劉 瑋
高校以往對于人事檔案的管理的認(rèn)識,多是以保存學(xué)校教職工基本信息為主體,并根據(jù)教職工發(fā)展為其填寫相應(yīng)的記錄??梢哉J(rèn)為,此類管理模式更加傾向于“看管”,并沒有發(fā)揮檔案的實用價值。事實上,檔案代表著教職工的基本信息和背景,學(xué)校能夠通過該信息,有效判斷出教職工未來的發(fā)展路徑和潛力,在諸如評核、升職、考級等因素上,均需要依托于教職工的原始檔案信息。因此,高校應(yīng)當(dāng)有效加強(qiáng)對于檔案的管理工作,并積極開展科學(xué)建設(shè),使檔案信息能夠作為高校發(fā)展的助力。
首先,檔案管理人員在進(jìn)行歸檔時,多會要求教職工自主填寫部分內(nèi)容,并按照以往檔案的管理經(jīng)驗,在確保基本信息完整的情況下,進(jìn)行歸檔工作。從該狀況來看,無疑會導(dǎo)致檔案信息中存在一定的錯漏;其次,由于教職工存在自主填寫行為,再結(jié)合管理人員缺乏對檔案信息考核的機(jī)制。所以,檔案中即使存在嚴(yán)重錯漏,或是檔案造假的行為,也無法予以及時的糾正;再次,部分檔案管理人員工作不及時,存在的態(tài)度散漫等問題,甚至存在一些教職工連續(xù)三次發(fā)生履歷變化,檔案信息仍未更新的狀況。事實上,該原因也是導(dǎo)致檔案難以用于支持學(xué)校發(fā)展的重要原因;最后,可能存在勾結(jié)與牟利行為。特定的檔案信息能夠影響到教職工的發(fā)展,例如學(xué)歷、過往收入、工作時間等。由于存在利益之間的關(guān)系,也導(dǎo)致了出現(xiàn)教職工收買檔案管理人員修改資料的狀況,特別是年齡、工齡等信息修改的這類問題時有發(fā)生。
檔案管理各自為政的狀況早已被學(xué)術(shù)領(lǐng)域詬病,由于將信息過渡的拆分,導(dǎo)致教職工檔案難以有效的歸納,也無法客觀、全面的反應(yīng)出教職工的綜合素質(zhì)。目前高校普遍的檔案管理分為:第一,教務(wù)管理。其中主要包括教師的業(yè)務(wù)能力,如教學(xué)水平、學(xué)生成績、教學(xué)任務(wù)完成狀況。由于業(yè)務(wù)能力直接關(guān)系到教師的工資,所以在各檔案管理環(huán)節(jié)中,教務(wù)管理在學(xué)校的地位最高;第二,科研管理。教師的課題研究成果,多由學(xué)校所設(shè)立的獨立部門進(jìn)行保管。該部門更多是為教師提供科研支持,所以檔案管理僅屬于“看管”;第三,審計管理。該部門主要用于審計學(xué)校教職工干部信息,并直接將審計結(jié)果存放在部門之中。不過,二次審計多不回參照的上次審計結(jié)果,所以,其檔案管理也屬于“看管”范疇;第四,人事管理。該部門主要管理的教職工原始信息,包括社會經(jīng)歷、從業(yè)狀況等信息。另外,人事管理也涉及到教齡、年齡等信息的管理,故此容易發(fā)生私相授受的狀況。由此來看,四類信息由四個不同部門進(jìn)行監(jiān)管,不僅較大程度上浪費的人力資源,同時也提升了信息管理的難度。
近年來高等院校不斷發(fā)展,并引入了市場競爭機(jī)制,導(dǎo)致該領(lǐng)域的人才流動量加大。更為重要的是,高校以往作為事業(yè)教育單位,在早期吸引了大量人才。不過,時代的發(fā)展涌現(xiàn)出大量私營高校,以及各個城市所建設(shè)的高校,其優(yōu)勢在于能夠為教師提供更高的收入,以及客觀的科研費用,在職工方面的收入也有著大幅度的提升。進(jìn)而導(dǎo)致大量公立高校教職工流失的狀況發(fā)生。對此,傳統(tǒng)高校采取了“扣檔”等手段,以檔案脅迫教職工群體,使其無法離職。但是,由于其他高校重新建檔的許諾,導(dǎo)致有大量教職工選擇了“棄檔不顧”。該狀況的出現(xiàn),最為直觀的影響在于檔案管理問題。對于高校而言,即使教職工離開了學(xué)校,其也無權(quán)對檔案進(jìn)行銷毀,甚至無權(quán)對檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移。如此一來,高校必須長期保管離職教職工的檔案信息,進(jìn)而涉及到保管成本問題,并且對學(xué)校的日常檔案管理造成影響,也加大了工作人員的管理難度。
