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        新形勢下社保檔案管理存在的問題及改善措施

        2018-11-07 11:46:08尹敏霞
        卷宗 2018年25期
        關(guān)鍵詞:社保檔案新形勢措施

        尹敏霞

        摘 要:社保檔案屬于民生檔案的重要組成部分,是參保單位和職工權(quán)益的真實記錄,是社會保障工作的客觀依據(jù)。新形勢下,社保業(yè)務(wù)量和檔案數(shù)量與日俱增,社保檔案管理存在著許多問題,如何科學(xué)、規(guī)范地管理好社保檔案是關(guān)鍵。本文主要分析了新形勢下社保檔案管理中存在的問題,并提出加強社保檔案管理的措施,以供參考。

        關(guān)鍵詞:新形勢;社保檔案;問題;措施

        社保檔案管理是實現(xiàn)社會保險事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ),在記錄信息、改進(jìn)社保政策、創(chuàng)新社保體系等方面有著重要的參考意義。新形勢下,社保檔案管理主要存在社保業(yè)務(wù)證明材料復(fù)雜、部門檔案分散、管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等,這就需要我們加強社保檔案管理,做到科學(xué)化、規(guī)范化、法治化。

        1 新形勢下社保檔案管理中存在的問題

        1.1 社保業(yè)務(wù)證明材料雜多

        社保業(yè)務(wù)是需要查閱大量的檔案,復(fù)印或是直接提供眾多的原件資料,因此是一項嚴(yán)謹(jǐn)、手續(xù)繁瑣的工作。公民在辦理社保業(yè)務(wù)的過程中涉及多個部門,在到相關(guān)部門開具證明材料時,也需出具相應(yīng)證明。某一環(huán)節(jié)不能對號入座,直接導(dǎo)致社保業(yè)務(wù)不能辦理。例如,在辦理保障性住房過程中,需社區(qū)介紹信,提供身份證明、戶口證明、婚姻狀況證明,人社局查繳養(yǎng)老保險,車管所提供無車輛備案材料,需要提供原單位收入證明、用人單位職工情況證明、房管局查詢房產(chǎn)情況,手續(xù)雜多,需填寫許多表格,需多個部門簽字蓋章。特別是在辦理退休手續(xù)過程中,辦理對象大多為六十歲以上的老年人群,他們詢問多,記憶力減退,各部門工作人員需不厭其煩時時提醒,再加上部分人行動吃力,給政府部門和公民都造成諸多不便。

        1.2 部門檔案過于分散,缺乏有效整合

        雖然計算機(jī)的普及使用讓社保檔案可以得到更好地保存與存儲,但由于社保業(yè)務(wù)涉及部門機(jī)構(gòu)多,計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)不能全覆蓋,紙質(zhì)檔案依然占有相當(dāng)大的比重。再加上各部門間缺乏共同的操作平臺,不能互聯(lián)互通,信息不能共享,在社保檔案的管理過程中,依然會出現(xiàn)很多的問題[1]。比如,企業(yè)退休人員在辦理退休手續(xù)過程中,需要原來的企業(yè)蓋章,原來的法人簽字。如果中間工作單位發(fā)生過多次變化,每一個單位都得跑一趟,均需要開具證明。特別是由企業(yè)轉(zhuǎn)到事業(yè)單位的,在工齡銜接上會出現(xiàn)很大的空擋,手續(xù)更加繁瑣,更難辦理,容易對個人造成損失。如原有單位已經(jīng)破產(chǎn)或原單位拍賣流轉(zhuǎn),人員流動大,法人更換多,一些證明材料難于形成,證據(jù)鏈不足,給職工退休辦理造成很大不便,嚴(yán)重者甚至辦理不了退休。歸根結(jié)底是機(jī)構(gòu)設(shè)置過于分散,由于各個機(jī)構(gòu)之間的組織、行為準(zhǔn)則以及行為規(guī)范等都存在差異,各個部門之間難以實現(xiàn)資源信息的共享,致使分散的部門之間無法印證和互信,嚴(yán)重阻礙了各部門之間的資源交換和共享。

