張艷霞 宮夢南

[摘 要]科研院所作為科研的主要承擔(dān)主體，在項(xiàng)目越來越多的情況下，科研項(xiàng)目管理面臨5大問題：項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施過程缺乏統(tǒng)一管理；科研管理與財(cái)務(wù)管理脫節(jié)；缺乏復(fù)雜項(xiàng)目（跨單位、多人員）管理手段；缺乏項(xiàng)目實(shí)施過程管理；科研成果利用率低。針對這些問題，本文從組織管理、項(xiàng)目管理、公共支撐、安全管理、系統(tǒng)管理等方面提出了科研院所項(xiàng)目管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案，希望能夠?yàn)榭蒲性核?xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)施提供參考。

[關(guān)鍵詞]科研；項(xiàng)目管理；系統(tǒng)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.16.031

[中圖分類號]TP315；G311 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號]1673-0194（2018）16-00-03

科研院所作為科學(xué)研究的重要組成部門，主要任務(wù)就是做好科研工作。近年來，隨著我國科研投入逐年增加，科研項(xiàng)目越來越多，科研院所作為項(xiàng)目管理承擔(dān)單位，責(zé)任重大，建立科學(xué)有效的項(xiàng)目管理機(jī)制對于保障科研院所多出成果、提升科技創(chuàng)新能力具有重要的意義。

1 科研院所項(xiàng)目管理存在的問題

1.1 項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施過程缺乏統(tǒng)一管理

項(xiàng)目管理是科研院所科研管理工作的核心環(huán)節(jié)，包括立項(xiàng)管理、實(shí)施管理和成果管理。目前，管理模式一般包括前期的立項(xiàng)管理和后期的成果管理，由單位的科研管理部門負(fù)責(zé)，有一套較為成熟的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；中期的實(shí)施過程，多由業(yè)務(wù)室或項(xiàng)目組自行管理，科研管理部門對項(xiàng)目實(shí)施是否按照計(jì)劃要求開展，開展研究的內(nèi)容是否偏離立項(xiàng)申報(bào)要求等缺少監(jiān)管措施及信息渠道。由此極有可能出現(xiàn)項(xiàng)目無法按進(jìn)度完成的情況，出現(xiàn)某些不負(fù)責(zé)任的科研人員拿到科研經(jīng)費(fèi)后應(yīng)付了事的現(xiàn)象，從而會(huì)造成科研經(jīng)費(fèi)浪費(fèi)，會(huì)給科研單位的形象造成不良影響。

1.2 科研管理與財(cái)務(wù)管理脫節(jié)

單位財(cái)務(wù)管理專屬后勤保障部門，具有很強(qiáng)的獨(dú)立性，自有一套財(cái)務(wù)管理規(guī)定，主要負(fù)責(zé)制定科研經(jīng)費(fèi)管理政策，下?lián)芸蒲薪?jīng)費(fèi)，審查科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算的合理性及科研經(jīng)費(fèi)開支的合理性。科研管理隸屬于業(yè)務(wù)部門，主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目的立項(xiàng)、任務(wù)的下達(dá)及項(xiàng)目的研制監(jiān)管。兩個(gè)部門信息基本不互通，經(jīng)常出現(xiàn)項(xiàng)目任務(wù)已下達(dá)半年甚至更長時(shí)間，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)還未到賬，導(dǎo)致項(xiàng)目不能正常開展。另外，科研研究存在不確定性，研究的時(shí)間節(jié)點(diǎn)與計(jì)劃稍有出入是正?，F(xiàn)象，過于精細(xì)的財(cái)務(wù)預(yù)算會(huì)使科研項(xiàng)目實(shí)施與預(yù)算存在較大的出入。這往往導(dǎo)致有的科研項(xiàng)目按業(yè)務(wù)部門要求結(jié)題時(shí)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)還未下?lián)芑蛘哂捎诮?jīng)費(fèi)下?lián)苎舆t科研項(xiàng)目某些開支延遲而出現(xiàn)報(bào)賬難或不能報(bào)賬的問題，甚至出現(xiàn)挪用其他課題經(jīng)費(fèi)的現(xiàn)象。如何妥善處理科研與財(cái)務(wù)的關(guān)系，保證科研項(xiàng)目管理與財(cái)務(wù)管理有機(jī)結(jié)合，是科研院所值得思考的重大問題。

