杜云芬

摘 要：本文通過探討信息分析、信息追溯、信息對(duì)稱及信息組織等信息管理活動(dòng)，以及它們?cè)陧?xiàng)目管理中的體現(xiàn)，旨在對(duì)項(xiàng)目管理過程中的信息管理有更清晰的認(rèn)識(shí)，從信息管理的角度掀開項(xiàng)目管理的新視角。

關(guān)鍵詞：信息分析；信息對(duì)稱；信息追溯；信息組織；項(xiàng)目管理

一、引言

在項(xiàng)目管理過程中，PMBOK和PRINCE2是深受項(xiàng)目管理者認(rèn)可的知識(shí)體系，兩者都強(qiáng)調(diào)了“信息管理”的重要性。PRINCE2定義項(xiàng)目管理的目的，“就是在正確的時(shí)間，獲得正確的信息，給正確的人，做正確的決定，高度概括并準(zhǔn)確的說明了信息是做決定的基礎(chǔ)（給正確的人，根據(jù)正確的信息，做正確的決定），同時(shí)信息要求有時(shí)效性，準(zhǔn)確性和完整性（正確的時(shí)間，獲得正確的信息）” 【8】。而信息管理，就是通過現(xiàn)代信息技術(shù)的手段，對(duì)信息資源進(jìn)行計(jì)劃、預(yù)算、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制的管理活動(dòng)，以確保信息被有效的利用【1】。

Paul Grace（美國(guó)項(xiàng)目管理專業(yè)資質(zhì)認(rèn)證委員會(huì)主席）認(rèn)為，在當(dāng)今社會(huì)中，一切都是項(xiàng)目，一切也將成為項(xiàng)目。可見項(xiàng)目對(duì)社會(huì)、對(duì)企業(yè)、對(duì)個(gè)人的重要意義。自上世紀(jì)項(xiàng)目管理方法引入我國(guó)以來，現(xiàn)代項(xiàng)目管理的理念已逐步被企業(yè)所廣泛接受。信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，也使信息化成為了項(xiàng)目管理發(fā)展的重要趨勢(shì)之一【6】。但在當(dāng)前的項(xiàng)目管理過程中，對(duì)信息管理活動(dòng)的理解和重視，仍需加強(qiáng)。

根據(jù)通用的項(xiàng)目管理體系，可以把項(xiàng)目管理過程劃分為5個(gè)階段，即項(xiàng)目開始階段，項(xiàng)目計(jì)劃階段，項(xiàng)目實(shí)施階段，項(xiàng)目控制階段，項(xiàng)目收尾階段。在不同階段，信息管理活動(dòng)的內(nèi)容不同【7】。

在項(xiàng)目開始階段，通常許多項(xiàng)目要參與投標(biāo)，因此主要是完成競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)的分析；進(jìn)入項(xiàng)目計(jì)劃與實(shí)施階段，則主要是針對(duì)項(xiàng)目?jī)?nèi)部計(jì)劃和實(shí)施過程獲取到的逐漸細(xì)化的信息、以及產(chǎn)出數(shù)據(jù)進(jìn)行管理；到項(xiàng)目收尾階段，則主要是對(duì)項(xiàng)目實(shí)施中所積累的文檔及非文檔的信息資源進(jìn)行管理。項(xiàng)目控制階段則主要收集項(xiàng)目的進(jìn)展、變更和績(jī)效的信息，整理并進(jìn)行深入分析，以便有效管控項(xiàng)目實(shí)施，預(yù)防項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)?！?】

本文通過探討信息分析、信息追溯、信息對(duì)稱及信息組織等信息管理活動(dòng)，和它們?cè)陧?xiàng)目管理中的體現(xiàn)，旨在對(duì)項(xiàng)目管理過程中的信息管理有更清晰的認(rèn)識(shí)，從信息管理角度掀開項(xiàng)目管理的新視角。

二、項(xiàng)目管理過程中的信息管理活動(dòng)探討

（一）信息分析

信息分析，是對(duì)信息進(jìn)行深加工處理和提煉的活動(dòng)。通過利用科學(xué)的理論和方法，對(duì)大量繁雜無序的信息進(jìn)行篩選、整序、鑒定、分析、綜合、預(yù)測(cè)，從而為用戶提供系統(tǒng)、準(zhǔn)確、及時(shí)的知識(shí)與信息?！?】

信息是管理的靈魂，整個(gè)項(xiàng)目管理的過程其實(shí)就是對(duì)信息進(jìn)行分析和管理的過程。信息分析活動(dòng)貫穿著項(xiàng)目整個(gè)生命周期。

