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        淺談做好檔案保密工作之我見

        2018-11-09 10:22:40羅有聰
        卷宗 2018年22期
        關(guān)鍵詞:利用

        羅有聰

        摘 要:檔案的保密工作關(guān)系到國家和人民的利益,做好檔案保密工作是檔案信息資源充分利用的前提條件。在當今社會的大環(huán)境下,如何提高檔案的工作管理水平,做到在檔案保管和檔案利用過程中,實現(xiàn)既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全,使檔案更好地為經(jīng)濟和社會的發(fā)展提供服務(wù)。

        關(guān)鍵詞:檔案保管;利用;保密

        隨著經(jīng)濟和科技的快速發(fā)展和社會全面進步,檔案作為一種重要的社會信息資源,越來越受到人們的重視,其形成的范圍也越來越寬,覆蓋面越來越廣,內(nèi)容成分越來越復(fù)雜,涉及政治、經(jīng)濟、科技、軍事等方面的比例越來越多,這些檔案如果發(fā)生泄漏,就有可能損害國家利益、人民利益,甚至危及國家安全。正確認識和處理好檔案信息服務(wù)工作和保密工作,在嚴格確保國家秘密安全的同時,使檔案信息資源合理利用,做好檔案保密工作成為了檔案工作中的重要一環(huán)。

        1 檔案保管過程做好保密工作

        1.1 提高檔案管理工作人員的保密意識是關(guān)鍵

        檔案的原始記錄性質(zhì),賦予檔案重要的價值,而檔案管理工作人員負責檔案的收集整理,每天必定會接觸到大量的檔案信息,有些甚至是國家機密檔案,檔案管理工作人員具有知密早、知密多、知密深的特征。如果檔案保密意識不過硬,工作作風不嚴謹,不經(jīng)意地出現(xiàn)在無保密保障的場所整理、存放帶密級的檔案文件,攜帶有密級的檔案資料進入公共場所或進行社交活動,擅自復(fù)制、摘抄帶密級的檔案文件等行為,導致泄密,造成的損失是不可彌補的。所以,檔案保管工作不僅要有檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識和能力,更要求有強烈的責任心、事業(yè)心和堅定的保密意識。檔案人員無論在何時何地,都應(yīng)把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應(yīng)盡的義務(wù)。

        1.2 檔案庫房的科學管理是檔案保密工作的重點

        檔案庫房的科學管理主要有庫房的合理布局、選擇標準、規(guī)范的檔案裝具,合格的包裝材料、檔案的科學排架等,檔案庫房的合理布局除了要根據(jù)不同載體的檔案對環(huán)境溫濕度的要求不一致等情況,并有防盜、防潮、防光、防有害氣體、防塵、防蟲、防火、防水等措施,還應(yīng)與一般辦公室分開,更要按照存放密級文件的要求,做到“三鐵一器”(鐵門、鐵窗、鐵柜,監(jiān)控器),一般檔案和密級檔案要分開存放,密級檔案要存放于密碼柜,以防失竊。還要建立檔案庫房管理制度,明確檔案管理人員的職責。檔案庫房應(yīng)指定專人負責管理,制定嚴格的庫房管理制度,無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實踐證明,檔案庫房的科學管理,是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

        2 檔案利用過程中做好保密工作

        檔案利用是檔案利用者為了研究解決問題,通過檔案信息檢索工具,獲取檔案信息的過程。檔案收集整理保管都是為了開發(fā)利用檔案信息的目的。充分利用檔案為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù),為科學研究服務(wù),可以節(jié)約大量人力、物力和財力,避免重復(fù)勞動,避免人為的技術(shù)事故,提高經(jīng)濟效益。密級的檔案應(yīng)該保密,但保密的目的之一是為了利用,是有時間、地點、范圍限制的利用,保而不用只會失去保的意義,失去檔案的價值。當然,利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用,無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以,對檔案工作來說,保密與利用兩者都十分重要,決不可偏頗。在檔案管理工作中,“保密”和“充分利用”都是十分重要的,如何在兩者之間取得平衡點,使兩者互為補充、互為促進,具體來說,要做好以下幾點:

        2.1 建立和完善有關(guān)管理制度

        包括閱覽制度、借閱制度、復(fù)制制度等,以制度管人管事,做到有法可依、有章可循。為了延長檔案的壽命,檔案管理人員和利用者,必須愛護檔案,不得對檔案進行涂改、勾劃、剪裁和污損。檔案閱覽一定要登記檔案利用者的姓名單位和閱覽日期。檔案外借要做到特別珍貴的與殘破易損的原件不能外借,有復(fù)印件的盡量不借原件、外借與復(fù)印要登記備案,如檔案利用者查閱的檔案涉及密級,還要登記檔案利用者的身份、目的和使用方法、期限等。根據(jù)檔案的密級,履行不同的批復(fù)手續(xù),借出或歸還檔案時,管理人員應(yīng)作詳細檢查,保證檔案文件完好無損,以確保檔案利用中,不失密、不泄密。

        2.2 大力宣傳《檔案法》和《保密法》

        通過各種媒體以電視公益廣告、手機短信、報刊插圖、社區(qū)公示欄、充分利用公共電子顯示屏開展保密提醒等形式,對檔案管理人員和利用者進行檔案知識和保密知識的教育,要時刻緊繃保密這根弦,進一步明確保密紀律,提高他們的保密意識,自覺保守檔案機密。

        2.3 做好檔案的解密工作

        密級檔案是有等級的,其劃分等級是根據(jù)《保密法》的規(guī)定,劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級,確定檔案的密級,就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施,最大限度地提供利用檔案,但是檔案密級不是一成不變的,而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況而變化的。檔案密級的變更要嚴格按照《保密法》的規(guī)定。各單位的保密人員和檔案管理人員應(yīng)定期對密級檔案文件進行檢查、分類存放,標注保密期限和保密范圍,及時做好涉密檔案的升密、降密、解密工作,使檔案信息資源得以有效利用。

        2.4 監(jiān)督工作

        加強檔案利用監(jiān)督是確保檔案利用過程中不失密、不泄密的重要舉措,能有效地發(fā)現(xiàn)和制止檔案利用過程中不利于檔案保密的不良行為,從而做到既能讓人們利用檔案,又能保證檔案的完整與安全,特別是檔案信息安全。這就要求檔案管理人員做到以下幾點:一是認真聽取利用者所選擇和查找的檔案資料,如發(fā)覺查閱的檔案資料帶密級,需分析查閱目的和動機,防患于未然。二是注意觀察利用者,特別是利用者在查閱帶密級檔案當中,提醒利用者履行保密義務(wù)。三是利用者查閱完畢后,要認真檢查檔案資料的完整性,發(fā)現(xiàn)問題,及時向上級領(lǐng)導匯報。

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