凌 波

一、強化醫(yī)院檔案管理規(guī)范化和標準化管理的意義

醫(yī)院在發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量的檔案數(shù)據(jù)，比如行政、醫(yī)療、藥品等管理產(chǎn)生的信息資料，還有科研、教學(xué)等諸多領(lǐng)域所產(chǎn)生的信息資料，這些都需要轉(zhuǎn)換成檔案并進行保存。文字、音頻視頻以及各類實物構(gòu)成的歷史資料，是醫(yī)院開展決策和實施計劃的重要憑據(jù)，也是醫(yī)院后續(xù)發(fā)展不可或缺的參考資料。由此可見，檔案管理在醫(yī)院管理工作中顯得極為關(guān)鍵，必須要得到全體管理人員的重視。以科技發(fā)展醫(yī)院的指導(dǎo)思想，更是要求管理者們強化檔案管理工作，推動檔案資料完整化、制度化、標準化的管理，有效提升檔案管理工作水平。因此，在新時代環(huán)境下，需要緊密結(jié)合醫(yī)院特點，研究檔案管理的新模式和新方法，無疑是管理人員必須要達到的目標，只有這樣，才能夠有效提升醫(yī)院管理現(xiàn)代化水平。

二、醫(yī)院檔案管理工作的問題分析

（一）管理制度不夠完善

當(dāng)前，檔案管理工作在實踐中還是有各種缺陷，在醫(yī)院管理工作中，檔案管理并沒有得到應(yīng)有的重視，這導(dǎo)致了檔案管理制度存在著很多缺漏。在醫(yī)院里，相對于臨床科室制度而言，檔案管理制度缺乏細節(jié)，內(nèi)容不夠豐富。所以，需要緊密的結(jié)合現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展要求推動檔案管理制度的完善。

（二）檔案內(nèi)容不夠明確

當(dāng)前，醫(yī)院有著不同的等級和規(guī)模區(qū)別，可是不管何種規(guī)模的醫(yī)院，其內(nèi)部檔案庫的構(gòu)成都應(yīng)該根據(jù)相應(yīng)科室進行細分，如內(nèi)外科、婦科、兒科等。然而，當(dāng)前很多醫(yī)院并沒有對檔案進行分類，檔案資料十分分散，這顯然不利于檔案資料的應(yīng)用。

（三）檔案管理不夠重視

很多醫(yī)院的檔案科室形同虛設(shè)，將其視作可有可無。在這種思想觀念之下，充分顯示了醫(yī)院管理工作者缺乏正確的檔案管理重要性意識?；诖艘庾R開展檔案管理，顯然很難豐富檔案內(nèi)容，檔案的利用率顯然也很低。

（四）管理人員專業(yè)能力不強

當(dāng)前，醫(yī)院的檔案管理人員很多都非專業(yè)出身，大多領(lǐng)導(dǎo)認為，檔案管理工作相對簡單，所以不大重視檔案管理專業(yè)性培訓(xùn)。與此同時，很多檔案管理工作人員也不求上進，缺乏專業(yè)性，很難讓檔案信息發(fā)揮自身的作用。

三、醫(yī)院檔案管理規(guī)范化、標準化建議

（一）推動檔案內(nèi)容及其范圍的規(guī)范化和標準化

檔案價值往往體現(xiàn)在案卷材料的完整性。由于當(dāng)前醫(yī)院檔案資料內(nèi)容相對模糊，為此，強化檔案采集范圍以及內(nèi)容，就是實現(xiàn)規(guī)范化和標準化管理的前提。檔案管理內(nèi)容不僅涉及到照片、文書、人事等方面的信息，還應(yīng)該將膠片、科研、病理切片、實物以及聲像、電子數(shù)據(jù)等資料納入其中。還有，涉及到醫(yī)院經(jīng)營方面的資料，如租賃、招標、合同協(xié)議類資料也應(yīng)進行歸檔。當(dāng)然，在歸檔過程中，必須要將具有聯(lián)系的資料納入到同一個卷宗，確保事件的完整性，借助于該卷宗，能夠映射問題的全部過程，這樣，檔案資料的再利用價值才會凸顯。同時，歸檔之后，文檔資料又能充分體現(xiàn)規(guī)范化和標準化。為了實現(xiàn)這兩點，不僅要做好分類工作，還需要明確相關(guān)的卷宗標題，設(shè)立目錄，明確頁碼，讓相關(guān)信息內(nèi)容填寫完整，這樣不僅有助于檔案資料的科學(xué)保管，同時還可以提升信息化檔案利用效率。

（二）管理流程的規(guī)范化和標準化

在檔案管理工作中，還需要制定規(guī)范和標準的工作流程，也就是說要讓涉及到檔案管理的諸多環(huán)節(jié)按照科學(xué)的方法，統(tǒng)一的程序進行。比如檔案收集、整理、鑒定以及保管等。采集檔案是否完整，對檔案資料價值有著決定性影響。而立卷的防范，裝訂質(zhì)量，也會對檔案工作的標準化和規(guī)范化帶來顯著影響。所以，在推動檔案管理過程規(guī)范化和標準化時，必須要做好立卷工作，明細分類，構(gòu)建標準化的索引。此外，還需要提升裝訂品質(zhì)，確保卷皮清晰明了，不能存在活頁，只有這樣，才能確保檔案管理流程實現(xiàn)標準化和規(guī)范化。

（三）檔案管理團隊建設(shè)的標準化與規(guī)范化

強化檔案管理團隊建設(shè)，促進其標準化和規(guī)范化，就需要做好以下的工作：第一，強化檔案管理重要性意識，將其重要性升級到臨床類科室地位，明確檔案科主任具體的管理任務(wù)，以及相應(yīng)檔案管理科的具體責(zé)任，從制度上完善檔案管理的標準化和規(guī)范化建設(shè)。第二，打造綜合素質(zhì)高的管理團隊。管理團隊素質(zhì)的高低，會對檔案管理水平的高低產(chǎn)生直接的影響。醫(yī)院工作就是提供高水平的醫(yī)療服務(wù)，可是在過去相當(dāng)長的時間里，很多醫(yī)院都缺乏檔案管理，檔案管理人員的設(shè)置也具有相應(yīng)的隨意性。為了讓醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)標準化，作為醫(yī)院，就需要加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度，制定相應(yīng)的人才培養(yǎng)計劃，從而有效提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力。此外，還需要構(gòu)建管理人才梯隊，讓檔案管理工作能夠在更長的時間里保持高水平。