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        事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化策略分析

        2018-11-12 11:18:56韓雪
        卷宗 2018年23期
        關(guān)鍵詞:數(shù)字化管理檔案優(yōu)化策略

        韓雪

        摘 要:信息技術(shù)的快速發(fā)展對檔案管理工作帶來了諸多的便利,不僅有效的提高了檔案管理工作的效率,而且有效的促進(jìn)了檔案的利用率,并進(jìn)一步優(yōu)化了檔案工作流程。因此在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中,需要加快檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程,以此來提高事業(yè)單位檔案利用率,使其更好的服務(wù)于社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案;數(shù)字化管理;意義;優(yōu)化策略

        當(dāng)前事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)已全面普及率應(yīng)用,工作效率和質(zhì)量大幅度提高。事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位發(fā)展過程中形成的重要信息資源,其對于事業(yè)單位的發(fā)展具有極為重要的意義。在當(dāng)前辦公自動化普及的新形勢下,事業(yè)單位檔案管理工作也需要加快數(shù)字化的發(fā)展,通過實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和信息化,全面提高事業(yè)單位檔案的利用率,更好的發(fā)揮出事業(yè)單位檔案的重要價值。

        1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的意義

        1.1 有利于提高單位經(jīng)濟(jì)效益

        在社會快速發(fā)展過程中,人們對信息需求量不斷增加,這也使檔案管理工作的重要性更好的凸顯出來。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式下檔案工作效率和質(zhì)量都較為低下,這對于事業(yè)單位的社會形象帶來了不利影響。在當(dāng)前信息技術(shù)水平大幅度提高的新形勢下,事業(yè)單位檔案管理工作中信息化技術(shù)的應(yīng)用,加快推動了檔案信息的整理和儲存的電子化轉(zhuǎn)化,檔案工作效率和完整性有了較大程度的提升。而且通過實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理,可以實(shí)現(xiàn)資源的節(jié)約,有利于進(jìn)一步提高事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益,使事業(yè)單位更好的履行自身的職能。

        1.2 有利于提高辦公效率

        事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理,充分的運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案信息的搜集、整理、存儲和利用,而且利用專門的檔案管理軟件來完成一系列的檔案管理工作,有效的提高了檔案工作的效率,不僅避免了大量重復(fù)性工作,同時辦公效率大幅度提高,有利于檔案管理工作的質(zhì)量的提高,檔案查詢更具高效性和便捷性,有效的推動了檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)。

        1.3 有利于提高檔案利用效率

        當(dāng)前人們對信息需求量較大,檔案的使用頻繁不斷增加。這種情況下如果仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式,不僅不利于檔案的保管,而且還會有效的制約檔案信息的利用。檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn),通過構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫,檔案使用者能夠快速查詢到自己所需要的檔案信息。事業(yè)單位檔案管理人員要為檔案利用者提供檔案信息服務(wù)時,能夠快速、及時的查找到所需要的檔案和文件,而且不需要檔案利用者跑到多個地方調(diào)取檔案,有效的提高了檔案利用效率。

        2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化策略

        2.1 建立可靠的信息支持系統(tǒng)

        做好檔案數(shù)字化管理工作,保證能夠高效、安全、持續(xù)穩(wěn)定的運(yùn)行下去,硬件、軟件都起著不可替代的作用,同時,可靠的信息支持也起著極其重要的作用。第一,數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具有較好的升級能力,系統(tǒng)擁有較好的升級能力能夠極大的提高、完善系統(tǒng)功能,擁有較好的升級能力的前提即通過光纖來連接存儲系統(tǒng),提高系統(tǒng)的存儲容量可以通過增加擴(kuò)展模塊來實(shí)現(xiàn),同時,存儲系統(tǒng)應(yīng)該具備較高的可擴(kuò)展性,能夠進(jìn)行在線擴(kuò)容,從而能夠?qū)崿F(xiàn)較好的保護(hù)功能,從而達(dá)到較好的管理效果。第二,系統(tǒng)應(yīng)該具備較好的可靠性和良好的性能,數(shù)字化檔案系統(tǒng)的可靠性和性能在檔案管理中發(fā)揮著極其重要的作用,直接關(guān)系著檔案管理工作的成效,因此,要意識到數(shù)字化檔案管理可靠性和性能的重要性及其不可替代的地位,所以,采用的存儲系統(tǒng)在硬件和其結(jié)構(gòu)能夠保證整個系統(tǒng)安全有效的運(yùn)行,同時硬件需要保證整個系統(tǒng)的連續(xù)性,系統(tǒng)數(shù)據(jù)可以根據(jù)不同用戶的需求進(jìn)行設(shè)置數(shù)據(jù)的保密性或者共享從而提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。

