梁劍峰 龔健
摘 要:為了提升檔案管理的有效性,保障檔案信息的安全,檔案管理工作已經(jīng)步入了信息化和現(xiàn)代化的發(fā)展路徑。對(duì)于行政事業(yè)單位的檔案信息而言,很多內(nèi)容都極具重要性,且對(duì)于后續(xù)工作具有指導(dǎo)性作用。本文結(jié)合筆者的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn),對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位當(dāng)中的方案信息化管理工作的優(yōu)勢(shì)及其現(xiàn)狀進(jìn)行了理性分析,在此基礎(chǔ)上提出了改進(jìn)和優(yōu)化的策略。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)
我國的檔案信息管理工作已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向全面信息化的方向進(jìn)軍,信息化建設(shè)工作為檔案管理提供了效率效果方面的提升和安全性保障,具有很強(qiáng)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)和實(shí)際管理效果。但是,就當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作而言,還存在著一些有待提升的問題,這些問題牽絆著著事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展力度,應(yīng)予以充分的重視。
1 事業(yè)單位檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)
1.1 檔案存儲(chǔ)環(huán)境方面的優(yōu)勢(shì)
事業(yè)單位的檔案信息當(dāng)中重要的內(nèi)容較多,一些紙質(zhì)檔案在經(jīng)過長期的翻閱之后出現(xiàn)了斷裂或破損,一些檔案隨著歲月的流失變得字跡模糊紙質(zhì)變的脆弱,為檔案管理和修復(fù)工作帶來了很多困難。而檔案信息化管理的出現(xiàn),可以將檔案存貯在虛擬空間或電子環(huán)境當(dāng)中,能夠有效避免檔案信息的流失和損毀,對(duì)于存儲(chǔ)的地理位置和環(huán)境條件幾乎沒有要求。而且傳統(tǒng)的檔案管理需要占用較大的空間,信息化管理則不需要設(shè)置專門的檔案存儲(chǔ)室,能夠節(jié)約一定的空間位置,解決資源占用問題,具有使用優(yōu)勢(shì)。
1.2 檔案在使用和查詢方面的優(yōu)勢(shì)
傳統(tǒng)檔案管理模式下,如果需要進(jìn)行檔案內(nèi)容的查找和使用,需要按照規(guī)定步驟履行借閱手續(xù),在多種類型的審核通過之后,即可進(jìn)行檔案內(nèi)容的使用。這種查找及使用模式非常復(fù)雜,會(huì)對(duì)檔案造成一定程度的磨損,如果在借閱過程當(dāng)中出現(xiàn)了損毀或可以破壞現(xiàn)象,將會(huì)帶來較為嚴(yán)重的損失。但信息化的檔案在進(jìn)行查找的時(shí)候更為迅捷,不需要進(jìn)行體力勞動(dòng)即可輕松地找出想要的檔案,在使用的過程當(dāng)中不需要擔(dān)心檔案內(nèi)容的意識(shí),即便是用戶具有相應(yīng)權(quán)限進(jìn)行了借閱,也不會(huì)為檔案帶來威脅,具有較強(qiáng)的使用優(yōu)勢(shì)。
2 行政事業(yè)單位在檔案管理上的現(xiàn)狀
2.1 專項(xiàng)管理制度不夠完善
對(duì)于事業(yè)單位而言,檔案信息管理屬于專門的模塊,但是一部分事業(yè)單位沒有制定專門的檔案信息管理工作制度,導(dǎo)致一部分檔案信息管理工作始終無法步入正軌,工作過程缺乏有效的監(jiān)管,工作結(jié)果缺少合理的評(píng)定。加上一部分事業(yè)單位的日常事務(wù)較多,對(duì)于檔案管理方面的重視普遍不足,使得管理制度的專業(yè)化并非無法實(shí)現(xiàn),但卻經(jīng)常被擱置。
2.2 資金投入不足
受到前文當(dāng)中提到的重視不足的影響,一部分事業(yè)單位在檔案信息管理方面的投入較少。具體體現(xiàn)在檔案信息管理當(dāng)中的資源購置力不足,人才引進(jìn)方面存在著一定的漏洞,專業(yè)型的技術(shù)手段、設(shè)備設(shè)施、人才精英,往往都不會(huì)出現(xiàn)在檔案管理預(yù)算較少的事業(yè)單位當(dāng)中。
2.3 管理人員的素質(zhì)參差不齊
我國從事事業(yè)單位的檔案管理的工作人員往往在信息技術(shù)方面具有一定的短板,很多人是在進(jìn)入到崗位之后才開始接觸檔案的信息化管理工作,加上事業(yè)單位對(duì)于檔案部門的工作人員的培養(yǎng)力度相對(duì)較弱,很多任務(wù)都需要借助員工的自覺自學(xué)來完成。而且當(dāng)前的事業(yè)單位都在實(shí)行改革和壓縮人員編制、推廣人才的聘用制,導(dǎo)致各個(gè)部門的人員流動(dòng)性較大,一些沒有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員參與到檔案管理的工作實(shí)踐中來,往往會(huì)造成一定的工作失誤和效率低下等方面的問題。
