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        檔案信息化背景下創(chuàng)新管理策略研究

        2018-11-09 10:22:40李婷婷
        卷宗 2018年22期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化策略

        李婷婷

        摘 要:信息技術(shù)的快速發(fā)展給許多行業(yè)帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇,也極大地改變了檔案工作。本文分析了檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略。闡述了信息化背景下檔案管理的新特點(diǎn)、檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略的基礎(chǔ),以及信息背景下檔案管理的創(chuàng)新。

        關(guān)鍵詞:信息化;檔案管理;策略

        信息技術(shù)的飛速發(fā)展使我們進(jìn)入了信息社會(huì)。對(duì)于檔案管理而言,有必要在檔案信息的背景下,創(chuàng)新自己的管理策略。創(chuàng)新的檔案信息管理戰(zhàn)略的背景下,能夠有效提高檔案信息使用效率,利用檔案信息降低成本,創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此,有必要對(duì)檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略進(jìn)行分析。

        1 信息背景下檔案管理的新特點(diǎn)

        1.1 管理對(duì)象主要是數(shù)字文件

        隨著檔案資源信息化的不斷深入,紙質(zhì)檔案的數(shù)量越來(lái)越少,而數(shù)字載體檔案逐漸成為檔案的主要形式。這些數(shù)字文件存儲(chǔ)在電腦中,肉眼看不到,很容易復(fù)制和傳輸。他們需要由電腦和其他設(shè)備來(lái)管理。

        1.2 檔案的使用是網(wǎng)絡(luò)化的

        傳統(tǒng)檔案利用需要利用者到檔案館進(jìn)行查閱,檔案不能同時(shí)提供給多個(gè)用戶,檔案利用率低。檔案信息保存后,以數(shù)字信息的形式保存檔案。數(shù)字信息快速、容易復(fù)制,便于使用。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),人們可以在不離開(kāi)家的情況下就能查閱所需的檔案信息。檔案利用方式的網(wǎng)絡(luò)化提高了檔案利用的效率,更有利于發(fā)揮檔案憑證的作用,擴(kuò)大檔案工作的影響。

        1.3 檔案安全為數(shù)據(jù)安全

        傳統(tǒng)檔案管理模式下,管理對(duì)象為實(shí)體檔案。因此,檔案安全工作主要圍繞檔案實(shí)體展開(kāi),重點(diǎn)是做到防火、防盜、防潮等“九防”。信息化背景下檔案資源以數(shù)字形態(tài)存儲(chǔ),檔案安全主要是通過(guò)必要的信息安全防護(hù)技術(shù)確保檔案數(shù)據(jù)安全。這既要做到傳統(tǒng)意義上的數(shù)字檔案保存載體的實(shí)體安全,更要建立必要的檔案信息安全體系,從信息安全管理制度和安全防護(hù)技術(shù)上,確保檔案數(shù)據(jù)安全。

        2 檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略的基礎(chǔ)

        2.1 檔案信息的背景下信息技術(shù)創(chuàng)新管理策略的基礎(chǔ)

        第三次科技革命帶來(lái)了電子信息技術(shù)的快速發(fā)展,檔案信息化的發(fā)展也必須以計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)手段為基礎(chǔ)才能夠發(fā)展起來(lái)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,信息技術(shù)發(fā)展的重要性,不僅計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的硬件基礎(chǔ)設(shè)施逐漸完善,相應(yīng)的數(shù)字技術(shù),檢索技術(shù)、多媒體技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)對(duì)檔案信息的背景下創(chuàng)新管理策略奠定了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ),促進(jìn)社會(huì)訪問(wèn)和使用檔案。

        2.2 檔案信息化背景下創(chuàng)新管理策略的相關(guān)政策基礎(chǔ)

        政府和有關(guān)部門近些年來(lái)出臺(tái)了諸如《信息化社會(huì)建設(shè)條例》等一系列的普及和推廣信息化技術(shù)手段的政策;特別是在檔案管理方面,已經(jīng)出臺(tái)了一些規(guī)章制度,以促進(jìn)檔案管理的不斷創(chuàng)新和變革,并將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中,實(shí)現(xiàn)檔案信息化。一些國(guó)家直接在一些檔案的領(lǐng)導(dǎo)下也以榜樣為榜樣,積極推進(jìn)檔案信息化、持續(xù)發(fā)展和創(chuàng)新管理戰(zhàn)略,取得了明顯的信息參考效率和管理效率,在創(chuàng)新戰(zhàn)略的背景下檔案信息管理為基礎(chǔ)的好政策奠定了基礎(chǔ)。

