■林忠原／長春師范大學(xué)文學(xué)院

一、目前企業(yè)秘書信息處理能力存在的問題

（一）信息收集不全面

在實(shí)際工作中秘書信息收集范圍比較廣泛，可是往往收集到的信息是冗雜的，不能依據(jù)自身所處企業(yè)的組織規(guī)范程度、規(guī)模大小、崗位職責(zé)來確定收集的重點(diǎn)。一方面，企業(yè)秘書的自身能力不到位，不夠熟悉自己的上司，在日常工作中秘書不僅要了解自己的上司主管哪些問題，工作中又有什么新的打算。只有留心觀察秘書才能把握自己收集信息的重點(diǎn)，當(dāng)上司需要時(shí)候，就可以及時(shí)為上司提供相關(guān)信息。另一方面，秘書收集信息的渠道不廣泛，從而導(dǎo)致收集而來的信息不全面，秘書做好信息工作的不僅光靠秘書一人，還需要爭取各部門同事的積極配合。

（二）信息篩選不準(zhǔn)確

作為一名負(fù)責(zé)信息處理的秘書，全面而完整的把握信息是其基本要求，否則在信息處理，特別是信息篩選中企業(yè)秘書就無法很好的進(jìn)行篩選工作，例如，要圍繞企業(yè)的需求來進(jìn)行信息篩選，將企業(yè)所需要的信息全面并且準(zhǔn)確的篩選出來，不能將錯(cuò)誤而不準(zhǔn)確的信息篩選出來，造成誤解。并且，由于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)的分工不同，其對于信息的要求也不同，企業(yè)秘書要根據(jù)其企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)各自的職能，對他們所需要的信息進(jìn)行篩選，提供對他們有效的信息。領(lǐng)導(dǎo)在其特定的時(shí)期有著特定的工作重心，這就要求企業(yè)秘書要圍繞當(dāng)前時(shí)期企業(yè)管理層的工作重心來進(jìn)行信息篩選，篩選出來的信息要為其工作重心進(jìn)行服務(wù)。之后，也要根據(jù)其當(dāng)前工作中所遇到的瓶頸和難點(diǎn)，圍繞其瓶頸與難點(diǎn)進(jìn)行信息的篩選，要是企業(yè)秘書不能很好的對處理信息篩選，不但會嚴(yán)重阻礙企業(yè)工作的展開，甚至對整個(gè)企業(yè)都有舉足輕重至關(guān)重要的影響，對此，企業(yè)秘書應(yīng)該及時(shí)了解分析其難點(diǎn)，篩選與之相關(guān)的信息，圍繞企業(yè)工作中所出現(xiàn)的重點(diǎn)難點(diǎn)集中解決。

（三）信息使用不及時(shí)

信息有其自身的時(shí)效性，只有那些及時(shí)傳遞出來并且適合需求者的信息才能給我們的生活和工作帶來最大的影響。失去了時(shí)效性的信息便失去了它原有的價(jià)值。所以信息的要新，信息利用要講究及時(shí)。可是現(xiàn)在企業(yè)秘書信息處理不夠及時(shí)，導(dǎo)致造成嚴(yán)重?fù)p失，因此，深化對信息時(shí)效性和信息工作及時(shí)性的認(rèn)識，是當(dāng)前對企業(yè)秘書能力的一個(gè)要求。

企業(yè)秘書及時(shí)使用信息就是為了輔助企業(yè)管理者作出決定，即及時(shí)的提供圍繞其企業(yè)發(fā)展的，可靠的信息，如果無法及時(shí)的提供信息供企業(yè)管理者決策，那么該信息就失去了時(shí)效性，對企業(yè)管理者做出決定時(shí)的效用大大降低。所以作為一個(gè)合格的企業(yè)秘書，將信息及時(shí)的傳遞給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者以供決策是其基本的要求。

二、提升企業(yè)秘書處理信息能力的策略

（一）擴(kuò)大信息渠道

信息是協(xié)助企業(yè)管理者了解情況、掌握動態(tài)的方式，其為制定決策、實(shí)施決策、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)起到了廣泛而深遠(yuǎn)的作用。傳統(tǒng)的企業(yè)秘書收集信息的主要渠道有：各種會議、機(jī)關(guān)公文、新聞媒體、調(diào)查研究等。但是在此基礎(chǔ)上，新時(shí)期的企業(yè)秘書要想提高自身處理信息的能力，就必須擴(kuò)大收集信息的渠道，要利用好信息網(wǎng)絡(luò)。這不僅要求我們掌握新時(shí)期無紙化網(wǎng)絡(luò)化辦公，熟練的運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行資源的收集。除此之外，還要積極參加企業(yè)的各類會議，收集大量有價(jià)值的信息，做到信息處理最優(yōu)化與全面化。

（二）提升溝通技巧

企業(yè)秘書是一個(gè)溝通上下級部門信息傳遞的紐帶，不僅將上級的意見和工作安排準(zhǔn)確無誤的傳遞給執(zhí)行的下級部門，還需要將下級部門員工工作的情況和對工作的意見反饋給上級，所以作為一名企業(yè)秘書，不僅需要有過硬的專業(yè)知識，還需要具備與他人良好溝通的能力，使得上下級溝通明了，工作可以順利完成。如何與他人交談，如何讓他人在交談中感到愉快，對于企業(yè)秘書來說都是一門必修課，所以，秘書人員需要提升溝通技巧，更好的傳達(dá)信息，給企業(yè)帶來更好的發(fā)展。

在與領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí)要認(rèn)清自己的身份，做好份內(nèi)的事，除此以外不能擅做主張。要維護(hù)好管理層內(nèi)部的團(tuán)結(jié)，在向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、請示、反映問題時(shí)，不發(fā)表有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的議論，不當(dāng)傳話筒，不說不利用于團(tuán)結(jié)的話。對同事及下屬，首先要做到尊重他人，隨和待人。再者，要講究誠信，寬容待人。由于企業(yè)秘書這個(gè)職位特殊，有效的溝通不僅能使工作環(huán)境變得輕松愉快，同時(shí)也是提升企業(yè)秘書信息處理能力的要求。

（三）個(gè)人與集體相結(jié)合

眾所周知，信息處理的量十分龐大，單靠企業(yè)秘書是無法很好的完成的，企業(yè)是無法只靠一個(gè)人運(yùn)轉(zhuǎn)的，企業(yè)的每個(gè)成員要按照集體決定和分工，切實(shí)履行自己的職責(zé)，在各自的職權(quán)范圍內(nèi)，努力克服困難，完成分管的工作任務(wù)，這既是對其企業(yè)個(gè)人的要求，當(dāng)然也是對企業(yè)秘書的要求。

綜上所述，信息是當(dāng)今社會的寶貴資源，世界著名未來學(xué)家阿爾溫托夫勒預(yù)言：“誰掌握了信息，控制了網(wǎng)絡(luò)，誰就掌握了世界?！逼髽I(yè)在其發(fā)展經(jīng)營的過程中，必須依托信息來及時(shí)準(zhǔn)確的采取一系列措施來規(guī)劃未來的發(fā)展前景。因此企業(yè)秘書信息處理能力的提升勢在必行，這不僅是提高秘書個(gè)人素養(yǎng)的內(nèi)在要求，也是一個(gè)企業(yè)蓬勃發(fā)展的必然趨勢。

參考文獻(xiàn)：

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