在項(xiàng)目開始階段，很多項(xiàng)目需要進(jìn)行項(xiàng)目投標(biāo)，競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)的信息分析活動(dòng)因此在這個(gè)階段起到了重要作用。企業(yè)根據(jù)招標(biāo)方的要求以及投標(biāo)項(xiàng)目的目標(biāo)和宗旨，對(duì)企業(yè)內(nèi)部環(huán)境優(yōu)劣勢(shì)、外部環(huán)境優(yōu)劣勢(shì)、項(xiàng)目客戶、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手等信息進(jìn)行系統(tǒng)化收集和分析，從而為企業(yè)提供科學(xué)決策的依據(jù)，為項(xiàng)目產(chǎn)品或服務(wù)贏得競(jìng)爭(zhēng)力。

在項(xiàng)目規(guī)劃和實(shí)施階段，主要要對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程中的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行分析。項(xiàng)目組注意關(guān)注和收集實(shí)施過程中相關(guān)的組織環(huán)境、市場(chǎng)環(huán)境、歷史項(xiàng)目、客戶、工作績(jī)效等數(shù)據(jù)信息，使用定性或定量分析的方法對(duì)信息進(jìn)行整理、鑒別、評(píng)價(jià)和綜合分析，從而有效協(xié)調(diào)項(xiàng)目過程和活動(dòng)，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行整合管理和控制，進(jìn)而開展項(xiàng)目的范圍管理、進(jìn)度管理、成本管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、人力資源管理、采購(gòu)管理、溝通管理和項(xiàng)目干系人管理等活動(dòng)。

在項(xiàng)目實(shí)施過程中，需求分析是非常重要的信息獲取和分析活動(dòng)。所有項(xiàng)目都有需求。據(jù)調(diào)查分析，需求問題會(huì)導(dǎo)致的返工成本在總開發(fā)成本中占30%～50%，其中70%～80%是由需求錯(cuò)誤引起的【5】。因此在需求分析過程中，項(xiàng)目組應(yīng)重視信息的分析技術(shù)和管理，通過靈活使用信息分析方法，例如比較、分析與綜合、推理、專家調(diào)查法等，有效開展需求分析工作。

在項(xiàng)目收尾階段，項(xiàng)目管理者則會(huì)將所有項(xiàng)目相關(guān)文件歸檔，總結(jié)項(xiàng)目實(shí)施中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以做為歷史項(xiàng)目數(shù)據(jù)供企業(yè)其他項(xiàng)目分析參考。

（二）信息追溯

國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）對(duì)可追溯性的概念定義為：通過登記的識(shí)別碼，對(duì)商品或行為的歷史和使用或位置予以追蹤的能力。建立相應(yīng)的追溯體系，確保出現(xiàn)安全質(zhì)量問題時(shí)能夠追本溯源，找出問題癥結(jié)所在，及時(shí)解決。將產(chǎn)品納入追溯體系的兩條途徑是：一條按照產(chǎn)業(yè)鏈從前往后進(jìn)行追蹤，即從原糧種植基地、收購(gòu)商、運(yùn)輸商、加工企業(yè)、到銷售商。這種方法主要用于查找質(zhì)量安全問題的原因，確定產(chǎn)品的原產(chǎn)地和特征；另一種是按食品鏈從后往前進(jìn)行追溯，也就是消費(fèi)者購(gòu)買的產(chǎn)品發(fā)現(xiàn)了質(zhì)量問題，可以層層反向進(jìn)行追溯，最終確定問題所在。這種方法主要用于問題產(chǎn)品召回和責(zé)任的追溯。（摘自百度百科“可追溯系統(tǒng)”）

在項(xiàng)目管理過程中，信息追溯同樣十分重要，具體包括項(xiàng)目范圍信息的可追溯、項(xiàng)目版本信息的可追溯、項(xiàng)目變更信息的可追溯等。

項(xiàng)目范圍信息的可追溯，可通過需求跟蹤矩陣，工作分解結(jié)構(gòu)來進(jìn)行。需求跟蹤矩陣，就是把產(chǎn)品需求的范圍從源頭（通常是合同里的工作范圍說明書）跟蹤到項(xiàng)目各階段的可交付成果的一種方法。通過使用需求跟蹤矩陣把每個(gè)需求和項(xiàng)目目標(biāo)聯(lián)系起來，確保每個(gè)需求都有其商業(yè)價(jià)值，并確保被批準(zhǔn)的每個(gè)需求在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)都有交付。需求跟蹤矩陣是在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中跟蹤需求的一種方法，也為管理和追溯產(chǎn)品需求的變更提供了框架?！?】

工作分解結(jié)構(gòu)，就是項(xiàng)目組為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)完成可交付成果，對(duì)項(xiàng)目工作的范圍進(jìn)行層層分解的一種方法?？梢允亲陨隙路纸猓部梢宰韵露辖M合。創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)可以定義項(xiàng)目工作的總范圍，包括全部的產(chǎn)品和項(xiàng)目工作，也包括項(xiàng)目管理的工作。通過把工作分解結(jié)構(gòu)底層的所有工作逐層向上匯總追溯，項(xiàng)目組可以確保既沒有遺漏的工作，也沒有多余的工作。【2】

