席克平

摘 要：隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，我國檔案管理工作發(fā)生了根本性轉(zhuǎn)變，由實體管理模式向現(xiàn)代檔案的信息管理模式轉(zhuǎn)變。本文闡述了軌道交通項目檔案信息化建設(shè)的必要性，提出了相關(guān)檔案信息化實施的途徑。旨在強化對地鐵檔案管理建設(shè)信息化的認(rèn)識，并為今后相關(guān)領(lǐng)域的研究提供一定的參考資料，推動軌道交通建設(shè)項目檔案管理信息化進程。

關(guān)鍵詞：軌道交通項目；檔案管理；信息化；建設(shè)

隨著我國社會的不斷發(fā)展，城市現(xiàn)代化步伐加速，截至2018年01月01日，我國開通城市軌道交通運營線路的城市已達(dá)35個，累計運營里程5027.36公里，總里程領(lǐng)跑世界。以合肥軌道交通為例，目前開啟了“1、2號線線運營、3、4、5及1號線延長線在建”模式，在建公里數(shù)達(dá)到了123公里，截至當(dāng)前，總客流突破1億人次，日均運營40萬人次。軌道交通在方便市民出行，提供便捷服務(wù)的同時，如何有效收集過程中形成的記錄，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的保存下來，高效利用，為日常借閱、項目新建、改建及擴建提供專業(yè)參考，成為軌道交通企業(yè)一個值得思考的問題。

1 軌道交通項目檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1 軌道交通項目建設(shè)周期長，形成資料多，管控難度大

軌道交通項目建設(shè)周期較長，一般有3～5年。建設(shè)過程中因涉及土建、機電安裝、系統(tǒng)設(shè)備等幾十個專業(yè)，上百個子單位工程，以合肥市軌道交通2號線為例，共形成項目檔案1.4萬卷，項目文件25萬份。從全國各個城市軌道公司調(diào)研情況來看，檔案專業(yè)人員配置一般3-5人，人少工作量大，管控難度大。

1.2 檔案信息化，特別是工程檔案一體化項目的實施，可以大大提高檔案收集、整理、歸檔入庫工作效率

檔案信息化可以依托各業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)，充分運用信息技術(shù)，自動捕獲電子數(shù)據(jù)，并流轉(zhuǎn)到檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)自動組卷、歸檔等功能，大大提高了檔案管理工作效率。

2 軌道交通項目檔案信息化建設(shè)途徑

隨著現(xiàn)在信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)的不斷的發(fā)展與創(chuàng)新，信息化已成為推動社會轉(zhuǎn)型與變革的重要力量。軌道建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵在于提前謀劃，制度先行，抓好人才隊伍建設(shè)，確保檔案信息化建設(shè)的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。那么，具體而言，軌道交通建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)可從以下幾個方面進行著手：

2.1 搶抓機遇主動作為，積極謀劃爭取和實施檔案信息化項目

軌道交通項目檔案信息化建設(shè)，是一個系統(tǒng)工程，不能一蹴而就，應(yīng)立足現(xiàn)實，有計劃分步驟實施，檔案管理人員應(yīng)主動作為，積極謀劃，獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持。應(yīng)將電子文件歸檔與電子檔案管理工作納入公司信息化建設(shè)整體規(guī)劃、計劃，納入總經(jīng)理議事日程，納入有關(guān)部門和人員崗位職責(zé)，配備必要的人員、資金和設(shè)施設(shè)備，為檔案信息化建設(shè)提供保障。檔案人員不僅要能干事，還要會干事，干成事，講好檔案故事。

2.2 標(biāo)準(zhǔn)先行，規(guī)范管理，扎實有序推進檔案信息化工作

2.2.1 完善標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，明確職責(zé)范圍，確保電子文形成、流轉(zhuǎn)、歸檔符合要求

一方面，要制定電子文件歸檔與電子檔案管理辦法，明確電子文件形成、收集、整理、歸檔移交、保管、利用的原則要求，電子文件及電子檔案真實性、完整性、可用性的原則要求，同時把檔案部門參與業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)、實施等要求納入管理辦法。

另一方面，制定電子文件歸檔和電子檔案通用規(guī)范，明確元數(shù)據(jù)捕獲節(jié)點，電子檔案真實、長期保證措施與要求。

最后明確各類電子文件的歸檔范圍、保管期限等，明確電子檔案管理過程中參建單位及各部門的職責(zé)范圍，確保電子文件收集完整、齊全，整理規(guī)范，歸檔及時符合要求。對此，首先，檔案管理部門對電子文件的歸檔管理，可以以已實施的業(yè)務(wù)系統(tǒng)為主線制定各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件與電子檔案管理規(guī)范，如《OA系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》；其次，與參建單位簽訂合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確規(guī)定項目文件管理責(zé)任。最后，加強對電子文件“四性”進行檢驗，保證數(shù)據(jù)真實、完整、可用。

