■楊 敏／重慶市秀山土家族苗族自治縣宣傳部文明辦

機(jī)關(guān)檔案管理在單位的穩(wěn)定持續(xù)運(yùn)行進(jìn)程當(dāng)中占據(jù)重要地位，檔案管理工作的實(shí)施成效能夠直接體現(xiàn)出單位的運(yùn)行成效，所以必須要從根本上重視檔案管理工作。但隨著時(shí)代的發(fā)展和先進(jìn)技術(shù)融入水平的提升，檔案管理信息化已經(jīng)成為了必然趨勢(shì)，也成了機(jī)關(guān)單位穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展不可或缺的條件。新時(shí)期機(jī)關(guān)單位要樹(shù)立改革意識(shí)，指導(dǎo)檔案管理人員主動(dòng)投入到檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中，為機(jī)關(guān)單位的高效運(yùn)轉(zhuǎn)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

一、樹(shù)立信息化管理意識(shí)

在科技迅猛發(fā)展的新時(shí)代，信息化管理已經(jīng)成為了機(jī)關(guān)單位運(yùn)作發(fā)展的重要趨勢(shì)，而檔案管理作為單位長(zhǎng)遠(yuǎn)運(yùn)行的重要保障，也要在信息化建設(shè)方面進(jìn)行積極探索。要想提高機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)水平，將智能化和信息化工作進(jìn)行全面推進(jìn)，首要條件就是要樹(shù)立信息化管理意識(shí)，秉持正確的管理理念，用正確的思想指導(dǎo)檔案管理的實(shí)際行動(dòng)，規(guī)范檔案管理行為。第一，機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)要更加細(xì)致，全面的認(rèn)識(shí)信息化管理，明確新時(shí)期加強(qiáng)檔案信息化管理的必要性和重要意義，并在此基礎(chǔ)之上，有效提供和創(chuàng)造多元化的有利條件讓的信息化管理得以推進(jìn)，而且是要在人員配置和資金支持等方面給予有效保障，為檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的達(dá)成創(chuàng)造良好條件。第二，機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)還要做好信息化管理意識(shí)的宣傳工作，使得單位全員都能夠正確認(rèn)識(shí)到信息化管理是必然趨勢(shì)，有助于推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新，以便主動(dòng)積極的投入到信息化建設(shè)當(dāng)中，用正確思想指導(dǎo)實(shí)際行動(dòng)。

二、建立信息化管理系統(tǒng)

機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)除了要得到領(lǐng)導(dǎo)重視，以及全員的支持和廣泛參與之外，還必須要構(gòu)建一個(gè)功能完善和細(xì)節(jié)健全的信息化管理系統(tǒng)，以便利用這一平臺(tái)進(jìn)行檔案信息資料的妥善處理，有效解放人力的同時(shí)，提升工作效率和質(zhì)量。信息化管理系統(tǒng)建設(shè)，必須要從單位檔案信息管理的需求出發(fā)，完善該系統(tǒng)的功能和操作方法，同時(shí)做好信息化管理系統(tǒng)安全運(yùn)行的保障工作。第一，積極開(kāi)發(fā)與機(jī)關(guān)單位檔案管理需要相符的信息化管理平臺(tái)，對(duì)各項(xiàng)軟件程序進(jìn)行有效的開(kāi)發(fā)和更新，同時(shí)還需要對(duì)各項(xiàng)硬件設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和管理。第二，結(jié)合機(jī)關(guān)檔案管理工作對(duì)于安全性和保密性的要求，加強(qiáng)對(duì)信息化管理平臺(tái)的防火墻建設(shè)，完善安全加密工作，建立起堅(jiān)實(shí)的技術(shù)加密屏障。

三、完善有關(guān)的規(guī)章制度

機(jī)關(guān)單位的檔案管理信息化建設(shè)要想真正取得實(shí)效，并不是一蹴而就的，需要在實(shí)際工作當(dāng)中不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，還需要結(jié)合單位檔案管理的變化進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，更是需要來(lái)自制度規(guī)章方面的根本保障。在漫長(zhǎng)的信息化建設(shè)過(guò)程中，完善的規(guī)章制度可以起到規(guī)范檔案管理實(shí)踐的作用，與此同時(shí)還能夠優(yōu)化檔案管理秩序，為各項(xiàng)檔案管理工作的開(kāi)展和落實(shí)提供根據(jù)。在規(guī)章制度建設(shè)，當(dāng)中必須要力求完整，以便更加全面的對(duì)信息化管理工作進(jìn)行保障與支持，通常情況下，必須要包含電子檔案的收集歸檔制度、紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化制度、電子檔案的查詢保密制度等，真正發(fā)揮制度的抓手作用，保證機(jī)關(guān)單位檔案管理的規(guī)范化和信息化發(fā)展。在制度建設(shè)完成之后接下來(lái)就需要完善相關(guān)保障措施，確保各項(xiàng)檔案管理制度能夠落到實(shí)處。其中特別是要注意建立激勵(lì)機(jī)制和獎(jiǎng)懲機(jī)制，要求檔案管理人員能夠嚴(yán)格依照制度辦事，對(duì)于違反規(guī)章制度的必須要嚴(yán)肅處理，對(duì)于在這一過(guò)程當(dāng)中表現(xiàn)優(yōu)良的人員還要給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。

四、提升工作人員的素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)和能力是他們能正確處理好機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)檔案信息的關(guān)鍵，要想從根本上提高機(jī)關(guān)檔案管理信息化水平，讓檔案管理工作更上一層樓，其核心在于全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，充分發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性，使其在信息化建設(shè)和規(guī)范化管理方面作出更多貢獻(xiàn)。第一，定期組織教育培訓(xùn)工作，專門對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)能力、專業(yè)素質(zhì)以及信息化素質(zhì)的培訓(xùn)指導(dǎo)，鼓勵(lì)他們?cè)趯?shí)際工作當(dāng)中加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用，在接受專業(yè)化訓(xùn)練的同時(shí)，還要做好自身訓(xùn)練與學(xué)習(xí)。第二，開(kāi)展多種形式的職業(yè)道德素質(zhì)教育活動(dòng)，提升工作人員的職業(yè)道德素質(zhì)，使得他們能夠?qū)?ài)崗敬業(yè)、認(rèn)真負(fù)責(zé)等優(yōu)良品質(zhì)在實(shí)際工作當(dāng)中得以落實(shí)。

總而言之，積極推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)是機(jī)關(guān)單位實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公，推動(dòng)各項(xiàng)工作高效化和智能化的重要舉措，更是優(yōu)化機(jī)關(guān)單位改革的重要措施。機(jī)關(guān)單位要加強(qiáng)對(duì)信息化時(shí)代特征的分析，主動(dòng)將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過(guò)程中，并且注重樹(shù)立信息化管理意識(shí)，建立信息化管理系統(tǒng)，完善有關(guān)的規(guī)章制度，提升工作人員的素質(zhì)，保證信息化檔案管理的全面落實(shí)。