■程克波／南京航空航天大學(xué)

一、高校辦公室的職能和特點

（一）高校辦公室的職能

高校辦公室在職能上會起到參謀作用、助手作用、服務(wù)作用、協(xié)調(diào)作用、信息督察作用，這些作用可以幫助學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)全面掌握自身學(xué)校的狀況，能夠幫助高校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助其工作，積極發(fā)揮高校整體的綜合效能。高校辦公室能夠提供有效地協(xié)助作用，承擔(dān)對領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)容進(jìn)行全面的落實，其主要是處理日常事務(wù)，整理相關(guān)事務(wù)內(nèi)容，幫助學(xué)生在學(xué)習(xí)、生活和科研中及時解決存在的問題，幫助學(xué)生全面和諧發(fā)展。

辦公室是各種意見的輸出和反饋的聚集點，能夠起到上下溝通的協(xié)調(diào)作用，能夠承擔(dān)著綜合性、整體性的協(xié)調(diào)職能，可以促進(jìn)工作及任務(wù)的完成，其也在一定程度上起到輔助教學(xué)的目的。辦公室還能夠幫助學(xué)生準(zhǔn)確地掌握相關(guān)信息，注重信息服務(wù)的及時、準(zhǔn)確，才能幫助學(xué)生更好地學(xué)習(xí)知識。高校辦公室還能夠監(jiān)督相關(guān)計劃和學(xué)校知識的全面教學(xué)，能夠督促和檢查相關(guān)教學(xué)內(nèi)容，監(jiān)督檢查相關(guān)問題，從而起到提高工作效率的作用。

（二）高校辦公室的特點

高校辦公室由于是承上啟下的作用，因此其表現(xiàn)出的特點是原則性強、事務(wù)性強和綜合性強三個方面，主要是依照高校的相關(guān)文件實施文件精神，全面落實相關(guān)政策，從制度上起到約束的作用。因此，高校辦公室最為關(guān)鍵的特點是要具有很強的原則性，在具體事務(wù)的管理上要有一定的原則性，多數(shù)事情要做到細(xì)致入微，才能很好地促進(jìn)高校辦公室職能的發(fā)揮。高校辦公室在職能的落實上具有較強的綜合性，需要在細(xì)微處給予高度的重視，才能促進(jìn)高校辦公室職能的順利實現(xiàn)。

二、高校辦公室管理科學(xué)化的途徑

（一）高校辦公室管理制度上落實科學(xué)化

制度上要堅持理論和實際的結(jié)合，注重各個部門不同內(nèi)容上的制度落實，針對不同的部門進(jìn)行不同的定位，從職責(zé)上確定好相關(guān)學(xué)校的管理事務(wù)，建立起有效的辦公室管理制度，從高校的實際出發(fā)，才能進(jìn)一步的推進(jìn)高校工作順利開展。高校辦公室的管理制度要有效地約束人員，避免不必要的疏漏，例如要建立競爭機制、獎懲機制、人員管理機制，從實際出發(fā)主動、認(rèn)真地投入高校辦公室各項工作活動中，從管理中的實際出發(fā)，具體化辦事流程，嚴(yán)格遵守相關(guān)制度內(nèi)容，明確責(zé)任才是管理的關(guān)鍵。

制度上要約束管理人員的行為，注重各個崗位的職責(zé)落實，堅持監(jiān)督考核機制的制定，依據(jù)實際完成相關(guān)目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，才能提升高校辦公室的工作考核成效，制度的完善必不可少，但是也要重視執(zhí)行過程中的實踐意義，不能形式化和空洞化，需要結(jié)合實際給予高度的重視，科學(xué)化實地考察的基礎(chǔ)上，全面落實責(zé)任才是關(guān)鍵，專注于高校管理責(zé)任才能促進(jìn)高校辦公室順利開展工作，促進(jìn)高校長遠(yuǎn)快速發(fā)展。

（二）高校辦公室注重管理方法的科學(xué)化實施

高校辦公室要針對實際內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)化執(zhí)行，如構(gòu)建較為穩(wěn)定的秩序，從環(huán)境上將各方內(nèi)容進(jìn)行有序的排列，合理優(yōu)化布局，才能使得高校辦公室的工作效率得到提升。高校辦公室要注重高效的“交際方式”注重采取和藹的形式，盡可能的減少溝通的障礙，才能使得辦公室工作秩序達(dá)到高效。工作方式上高校辦公室還要注重現(xiàn)代化信息技術(shù)的運用，注重引入現(xiàn)代化電子產(chǎn)品，引入自動化設(shè)備進(jìn)行管理，才能使得高校辦公室的工作提升一定的質(zhì)量，特別是一些數(shù)據(jù)類的資料，更需要計算機進(jìn)行及時的匯總與分類，要及時進(jìn)行整理、建立各類數(shù)據(jù)資料的管理系統(tǒng)，才能方便資料檔案的檢索與提取，最終提高高校辦公室管理的效率，進(jìn)而提升高校辦公室工作的質(zhì)量，促進(jìn)高校辦公室迅速提高效率。

（三）提升工作人員工作效率的措施

高校辦公室的人員要注重職能的落實，辦事上講求高效、便捷，注重精準(zhǔn)地進(jìn)行各項事務(wù)的規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，并對各項事務(wù)進(jìn)行反復(fù)的研究和探索，找出解決問題的關(guān)鍵，才能采取有效地措施進(jìn)行工作效率的提升。

各個部門的辦公室管理人員要注重彼此之間的溝通和協(xié)助，建立彼此之間的有機協(xié)調(diào)機制，才能使得高校辦公室的工作得到順利的開展。高校辦公室的管理工作要注重及時的優(yōu)化，不斷根據(jù)時代的發(fā)展趨勢，抓住新問題中存在的困難，只有及時的捕捉并把握相關(guān)信息內(nèi)容，才能提出行之有效的處理方法，提升工作人員的工作效率。

三、結(jié)語

高校辦公室管理是一個系統(tǒng)而復(fù)雜的過程，此過程中的內(nèi)容具有較強的綜合性，需要高校辦公室給予高度的重視，并進(jìn)行以人為本的實施理念，才能全面提高辦公室工作人員的素質(zhì)和教育水平。高校辦公室管理人員要深入到實際，注重加強實踐中的相關(guān)內(nèi)容的了解，不斷地加強實踐，才能使得管理制度內(nèi)容全面地落實到實處。

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