        2.3 檔案信息化背景下創(chuàng)新管理策略的人才培育基礎(chǔ)

        在信息時(shí)代背景下,檔案信息化人才培養(yǎng)基地背景下的創(chuàng)新管理策略,檔案管理人才培養(yǎng)體系也逐漸發(fā)生變化,在高等院校的學(xué)科體系中,對(duì)主體的探討已逐漸融入高校的信息資源中,摘要信息資源是檔案管理的重要組成部分,在檔案管理人才培養(yǎng)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和知識(shí)綜合培訓(xùn)等方面也逐漸受到重視??梢哉f(shuō),我國(guó)培養(yǎng)了大量的專業(yè)知識(shí)和檔案管理綜合人才的信息素質(zhì),在管理戰(zhàn)略的背景下對(duì)檔案信息的創(chuàng)新,提供了扎實(shí)的人才培養(yǎng)基地。

        2.4 檔案信息化背景下創(chuàng)新管理策略的社會(huì)環(huán)境基礎(chǔ)

        信息化已經(jīng)充斥在我們的生活之中,在線訂購(gòu),在線預(yù)訂,網(wǎng)上購(gòu)物,在線娛樂(lè),可以說(shuō),我們生活中的衣食住行已經(jīng)處處離不開(kāi)信息化。因此,在檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略已經(jīng)具有相當(dāng)廣泛的社會(huì)環(huán)境基礎(chǔ),人們?cè)絹?lái)越意識(shí)到信息化帶給我們的好處。因此,在良好的社會(huì)環(huán)境的基礎(chǔ)上,檔案信息化能夠真正提高檔案資源的共享范圍,實(shí)現(xiàn)信息在全社會(huì)的有效傳播機(jī)制。

        3 信息化背景下的檔案管理創(chuàng)新

        3.1 加強(qiáng)電子檔案的歸檔

        一是提高對(duì)歸檔的意識(shí)。數(shù)字信息正在成為信息存儲(chǔ)的主要方式,檔案部門應(yīng)順應(yīng)這一發(fā)展趨勢(shì),加強(qiáng)電子資源的收集和歸檔。檔案保管員應(yīng)爭(zhēng)取單位信息部的支持,積極向各業(yè)務(wù)部宣傳電子檔案的檔案要求,提高全體員工的電子檔案意識(shí)。第二,做好電子文檔的收集整理工作。開(kāi)發(fā)電子文檔歸檔模塊或接口,控制整個(gè)電子文檔流程,根據(jù)黨政機(jī)關(guān)電子公文元數(shù)據(jù)規(guī)范要求,元數(shù)據(jù)信息采集,確保電子公文檔案內(nèi)容完整。三是積極開(kāi)展多媒體檔案工作。開(kāi)發(fā)多媒體電子檔案數(shù)據(jù)的歸檔標(biāo)準(zhǔn),如照片、音頻、視頻等,積極開(kāi)展多媒體檔案。

        3.2 建立電子檔案數(shù)字簽名認(rèn)證中心

        建立區(qū)域性的電子檔案數(shù)字簽名認(rèn)證中心,可以從技術(shù)上確保電子檔案的真實(shí)性。數(shù)字簽名是當(dāng)前確保信息真實(shí)性的有效途徑。數(shù)字簽名的基本原理是,電子檔案經(jīng)過(guò)摘要算法生產(chǎn)摘要,SHA1算法算出摘要信息的hash值,利用私鑰對(duì)hash值進(jìn)行非對(duì)稱加密,簽名完成,把算出來(lái)的hash值和使用公鑰解密出來(lái)的hash值進(jìn)行比對(duì),兩者相匹配則驗(yàn)證簽名成功,不然失敗。簽名認(rèn)證中心的核心作用是簽發(fā)和管理數(shù)字證書(shū)。

        3.3 增加信息化資金投入,加強(qiáng)人才培養(yǎng)

        各級(jí)黨委、政府檔案管理部門應(yīng)積極爭(zhēng)取檔案信息支持,將檔案信息編入年度預(yù)算和信息范圍內(nèi)予以支持,以確保檔案信息資金投入。同時(shí),通過(guò)積極引進(jìn)信息化人才和發(fā)展信息服務(wù)培訓(xùn),培養(yǎng)一批信息技術(shù)和信息技術(shù)的復(fù)合檔案管理人才。

        參考文獻(xiàn)

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        [2]宋淑琴.大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變[J].檔案學(xué)研究,2015(3):36-39.

        [3]湯亞男.大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策[J].中外企業(yè)家,2015(12):167-169.

        [4]武云.利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力[J].檔案與建設(shè),2015(1):34-36.

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