        2.2 制定數(shù)字化的檔案管理機(jī)制

        基于事業(yè)單位檔案管理工作的復(fù)雜性和特殊性,在當(dāng)前事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作中,需要建立健全檔案數(shù)字化管理機(jī)制,進(jìn)一步對規(guī)范檔案數(shù)字化管理工作。即事業(yè)單位要針對于檔案數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)、檔案保密、種類管理等方面的內(nèi)容進(jìn)行有效的規(guī)劃,還應(yīng)該盡可能提升內(nèi)部檔案的管理效率。與此同時,工作人員應(yīng)該根據(jù)檔案管理的結(jié)果、管理過程中出現(xiàn)的需求等內(nèi)容,具有針對性地完善檔案數(shù)字化管理制度,對之前檔案管理內(nèi)容中存在的缺陷進(jìn)行彌補(bǔ),這樣才能夠?qū)n案數(shù)字化管理工作的制度、崗位責(zé)任制度、激勵機(jī)制和考核機(jī)制的內(nèi)容進(jìn)行完善,促使單位檔案管理工作朝著數(shù)字化的方向發(fā)展。

        2.3 提高檔案數(shù)字化管理效率

        在事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作中,需要更好的發(fā)揮數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢,全面提高事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量和效率。在實(shí)際工作中,需要進(jìn)一步提高數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的性能,增加系統(tǒng)內(nèi)部儲存量。強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的可靠性,嚴(yán)格依照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)要求來要求磁盤陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)和硬件的質(zhì)量,以此來為數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全提供重要的保障。另外,還要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的在線升級,以此來提高系統(tǒng)的安全性和可靠性,更好的發(fā)揮出數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的功能。

        2.4 提高數(shù)字化檔案的安全

        在當(dāng)前事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作中,需要結(jié)合數(shù)字化檔案的特點(diǎn)來建立健全數(shù)字化檔案管理制度。檔案作為一種特殊的文獻(xiàn)資料,事業(yè)單位部分檔案具有較高的保密級別,檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后,需要對檔案信息的安全性給予充分的重視。因此要從硬件和軟件兩個方面來提高檔案信息的安全。即在實(shí)際工作中要提高存儲載體的質(zhì)量,同時針對于軟件方面,需要通過設(shè)置權(quán)限及密碼等來降低其安全風(fēng)險,避免非法入侵和人為破壞,確保電子信息的安全。

        2.5 實(shí)現(xiàn)單位檔案管理系統(tǒng)與其他內(nèi)外系統(tǒng)的銜接

        對于事業(yè)單位來講,檔案不僅是檔案管理部門的資源,同時對于事業(yè)單位自身及其所服務(wù)的客體也是極為重要的資源。因此在事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作中,通過事業(yè)單位內(nèi)部局域網(wǎng)可以有效的實(shí)現(xiàn)檔案信息的內(nèi)部共享。同時事業(yè)單位檔案管理工作也可以通過與相關(guān)單位的系統(tǒng)進(jìn)行銜接,規(guī)定相慶的使用權(quán)限,更好的發(fā)揮出檔案信息的價值。因此在實(shí)際載作中,事業(yè)單位需要加快完善檔案管理系統(tǒng),全面提高檔案管理系統(tǒng)的安全性和可靠性,以此來進(jìn)一步拓展檔案信息系統(tǒng)的平臺,加快推進(jìn)檔案信息資源的共享,實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。

        3 結(jié)束語

        在當(dāng)前信息時代,事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)生了較大的變化,通過對事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)行優(yōu)化,可以有效的推動檔案信息的開發(fā)利用,更好的發(fā)揮出事業(yè)單位檔案的重要價值,全面提高事業(yè)單位檔案工作的數(shù)字化水平,為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的健康有序發(fā)展提供重要的信息支持。

        參考文獻(xiàn)

        [1]湯玉燕.事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理[J].城建檔案,2015,(2).

        [2]李忻芝,黃婷.新時期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,(9).

        [3]趙春峰.事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理方略談[J].山西青年,2016,(1).

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