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        時刻做好檔案被利用的準備

        2018-11-09 10:22:40張思盈
        卷宗 2018年22期
        關(guān)鍵詞:檔案途徑利用

        張思盈

        摘 要:每個檔案部門,館藏豐富,門類眾多,即使是普通的一家單位的檔案室,館藏量也是數(shù)以萬計,由此可見,檔案部門最大的優(yōu)勢就是擁有豐富的檔案資源。但是豐富的檔案資源當中,有多少檔案實現(xiàn)在它的利用價值?這其中又有多少檔案工作者重藏輕用。故此,本文從多個角度分析了檔案利用的對策,旨在實現(xiàn)醫(yī)院檔案的有效應(yīng)用。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院;檔案;利用;途徑

        檔案的開放是檔案利用工作在檔案事業(yè)的改革開放形勢下的新發(fā)展,它是我國檔案工作由封閉型轉(zhuǎn)向開放型的重要標志之一。檔案來源于社會,含有對社會有利用價值的信息,有被社會利用的內(nèi)容,因此它必然是要服務(wù)于社會。開放檔案是實現(xiàn)服務(wù)社會的有效途徑,只有面向需要開放檔案,才能使檔案更大范圍內(nèi)被利用,更充分實現(xiàn)檔案的信息價值。

        有豐富的資源,深刻理解資源被利用的意義重大,如何實現(xiàn),是作為檔案工作者深思的問題——實現(xiàn)檔案真正意義上的開放,我們就要時刻做好檔案被利用的準備。

        1 提高認識為關(guān)鍵

        以筆者所在單位為例,雖然檔案工作已經(jīng)在各個部門開展多年,但工作人員檔案意識依然淡薄,工作基本為兼職開展,項目結(jié)束無自覺收集相關(guān)資料并歸檔的意識,文書檔案往往以個人自我保管的形式存在,檔案工作者重藏輕用,檔案部門因循守舊、被動服務(wù)等情況,一切根源在于意識淡薄,很多檔案人尚未意識到自己是文化傳播者的身份,過度重視檔案的保密及保管,忽視了對檔案的開放與利用,是導(dǎo)致檔案工作停滯不前的根本原因,提高認識是關(guān)鍵,改變觀念,切實把“做好檔案被利用的準備”的意識貫穿整個過程。

        2 把握重點環(huán)節(jié)

        2.1 鑒定

        長期以來,檔案部門的鑒定工作非常薄弱,大多數(shù)檔案部門只重視增加館藏量,而忽視鑒定工作,檔案出現(xiàn)了魚目混珠、歸檔重復(fù)現(xiàn)象,隨著時間的推移,還有部分失去了保存價值,并占據(jù)大量館藏資源,如果做好檔案鑒定工作的幾個環(huán)節(jié),可以有效地提升檔案價值,提高檔案利用率。

        2.1.1 價值評估

        在整理環(huán)節(jié)中,要有做好檔案被利用的準備,先充分評估檔案的價值,對利用價值高的檔案要收集完整再行歸檔,同時對檔案的保管年限進行準確界定。

        2.1.2 密級評定

        對涉及隱私及涉密檔案要進行密級評定,很多人對檔案的開放,只看到了風險及危機,這顯然是錯誤的,檔案管理切忌一味強調(diào)它的保密性,應(yīng)重點承認它的社會價值,因此評定密級要慎重,可由單位保密工作者進行鑒定。

        2.1.3 解密評估

        鑒定工作中重要的一環(huán),鑒定是否進行降密、解密和確定是否開放,加強此環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制,可更好地結(jié)合實際,進行糾錯或者改進,大大改善館藏檔案的質(zhì)量,同時提高檔案的利用率。

        2.2 編制目錄,豐富檢索

        編制合適的文件目錄和專題目錄等,豐富檢索工具,并通過現(xiàn)代化手段的運用,建立開放檔案數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫,加快檔案信息的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化,促進開放檔案網(wǎng)上檢索查詢工作,達到用戶自主查找所需檔案,自行利用檔案。通過自助式利用方式能提高借閱者利用興趣,從而提高檔案借閱率。

        2.3 利用

        2.3.1 減少審批

        在提供利用的手續(xù)上,目前多數(shù)單位采取的做法是由經(jīng)單位介紹,憑介紹信方可查檔,手續(xù)復(fù)雜,應(yīng)逐步轉(zhuǎn)為只要有證明個人身份的證件如工作證、身份證等即可查檔。減少審批,提高便利,讓大眾覺得檔案并不神秘,查檔并不麻煩。