1.3 缺乏復(fù)雜項(xiàng)目（跨單位、多人員）管理手段

科研院所在管理項(xiàng)目時(shí)大多還停留在單項(xiàng)目的管理上，隨著科研工作的不斷深化發(fā)展，越來越多的科研項(xiàng)目研究需要多家單位、多個(gè)團(tuán)隊(duì)聯(lián)合攻關(guān)。目前，這種項(xiàng)目管理往往是成立一個(gè)專門的項(xiàng)目管理辦公室，各項(xiàng)監(jiān)督檢查統(tǒng)計(jì)工作靠層層匯報(bào)、手工匯總整理完成，仍停留在紙質(zhì)化階段。這種傳統(tǒng)的手工統(tǒng)計(jì)效率低且極易出現(xiàn)錯(cuò)誤，統(tǒng)計(jì)人員對統(tǒng)計(jì)對象的認(rèn)識(shí)和量化標(biāo)準(zhǔn)的不同也會(huì)對統(tǒng)計(jì)結(jié)果的客觀性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性產(chǎn)生較大的影響。此外，統(tǒng)計(jì)工作耗時(shí)長，時(shí)效性很差，不利于主管領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目的進(jìn)展情況，無法為各級領(lǐng)導(dǎo)的有效決策提供必要的支持。

1.4 缺乏項(xiàng)目實(shí)施過程管理

一個(gè)科研項(xiàng)目的實(shí)施，必然是經(jīng)過詳細(xì)規(guī)劃的。在項(xiàng)目實(shí)施的過程中，必然會(huì)進(jìn)行項(xiàng)目分解，具體包括工作任務(wù)分解、人員分配、項(xiàng)目里程碑設(shè)置、計(jì)劃與監(jiān)控、任務(wù)壓力分析、任務(wù)匯總分析、周（月）工作匯報(bào)、項(xiàng)目簡報(bào)、討論交流、研討會(huì)議以及工作調(diào)整記錄等。所有這些都是項(xiàng)目實(shí)施的寶貴經(jīng)驗(yàn)財(cái)富，也是項(xiàng)目成員工作量及工作貢獻(xiàn)的翔實(shí)記錄，但在現(xiàn)行的科研管理模式中，對此基本是空白。

1.5 缺乏知識(shí)管理，科研成果利用率低

科研的最終目的是形成科研成果，科研成果是科研人員勞動(dòng)的結(jié)晶，寶貴的知識(shí)財(cái)富是后續(xù)相關(guān)研究的基礎(chǔ)，對其起到借鑒和指導(dǎo)作用。目前，科研院所對項(xiàng)目成果管理的唯一手段就是項(xiàng)目結(jié)題歸檔，按照歸檔要求將項(xiàng)目的相關(guān)紙制文件及電子文件光盤交由檔案室保管。檔案室僅留存一份科研項(xiàng)目的匯總表，如果不是專程前往檔案室查閱，非課題組成員根本不清楚單位在前期開展了那些研究，也不了解單位有哪些研究成果，對這些成果更是無從借鑒。花費(fèi)大量經(jīng)費(fèi)、大量科研人員心血的科研成果就在檔案室中白白地浪費(fèi)了。

2 科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

隨著信息化在科研院所的不斷推進(jìn)，各級人員的信息化水平普遍提高，建立科研項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)是提高管理效率的重要途徑。借鑒企業(yè)級研發(fā)項(xiàng)目管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合科研院所工作實(shí)際，科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)該符合安全可靠、統(tǒng)一后臺(tái)管理的要求?？蒲性核?xiàng)目管理系統(tǒng)包括組織管理、項(xiàng)目管理、公共支撐、安全管理和系統(tǒng)管理5大部分，系統(tǒng)功能模型如圖1所示。

2.1 組織管理

組織管理主要為科研管理人員和各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，設(shè)置項(xiàng)目管理辦公室、部門管理、知識(shí)成果管理和定期匯報(bào)管理4個(gè)模塊。各模塊功能如下。

（1）項(xiàng)目管理辦公室。用戶為科研領(lǐng)導(dǎo)、科研管理人員，主要完成計(jì)劃編制及項(xiàng)目情況查看功能?？蒲蓄I(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入項(xiàng)目管理辦公室頁面，界面為按類型的多項(xiàng)目視圖，主要包括項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目進(jìn)程、里程碑完成情況、整體進(jìn)度情況，選中單項(xiàng)目可以查看項(xiàng)目基本信息、項(xiàng)目參加人員、項(xiàng)目匯報(bào)匯總等信息。

科研管理人員進(jìn)入項(xiàng)目管理辦公室頁面，界面為計(jì)劃編制和多項(xiàng)目視圖兩部分。計(jì)劃編制主要完成科研計(jì)劃的編制和下達(dá)工作。在此，科研管理人員可將任務(wù)進(jìn)行分解，指定分項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)部門和負(fù)責(zé)人，實(shí)現(xiàn)復(fù)雜項(xiàng)目（跨單位、多人員）管理。

