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        新時代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新研究

        2018-11-09 10:22:40韓凌
        卷宗 2018年22期
        關鍵詞:新時代創(chuàng)新

        韓凌

        摘 要:人事檔案是指國家機關、社會組織在人事管理活動中形成的,記述和反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的,以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù),與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤,具有法律效用。它是個人成長的真實寫照,也是考察能力的重要依據(jù)。因此,人事檔案具有不可替代的重要作用。

        關鍵詞:新時代;人事檔案管理制度與模式;創(chuàng)新

        無論是在國家機構還是企業(yè)中,人力資源工作中的人事檔案管理都是至關重要的,科學有效地對人才進行管理,開發(fā)利用企業(yè)的人力資源力量,人事檔案管理在其中都會發(fā)揮不可替代的作用。雖然隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展,很多企業(yè)十分重視對人力資源的利用,但在實際工作中仍然存在一定問題,人事管理部門也需要順應時代,在現(xiàn)有模式中不斷摸索出更多創(chuàng)新性高效方法,以適應未來更為快速的發(fā)展。

        1 人事檔案管理的重要性

        1.1 為人才資源管理和利用提供重要依據(jù)

        當前,人才競爭在現(xiàn)代社會的競爭中占據(jù)首要位置。人才是一個國家發(fā)展的重要基石,而人事檔案就是相關部門在進行人員選用、聘用、獎懲、管理培訓等一系列工作中逐漸形成的,它記錄一個人的思想道德品質(zhì)、政治覺悟、社會實踐能力、業(yè)務水平、職稱評價、養(yǎng)老保險管理、出國、家庭成員、社會關系和身體狀況等,它能為相關單位提供一個人系統(tǒng)全面的信息,內(nèi)容詳實,準確性高,有利于用人單位作為參考,從中發(fā)現(xiàn)和研究人才的個性特點和發(fā)展?jié)摿?,有利于用人單位挖掘人才、培養(yǎng)人才和使用人才。

        1.2 有利于創(chuàng)建社會主義和諧社會

        人事檔案伴隨著一個人的人生,不但是個人社會經(jīng)歷及其活動的真實記錄,也是社會不同時期的歷史面貌的真實反映??v觀歷史,它為人事調(diào)動、冤案錯案的調(diào)查、職稱評定和考核、工資水平調(diào)整以及個人和社會遺留問題的解決等方面提供重要的參考依據(jù),有利于維護當事人的合法權益,是維護社會秩序穩(wěn)定,推進我國建設社會主義和諧社會的重要保障。

        2 人事檔案管理制度與模式存在的問題

        2.1 缺乏人事檔案管理意識,管理模式過于單一

        管理意識薄弱問題主要源于我國人事檔案管理制度和模式的由來,均為計劃經(jīng)濟時期的產(chǎn)物,管理人員思想也還停留在傳統(tǒng)階段,只是對于人員基本學習、工作信息原始文字記錄的歸檔和保管,不再深入探究管理的意義;其次認識不到人事檔案及其管理的重要性,實際情況下檔案管理普遍存在“棄檔”、“人檔分離”以及管理機構過于分散的情況,不遵循檔案管理原則即是不重視人事檔案管理。說到管理模式上,通常企業(yè)等機構采取干部人事檔案管理制度,員工檔案為上級部門管理,這種單一的管理模式隨著新型企業(yè)的不斷出現(xiàn),企業(yè)結構不斷趨于復雜的現(xiàn)狀,很多員工的檔案無法及時更新,人事檔案各種混淆、混雜,甚至會出現(xiàn)檔案與實際不符的情況,不但發(fā)揮不了人事檔案管理的作用,還不斷出現(xiàn)新的問題,影響員工和企業(yè)發(fā)展。

        2.2 人事檔案的真實性問題日益突出

        人事檔案管理中規(guī)定:“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案?!边@是人事檔案制度的重要一條,其目的是為了安全的需要和方便組織管理,但這種高度保密性也導致了人事腐敗的蔓延,降低了人事檔案的真實性和可靠性。近些年,為了個人的利益而隨意改變?nèi)耸聶n案的現(xiàn)象屢見不鮮。另外,人事檔案中還存在檔案材料內(nèi)容不準確、歸檔不齊全等現(xiàn)象?,F(xiàn)有的檔案材料中許多內(nèi)容前后不符及內(nèi)容失真,如“三齡兩歷”記載多樣,前后記載不一致;有一些如學歷、培訓、職稱、獎懲等材料仍在個人手中未能及時歸檔。