        2.3.2 開放面向人群

        我們知道,很多單位的檔案有借閱情況,借閱登記各方項都管理到位,但是借閱者往往只是歸檔部門的自身查閱,并未真正實現(xiàn)被其他對象利用。因此在服務(wù)對象上,應(yīng)褪去行政色彩,由過去單向地為機關(guān)服務(wù),轉(zhuǎn)為既面向機關(guān),又面向社會各方面服務(wù),即使是一家單位的檔案服務(wù)也要以開放的心態(tài),隨時為社會服務(wù)。

        3 完善檔案利用開發(fā)

        3.1 提高檔案利用意識

        在新時期需要積極提高檔案信息的利用效率,強化醫(yī)院檔案意識,特別是領(lǐng)導(dǎo)者與決策層需要從本質(zhì)上認識到醫(yī)院檔案管理的重要性,對其投入力度,包括人力、物力與財力。從另外一個角度分析,對于檔案管理人員則需要解放思想,創(chuàng)新管理理念,做好信息化建設(shè),實現(xiàn)檔案檢索、存儲的自動化,以此增強檔案管理水平。

        3.2 構(gòu)建完善制度

        其一需要根據(jù)實際的發(fā)展情況制定檔案管理制度,這是前提也是保障,能夠從本質(zhì)上提高檔案管理的效率與質(zhì)量。另外醫(yī)院還需要嚴格按照《檔案法》以及《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定,并結(jié)合實際的發(fā)展情況構(gòu)建完善的檔案管理制度,利用制度做好檔案管理與使用的考核,以此提高檔案管理的有效性,且可以為檔案的規(guī)范化利用奠定基礎(chǔ);其二是要樹立利用理念,之所以進行檔案管理最為主要的目的便是進行檔案利用,在此發(fā)展背景下,每一個管理人員均需要樹立正確的利用理念,優(yōu)化檔案管理服務(wù)模式,滿足檔案信息的需求;其三是要制定督查考察機制,可有效保證檔案管理的實效性,將考核結(jié)果與人員薪酬相互掛鉤,提高各個科室對檔案的重視,當然,還需要將各個科室檔案信息收集、整理、存儲等各項機制加以協(xié)調(diào)處理,做好各個科室檔案的協(xié)同管理。

        3.3 提高檔案管理人員素養(yǎng)

        在檔案管理與利用過程中檔案管理人員的綜合素養(yǎng)與能力從根本上關(guān)系到了檔案信息的開發(fā)與利用,所以需要結(jié)合時代發(fā)展的要求不斷增強檔案管理人員的工作技能,另外醫(yī)院還需要結(jié)合實際的發(fā)展情況,制定完善的檔案管理培訓(xùn)與再教育,對培訓(xùn)的內(nèi)容以及目標加以規(guī)定,做好理論知識學習,或者通過對外學習的方式,在潛移默化中提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

        3.4 加強檔案管理的信息化建設(shè)

        積極做好檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為了當前的關(guān)鍵所在,這是實現(xiàn)檔案信息利用的重要內(nèi)容,醫(yī)院在新時期需要投入大量的資金對信息系統(tǒng)的軟硬件以及配備加以升級,將原先的檔案加以整理,并且利用信息系統(tǒng)對醫(yī)院檔案文本、圖像、視頻等進行數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化處理。尤其在檔案信息管理中要緊緊圍繞開發(fā)與利用,制定完善的檔案資源信息共享交流服務(wù)平臺,形成檔案信息共享。

        檔案是國家部門,社會組織或個人在社會活動中形成的有價值的各種歷史年獻,它具有呈現(xiàn)歷史的能力,有非常高的參考意義,其對社會的有用性不可小覷。作為檔案工作者,無論在整理、歸檔、編制、還是在借閱管理等各個環(huán)節(jié),都要時刻做好檔案會被利用的準備,完善每個環(huán)節(jié)的管理,切實提高其利用價值,并在供與求中實現(xiàn)提升,進而推進檔案建設(shè)工作。

        參考文獻

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        [2]謝林森. 新時期下醫(yī)院人事檔案利用工作的探討[J]. 中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2017,14(02):7-8.

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