王麗杰

摘 要：檔案是事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)的重要依據(jù)，提高事業(yè)單位檔案管理工作的精細(xì)化水平，需要優(yōu)化檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，明確檔案管理建設(shè)工作思路，本文主要分析事業(yè)單位檔案管理精細(xì)化建設(shè)的主要策略，探討事業(yè)單位檔案管理精細(xì)化的操作方法，從而解決事業(yè)單位檔案管理中的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；精細(xì)化

精細(xì)化是事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的重要趨勢(shì)，采用精細(xì)化的管理方式可以提高檔案管理工作水平，明確檔案管理發(fā)展方向，構(gòu)建新型的檔案管理工作體系，從而解決檔案管理現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，達(dá)到促進(jìn)事業(yè)單位檔案發(fā)展目標(biāo)。

1.事業(yè)單位檔案管理精細(xì)化的價(jià)值分析

1.1精細(xì)化管理

精細(xì)管理是著眼于過(guò)程的管理活動(dòng)方式，精細(xì)化強(qiáng)調(diào)提高具體管理工作的質(zhì)量，注重在降低生產(chǎn)管理成本的基礎(chǔ)上，不斷優(yōu)化管理工作的細(xì)節(jié)。精細(xì)化管理是在規(guī)范化、精細(xì)化與個(gè)性化三層次基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的質(zhì)量控制與管理方式。首先，精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)落實(shí)具體的管理工作責(zé)任，明確日常管理工作分工，在落實(shí)具體要求的基礎(chǔ)上加強(qiáng)各項(xiàng)工作檢查，從而達(dá)到及時(shí)消除問(wèn)題的目標(biāo)。其次，精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)在分工的基礎(chǔ)上提高技術(shù)水平，注重運(yùn)用先進(jìn)的生產(chǎn)管理技術(shù)手段解決日?；顒?dòng)過(guò)程中的問(wèn)題，著力運(yùn)用有效的技術(shù)手段達(dá)到對(duì)檔案管理過(guò)程的提前控制。第三，個(gè)性化是檔案管理精細(xì)化方向，強(qiáng)調(diào)在優(yōu)化配置現(xiàn)有人員與設(shè)備的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)設(shè)備與人員充分結(jié)合，從而達(dá)到最大效率的管理，并且形成良好的文化氛圍，形成獨(dú)特的管理品牌與體系，形成有序的管理平臺(tái)，達(dá)到管控過(guò)程，提高質(zhì)量與把握趨勢(shì)的目標(biāo)。

1.2價(jià)值分析

精細(xì)化管理是事業(yè)單位提高檔案管理質(zhì)量，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息價(jià)值的重要手段，搭建精細(xì)化的檔案管理工作框架模式，有助于發(fā)揮現(xiàn)有檔案管理人員的作用，全面提高檔案管理工作有效性，形成完善的檔案管理與使用運(yùn)行體系。精細(xì)化檔案管理對(duì)于落實(shí)各部門的配合責(zé)任有重要意義，在精細(xì)化的檔案管理理念下可以提高各部門檔案管理人員的參與意識(shí)，同時(shí)優(yōu)化檔案管理工作的流程，達(dá)到優(yōu)化檔案管理手段，不斷有序引進(jìn)檔案管理新技術(shù)，推動(dòng)檔案管理著向高精尖方向快速的發(fā)展。精細(xì)化的檔案管理方法指明事業(yè)單位檔案管理發(fā)展方向和改革趨勢(shì)。

2.事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理存在的問(wèn)題

2.1缺乏精細(xì)華規(guī)章制度

事業(yè)單位檔案管理的精細(xì)化應(yīng)當(dāng)著于檔案管理流程，通過(guò)精細(xì)化方法建立檔案管理制度，補(bǔ)足檔案管理工作中的不足，全面提高檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性?，F(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作正在由紙制檔案向信息化方向發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理面臨著軟硬件與檔案管理技術(shù)人員的深度更新問(wèn)題，因此現(xiàn)在還沒(méi)有完善的適應(yīng)事業(yè)單位的檔案精細(xì)化規(guī)章制度可供參考。加上有些事業(yè)單位對(duì)檔案管理精細(xì)化工作認(rèn)知不足，不重視發(fā)揮事業(yè)單位檔案的價(jià)值，忽略了檔案數(shù)據(jù)信息運(yùn)行制度的建設(shè)，因此導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理制度不健全，現(xiàn)有的檔案管理程序困難重重，因此影響事業(yè)單位檔案管理有效性，沒(méi)能發(fā)揮精細(xì)化制度對(duì)提高檔案管理效率，優(yōu)化檔案管理流程，挖掘檔案信息方面的價(jià)值。

2.2信息化應(yīng)用程度偏低

事業(yè)單位檔案管理的精細(xì)化應(yīng)當(dāng)建立在新型技術(shù)手段的普及與廣泛應(yīng)用上，特別是在大數(shù)據(jù)與云計(jì)算技術(shù)廣泛應(yīng)用下，事業(yè)單位檔案管理的精細(xì)化不僅著眼于提高檔案管理人員的操作水平，還要引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)施設(shè)備，輔助檔案管理工作更好開展。首先，事業(yè)單位缺乏現(xiàn)代化辦公設(shè)備和系統(tǒng)有序的檔案管理軟硬件系統(tǒng)，檔案管理仍存在于紙制檔案管理階段，檔案管理精細(xì)化效率低，不利于有效壓縮檔案管理工作成本。其次，事業(yè)單位檔案管理設(shè)備更新投入的資金不足，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理設(shè)備更新計(jì)劃性不足，缺乏長(zhǎng)期有序的設(shè)備更新，導(dǎo)致設(shè)備更新持續(xù)性不足，因此影響檔案管理精細(xì)化的長(zhǎng)期發(fā)展。第三，事業(yè)單位檔案管理精細(xì)化還缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)水平較低，精細(xì)化層次較低，沒(méi)能在新興科技趨勢(shì)下制定事業(yè)檔案檔案管理技術(shù)發(fā)展目標(biāo)，因此制約事業(yè)單位檔案管理水平發(fā)展。