        2.3 過于注重隱秘性,影響檔案使用

        傳統(tǒng)的人事檔案管理因為特殊性需要具有保密性,在想調(diào)用人事檔案時需要多層審批,實際上,除了在政審中查閱人事檔案應注重保密性外,其余調(diào)用都應該酌情而定,避免造成人事檔案管理資源的浪費。同時也因為過于注重隱秘性,很多人事檔案管理工作也缺少必要的監(jiān)督性,容易出現(xiàn)徇私枉法、不能及時糾錯的問題,必要的隱秘性是對員工自身信息的保護,但缺少監(jiān)督的隱蔽性,則可能成為影響人力資源管理工作進行下去的阻礙。

        3 新時代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新措施

        3.1 樹立人事檔案管理意識,加強宣傳教育工作

        人事檔案管理是人力資源管理的重要環(huán)節(jié),是提升企業(yè)機構競爭力重要途徑,所以樹立人事檔案管理意識,認識其重要性至關重要。企業(yè)機構領導自身必須給予重視,并通過有效途徑培養(yǎng)員工和管理人員這方面意識和能力,可以邀請相應專家教師開展講座、研討會,讓人力資源管理人員和普通員工認識到檔案的重要性、相應保管利用方法,謹記管理原則等,還可以運用多種傳媒工具,對人事檔案管理的重要內(nèi)容廣泛宣傳,提高人們對其認識和重視度。

        3.2 及時建立和補充人事檔案內(nèi)容,消除檔案身份限定

        現(xiàn)有人事檔案管理制度中,只強調(diào)了政府工作人員、科研人員、國企人員和高學歷人員需擁有檔案,對其他人員的檔案則無何要求,這也是造成兩者在社會身份和地位上存在差異的原因,所以管理制度完善的第一步就是做到人人平等,任何人員都擁有一份屬于自己的檔案,基于我國人口大國的現(xiàn)狀,管理地點為原戶籍所在地,有流動需求時采取郵寄的方式;除此之外,檔案管理還要實現(xiàn)切實規(guī)范和監(jiān)管,采取定期的查閱考核制度,規(guī)范管理人員行為和和保證人事檔案的完整。

        3.3 明確人事檔案管理的公共服務性質(zhì)

        在組織人事部門成立人才交流服務機構前,人事檔案管理一直由他們統(tǒng)一管理。隨著人事改革的不斷深入,特別是為了適應人事制度改革和政府職能轉變,各級政府和組織部門成立的人才交流服務機構,也將流動人才的檔案委托或授權給他們來管理。無論人事檔案的管理權如何轉變,人事檔案管理始終具有公共服務性質(zhì),屬公益類工作,政府應維持其日常管理費用。

        3.4 努力提高人事檔案管理信息化水平

        現(xiàn)代信息技術發(fā)展日新月異,人事檔案管理引入信息技術手段勢在必行。人事檔案就相當于人才信息資源庫,我們要加快人事檔案數(shù)據(jù)庫建設,盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段,既方便利用者又提高人事檔案工作的效率和質(zhì)量,并大大提高檔案的利用效率。使人事檔案工作走上科學化、制度化、規(guī)范化的軌道。

        3.5 培養(yǎng)高水平的專業(yè)人才

        要想培養(yǎng)高水平的專業(yè)人才,相關單位應加強對檔案管理工作人員的培訓和考核,提升人事檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作水平。人事檔案管理人員應樹立終身學習的觀念,不斷更新自己的檔案管理知識體系,掌握科學的、現(xiàn)代的工作方式和管理手段,了解人事制度改革的發(fā)展水平,不斷提升自己的業(yè)務水平和專業(yè)能力,在工作中做到高效、準確無誤。眾所周知,一支專業(yè)能力過硬的團隊是檔案管理工作能否取得成績的關鍵所在。如果沒有專業(yè)能力較強的人才隊伍,人事檔案管理工作就難以取得實質(zhì)性進步。因此,必須建立一支專業(yè)水平過硬、思想水平高、工作效率高的人才隊伍,為人事檔案管理工作的快速發(fā)展提供保證。

        4 結語

        人事檔案管理是有效溝通人才和各項組織機構的平臺,在提升人才就業(yè)率的基礎上,不斷提高企業(yè)或國家機構的競爭力,但就當前我國人事檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀來看,其重要性還沒有被充分認識到,其管理制度和模式也存在不完善和落后的情況,不能發(fā)揮既定作用的同時所以需從樹立管理意識、健全管理制度、完善檔案內(nèi)容以及結合現(xiàn)代化科學技術幾方面努力,實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化、系統(tǒng)化和信息化,為人才的有效利用和各類組織機構的發(fā)展奠定堅實基礎。

        參考文獻

        [1]王佩芬.關于創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索[J].工程技術:文摘版,2016(5):00111-00111.

        [2]趙冰.創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索[J].環(huán)球市場信息導報,2016(29):103-103.

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