陳婭娟

摘 要：檔案是社會發(fā)展中的重要信息記錄載體，在企業(yè)和個人生活中具有重要的意義，網絡技術的應用度檔案管理產生了影響， 檔案管理逐漸向電子信息化發(fā)展，也為檔案管理期帶來了更大的發(fā)展空間。文章對電子信息化技術在檔案管理中的應用進行了詳細的分析，為檔案管理建設提供參考。

關鍵詞：檔案管理；現代電子信息技術；應用

檔案信息對社會的各個領域的發(fā)展有著重要的作用，檔案記錄著重要的資料和信息，在工作和生活中都有著關鍵的參考和證明作用，檔案管理隨著科技時代的發(fā)展發(fā)生了改變，電子技術在檔案上的應用逐漸普及，借助互聯(lián)網和數字化技術來記錄檔案，使檔案的利用和管理更加便捷，檔案的信息化使檔案管理的發(fā)展有了較大的提升，與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比更加具有優(yōu)勢，使用計算機的功能來提高檔案工作的效率，簡化了檔案管理工作流程。為了適應社會的快速發(fā)展，需要不斷的創(chuàng)新檔案管理方式，使檔案信息搜索利用更加快捷。

1 電子文件的定義和特點

電子文件是通過計算機的操作所產生的，能夠在計算機或者其他儲存設備中保存的所有文件，并且可以使用計算機進行編輯的文件。電子文件是信息化的發(fā)展成果，以數數字化的形式在計算機中使用編輯，這種文件在分類之后能夠變成電子檔案，不僅包括文本形式，還可以包括程序和圖片等形式，電子文件具有不同于紙質性文件的特點，主要包括如下幾個方面：

1）電子文件需要依靠計算機等設備才能使用，由于電子文件的產生都是使用電子設備等的功能，這一點和普通的紙質文件具有很大的差別。

2）電子文件不能直接進行閱讀，而是需要使用計算機等設備的加載才能閱讀內容，沒有設備的支持無法將電子文件打開，具有虛擬性的特點。

3）電子文件信息能夠從一個載體傳輸到另一個載體中，對文件的本質不會發(fā)生改變，電子文件的這種特點能夠使其在多個計算機或其他設備上使用，不受局限，而紙質文件會受到距離的影響，不能快速完成遠程傳輸。

4）電子文件能夠實現資源內容的共享，但是具有一定的不安全特點，由于電子文件需要借助計算機等設備進行保存使用，計算機的性能和存儲容量等方面會對電子文件造成影響，紙質文件只需維持保存的環(huán)境安全正常就可以。

5）電子文件能夠通過打印等形式變成紙質文件，具有靈活的特點。

2 電子文件管理和以往的區(qū)別

電子文件在形成之后能夠自由的進行編輯使用，能夠儲存在計算機、光盤和其他設備中，在信息化的處理下，需要計算機的支持和幫助，使用相關的系統(tǒng)軟件將電子文件整理和分類，然后儲存和傳輸給其他設備，或者使用網絡將電子文件上傳到終端內，在儲存和傳輸過程中不具有嚴格的流程性。紙質的檔案需要將紙質的文件進行整理，將文字進行存儲，將文件進行立卷等工作，然后再進行其他的工作，也是檔案管理的重要部分，文件整理完成之后，交給各個部門進行立卷，通過檔案管理專門人員進行管理，這一系列過程比較繁瑣，花費時間多。電子文件形成的檔案可以在多種設備上進行儲存和使用，更加便于人們的查詢和使用，也拓寬了檔案的用途和使用方式。