2.3檔案利用率相對(duì)較低

目前事業(yè)單位檔案資源的利用水平有限。部分事業(yè)單位對(duì)檔案管資源的使用價(jià)值挖掘不足。首先，部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理事業(yè)的理解有偏差，普遍的沒(méi)能建立檔案資源的開發(fā)策略，事業(yè)單位檔案資源的功能開發(fā)相對(duì)落后。一方面事業(yè)單位檔案管理還缺乏完善的信息運(yùn)行系統(tǒng)，存在著數(shù)據(jù)信息運(yùn)行效率不足問(wèn)題。另一方面事業(yè)單位檔案資源的功能性發(fā)展滯后，造成檔案利用觀念落后，檔案管理工作還主要集中在存儲(chǔ)與糾錯(cuò)方面，還不能圍繞著事業(yè)單位發(fā)展規(guī)劃、人才建設(shè)需要，公益事業(yè)建設(shè)需求。其次，事業(yè)單位還沒(méi)能建立現(xiàn)代檔案服務(wù)工作理念，不能建立開放性的檔案管理體系，基層事業(yè)單位檔案資源不能與兄弟事業(yè)單位對(duì)接，未能納入到地方各級(jí)檔案管理體系當(dāng)中，現(xiàn)有檔案資源無(wú)法支持網(wǎng)絡(luò)查詢使用需要，檔案資源的調(diào)閱與利用率相對(duì)較低。

3.檔案精細(xì)化管理改革措施

3.1建立和完善責(zé)任制度

提高事業(yè)單位檔案管理工作水平，必須在現(xiàn)實(shí)事業(yè)單位檔案使用需求的基礎(chǔ)上，建立完善的檔案管理工作制度，明確檔案管理工作改革的重點(diǎn)，運(yùn)用制度化的措施有效解決檔案管理中的問(wèn)題。首先，根據(jù)事業(yè)單位檔案管理由紙制向信息化發(fā)展的方向，建立事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化制度，以及《文件歸檔制度》、《檔案借閱制度》、《檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度》等。其次，優(yōu)化檔案管理工作各環(huán)節(jié)，在安全、高效的理念下改進(jìn)檔案管理方法，并且運(yùn)用制度形式對(duì)基本規(guī)范與實(shí)施方法予以固定。第三，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任落實(shí)，明確崗位制度，由專人對(duì)檔案管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督管理。只有制定完善的檔案管理制度才能提高事業(yè)單位檔案管理水平，不斷促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化水平提高。

3.2建立精細(xì)化管理流程

檔案管理精細(xì)化的發(fā)展應(yīng)當(dāng)與信息技術(shù)的發(fā)展同步，注重有更新設(shè)備的基礎(chǔ)上，不斷提高檔案管理工作水平，創(chuàng)新檔案管理工作的新路徑，著力適應(yīng)外部環(huán)境的新變化。首先，提高檔案管理人員的工作水平，著力建設(shè)一支信息化的檔案管理隊(duì)伍，圍繞著信息技術(shù)更新加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。其次，在現(xiàn)有檔案管理工作水平上不斷提高檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，在保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提高檔案卷宗的完整性和規(guī)范化水平，并且提高檔案資源使用傳遞的便捷性和效率。第三，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理閱卷歸檔、檢索查閱等一系列流程的精細(xì)化管理水平，本著循序細(xì)化、量化控制、系統(tǒng)化、信息化的管理原則提高檔案管理工作水平，制定與創(chuàng)新實(shí)施可行的管理辦法，提高檔案管理工作質(zhì)量。

3.3完善檔案管理基礎(chǔ)條件

提高事業(yè)單位檔案管理的精華水平，還要加整推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理軟硬件水平的提升。首先，建立完善的事業(yè)單位檔案管理工作系統(tǒng)，注重信息化、智能化軟件的開發(fā)，提高檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的銜接，著力提高智能化收集與傳遞檔案信息能力。其次，從服務(wù)器、管理、檢索、存儲(chǔ)等設(shè)備角度提高檔案管理工作水平，按照計(jì)劃逐步的配齊相關(guān)設(shè)施設(shè)備，加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)與應(yīng)用的安全設(shè)備的更新工作，保證檔案運(yùn)行環(huán)境與使用環(huán)節(jié)安全。第三，加強(qiáng)與上級(jí)檔案管理部門的聯(lián)系，在地方檔案局的主持下，進(jìn)一步改進(jìn)與提高檔案管理設(shè)備水平，從而為深度的開展檔案精細(xì)化管理做準(zhǔn)備，全面提高檔案管理質(zhì)量。事業(yè)單位檔案管理精細(xì)化應(yīng)當(dāng)在創(chuàng)新管理模式與渠道的基礎(chǔ)上，不斷提升硬件設(shè)施保障水平，從而支持精細(xì)化管理水平的不斷發(fā)展。

4 結(jié)論

事業(yè)單位中檔案是巨大的財(cái)富資源，提高檔案管理的精細(xì)化水平，需要在制定完善檔案管理工作制度的基礎(chǔ)上，明確檔案管理工作的程序，創(chuàng)新檔案管理工作方法，強(qiáng)化提高檔案管理質(zhì)量，解決檔案管理現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

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