曾中原

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，大量工程建設(shè)逐年猛增，龐大的工程檔案也就隨之而來，檔案信息化具有簡潔、方便、快速、準(zhǔn)確的優(yōu)點(diǎn)，如何把高新技術(shù)和現(xiàn)代化的管理手段運(yùn)用到工程建設(shè)的檔案管理工作中，是擺在我們面前的一個(gè)亟需解決的問題。文章主要就工程檔案的信息化建設(shè)與管理進(jìn)行了相關(guān)的分析，以供大家交流探討。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；工程檔案管理；重要性

在現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展和人類社會(huì)不斷進(jìn)步的今天，先進(jìn)技術(shù)的廣泛引入與先進(jìn)管理水平的全面提升，為檔案管理開創(chuàng)了良好的前景，也給檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理工作提出了新的課題，這就要求檔案工作者適應(yīng)信息化時(shí)代檔案工作的需要，不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，豐富檔案工作創(chuàng)新發(fā)展內(nèi)含，實(shí)現(xiàn)檔案信息社會(huì)化和檔案信息資源共享。

1 工程檔案信息化的內(nèi)涵

眾所周知，工程檔案是歷史的原始記錄，這種記錄就是一種信息。工程檔案信息主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面就是狹義上的工程檔案信息化，指的是工程檔案自身內(nèi)容要符合信息化的要求；另一方面就是廣義上的工程檔案信息化，指的是工程檔案的信息要與經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)等信息進(jìn)行融合處理。因而，工程檔案信息化既是工程檔案本身的信息化，同時(shí)也是通過信息化的方式為社會(huì)提供服務(wù)。

2 工程檔案信息化建設(shè)的重要性分析

2.1 工程檔案信息化建設(shè)有助于提高工程檔案開發(fā)和利用效率

工程檔案信息化管理對(duì)提高工程檔案管理水平的作用是顯著的，我國現(xiàn)階段工程檔案管理水平不足是客觀存在的。改革開放以來，我國建設(shè)工程行業(yè)的高速發(fā)展，對(duì)工程檔案管理水平的要求越來越高。傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代建設(shè)工作對(duì)檔案管理工作的新要求。為了適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的要求，必須不斷推動(dòng)工程檔案管理信息化建設(shè)，提高信息化建設(shè)水平，使工程檔案管理向著科學(xué)化、規(guī)范化和制度化的方向發(fā)展。而工程檔案信息化建設(shè)有助于這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，有助于提高工程資料收集整理的全面性和資料管理的科學(xué)性，有助于幫助企業(yè)更深層次的挖掘工程信息和資料的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)對(duì)建設(shè)檔案和信息的深度開發(fā)利用，幫助企業(yè)提高行業(yè)核心競爭力，并推動(dòng)整個(gè)建設(shè)行業(yè)的發(fā)展。

2.2 工程檔案信息化建設(shè)有助于促進(jìn)工程檔案資源共享

21世紀(jì)是個(gè)信息爆炸的時(shí)代，信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)成為推動(dòng)社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步的重要引擎。建設(shè)工程作為人類改造和利用自然的重要工程，其行業(yè)發(fā)展對(duì)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展意義重大。在信息時(shí)代背景下，建設(shè)行業(yè)的發(fā)展已經(jīng)離不開信息資源，而建設(shè)企業(yè)想要在行業(yè)競爭中獲得發(fā)展空間，在激烈的國內(nèi)外行業(yè)競爭壓力下，必須實(shí)現(xiàn)相互間的戰(zhàn)略合作和優(yōu)勢互補(bǔ)，從而形成集群效應(yīng)，促進(jìn)國內(nèi)建設(shè)行業(yè)的共同發(fā)展。檔案管理信息化系統(tǒng)借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)資源和信息的共享，幫助企業(yè)與其他企業(yè)構(gòu)建更加穩(wěn)固的戰(zhàn)略同盟關(guān)系，從而最大化的發(fā)揮行業(yè)競爭優(yōu)勢，在國內(nèi)外行業(yè)市場中獲得更大的市場份額。

2.3 工程檔案信息化管理能夠促進(jìn)建設(shè)工程行業(yè)的發(fā)展

在經(jīng)濟(jì)全球化背景下，國內(nèi)建設(shè)行業(yè)想要發(fā)展，必須拓寬視野，向發(fā)達(dá)國家的優(yōu)質(zhì)企業(yè)看齊。而實(shí)現(xiàn)工程檔案管理信息化，是與發(fā)達(dá)國家優(yōu)質(zhì)企業(yè)拉近距離的必要措施，也是提升國內(nèi)建設(shè)行業(yè)整體競爭力的必要手段。為了解決我國技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)和人才不足的問題，必須加強(qiáng)工程檔案管理信息化建設(shè)，使整個(gè)建設(shè)行業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，共同進(jìn)步和發(fā)展，不斷提升建設(shè)行業(yè)的技術(shù)水平和技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，為未來我國建設(shè)行業(yè)的科學(xué)發(fā)展打下基礎(chǔ)。

3 加強(qiáng)工程檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1 提高檔案信息化水平技術(shù)

（1）配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)用或完善，可通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺(tái)為分中心做好前期準(zhǔn)備工作。

（2）檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎(chǔ)性工作，對(duì)各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動(dòng)，不但能節(jié)約人力和財(cái)力，而且也會(huì)大大加快了檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。

（3）對(duì)上網(wǎng)信息進(jìn)行密級(jí)界定。首先制訂密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)室藏檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密進(jìn)行界定； 其次對(duì)檔案信息使用者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗(yàn)證，對(duì)不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。

3.2 提高檔案信息管理水平

（1）隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現(xiàn)實(shí)問題。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點(diǎn)的檔案管理軟件，有計(jì)劃、有針對(duì)性地進(jìn)行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設(shè)不可回避的一項(xiàng)重要工作。

（2）檔案管理軟件的對(duì)象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達(dá)到科學(xué)、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過軟件的整合和開發(fā)，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過程中的一筆巨大的文化財(cái)富。

（3）“工欲善其事，必先利其器”，選取適合的檔案管理軟件是檔案信息化建設(shè)工作付諸實(shí)施的重要媒介。信息化建設(shè)理念，需要科學(xué)的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點(diǎn)于一身，是疏通信息化建設(shè)管理脈絡(luò)，提高檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)的成敗。

（4）從安全角度來說，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設(shè)置，如訪問授權(quán)、用戶安全級(jí)別、密碼設(shè)置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅(jiān)實(shí)屏障，能有效地確保檔案信息安全。

3.3 推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向

工程建設(shè)的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個(gè)漫長而復(fù)雜的過程。從工程立項(xiàng)直到工程驗(yàn)收的各個(gè)階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實(shí)施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了工程檔案建立的難度，信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。

（1）加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件。

（2）建立多層次、多渠道、重實(shí)效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評(píng)制度，逐步提高相關(guān)崗位人員工作素質(zhì)和能力。

（3）檔案工作人員要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和信息管理化知識(shí)，只有對(duì)計(jì)算機(jī)信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運(yùn)行保持在良好狀態(tài)之中。

（4）數(shù)據(jù)質(zhì)量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)關(guān)，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準(zhǔn)確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行?？煽紤]建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)。

4 結(jié)語

總之，我國工程檔案信息化建設(shè)與管理工作，必須進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)工程檔案信息化管理重要性的認(rèn)識(shí)，適應(yīng)形勢發(fā)展需要，以改革創(chuàng)新精神推動(dòng)工程檔案信息化管理工作步入良性發(fā)展軌道，確保我國工程檔案信息化管理工作不斷取得良好成效。

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