將汽車零部件制造市場的現(xiàn)狀和趨勢作

為切入點(diǎn)，結(jié)合F公司短平快項目案例，通過對當(dāng)前項目業(yè)務(wù)和公司內(nèi)部流程的分析，討論了商務(wù)報價階段公司內(nèi)部所面臨的問題和挑戰(zhàn)，利用項目時間管理的知識和工具探討了可以優(yōu)化的空間，得出具有可操作性的結(jié)論。

從本文所應(yīng)用的方法可以看出，目前行業(yè)雖然普遍對WBS和CPM有所了解，但是對于企業(yè)本身而言，實(shí)際上并沒有得到有效應(yīng)用。通過本文，這些成熟的時間管理工具的應(yīng)用得到了較好的展示，并且對于當(dāng)前以及未來的短平快行業(yè)發(fā)展趨勢有一個引導(dǎo)作用?？傮w來說，可以根據(jù)項目需求對整個項目的開發(fā)周期進(jìn)行非常有效的管控，具備一定的可借鑒性和可操作性。