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        數(shù)字檔案信息化管理的實現(xiàn)途徑分析

        2018-11-14 15:58:43■/
        長江叢刊 2018年24期
        關(guān)鍵詞:檔案管理體系信息化

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        黑河市旅游執(zhí)法大隊

        基于信息技術(shù)迅速發(fā)展而來的數(shù)字化檔案是現(xiàn)階段主要的管理模式,它給傳統(tǒng)的檔案信息管理帶來了更多新的理念和方法,逐步改變著工作習(xí)慣和理念,依靠其自身的優(yōu)勢獲得了更多工作人員的青睞,其工作模式也漸漸被普及和推廣開來。數(shù)字檔案的出現(xiàn)雖然不能一時替代所有的紙質(zhì)類檔案,但無可爭議的是節(jié)約了大量資源,并充分地發(fā)揮出檔案信息應(yīng)有的實用價值和作用,人們查詢和調(diào)閱檔案更加的方便和便捷,管理體系也迅速得以完善。

        一、數(shù)字檔案的信息化管控重要意義分析

        數(shù)字檔案的研發(fā)和實際應(yīng)用,使得人們對于檔案信息管理這項工作有了很大的改觀,很多傳統(tǒng)的基礎(chǔ)工作環(huán)節(jié)和事項都被信息化條件下的應(yīng)用程序和控制系統(tǒng)軟件所替代,工作人員使用的辦公工具出現(xiàn)了顛覆性的改變,自己的工作習(xí)慣和主要的工作程序也大大不同于以往。因此目前的主要任務(wù)就是建立健全信息化的管理體系,形成成熟、可靠的運(yùn)行機(jī)制,真正實現(xiàn)管理的高度信息化發(fā)展水平。

        在信息化的管控體系加緊建設(shè)和完善的過程中,使得檔案信息的功能被迅速挖掘和發(fā)揮出來,提升了檔案信息的實用價值,檔案管理的服務(wù)能力和水平得到了進(jìn)一步的提升,它將工作的核心從管理以及管理人員轉(zhuǎn)移到客戶和需求者身上,是從傳統(tǒng)的管理理念向著服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變。信息化體系建設(shè)的重要意義還體現(xiàn)在具體的工作環(huán)節(jié)中,管理系統(tǒng)能夠在短時間內(nèi)處理大量數(shù)據(jù)信息,不僅能夠提升工作效率,還節(jié)約了大量的人力資源,減輕了工作人員的壓力。

        二、信息化管控體系中存在的不足

        在數(shù)字化檔案的信息化管控體系建設(shè)過程中,工作人員也發(fā)現(xiàn)了其中的不足和缺陷,可以從以下幾個方面進(jìn)行分析:

        其一,建檔歸檔是檔案信息管理中的重要工作事項,在信息處理系統(tǒng)體系中,系統(tǒng)的自動化以及智能化水平迅速提升,能夠處理大量的信息和數(shù)據(jù),但是在歸檔工作中,很多軟件程序的應(yīng)用并沒有形成規(guī)范化的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),這不僅導(dǎo)致信息傳遞和共享的效率下降,而且還會給信息安全造成嚴(yán)重的威脅,大量不同類型的數(shù)據(jù)在不同軟件和應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議進(jìn)行傳遞和轉(zhuǎn)換,很容易出現(xiàn)亂碼等問題,造成信息丟失,數(shù)據(jù)分析和處理結(jié)果的準(zhǔn)確性和完整性大打折扣。

        其二,數(shù)字檔案的發(fā)展速度雖然很快,當(dāng)前應(yīng)用范圍也非常廣泛,但是它并沒有徹底取代紙質(zhì)檔案,很多企業(yè)和單位的檔案管理中都可以發(fā)現(xiàn)存在的兩重管理體制,在這個體制中很多管理工作和機(jī)構(gòu)都具有相同的職能,這就造成機(jī)構(gòu)和功能重疊,檔案信息的管理成本也在上升,造成很多資源的浪費(fèi)現(xiàn)象出現(xiàn)。

        其三,數(shù)字檔案的管理工作中,很多工作人員并不具備熟練的系統(tǒng)操作和技術(shù)能力,職業(yè)技能和綜合素質(zhì)還有待進(jìn)一步提高,在實際工作中也出現(xiàn)了很多失誤,相關(guān)信息化的管理舉措和理念也沒有得到應(yīng)有的重視。

        三、數(shù)字檔案的信息化管理實現(xiàn)途徑

        (一)健全信息化管理制度和機(jī)制

        為了提升當(dāng)前信息化條件下的數(shù)字化檔案信息管理能力,健全其管理制度和機(jī)制是最為重要的一項工作。信息是檔案管理中的重要資源,要健全管理制度首先就要從信息的搜集和整理出發(fā),構(gòu)建高效便捷的信息搜集體系,在企業(yè)和單位內(nèi)部形成信息搜集和整理的信息化技術(shù)應(yīng)用機(jī)制和相應(yīng)舉措,并加緊完善信息處理系統(tǒng),提高信息和數(shù)據(jù)分析和處理的能力,健全服務(wù)體系,這樣才能逐步完善各項管理工作的制度和體系,從而加快建設(shè)信息化的管理體制的速度。

        (二)建立智能化軟件系統(tǒng)

        提高數(shù)字檔案信息化管理水平,必須依靠優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作系統(tǒng),要針對不同專業(yè)檔案的使用與傳輸需求,開發(fā)智能型的數(shù)字檔案應(yīng)用管理系統(tǒng)。首先,根據(jù)數(shù)字檔案管理工作的獨(dú)特性和用戶對數(shù)字檔案的使用需求,開發(fā)針對域內(nèi)用戶為主體的數(shù)字檔案信息服務(wù)管理系統(tǒng),一方面運(yùn)用該系統(tǒng)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的收集,另一方面提高檔案數(shù)據(jù)信息的智能化推送能力。其次,依靠檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)提高現(xiàn)有數(shù)字檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平,不僅要依靠智能系統(tǒng)對數(shù)字檔案信息進(jìn)行規(guī)范建設(shè),而且要開發(fā)出強(qiáng)大的糾錯功能,保證數(shù)字信息可以精確高效運(yùn)行,減少使用過程中的問題。

        (三)提高軟硬件設(shè)施的投入力度

        要實現(xiàn)高度的信息化管控體系建設(shè)和工作目標(biāo),各項基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)完善工作是必不可少的。無論是軟件程序還是硬件設(shè)備,都應(yīng)該以體系建設(shè)的核心思想為指導(dǎo),合理配置相應(yīng)資源,加快完善設(shè)施和設(shè)備體系。一方面要做好軟件系統(tǒng)的維護(hù)管理和升級工作,并采用統(tǒng)一的規(guī)劃化應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn),促成集中統(tǒng)一的管理模式;另一方面要確保各類硬件設(shè)備的質(zhì)量和性能的可靠性,形成完善、科學(xué)配置的設(shè)備體系。

        四、結(jié)語

        實現(xiàn)數(shù)字檔案信息化管理要完善數(shù)字檔案運(yùn)行體系,豐富數(shù)字檔案管理手段,提高數(shù)字檔案管理工作效率,運(yùn)用智能化、系統(tǒng)化與規(guī)范化手段加強(qiáng)數(shù)字檔案管理,全面提高數(shù)字檔案管理工作質(zhì)量與水平。

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