2.2.2 紙質(zhì)文件與電子文件同步管理，并建立對應(yīng)關(guān)系

由于“電子文件法律地位尚未確立及長期可存取性尚沒有技術(shù)保證”，“雙套制”多年來在我國被廣泛踐行，已經(jīng)積累了較多的理論研究和實踐基礎(chǔ)。當(dāng)前我公司也是電子文件工作對象仍以紙質(zhì)文件為主，電子檔案一并保存便于檔案信息的管理和利用。鑒于紙質(zhì)檔案與電子檔案各有優(yōu)缺點，在軌道交通建設(shè)項目檔案信息化管理的過程中，實行紙質(zhì)文件與電子文件同步管理，區(qū)分對待，并建立對應(yīng)關(guān)系。

2.2.2.1 業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的原生態(tài)電子文件

對于業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件，制定以業(yè)務(wù)性為主的電子文件與電子檔案管理規(guī)范，比如《OA系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》、《合同系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等，合理設(shè)置檔案系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的接口，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的無縫連接，業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)直接流轉(zhuǎn)到檔案系統(tǒng)。

2.2.2.2 線下形成的外來文件，以掃描為主，進行電子化加工

對線下形成的外來文件主要以數(shù)字化加工為主形成電子文件，通過檔案系統(tǒng)導(dǎo)入模版進行定制，導(dǎo)入到檔案系統(tǒng)，并通過掛接，建立紙質(zhì)文件與電子文件的對應(yīng)關(guān)系。

首先在檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入的過程中，把導(dǎo)入模版定制好，明確著錄的相應(yīng)字段、格式等；其次，明確紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化的技術(shù)要求，比如掃描形式是黑白還是彩色，dpi200還是300等等，再次，設(shè)置相應(yīng)規(guī)則，進行電子文件掛接，通過系統(tǒng)自動建立對應(yīng)關(guān)系；最后，以系統(tǒng)檢測為主，人工抽檢為輔，對電子文件和紙質(zhì)文件是否一致進行檢測，保證電子文件與紙質(zhì)文件建立對應(yīng)關(guān)系，并一一對應(yīng)。

2.3 加強人才隊伍建設(shè)，打造檔案信息化尖兵

檔案事業(yè)的發(fā)展依賴于檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)和建設(shè)， 切實加強檔案專業(yè)人才隊伍建設(shè)， 努力打造一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案專業(yè)人才隊伍， 是檔案信息化發(fā)展的迫切需要。

2.3.1 轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案人才培養(yǎng)

檔案部門需要加快思想觀念的轉(zhuǎn)變，提高對檔案人才培養(yǎng)工作的重視，確保實現(xiàn)檔案人才的知識和技能的橫向發(fā)展，在檔案工作中做到尊重知識和尊重人才，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供良好的人才貯備。

2.3.2 建立健全培養(yǎng)復(fù)合型檔案人才的有效機制

科學(xué)完善的機制是培養(yǎng)高素質(zhì)、復(fù)合型檔案人才隊伍的重要保證。

（1）加強培訓(xùn)。當(dāng)前檔案工作面臨許多新情況、新問題， 所有這些都要求廣大檔案工作者要加強學(xué)習(xí)， 不斷提高檔案工作業(yè)務(wù)能力。

（2）加大人才引進。檔案學(xué)在適應(yīng)時代發(fā)展的同時，在綜合性、專業(yè)性的基礎(chǔ)上，超著更開放的方向發(fā)展。這就要求，檔案管理部門不僅重視檔案專業(yè)技能的培訓(xùn)，更需要把合適的人才引進到檔案關(guān)鍵崗位上來。

（3）激勵機制。通過建立健全優(yōu)秀人才破格任用制度，確保年輕優(yōu)秀人才走向領(lǐng)導(dǎo)崗位或者重要技術(shù)崗位擔(dān)當(dāng)重任。從而更好的調(diào)動檔案人員的工作積極性和主動性。

（4）獎懲機制。根據(jù)檔案人才在工作中的表現(xiàn)給予充分的獎勵，鼓勵檔案工作人員能夠開拓創(chuàng)新，努力進取，加快新技術(shù)、新方法的應(yīng)用，推動高素質(zhì)檔案人才隊伍建設(shè)工作奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]劉家真編著.電子文件管理導(dǎo)論[M].武漢大學(xué)出版社，199：189.

[2]李鳳陽.關(guān)于城市軌道交通項目電子文件歸檔管理的幾點思考

[J].蘭臺世界.2017（z1）：130

[3]沈欣瑜.電子檔案“單套制”背后的電子文件管理思想轉(zhuǎn)變[J].檔案管理.2017（6）：33

[4]凌小芯.關(guān)于培養(yǎng)復(fù)合型人才的思考[J].山東檔案.2002（2）：37