項(xiàng)目版本信息的可追溯則通過對(duì)項(xiàng)目可交付成果進(jìn)行有效的版本控制實(shí)現(xiàn)。通過記錄每一個(gè)版本發(fā)布發(fā)生的變化，并在將來可以查閱版本的修訂情況，在出現(xiàn)重大失誤時(shí)可以回溯到歷史版本，從而使項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)可控。版本控制軟件可以存儲(chǔ)、追蹤目錄和文件的修改歷史，是項(xiàng)目文檔管理的必備工具，也是項(xiàng)目信息管理的基礎(chǔ)設(shè)施。

項(xiàng)目變更信息的可追溯是貫穿項(xiàng)目始終的。所有項(xiàng)目可交付成果的變更請(qǐng)求，尤其是需求變更，都應(yīng)經(jīng)過審查、批準(zhǔn)，并對(duì)變更結(jié)果溝通確認(rèn)和記錄在案。對(duì)變更的管理控制以及使其可追溯，可以從項(xiàng)目整體的角度監(jiān)控變更對(duì)整個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)和計(jì)劃的影響，降低可能產(chǎn)生的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。【2】

（三）信息對(duì)稱

信息對(duì)稱可以理解為是信息關(guān)聯(lián)方對(duì)信息的認(rèn)知程度對(duì)等。在項(xiàng)目管理中，主要是指在正確的時(shí)間，以正確的形式把信息提供給正確的人，使信息產(chǎn)生正確的影響。也就是在信息應(yīng)該作為公共信息時(shí)就不應(yīng)該導(dǎo)致信息的不對(duì)稱性。信息接收者有權(quán)及時(shí)獲得與自身利益相關(guān)的信息內(nèi)涵。信息發(fā)送者也有權(quán)及時(shí)得到信息接收者充分的反饋。

據(jù)有關(guān)文獻(xiàn)資料介紹，項(xiàng)目實(shí)施過程中有三分之二的問題是與信息溝通有關(guān)的【8】。項(xiàng)目管理中如果不重視必要的信息對(duì)稱，會(huì)導(dǎo)致信息被誤解，重要信息的傳遞延誤等。項(xiàng)目組成員沒有及時(shí)獲取相關(guān)的必要信息支持時(shí)，很容易會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目管理或技術(shù)工作停滯不前，或效率低下，產(chǎn)生項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。

項(xiàng)目管理中有效的進(jìn)行溝通管理和干系人管理可以實(shí)現(xiàn)必要的信息對(duì)稱。及時(shí)了解和管理項(xiàng)目干系人的需要和期望，才能有效解決實(shí)際發(fā)生的問題，管理好利益沖突，同時(shí)也促進(jìn)相關(guān)干系人合理的參與項(xiàng)目的決策和活動(dòng)。項(xiàng)目的干系人能影響項(xiàng)目的執(zhí)行或結(jié)果，而干系人滿意度也是項(xiàng)目的一個(gè)關(guān)鍵目標(biāo)【2】。

（四）信息組織，

信息組織是利用科學(xué)的規(guī)則和方法，使信息資源從無序轉(zhuǎn)換成有序，從而促進(jìn)信息的有效流通，使用戶更方便、及時(shí)、準(zhǔn)確的獲取和利用。通過信息組織，可以減少信息混亂，提高信息資源的質(zhì)量和價(jià)值。

項(xiàng)目管理過程中，信息組織主要應(yīng)用在對(duì)項(xiàng)目工作和管理過程中所產(chǎn)生的信息的進(jìn)行組織管理。從項(xiàng)目開始階段到項(xiàng)目收尾階段，在項(xiàng)目執(zhí)行和管理的過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)、信息，以及積累新的知識(shí)。項(xiàng)目組如果收集這些信息并進(jìn)行有序的組織管理、再分析加工和存儲(chǔ)，會(huì)為企業(yè)后續(xù)的項(xiàng)目積累寶貴的過程資產(chǎn)，如經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)知識(shí)庫(kù)、風(fēng)險(xiǎn)概率影響矩陣、品控手冊(cè)等。

三、結(jié)語(yǔ)

信息管理的活動(dòng)是由信息資源的特征決定的。信息資源有四個(gè)明顯的特征：智能性，有限性，不均衡性，整體性【1】。只有從信息資源本身的特征出發(fā)，信息管理活動(dòng)才能有的放矢，充分發(fā)揮信息的價(jià)值。

而管理本身就是對(duì)信息收集、處理、轉(zhuǎn)化、反饋的過程，因此項(xiàng)目管理和信息管理是不可分割的。隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，項(xiàng)目管理可以通過利用信息管理的技術(shù)手段，充分挖掘和發(fā)揮項(xiàng)目信息的內(nèi)涵，反過來服務(wù)于項(xiàng)目的管理活動(dòng)，從而使項(xiàng)目管理的過程可視化、智能化，提高效率和效能。

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（作者單位：中國(guó)人民大學(xué) 信息資源管理學(xué)院）