3 檔案管理使用電子化信息技術的優(yōu)點

采用電子化信息技術對企業(yè)檔案進行管理具有以下優(yōu)點：

一是企業(yè)檔案接管由后到前的程序。傳統(tǒng)的企業(yè)紙質檔案的接收管理工作，通常是存企業(yè)各項工作完成后，由相關工作部門整理，完成對檔案管理部門的檔案移交。在文檔的收集、整理過程中，不需要檔案管理人員參與，他們更多的是對移送的檔案資料進行檢查和分類指導；而在電子環(huán)境中，電子文件、電子圖紙會隨時產生，要求企業(yè)檔案工作者不能坐等檔案的形成與歸檔，檔案人員他們必須存產生電子文件的源頭行使檔案的監(jiān)督與指導職能，積極參與文件的形成與保管過程，使用專門的檔案信息接收管理平臺。

二是企業(yè)檔案載體由慢到快的變化。企業(yè)對計算機系統(tǒng)和網絡實施全程管理后，將實現信息數據的適時交換和處理。在企業(yè)的各項管理活動中，由于電子文件快捷的辦文進度和傳遞速度，將逐步取代紙質文件；電子圖紙因其具有快捷、準確、方便等特點而被大量使用，通過計算機輔助設計可使圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得既快捷又方便，同時，電子檔案管理會使各工作部門的工作效率大大提高。

4 電子信息時代檔案管理工作需要解決的問題

在電子信息時代，檔案管理工作急需解決以下問題：

一是提高檔案管理人員的思想。隨著現代企業(yè)各項工作中電子文件的比重越來越大，電子檔案管理已經顯示出了其無法比擬的優(yōu)勢。企業(yè)各工作部門，尤其是檔案管理部門人員，要充分認識電子檔案管理的重要性，徹底轉變以紙質檔案管理為基礎的傳統(tǒng)思維模式，樹立基于電子檔案管理的新型思維模式，加強電子文件管理專業(yè)知識的學習，按照檔案歸檔的有關要求，開展業(yè)務指導和協(xié)調，協(xié)助企業(yè)相關部門制訂有關的制度。二是制定電子文件歸檔標準。電子文件檔案管理工作勢在必行，加強基礎設施建設 ，健全電子檔案管理標準和制度將尤為重要和急迫。每個工作環(huán)節(jié)都有標準，對于電子文件歸檔與電子檔案管理標準，應根據電子文件與電子檔案的形成規(guī)律制定，建立一套統(tǒng)一、規(guī)范的管理制度，使電子檔案管理工作的都能有的放矢，使檔案管理工作實現標準化、規(guī)范化、科學化。由于電子文件同紙質文件的內容信息是相同的，在制定電子文件歸檔與電子檔案管理標準時，應遵循檔案整理的基本原則進行。

三是培養(yǎng)高素質的檔案管理人才。電子檔案管理的科學發(fā)展，離不開計算機信息技術的使用，要求管理人員要有較高的知識層次和先進的技術水平，能夠適應信息技術和檔案事業(yè)的發(fā)展。了解所涉及工作領域的現狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，積極采取措施，抓好知識更新，吸收、消化新的信息技術的成果 ，這就需要企業(yè)有一支既精通計算機技術，又懂檔案管理的復合型專業(yè)技術隊伍。當前，企業(yè)可以通過“引進”與“培養(yǎng)”相結合的方式調整檔案管理人員的結構，對現有管理人才通過培訓等方式進行培養(yǎng)，建立一支具有合理知識結構的復合型檔案管理人才隊伍，以適應檔案管理電子信息化的發(fā)展需要。

5 結語

檔案管理的傳統(tǒng)方式在工作生活中存在很多的不便，在檔案管理工作者的整理分類中過程比較復雜，也容易出現錯誤，這對檔案管理工作有著很多的不利，為了改善檔案管理工作的情況，提高檔案利用整理效率，代替了傳統(tǒng)的檔案管理中的紙質文件的局限和繁瑣工作，更大程度的發(fā)揮了檔案的價值，使用電子信息化方式來將檔案管理變得數字化，使工作程序更加便捷，加強檔案管理的工作質量和效率，進一步促進檔案的發(fā)展。

參考文獻

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