■侯 婧/河北省唐山市豐潤(rùn)區(qū)住房管理中心

近些年我國(guó)房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展迅速，在推動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)方面發(fā)揮著重要作用。但是，在這過程中也暴露出了諸多問題，其中房產(chǎn)檔案管理不善問題尤為突出，不僅不利于房產(chǎn)檔案價(jià)值的有效發(fā)揮，同時(shí)還阻礙了我國(guó)房地產(chǎn)行業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。如何加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理，是當(dāng)前房地產(chǎn)行業(yè)必須重視并解決的問題，已經(jīng)引起了廣泛關(guān)注。

一、房產(chǎn)檔案定義

房產(chǎn)檔案是指在各項(xiàng)與房地產(chǎn)相關(guān)的活動(dòng)中，包括房地產(chǎn)交易買賣、房地產(chǎn)發(fā)證登記、房屋動(dòng)拆遷、建設(shè)用地及批租用地等，通過收集、整理、鑒定，以文字、圖片、圖紙、表格、視頻、音頻等形式，形成的文件材料，能夠反映出產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況等相關(guān)信息內(nèi)容［1］。房地產(chǎn)檔案形成后，應(yīng)通過科學(xué)、規(guī)范的管理，實(shí)時(shí)更新相關(guān)資料信息，進(jìn)而才能確保其真實(shí)性、完整性和實(shí)效性，以便房產(chǎn)檔案應(yīng)用價(jià)值的有效發(fā)揮。

二、房產(chǎn)檔案管理的問題

對(duì)我國(guó)現(xiàn)階段房產(chǎn)檔案管理基本情況進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)其中存在較多的問題有待改善，比較突出的主要體現(xiàn)在以下幾方面。

(一)檔案管理意識(shí)薄弱

管理意識(shí)薄弱是造成房產(chǎn)檔案管理不善的主要因素，雖然已經(jīng)提出了房產(chǎn)檔案規(guī)范化、法制化管理，并且外部法制環(huán)境也得到了一定改善，但是仍存在法制觀念不強(qiáng)現(xiàn)象，對(duì)房產(chǎn)檔案管理不夠重視，歸檔不及時(shí)、資料不完整、利用率較低問題比較常見。比如部分房產(chǎn)檔案中沒有房產(chǎn)分幅平面圖、沒有房屋產(chǎn)權(quán)證登記資料等、沒有將視頻、聲音類材料歸檔等。

(二)檔案管理手段落后

部分地區(qū)房產(chǎn)檔案管理仍以傳統(tǒng)手抄方式為主，電子檔案沒有得到有效應(yīng)用，不僅工作效率較低，而且檔案查詢也耗時(shí)耗力，新資料信息無(wú)法及時(shí)歸檔，經(jīng)常出現(xiàn)堆積現(xiàn)象，影響了房產(chǎn)檔案的實(shí)時(shí)更新。并且，在房地產(chǎn)行業(yè)迅速發(fā)展背景下，房產(chǎn)檔案資料信息數(shù)量增長(zhǎng)速度極快，檔案查詢及利用等各項(xiàng)工作，都需要先進(jìn)技術(shù)手段支持［2］。

(三)風(fēng)險(xiǎn)抵抗能力不足

房產(chǎn)檔案載體形式多種多樣，除傳統(tǒng)的紙張外，還包括照片、視頻、音頻、數(shù)據(jù)底板等，但是當(dāng)前很多房產(chǎn)檔案管理部門，所用到的檔案載體仍然以紙張為主，其他多種新型載體沒有得到有效應(yīng)用。紙張經(jīng)過長(zhǎng)期保存，容易出現(xiàn)破損、污漬問題，導(dǎo)致房產(chǎn)檔案資料失效，再加上不可抗拒的自然災(zāi)害等外界因素，都使得房產(chǎn)檔案存在較大風(fēng)險(xiǎn)問題。

