摘 要：辦公室在一個(gè)單位中居于承上啟下、協(xié)調(diào)左右的中樞位置，秘書處作為其重要處室，在保障政令暢通，推動(dòng)決策部署落實(shí)的過(guò)程中發(fā)揮著舉足輕重的作用。現(xiàn)對(duì)秘書工作中值得反思的問(wèn)題進(jìn)行梳理，在分析問(wèn)題成因的基礎(chǔ)上，提出有效的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：辦公室業(yè)務(wù)；秘書工作；合格秘書

1 問(wèn)題的梳理

從理論水平來(lái)看。一是基礎(chǔ)薄弱。忙于事務(wù)，對(duì)國(guó)家法律以及黨內(nèi)規(guī)章制度了解少；二是學(xué)習(xí)不深入，學(xué)而不思，導(dǎo)致看過(guò)就忘，花了時(shí)間沒(méi)有效果。三是現(xiàn)學(xué)現(xiàn)用，對(duì)理論的學(xué)習(xí)表現(xiàn)出周期性的熱度。四是工作實(shí)踐與理論學(xué)習(xí)脫節(jié)。難以將高屋建瓴的理論用于工作實(shí)踐。

從處理事務(wù)來(lái)看。其一，面對(duì)細(xì)微繁瑣的具體事物，找不到重點(diǎn)，手忙腳亂，易被突如其來(lái)的工作打亂原有的節(jié)奏安排。其二，應(yīng)急應(yīng)變能力差，越是緊急時(shí)刻，越容易出錯(cuò)。立志改正，但在后續(xù)工作中仍會(huì)犯類似錯(cuò)誤。其三，工作預(yù)見(jiàn)能力不強(qiáng)，沒(méi)有前瞻性和全局性。通常是領(lǐng)導(dǎo)安排什么就干什么，僅僅完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。遇到?jīng)]處理過(guò)的問(wèn)題，思考不深入，急于求助領(lǐng)導(dǎo)。不積極探索業(yè)務(wù)范圍內(nèi)其它尚未接觸過(guò)的問(wèn)題。

從工作方法來(lái)看。一是參加工作時(shí)間短，工作起來(lái)找不到著手點(diǎn)，想要更多的鍛煉機(jī)會(huì)，卻總是“想干而不會(huì)干”。二是在與同事意見(jiàn)相左時(shí)，內(nèi)心脆弱沒(méi)有擔(dān)當(dāng)，經(jīng)不住尖銳的批評(píng)，總覺(jué)得面子上掛不住。做事過(guò)于較真，自以為是，不懂變通。

2 原因的分析

一是工作內(nèi)容的復(fù)雜性。一方面，處理工作既是職責(zé)又是責(zé)任，工作性質(zhì)決定我們要堅(jiān)持原則性。另一方面，秘書處的工作具有綜合性、復(fù)雜性、多變性，這意味著新人一旦入職，要迅速熟練掌握秘書工作的十八般武藝。這兩方面因素對(duì)于年輕人來(lái)說(shuō)實(shí)有難度。

二是缺乏系統(tǒng)性理論性的學(xué)習(xí)。其一，工作的能力的獲得來(lái)源于碎片化的學(xué)習(xí)，通常是遇到一件事情，學(xué)習(xí)一件事情。其二，學(xué)到的是如何做，而沒(méi)有學(xué)到為什么這么做。其三，平時(shí)工作事務(wù)性強(qiáng)、頭緒多，整日忙忙碌碌，完全陷入事務(wù)之中，忽略梳理總結(jié)。這三點(diǎn)易導(dǎo)致對(duì)新情況新問(wèn)題處理不當(dāng)。

三是業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)導(dǎo)致做事不細(xì)致。高效務(wù)實(shí)、做事嚴(yán)謹(jǐn)是每一公職人員的基本素養(yǎng)。工作縱然千頭萬(wàn)緒，也容不得半點(diǎn)差錯(cuò)。秘書處審核、制發(fā)以單位及其辦公室名義發(fā)布的公文，責(zé)任重大。工作中的格式不規(guī)范，內(nèi)容有丟字、落字等低級(jí)錯(cuò)誤不是馬虎，是能力出了問(wèn)題；遇到緊急事務(wù)因慌亂出了差錯(cuò)不是緊張，也是能力不足的體現(xiàn)。做事若像做算術(shù)題“1+1=2”一樣熟練，在關(guān)鍵時(shí)刻方能臨危不亂。

