李瑛

摘 要：為構(gòu)建科學(xué)合理、有效可行的科技檔案管理體制機制，推動我國科技檔案事業(yè)可持續(xù)科學(xué)發(fā)展。科技檔案管理體制機制是一個包括思想意識、法規(guī)制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、組織體系、管理模式、人才隊伍、經(jīng)費投入等各個層面或要素在內(nèi)的復(fù)雜系統(tǒng)。構(gòu)建和完善我國科技檔案管理體制，應(yīng)以提高思想意識為前提，以健全法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為基礎(chǔ)，以優(yōu)化組織體系和管理模式為關(guān)鍵，以加強人才隊伍建設(shè)和經(jīng)費投入為保障。本文分析了應(yīng)用科技檔案的意義，提出了科技檔案管理解決方法。

關(guān)鍵詞：科技檔案；管理體制：問題

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展促進了各行業(yè)管理效率的提升，使其工作水平得到有效提高。檔案在經(jīng)濟發(fā)展中具有重要作用，對社會發(fā)展水平提升有積極影響。現(xiàn)代化進程的加快使社會對檔案管理提出了新的要求，需要提供良好管理制度，實現(xiàn)其管理工作效率的提升。科技檔案管理體制影響著實際管理質(zhì)量，是實現(xiàn)科技檔案資源充分利用的依據(jù)，為此要重視檔案管理體制的完善。以下將對科技檔案管理體制主要內(nèi)容進行分析，探討其管理過程中存在的問題，提出有效解決措施，為檔案管理水平的提升提供條件。

一、應(yīng)用科技檔案的意義

與其他檔案資料相比，科技檔案具有較高專業(yè)性，涉及范圍廣、信息種類豐富，有著極強的現(xiàn)實性和成套性?？萍紮n案通常由不同專業(yè)信息資料構(gòu)成，為提高管理效率，需要對具體資料進行分類整理；因?qū)I(yè)類型較多，種類具有多樣性，檔案科技型特點非常突出；科技檔案圍繞單個的科研項目進行，且形成一系列成套的、有規(guī)律的、相應(yīng)的科技文件資料；科技檔案還具有非常強的實用性，即使在歸檔后，也有很高的利用價值。在生產(chǎn)、科研、工程設(shè)計、基礎(chǔ)建設(shè)以及企業(yè)管理中，科技檔案在整個檔案中所占的比例逐漸提高，地位也愈加重要。

二、我國科技檔案管理體制機制現(xiàn)存問題

1、整體檔案意識薄弱。近年來，越來越多的單位領(lǐng)導(dǎo)和科技工作者認識到，科技檔案是科技工作的依據(jù)、工具和成果，是重要的信息資源和知識資產(chǎn)，是國家和社會的寶貴財富。但是，仍有不少單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的科技檔案意識薄弱，管理科技檔案純屬應(yīng)付國家檔案法規(guī)和上級要求。如中國科學(xué)技術(shù)信息研究所副所長張建民研究員所言，在實際工作中對于科技檔案管理，大家往往是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”。清華大學(xué)檔案館薛四新博士認為，由于檔案宣傳教育不夠，尤其是檔案法規(guī)制度培訓(xùn)僅局限于檔案系統(tǒng)內(nèi)部人員，使得科研項目成員檔案意識薄弱。

2、運行管理體制缺乏科學(xué)性，落實不足。保證運行機制的有效性、科學(xué)性，是落實管理體制的重要條件，是如何實行管理體制的重要因素，但就目前的科技檔案管理體制落實現(xiàn)狀來看，缺少一套科學(xué)的運行機制。比如，在項目負責(zé)人的歸檔責(zé)任制管理中，各類科研項目的負責(zé)人應(yīng)該嚴(yán)格履行自己在檔案中的義務(wù)，如果在科技項目的委托合同里沒有將這一點充分體現(xiàn)出來，項目負責(zé)人的檔案義務(wù)就會形同虛設(shè)，起不到任何作用。