三、房產(chǎn)檔案管理問題的改善措施

基于房產(chǎn)檔案管理的重要性，必須采取有效措施改善當(dāng)前房產(chǎn)檔案管理中存在的問題，提高管理水平。

(一)強(qiáng)化管理利用意識(shí)

在開展房產(chǎn)檔案管理工作時(shí)，必須明確房產(chǎn)檔案的重要性，強(qiáng)化管理和利用意識(shí)。一方面，應(yīng)加快房產(chǎn)檔案管理法制化建設(shè)，建立并完善相關(guān)制度規(guī)范，包括立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案利用制度等，加強(qiáng)檔案法制的學(xué)習(xí)和宣傳。并嚴(yán)格按照規(guī)范制度及標(biāo)準(zhǔn)流程開展管理工作，將房產(chǎn)檔案管理責(zé)任落實(shí)到具體負(fù)責(zé)人身上，調(diào)動(dòng)管理人員工作熱情和工作積極性。另一方面，應(yīng)使用多種形式載體收集房產(chǎn)檔案資料信息，確保其完整性和真實(shí)性，將各類材料都能夠及時(shí)歸檔。并通過建立高效的檔案檢索系統(tǒng)，提升檔案信息的調(diào)閱速度及檔案管理工作效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效利用。

(二)運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段

面對(duì)快速增長(zhǎng)的資料信息，傳統(tǒng)人工管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足房產(chǎn)檔案實(shí)際管理需求，創(chuàng)新工作模式已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，對(duì)此必須加大先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用力度。首先，房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)積極開發(fā)和引入先進(jìn)技術(shù)手段，借鑒國(guó)內(nèi)外的成功經(jīng)驗(yàn)，探索全新的工作模式，并通過光盤存儲(chǔ)、全文掃描等方式開展管理工作。其次，應(yīng)加快房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，建立信息化管理系統(tǒng)，加大電子檔案的應(yīng)用力度，并制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案信息資料的實(shí)時(shí)更新，完善房產(chǎn)檔案社會(huì)服務(wù)功能。

(三)增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)抵抗能力

要想提高房產(chǎn)檔案管理水平，必須增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)抵抗能力。第一，房產(chǎn)檔案管理部門在使用紙張檔案載體的同時(shí)，應(yīng)充分利用圖片、視頻、音頻等各種新型檔案載體，并以電子形式進(jìn)行歸檔和備份，避免因紙張保存時(shí)間較長(zhǎng)或者自然災(zāi)害，造成房產(chǎn)檔案缺漏、遺失。第二，應(yīng)做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作，深入分析房產(chǎn)檔案管理過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)問題，結(jié)合以往工作經(jīng)驗(yàn)，制定有效預(yù)防措施和應(yīng)急預(yù)案，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性，以此來(lái)增強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。

四、結(jié)語(yǔ)

強(qiáng)化房產(chǎn)檔案管理，既是保護(hù)房屋產(chǎn)權(quán)人合法權(quán)益的必然要求，也是推動(dòng)我國(guó)房地產(chǎn)市場(chǎng)規(guī)范、健康發(fā)展的有效舉措，同時(shí)也可以為政府部門管理及決策的制定提供可靠依據(jù)，具有多方面的重要意義。對(duì)此，必須充分認(rèn)識(shí)到房產(chǎn)檔案管理的重要性，正視當(dāng)前工作中所存在的問題，采取強(qiáng)化管理利用意識(shí)、運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段、增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)抵抗能力等針對(duì)性措施加以改善，進(jìn)而才能實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的科學(xué)、高效、規(guī)范管理。

［1］劉宏雨，虞新英.探析房地產(chǎn)檔案管理存在的問題及措施［J］.城市建筑，2013（8）:295～296.

［2］郭新華.芻議房地產(chǎn)檔案管理存在的問題及優(yōu)化措施［J］.城市建筑，2016（21）:357.