3 對(duì)策及建議

如何學(xué)怎樣學(xué)是關(guān)鍵。一是思想上的高度認(rèn)同感，要做到真學(xué)、真懂、真信、真用。理論的學(xué)習(xí)不是外界強(qiáng)制性的督促，而是源于內(nèi)心的認(rèn)同。二是體現(xiàn)在行動(dòng)上的一致性。知行合一，重在行。真正把理論落到實(shí)處，把上級(jí)方針貫徹到位才是真真正正的學(xué)。三是進(jìn)行系統(tǒng)化的學(xué)習(xí)。通過(guò)完善的課程設(shè)置和教學(xué)活動(dòng)，提高新錄用公務(wù)員的學(xué)習(xí)效率，通過(guò)政策法規(guī)等基本知識(shí)的講解，提高新人適應(yīng)工作的能力。四是加強(qiáng)辦公軟件的熟練應(yīng)用，這是新時(shí)期秘書工作的必備技能。

如何做實(shí)做細(xì)是關(guān)鍵。一是建立一套可考量的標(biāo)準(zhǔn)，使每個(gè)同志在工作中可以照章辦事。二是明確每項(xiàng)工作的操作流程，領(lǐng)導(dǎo)據(jù)此掌控工作進(jìn)度，從事這項(xiàng)工作的同志據(jù)此開(kāi)展工作，新來(lái)的同志據(jù)此縮短適應(yīng)工作的時(shí)間，減少出錯(cuò)的概率。三是歸納提煉工作實(shí)踐中行之有效的好做法、好經(jīng)驗(yàn)，形成系統(tǒng)科學(xué)、具體明確、具有實(shí)操性的制度，確保工作質(zhì)量總體水平的穩(wěn)定。四是將上述標(biāo)準(zhǔn)、流程及規(guī)范鍥而不舍、與時(shí)俱進(jìn)的堅(jiān)持下去，使之成為下意識(shí)的習(xí)慣。

如何平衡工作與思考是關(guān)鍵。一是強(qiáng)化問(wèn)題導(dǎo)向，提高工作預(yù)見(jiàn)能力和應(yīng)急能力。合理安排時(shí)間，高效務(wù)實(shí)，為可能發(fā)生的日程變化打好提前量。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。”留出時(shí)間思考可能遇到的問(wèn)題，并針對(duì)預(yù)見(jiàn)問(wèn)題制定出多種解決方案，未雨綢繆；其他緊急事件和情況及時(shí)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，并在事后及時(shí)總結(jié)。二是培養(yǎng)“身在兵位，胸為帥謀”的政治觀、大局觀。不斷增強(qiáng)“四個(gè)意識(shí)”，堅(jiān)定“四個(gè)自信”。秘書處的工作具有延續(xù)性。在處理問(wèn)題的過(guò)程中，要先了解該工作的歷史淵源，了解之前是否處理過(guò)、是怎樣處理的、為什么要這么處理，并根據(jù)新情況新要求對(duì)處理方式進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

工作是踏踏實(shí)實(shí)做出來(lái)的。要以實(shí)干詮釋擔(dān)當(dāng)，以奉獻(xiàn)譜寫青春，絕對(duì)忠誠(chéng)，業(yè)務(wù)精通，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，崇尚實(shí)干，做合格秘書！

參考文獻(xiàn)

[1]淺談秘書人員自有成果的創(chuàng)作[J]. 劉偉. 秘書之友. 2014（08）

[2]辦公室人員要訓(xùn)練“看六鏡”思維能力[J]. 田飛. 辦公室業(yè)務(wù). 2014（14）

作者簡(jiǎn)介

李媛（1991-）、女、漢族，黑龍江省哈爾濱市，現(xiàn)就職于中共哈爾濱市紀(jì)律檢查委員會(huì)，碩士研究生。