■ /

朔州師范高等?？茖W校

職業(yè)院校的檔案包羅萬象，有很大的利用價值，檔案的管理可以把院校的重要資料進行整合，分門別類方便查閱。隨著各大職業(yè)院校的不斷發(fā)展，檔案管理應該充分發(fā)揮其服務職能，使院校更好地落實立德樹人根本任務，增強服務育人功能，培養(yǎng)德智體美全面發(fā)展的社會主義建設者和接班人。

一、建立檔案信息網絡服務平臺

職業(yè)院校在檔案管理服務工作中，部分檔案資料的利用率比較低，以及各種類型的資料利用率差異很大，分布不均衡。比如教學檔案占整體院校檔案的比重最大，即是院校對教學、學生等方面利用程度最大，得到了有效的利用；而黨、團類檔案資料利用率較低，只有在特別的日子才會被查閱及利用。同時，職業(yè)院校對微信公眾平臺的宣傳力度較小，大多數(shù)師生并不清楚檔案微信公眾平臺的相關功能，導致學生很少去查詢到自己所需的信息；加之微信公眾平臺的門檻比較低，對一些不好的信息無法進行屏蔽，有些人的辨別能力較差，不能查詢到真實的檔案資料，進而違背了檔案管理工作的服務初衷，無法發(fā)揮好檔案管理工作的服務職能[1]。

職業(yè)院校要改變傳統(tǒng)的模式，利用網絡的優(yōu)勢，及時進行信息的交流與傳遞。職業(yè)院?？梢越n案信息網絡服務平臺，提高檔案信息服務的工作效率與服務質量。一方面要加大宣傳力度，可以通過舉辦座談會，相關管理領導向師生進行宣講有關檔案信息網絡服務平臺的好處及功能；另一方面也要優(yōu)化微信公眾平臺，使師生第一時間找到自己所需的信息。信息要保證真實有效，還要提高技術水平，對不好的信息及時屏蔽，維護好檔案管理工作服務的秩序，發(fā)揮好職業(yè)院校檔案管理工作的服務職能。

二、檔案管理工作服務形式多元化

職業(yè)院校的檔案管理的相關資料信息本應該是比較豐富的，便于師生查詢，但在實際檔案管理的工作中，檔案管理工作服務的種類單一，多是比較傳統(tǒng)的進行面對面的查詢，利用互聯(lián)網進行檔案管理的少之又少。因此要想查詢到自己所需要的相關信息，學生只能回到學校，并出具相關證明，才查詢得到。在查詢檔案時，工作人員面對繁多的檔案，辦事效率低下。而對于那些回不去學校的學生來說，則不能及時獲得自己的資料。這種單調的服務形式已滿足不了師生的需求，不利于職業(yè)院校工作的展開。

隨著互聯(lián)網的快速發(fā)展，顛覆了傳統(tǒng)的面對面工作的模式，利用計算機進行檔案管理成為一種潮流。在檔案管理工作中，效率與質量同等重要。職業(yè)院?？梢越⒕W上檔案室，對檔案信息服務的類型進行整合，師生通過輸入所需資料的關鍵詞即可查到信息，縮短了面對面溝通的時間，提升了檔案管理工作服務的效率，實現(xiàn)資源的共享。然而，對于傳統(tǒng)的面對面進行信息查詢的工作模式，可以提供更加人性化的服務。如果在時間、地點等因素不允許的情況下，可以通過他人出具委托證明代替辦理，也可開通服務熱線，通過官方網站、微信、微博等進行留言咨詢，多元化的服務形式會使得檔案管理工作更加便捷[2]。

三、提高檔案管理服務人員的素質

職業(yè)院校在招聘檔案管理工作人員時，準入門檻比較低，素質參差不齊，專業(yè)素養(yǎng)不高。有些檔案的專業(yè)性比較強，職業(yè)院校領導在選人、用人時沒有從實際出發(fā)，招聘管理經驗不足、專業(yè)性較差的教師，嚴重阻礙了工作的順利進行，使得效率低下。此外，管理人員缺乏服務意識，沒有責任感。對于師生查詢的信息不了解，不能及時答疑解惑。在實際的服務工作中，沒有用戶至上的意識，忽視服務的方式和檔案需求者的所需，致使檔案管理的服務效果不佳。

檔案管理服務工作人員代表了職業(yè)院校對其重視的程度，要想真正改變檔案管理服務的形象，就要提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。職業(yè)院校可以對其進行培訓，邀請相關的知名專家、學者，讓管理服務的工作人員能夠認識到到服務的重要性，提高自身的服務意識，系統(tǒng)地對檔案管理服務的相應知識進行學習，進而提高管理人員的專業(yè)水平。同時，也可以開展一系列榜樣學習活動，定期與其他單位進行深度交流，學習其他職業(yè)院校優(yōu)秀的管理服務的經驗，建設好服務隊伍。在實際的工作中，要做好監(jiān)督。對于師生咨詢的信息要耐心解答，如遇到自己不知道的領域，要把相關問題記錄下來，待事后了解后進行反饋。

四、結語

檔案管理服務工作面臨著各種挑戰(zhàn)，職業(yè)院校應積極地去改變現(xiàn)狀。建立網絡服務平臺，創(chuàng)新服務形式，進而提升檔案管理服務人員的素質，提高檔案管理服務人員的效率與服務質量，使工作人員更好地服務師生，發(fā)揮好職業(yè)院校檔案管理工作服務的職能，推動檔案管理工作服務的水平，使職業(yè)院校的工作得以順利開展。