2.4 管理信息化程度低
當(dāng)前的檔案管理工作已經(jīng)開始進(jìn)行了信息化建設(shè)工作的實(shí)踐性嘗試,但其信息化的程度相對(duì)較低,不少信息化還停留在保存掃描文件的入門階段,且還有很多事業(yè)單位的檔案沒有實(shí)現(xiàn)信息化管理,檔案信息化管理還存在著不少問題。
3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化管理的策略
3.1 增強(qiáng)檔案信息化管理意識(shí)
為解決檔案管理當(dāng)中的一些問題,應(yīng)當(dāng)從增強(qiáng)對(duì)其的重視入手,對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作的實(shí)效性進(jìn)行理性的評(píng)判,理解檔案信息化建設(shè)及其管理的實(shí)際意義,把握事業(yè)單位整體發(fā)展和檔案信息化建設(shè)之間的關(guān)系。應(yīng)優(yōu)先提升管理層對(duì)于檔案管理方面的重視程度,而后通過管理者的重視對(duì)組織成員進(jìn)行輻射性影響,提升組織整體對(duì)于檔案信息化管理方面的重視程度,提升檔案信息化建設(shè)過程當(dāng)中的資源投入力度,奠定檔案信息化管理的物質(zhì)、精神基礎(chǔ)。
3.2 構(gòu)建檔案數(shù)字化管理制度
國家檔案局應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化管理進(jìn)行統(tǒng)一安排,通過科學(xué)的管理制度的設(shè)定,提升當(dāng)前國家范圍之內(nèi)的電子檔案管理水平,解決當(dāng)前檔案信息化管理無跡可尋的窘迫現(xiàn)狀,通過嚴(yán)格的監(jiān)管,減少工作當(dāng)中的懈怠問題,調(diào)動(dòng)工作人員的積極性,提升管理的有效性。
3.3 提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案部門的工作人員的精神面貌、專業(yè)素養(yǎng)及綜合素質(zhì),對(duì)檔案管理工作具有最為直接的影響。所以,解決管理方面的問題應(yīng)當(dāng)重視人的作用性,調(diào)整檔案管理人員對(duì)于信息化管理工作的責(zé)任感和重視程度。應(yīng)對(duì)工作人員的日常工作事務(wù)設(shè)定相應(yīng)的衡量指標(biāo),通過良性的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,淘汰掉組織當(dāng)中素質(zhì)低下、能力水平不足、責(zé)任感差的害群之馬。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提升對(duì)檔案部門的人才引進(jìn)力度,從物質(zhì)和文化兩方面入手,提升崗位對(duì)于人才的吸引力。此外還應(yīng)以培訓(xùn)和學(xué)習(xí)為助力,提升隊(duì)伍整體的專業(yè)素養(yǎng)和能力水平,改善組織成員對(duì)于檔案方面的認(rèn)識(shí)問題,通過優(yōu)秀的思想來調(diào)整工作態(tài)度,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化及科學(xué)化。
3.4 電子檔案管理水平的提升
應(yīng)當(dāng)將確保檔案信息的完整性和安全性作為管理的重點(diǎn)內(nèi)容,對(duì)當(dāng)前尚未歸檔的紙質(zhì)檔案盡快歸檔,通過合理的電子檔案信息保密設(shè)計(jì),讓檔案能夠存儲(chǔ)在相對(duì)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中,做好檔案的備份,減少意外的發(fā)生。
4 結(jié)語
如今我國大多數(shù)檔案管理部門都已經(jīng)開始了信息化建設(shè)工作,為檔案事業(yè)的整體發(fā)展提供了較多的實(shí)質(zhì)性意義。綜觀當(dāng)前的事業(yè)單位檔案信息化管理工作看來,很多檔案信息管理當(dāng)中的問題往往和平臺(tái)搭建沒有太多的關(guān)系,更多的都是可以進(jìn)行調(diào)整和預(yù)防的可扭轉(zhuǎn)性因素。應(yīng)不斷開拓創(chuàng)新,由檔案信息管理較為薄弱的幾個(gè)方面入手,實(shí)現(xiàn)檔案信息管理工作的現(xiàn)代化跨越,推動(dòng)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。
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作者簡介
梁劍峰,湖北廣播電視臺(tái)隨州發(fā)射臺(tái),大專
龔健,湖北省隨州市隨縣財(cái)政局