（2）部門管理。用戶為業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，主要完成業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)對所屬人員和任務(wù)情況的查看功能。

（3）知識(shí)成果管理。用戶為全體人員，主要是將項(xiàng)目全周期的成果進(jìn)行收集匯總，實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源的上傳、存儲(chǔ)、分類、檢索和使用。知識(shí)成果可包括項(xiàng)目過程及結(jié)題的各類文件、文檔、資料及用戶認(rèn)為可作為知識(shí)成果的論壇資源。

（4）定期匯報(bào)管理。用戶為全體人員，主要完成項(xiàng)目研制過程中的各類匯報(bào)工作。固定地設(shè)置周、月報(bào)告，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人向機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)按固定周期匯報(bào)，也可由領(lǐng)導(dǎo)、科研管理人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或分項(xiàng)負(fù)責(zé)人單獨(dú)指定時(shí)間和人員進(jìn)行匯報(bào)。系統(tǒng)按照時(shí)間和項(xiàng)目將匯報(bào)自動(dòng)保存。

2.2 項(xiàng)目管理

項(xiàng)目管理主要為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人服務(wù)，主要為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供項(xiàng)目計(jì)劃分配、項(xiàng)目人員配置、項(xiàng)目里程碑設(shè)置等項(xiàng)目全壽命周期的所有服務(wù)，包括項(xiàng)目計(jì)劃管理、項(xiàng)目人員管理、項(xiàng)目進(jìn)度管理和項(xiàng)目日志管理4個(gè)模塊。各模塊功能如下。

（1）項(xiàng)目計(jì)劃管理。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)下達(dá)的計(jì)劃任務(wù)要求，編制具體的項(xiàng)目計(jì)劃，計(jì)劃包括研制時(shí)間周期、定期匯報(bào)周期、項(xiàng)目里程碑設(shè)置、項(xiàng)目各階段應(yīng)完成工作等設(shè)置。

（2）項(xiàng)目人員管理。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按項(xiàng)目任務(wù)要求進(jìn)行項(xiàng)目人員配置及人員任務(wù)分配。

（3）項(xiàng)目進(jìn)度管理。項(xiàng)目進(jìn)度管理主要為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供實(shí)時(shí)的項(xiàng)目進(jìn)展情況展示，可包括甘特圖、里程碑偏移情況、任務(wù)燃盡圖、需求變更趨勢等的展示、查看功能。

（4）項(xiàng)目日志管理。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)任務(wù)計(jì)劃，設(shè)置項(xiàng)目日志填寫計(jì)劃，指定項(xiàng)目組成員按時(shí)間要求進(jìn)行日志填報(bào)。同時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科研管理人員、領(lǐng)導(dǎo)可進(jìn)行全周期的日志查詢、查看。項(xiàng)目日志可記錄項(xiàng)目大事，譬如關(guān)鍵里程碑、需求討論、各類評審會(huì)議等，支持文字、圖片和附件方式。項(xiàng)目日志應(yīng)支持分類管理和查詢檢索，可以輸出報(bào)表。

2.3 公共支撐

公共支撐面向全部使用人員，設(shè)置個(gè)人中心、內(nèi)部郵件、每日工作提醒和論壇交流4個(gè)模塊。各模塊功能如下。

（1）個(gè)人中心。個(gè)人中心主要為全體人員提供個(gè)人工作相關(guān)全部信息，按照任務(wù)自動(dòng)生成任務(wù)列表，可以創(chuàng)建個(gè)人記事或安排日程，還可以查看當(dāng)前工作記錄、工作歷史等。

（2）內(nèi)部郵件。根據(jù)人員設(shè)置自動(dòng)生成人員郵箱，支持郵件群發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、回復(fù)、存草稿等功能，完成人員的內(nèi)部溝通交流。

（3）每日工作提醒。每日工作提醒主要記錄登錄賬號所有的待辦工作，包括待完后任務(wù)、待填寫的工作日志、待回復(fù)郵件等，可按用戶要求時(shí)間生成，通過彈窗提醒每天的待辦工作，避免工作疏漏，提高執(zhí)行力。

（4）論壇交流。為使用人員提供討論問題的交流平臺(tái)，可按項(xiàng)目或按主題生成交流話題，話題發(fā)起者可指導(dǎo)話題參與人，默認(rèn)參與人為全體人員。

（5）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)主要提供按照各類設(shè)定條件的查詢統(tǒng)計(jì)功能，以支持項(xiàng)目或領(lǐng)導(dǎo)決策。

