■楊 敏／重慶市秀山土家族苗族自治縣宣傳部文明辦

機關(guān)檔案管理在單位的穩(wěn)定持續(xù)運行進程當中占據(jù)重要地位，檔案管理工作的實施成效能夠直接體現(xiàn)出單位的運行成效，所以必須要從根本上重視檔案管理工作。但隨著時代的發(fā)展和先進技術(shù)融入水平的提升，檔案管理信息化已經(jīng)成為了必然趨勢，也成了機關(guān)單位穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展不可或缺的條件。新時期機關(guān)單位要樹立改革意識，指導檔案管理人員主動投入到檔案管理信息化建設(shè)當中，為機關(guān)單位的高效運轉(zhuǎn)打下堅實基礎(chǔ)。

一、樹立信息化管理意識

在科技迅猛發(fā)展的新時代，信息化管理已經(jīng)成為了機關(guān)單位運作發(fā)展的重要趨勢，而檔案管理作為單位長遠運行的重要保障，也要在信息化建設(shè)方面進行積極探索。要想提高機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)水平，將智能化和信息化工作進行全面推進，首要條件就是要樹立信息化管理意識，秉持正確的管理理念，用正確的思想指導檔案管理的實際行動，規(guī)范檔案管理行為。第一，機關(guān)單位領(lǐng)導要更加細致，全面的認識信息化管理，明確新時期加強檔案信息化管理的必要性和重要意義，并在此基礎(chǔ)之上，有效提供和創(chuàng)造多元化的有利條件讓的信息化管理得以推進，而且是要在人員配置和資金支持等方面給予有效保障，為檔案信息化建設(shè)目標的達成創(chuàng)造良好條件。第二，機關(guān)單位領(lǐng)導還要做好信息化管理意識的宣傳工作，使得單位全員都能夠正確認識到信息化管理是必然趨勢，有助于推動檔案管理創(chuàng)新，以便主動積極的投入到信息化建設(shè)當中，用正確思想指導實際行動。

二、建立信息化管理系統(tǒng)

機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)除了要得到領(lǐng)導重視，以及全員的支持和廣泛參與之外，還必須要構(gòu)建一個功能完善和細節(jié)健全的信息化管理系統(tǒng)，以便利用這一平臺進行檔案信息資料的妥善處理，有效解放人力的同時，提升工作效率和質(zhì)量。信息化管理系統(tǒng)建設(shè)，必須要從單位檔案信息管理的需求出發(fā)，完善該系統(tǒng)的功能和操作方法，同時做好信息化管理系統(tǒng)安全運行的保障工作。第一，積極開發(fā)與機關(guān)單位檔案管理需要相符的信息化管理平臺，對各項軟件程序進行有效的開發(fā)和更新，同時還需要對各項硬件設(shè)備進行維護和管理。第二，結(jié)合機關(guān)檔案管理工作對于安全性和保密性的要求，加強對信息化管理平臺的防火墻建設(shè)，完善安全加密工作，建立起堅實的技術(shù)加密屏障。

三、完善有關(guān)的規(guī)章制度

機關(guān)單位的檔案管理信息化建設(shè)要想真正取得實效，并不是一蹴而就的，需要在實際工作當中不斷的總結(jié)經(jīng)驗，還需要結(jié)合單位檔案管理的變化進行相應(yīng)的調(diào)整，更是需要來自制度規(guī)章方面的根本保障。在漫長的信息化建設(shè)過程中，完善的規(guī)章制度可以起到規(guī)范檔案管理實踐的作用，與此同時還能夠優(yōu)化檔案管理秩序，為各項檔案管理工作的開展和落實提供根據(jù)。在規(guī)章制度建設(shè)，當中必須要力求完整，以便更加全面的對信息化管理工作進行保障與支持，通常情況下，必須要包含電子檔案的收集歸檔制度、紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化制度、電子檔案的查詢保密制度等，真正發(fā)揮制度的抓手作用，保證機關(guān)單位檔案管理的規(guī)范化和信息化發(fā)展。在制度建設(shè)完成之后接下來就需要完善相關(guān)保障措施，確保各項檔案管理制度能夠落到實處。其中特別是要注意建立激勵機制和獎懲機制，要求檔案管理人員能夠嚴格依照制度辦事，對于違反規(guī)章制度的必須要嚴肅處理，對于在這一過程當中表現(xiàn)優(yōu)良的人員還要給予相應(yīng)的獎勵。

四、提升工作人員的素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)和能力是他們能正確處理好機關(guān)單位各項檔案信息的關(guān)鍵，要想從根本上提高機關(guān)檔案管理信息化水平，讓檔案管理工作更上一層樓，其核心在于全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，充分發(fā)揮他們的主觀能動性，使其在信息化建設(shè)和規(guī)范化管理方面作出更多貢獻。第一，定期組織教育培訓工作，專門對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)能力、專業(yè)素質(zhì)以及信息化素質(zhì)的培訓指導，鼓勵他們在實際工作當中加強對信息技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用，在接受專業(yè)化訓練的同時，還要做好自身訓練與學習。第二，開展多種形式的職業(yè)道德素質(zhì)教育活動，提升工作人員的職業(yè)道德素質(zhì)，使得他們能夠?qū)蹗従礃I(yè)、認真負責等優(yōu)良品質(zhì)在實際工作當中得以落實。

總而言之，積極推動機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)是機關(guān)單位實現(xiàn)自動化辦公，推動各項工作高效化和智能化的重要舉措，更是優(yōu)化機關(guān)單位改革的重要措施。機關(guān)單位要加強對信息化時代特征的分析，主動將計算機信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過程中，并且注重樹立信息化管理意識，建立信息化管理系統(tǒng)，完善有關(guān)的規(guī)章制度，提升工作人員的素質(zhì)，保證信息化檔案管理的全面落實。