3、科技檔案具有較高的歸檔難度?？蒲泄ぷ鞅旧砭哂休^大的難度，所以很多科研人員經(jīng)常出于保護自身知識產(chǎn)權(quán)的考慮，并不配合科研檔案的相關(guān)收集工作，并且也有將職務(wù)據(jù)為己有的私利想法。部分科研人員在科研項目進行完畢后，把很多重要內(nèi)容留在自己手中，其中包括該科研項目的試驗方法以及相關(guān)數(shù)據(jù)，還有關(guān)的圖紙和關(guān)鍵技術(shù)等等，很多人普遍存在著不愿將這些技術(shù)公布出來的情況，甚至有可能提供虛假數(shù)據(jù)。對于檔案管理工作人員來說，這些專業(yè)的知識很少有所涉及，所以在歸檔工作中存在一些困難，并且也無法保證檔案的真實性和有效性。在當(dāng)前階段，科研領(lǐng)域的相關(guān)工作的體制是項目制，在整個項目組中，其領(lǐng)導(dǎo)核心往往是項目經(jīng)理或者是其他主持人員。人員構(gòu)成也比較復(fù)雜，經(jīng)常來自不同部門，也可能會來自于外單位，并且隨著項目進程的推進，項目人員也會經(jīng)常產(chǎn)生變動。對于這個問題，我國也已經(jīng)提出了很多相關(guān)條例和相關(guān)辦法，涉及到了科學(xué)技術(shù)檔案相關(guān)工作和管理方式的內(nèi)容，也有高校檔案管理方面的內(nèi)容，這些條例和辦法都從不同方面規(guī)定了項目主持人的職責(zé)，但是在實際實施過程中，檔案部門在科研項目中處于外緣地位，并不具備太大的話語權(quán)，所以檔案管理工作難度非常大，也難以進行監(jiān)督，所以這些制度和辦法都沒有很好地落實，科技方面的檔案經(jīng)常出于非常分散的狀態(tài)，收集起來非常困難。

三、科技檔案管理解決方法

1、強化一切為公的意識?？蒲袉挝坏慕M織管理部門和領(lǐng)導(dǎo)要加強對所屬職工職業(yè)道德方面的教育，使他們樹立一切為公的意識，把奉獻精神作為一種道德追求，正確處理好國家、集體以及個人之間的關(guān)系，處理好人與人之間的合作關(guān)系，以國家利益為主。

2、加強科技保密意識。保護國家機密安全科技檔案是科技活動的產(chǎn)物和真實記錄，為了國家機密的安全和有利于科學(xué)技術(shù)與經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展以及科技成果發(fā)明人的權(quán)益，必須對科技檔案的某些部分進行保密。就是在利用時限定使用范圍，嚴(yán)格遵守保密法規(guī)，該保密的不能內(nèi)外不分，不該保密的不能借故保密影響利用，對那些有產(chǎn)權(quán)的，更要保護其產(chǎn)權(quán)不受侵犯。

3、要有廣泛收集，豐富館藏的意識。日?？萍蓟顒赢a(chǎn)生大量的科技文件，我們在收集整理歸檔時，要按事物發(fā)展的規(guī)律，抓住重要環(huán)節(jié)和重要階段，按課題分類進行收集?？萍蓟顒拥搅顺晒b定階段，就要將課題各個重要環(huán)節(jié)的原始記錄、實驗報告和相關(guān)的技術(shù)文件等收集齊全，因為鑒定階段標(biāo)志著課題研究工作的結(jié)束。材料全部形成后，需要認真地收集，及時整理歸檔。檔案工作的主要任務(wù)是收集和保管好檔案，供有關(guān)單位和個人使用，滿足國民經(jīng)濟以及社會發(fā)展的需要。要做到這幾點就必須豐富館藏，儲備豐富的檔案信息。

4、優(yōu)化科技檔案解密和開放制度

（1）建立依法定密、解密免責(zé)制度。針對隨意定密、不解密的現(xiàn)象，我國應(yīng)建立定密、解密依法免責(zé)制度。一者，科技工作部門和人員在對科技檔案進行定密時，只要是嚴(yán)格依法依規(guī)操作，即使是因定密不當(dāng)造成泄密，也應(yīng)該免予追究責(zé)任。這樣，一定程度上可避免定密過寬、過于隨意的現(xiàn)象。二者，科技檔案管理部門和人員在提供科技檔案利用服務(wù)時，只要是嚴(yán)格依法依規(guī)開放不涉密的科技檔案，即使是提供利用之后造成泄密，也應(yīng)免予追究責(zé)任。這樣，才能打消科技檔案部門和人員因害怕承擔(dān)責(zé)任而不敢開放科技檔案的顧慮。

（2）建立到期自動解密制度。對科技檔案被定密之后，很難啟動解密程序的情況，應(yīng)建立到期自動解密制度。一方面，要求科技檔案定密部門和人員，在標(biāo)注密級時原則上應(yīng)同時標(biāo)注具體的保密期限、解密時間或解密條件；另一方面，對于達到保密期限、解密時間或解密條件的科技檔案，即予自動解密，科技檔案管理部門無須征求定密部門的同意，即可依法依規(guī)提供利用服務(wù)。如果對于達到原定保密期限、解密時間或解密條件的科技檔案，原定密部門認為仍須繼續(xù)保密的，應(yīng)提前一定時間向科技檔案管理部門提出要求。

隨著社會進步發(fā)展，科技檔案管理的重要性逐漸提升。為實現(xiàn)其管理效率的提升，需要建立完善管理制度，加強制度監(jiān)管，使相關(guān)人員重視性得到提升，促進管理質(zhì)量提高，從而為科技檔案管理的可持續(xù)發(fā)展提供條件。

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（作者單位：大唐云南發(fā)電有限公司）