2.4 安全管理

安全管理為系統(tǒng)安全管理員使用，包括身份識(shí)別認(rèn)證和人員等級權(quán)限管理兩個(gè)模塊。各模塊功能如下。

（1）身份識(shí)別認(rèn)證。根據(jù)系統(tǒng)使用的級別要求進(jìn)行相應(yīng)級別的軟硬件設(shè)備配置，開展人員身份識(shí)別認(rèn)證管理。

（2）人員權(quán)限管理。根據(jù)不同人員級別設(shè)置人員等級權(quán)限，人員只能查看、參與自身等級相同或低級別的信息或論壇話題。

2.5 系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理為系統(tǒng)管理員使用，設(shè)置組織機(jī)構(gòu)管理、人員賬號管理、角色權(quán)限管理、標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表管理4個(gè)模塊。各模塊功能如下。

（1）組織機(jī)構(gòu)管理。組織機(jī)構(gòu)管理主要是建立、更改單位的組織機(jī)構(gòu)。

（2）人員賬號管理。人員賬號管理主要是進(jìn)行人員賬號的設(shè)置、更改等，同時(shí)將人員分配到相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)。

（3）角色權(quán)限管理。角色權(quán)限管理按照項(xiàng)目的組織要求設(shè)置角色，如單位部門領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)室領(lǐng)導(dǎo)、科研管理人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等，同時(shí)按照不同角色進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。

（4）標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表管理。標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表管理按照單位的管理要求設(shè)置項(xiàng)目全周期的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表模型，報(bào)表支持PDF、Word、Excel輸出格式，支持打印和打印預(yù)覽。

科研院所科研項(xiàng)目管理流程如圖2所示。

3 主要結(jié)論

（1）加強(qiáng)科研項(xiàng)目全周期管理?？蒲性核訌?qiáng)科研項(xiàng)目全周期管理，實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目從需求下發(fā)、項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目研制及項(xiàng)目結(jié)題全周期的標(biāo)準(zhǔn)化管理?？蒲性核ㄟ^設(shè)置項(xiàng)目計(jì)劃節(jié)點(diǎn)，明確管理部門，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全周期可管可控，關(guān)鍵環(huán)節(jié)、重點(diǎn)環(huán)節(jié)由主管業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)室領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覈?yán)格把關(guān)，確保課題質(zhì)量。

（2）加強(qiáng)統(tǒng)一管理?？蒲性核訌?qiáng)統(tǒng)一管理，確保在科研立項(xiàng)之初，由科研管理部門進(jìn)行計(jì)劃的統(tǒng)一管理、下達(dá)，項(xiàng)目承擔(dān)單位在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)管理下開展項(xiàng)目研究。同時(shí)，通過項(xiàng)目管理辦公室的管理協(xié)調(diào)，使所有項(xiàng)目（分項(xiàng)目）按照相同標(biāo)準(zhǔn)、相同時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行匯報(bào)總結(jié)、檢查評審，實(shí)現(xiàn)對復(fù)雜大型項(xiàng)目的統(tǒng)一管理。

（3）完善定期匯報(bào)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)施過程的監(jiān)督管理?？蒲腥藛T通過系統(tǒng)管理—標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表管理模塊，按照要求設(shè)置全項(xiàng)目周期的匯報(bào)表格，實(shí)現(xiàn)通過定期填報(bào)匯報(bào)表格監(jiān)督項(xiàng)目的實(shí)施過程。同時(shí)，科研人員通過統(tǒng)一匯報(bào)，對項(xiàng)目過程各項(xiàng)信息進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確地匯總，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支撐。

（4）加強(qiáng)知識(shí)管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全周期各類知識(shí)的收集、存檔?？蒲性核箍蒲腥藛T通過項(xiàng)目管理系統(tǒng)能夠查詢并了解單位有哪些研究成果，為后續(xù)研究提供研究必要的研究基礎(chǔ)，減少科研申報(bào)的盲目性，同時(shí)減少同一問題的重復(fù)研究。

（5）加強(qiáng)溝通聯(lián)系?？蒲性核鶓?yīng)積極加強(qiáng)科研管理部門與財(cái)務(wù)部門之間的溝通聯(lián)系，在項(xiàng)目預(yù)算、經(jīng)費(fèi)下?lián)艿确矫娣县?cái)務(wù)管理規(guī)定的同時(shí)，也符合課題研究的客觀事實(shí)。

部分科研院所很早就開始設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理系統(tǒng)，系統(tǒng)使用取得了一定的效果，但通過作者調(diào)研多個(gè)單位，其科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)存在或多或少的缺陷。因此，在總結(jié)現(xiàn)有各系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)后，參考企業(yè)管理系統(tǒng)，結(jié)合現(xiàn)行科研管理制度，設(shè)計(jì)科研院所項(xiàng)目管理系統(tǒng)，希望能為科研院所實(shí)施科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)提供參考。

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