教職工的檔案不僅代表其個人的發(fā)展軌跡,同時也有助于學(xué)校開展建設(shè)工作。例如,教職工的評級、考核、升職、加薪等,均需要一定的檔案背景。而現(xiàn)有的檔案管理手段,顯然忽略了該功能,主要原因在于:第一,管理評核手段不夠科學(xué)化。雖然原則上應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案信息進(jìn)行相關(guān)工作,但是,學(xué)校并未以此嚴(yán)格的執(zhí)行,所以大量的檔案信息未得到使用;第二,存檔工作不夠完善,并沒有讓檔案成為學(xué)校建設(shè)發(fā)展的信息依據(jù),導(dǎo)致學(xué)校根本無信息可用;第三,檔案的被動性較高。一些檔案管理人員,甚至是擁有高學(xué)歷的專業(yè)檔案管理人員,即使意識到檔案的重要性,并有效的進(jìn)行檔案管理。但是,最終是否使用檔案的決定權(quán),在于學(xué)校的行政領(lǐng)導(dǎo);第四,檔案管理技術(shù)落后。跟多高校都建立了學(xué)生的學(xué)籍電子檔案,但是卻未建設(shè)教職工的電子人事檔案。目前,仍舊有很多高校教職工檔案為紙質(zhì),導(dǎo)致信息統(tǒng)計和管理的難度頗高。綜合四種情況來看,目前高校檔案利用不僅局限在發(fā)展意識,現(xiàn)有的信息基礎(chǔ),也不足以用于學(xué)校的管理工作。
根據(jù)上述四點問題的分析,可以將問題主要歸結(jié)為責(zé)任意識不足、人才水平不夠、信息化標(biāo)準(zhǔn)過低三個方面。所以,建議層面也將有三點開展。
首先,高校必須提升領(lǐng)導(dǎo)管理班子對于檔案管理的認(rèn)識,由此才能夠保證檔案日常管理的有序進(jìn)行。對待該需求,相對有效的方式是建立管理小組,構(gòu)建相對完善的責(zé)任機(jī)制,通過制度使其具備責(zé)任感;其次,健全管理體系,通過管理手段,完善各個環(huán)節(jié)的管理工作。人事檔案管理具有較高的復(fù)雜性,工作內(nèi)容相對繁瑣,這也意味著管理手段必須與之匹配,否則仍舊會存在管理漏洞,造成檔案管理工作無法有效的推進(jìn);最后,構(gòu)建完善的責(zé)任體系,檔案管理必須權(quán)責(zé)分明,并且將責(zé)任落實到崗位。同時,只有擁有了責(zé)任體系,才能夠以此為基礎(chǔ)逐步調(diào)整獎懲機(jī)制,最終在責(zé)任、制度趨于完善的情況下,實現(xiàn)對高校教職工人事檔案的管理。
對于管理人員的培訓(xùn),主要在于兩個方面:一是實現(xiàn)基本技能的培訓(xùn)。雖然不可否認(rèn)高校中充斥著大量人才,但是由于早期的忽視態(tài)度,造成管理人員崗位能力不足。所以,應(yīng)當(dāng)首先提升其技能水準(zhǔn),使工作人員能夠滿足檔案管理的需要;二是加強(qiáng)道德培訓(xùn)。檔案管理不僅涉及到保密機(jī)制,也可能觸及權(quán)錢交易、私相授受的敏感地帶。對此,工作人員必須保持著較高的道德水準(zhǔn),才能夠確保高校檔案信息的真實性。而除了培訓(xùn)之外,高校也可以尋求社會招聘的形式,從社會中吸取人才,由此實現(xiàn)在短時間內(nèi)提升管理成果的目標(biāo)。同時,再以人才帶動內(nèi)部管理環(huán)境,最終實現(xiàn)共同發(fā)展。
信息化建設(shè)不僅是電子信息入檔,更加關(guān)系到檔案信息的使用效率。所以,高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合未來發(fā)展需求,開展對人事檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)包括三個層面:一是基本信息的構(gòu)建,包括教職工教齡、工齡、身份信息等,該信息采取核實入檔,由最高權(quán)限管理;二是績效信息的構(gòu)建,主要記錄教職工績效的完成情況。該信息屬于積累制,一定周期后便能夠直接通過績效判斷教職工能力;三是教師能力信息的構(gòu)建,對教師的教學(xué)能力、科研能力等信息進(jìn)行單獨建設(shè),并以此為依據(jù)為教師發(fā)展提供方向。
綜上所述,我國高校人事檔案管理目前仍舊屬于初級層面,在人力資源不足,管理意識不強(qiáng),信息化建設(shè)不夠的情況下,難以真正通過檔案信息為高校提供發(fā)展建議。所以,本文以此為基礎(chǔ),提供對問題的三項解決建議,希望能夠?qū)ο嚓P(guān)領(lǐng)域有所幫助。
[1]陳奕.信息化背景下高校人事檔案管理存在的問題及對策[J].湖南科技學(xué)院學(xué)報,2014(06).
[2]劉曉麗.高校人事檔案信息化管理進(jìn)程中存在的問題及對策[J].科技信息,2013(02).
[3]屈俊華.新形勢下高校人事檔案管理問題與對策[J].山西檔案,2017(01).