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機關(guān)單位正在不斷加快改革步伐，需要經(jīng)歷體制改革以及職能的轉(zhuǎn)化，而在這樣的情況下檔案管理作為單位日常工作當(dāng)中的基礎(chǔ)內(nèi)容更是要得到重視。機關(guān)單位文件材料的歸檔是開展檔案管理的基礎(chǔ)與前提，更是對檔案信息進行利用必不可少的工作環(huán)節(jié)。對此，機關(guān)單位必須明確文件材料歸檔的重要價值，同時要立足單位改革建設(shè)的實際情況提出優(yōu)化和改進文件材料歸檔的措施，以便最大化的發(fā)揮文件材料的利用價值，推動單位檔案管理工作的有序開展。

一、加強機關(guān)單位文件材料歸檔的意義

文件材料歸檔指的是機關(guān)單位的有關(guān)部門將工作實踐當(dāng)中獲得的各項文件材料進行整理立卷，并將其定期移交檔案室，完成信息材料的集中保存。通過對歸檔工作內(nèi)涵的把握，能夠了解到歸檔是文件轉(zhuǎn)化成為檔案的標(biāo)志所在，同時也為檔案管理工作提供了新的起點?，F(xiàn)如今歸檔已經(jīng)成為了一項制度，成了機關(guān)單位文件材料歸檔當(dāng)中必須要遵循的制度。加強機關(guān)單位文件材料歸檔的意義主要體現(xiàn)在：第一，有助于體現(xiàn)機關(guān)單位的歷史真實面貌。通過將文件材料進行歸檔以及分類，通過對問題類目的研究和分析就能夠掌握以往工作當(dāng)中的實際情況，讓單位的歷史面貌呈現(xiàn)更加直觀。第二，有助于推動機關(guān)單位的檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時確保檔案信息的完整性，為檔案的科學(xué)化利用打下堅實基礎(chǔ)。第三，有助于優(yōu)化機關(guān)單位的工作計劃與總結(jié)，為單位有關(guān)決策的制定提供重要依據(jù)，推動單位的規(guī)范化和持續(xù)性發(fā)展。

二、加強機關(guān)單位文件材料歸檔的措施

(一)科學(xué)設(shè)置歸檔范圍

明確規(guī)定范圍是開展一系列文件材料歸檔工作的根本方向，為歸檔人員提供了工作指南，而在確定歸檔范圍方面必須要秉持以下幾項原則：第一，屬性原則。歸檔范圍的確定必須要考慮到機關(guān)單位的工作內(nèi)容，將機關(guān)單位實踐活動當(dāng)中產(chǎn)生的文件資料以及與相關(guān)工作開展有不可分割關(guān)聯(lián)的材料當(dāng)作是歸檔對象，確保歸檔的各項材料能夠全面體現(xiàn)出單位的工作過程。第二，價值性原則。要保證歸檔工作全面而又完整，并不是要做到有文必檔，需要選擇有價值的文件材料納入到歸檔體系當(dāng)中，為日后相關(guān)工作的處理提供依據(jù)。在具體的歸檔范圍確定當(dāng)中，還必須要注意立足實際，積極開展綜合性的調(diào)查研究工作，掌握機關(guān)單位的職能任務(wù)，把握文件材料的形成與歸檔規(guī)律，初步確定歸檔范圍；根據(jù)機關(guān)單位明文規(guī)定給出的歸檔范圍進行歸檔范圍的完善，同時還要積極吸納相關(guān)人員的意見與建議。

(二)抓住重點跟蹤歸檔

文件材料歸檔為機關(guān)單位的檔案管理工作開展提供了開端，所以歸檔是檔案工作的重點和關(guān)鍵點。針對于機關(guān)單位當(dāng)中極其重要的文件材料，檔案人員必須對這些文件材料的運轉(zhuǎn)狀況理解高度重視，并注重進行歸檔的跟蹤，保障重大活動在完成之后能夠隨時完成材料歸檔。針對于利用常規(guī)處理程序流轉(zhuǎn)的文件，承辦人員在辦理好相關(guān)事務(wù)之后必須立即移交歸檔人員。針對有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)會議記錄文件，應(yīng)該在秘書收集完全之后完成登記，并由歸檔人員對這些材料進行歸檔處理。針對于保密級別較高的信息，必須要保證歸檔及時，同時還需要維護檔案的保密性，所以在歸檔完成之后要做好跟蹤工作，同時也要在這些信息的利用方面給出限制。總之，歸檔人員需要抓住歸檔工作的重點，完成歸檔的跟蹤工作。

(三)提升歸檔人員能力

歸檔人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力會對文件材料歸檔質(zhì)量起到?jīng)Q定性作用，所以機關(guān)單位要想充分發(fā)揮文件材料的歸檔意義，推動歸檔工作的高效化開展，就必須在規(guī)定的人員素質(zhì)能力建設(shè)方面進行不懈努力。第一，引導(dǎo)歸檔人員樹立學(xué)習(xí)精神，使其能夠主動投入到專業(yè)知識與技能的學(xué)習(xí)過程當(dāng)中，尤其是要熟悉文件材料的歸檔處理程序和工作方法，履行好自身的職能，提高歸檔工作的規(guī)范性與科學(xué)性。與此同時，要提高歸檔人員的職業(yè)道德修養(yǎng)，使得他們能夠全心全意提升服務(wù)質(zhì)量，秉持嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。第二，對歸檔人員的素質(zhì)能力進行定期的考核以及評估，并建立相關(guān)的獎懲措施，提高他們的工作熱情，使其能夠更加主動的投入歸檔工作。

機關(guān)單位的文件材料歸檔在單位的運轉(zhuǎn)進程當(dāng)中具有重大意義，通過歸檔工作的有效實施有助于展現(xiàn)單位歷史真實面貌，有利于推動機關(guān)單位檔案管理工作，同時還有助于單位做好工作總結(jié)與計劃。而文件材料歸檔應(yīng)該是動態(tài)化管理的過程，需要對這些檔案材料進行不斷的補充和完善，并通過科學(xué)設(shè)置歸檔范圍，抓住重點跟蹤歸檔，提升規(guī)定人員素質(zhì)能力等方法力求最大化的展現(xiàn)歸檔管理的價值。