        1.3 缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

        人社部2016年5月出臺了“關(guān)于加強和改進(jìn)人力資源社會保障領(lǐng)域公共服務(wù)的意見”(以下簡稱意見),為了方便社保信息自助查詢,意見要求推進(jìn)“電子社?!苯ㄔO(shè),全面推行社會保險個人權(quán)益記錄網(wǎng)絡(luò)查詢和自助打印服務(wù)。同時,推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè),啟動全國流動人員人事檔案基礎(chǔ)信息庫建設(shè)工作,逐步實現(xiàn)檔案基礎(chǔ)信息異地查詢。以某縣為例,全縣共有23個鄉(xiāng)鎮(zhèn),且大部分分布在山區(qū),最偏遠(yuǎn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)距離縣城有300余里。(許多職工到了退休年齡,需要辦理退休,往返一趟縣城需要兩天或者兩天以上的時間。)有的職工檔案保存在原單位,有的在人事局干部檔案管理中心,有的掛靠在一些私企,有的在個人開辦的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)。更有甚者,在自己手中保存,這樣,既不便于管理,也不保證安全。沒有統(tǒng)一的社保規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),最終導(dǎo)致各個部門之間社保檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)各不相同,交流合作更加困難,資源得不到共享,檔案管理工作更為混亂。

        2 加強社保檔案管理的措施

        2.1 社保檔案要信息化、現(xiàn)代化

        必須提高檔案管理人員運用現(xiàn)代化技術(shù)的能力,更新各級檔案人員的知識結(jié)構(gòu),同時加大投入、增配軟、硬件設(shè)施。把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容,逐步構(gòu)建部門檔案信息平臺,提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。加大社保檔案工作宣傳力度,利用各種手段和渠道,諸如電視臺,廣告牌,移動宣傳車,扶貧下鄉(xiāng),發(fā)放宣傳品。按照不同類型人員分門別類,做出參照數(shù)字,讓個人看得懂,記得死,行得通。建議有條件的地方試運營便民網(wǎng),提供信息公開,涵蓋信息公開、行政審批、公共服務(wù)、縣區(qū)政務(wù)等[2]。讓群眾可以利用微信公眾號、電腦、自助終端熱線了解國家政策和各項便民措施,隨時隨地的享受政務(wù)便捷服務(wù)。讓互聯(lián)網(wǎng)+成為社保檔案的主陣地。

        2.2 加快社保檔案管理的一體化進(jìn)程

        社保檔案管理—體化是指從社保文書和檔案工作的全局出發(fā),實現(xiàn)從社保文件的制發(fā)到歸檔管理的全過程管理,將社保檔案文件處理和檔案管理融為一體。結(jié)合平山縣實際情況,以縣檔案館為平臺,以館藏檔案為基礎(chǔ),把全縣各單位檔案集中歸檔,重新規(guī)范,既要把紙質(zhì)檔案文書歸類,也要把電子文書存檔拷貝。不論單位如何變換,檔案文號始終如一,這樣就避免了一人多崗,一人多位的情況出現(xiàn)。既方便了個人,也減輕了單位的負(fù)擔(dān)。對職工檔案的永久保存加上了雙保險。

        2.3 加快社保檔案管理工作的信息化進(jìn)程

        長期以來檔案部門始終未能擺脫“重藏輕用”的局面,而在當(dāng)今信息時代,社會將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評價檔案部門。為滿足檔案信息化要求,采用計算機(jī)和檔案管理等現(xiàn)代化手段,實現(xiàn)檔案資源共享,方便干部職工查閱、利用。實現(xiàn)公開化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、制度化?,F(xiàn)在,每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)都設(shè)立了社會保障所,全部實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)。這樣既方便了基層工作人員,同時方便了百姓[3]。也減輕了縣級部門的負(fù)擔(dān)。社會保障各部門和檔案行政管理部門要相互合作,共同促進(jìn)社保檔案信息資源的整合與共享,提高社保檔案管理的利用效率,最大限度的利企便民。

        2.4 加強社會保障檔案管理隊伍的建設(shè)

        由于社保檔案的內(nèi)容非常豐富,具有很強的動態(tài)性,而且需要對其進(jìn)行分析、評估和信息化管理,這對社保檔案管理人員配備提出了更高的要求。以平山縣為例,退伍兵員安置,鄉(xiāng)村醫(yī)生待遇,鄉(xiāng)鎮(zhèn)臨時聘用人員的補償,鄉(xiāng)村代課教師的待遇兌現(xiàn),扶貧攻堅等新情況,新工作,對檔案人員的科學(xué)配備和精細(xì)化操作提出更高標(biāo)準(zhǔn)。因此,建立健全用人機(jī)制,加強檔案管理人員的教育培訓(xùn)尤為重要。通過相應(yīng)人才計劃,提高社保檔案工作人員的素質(zhì),為建立健全社會保障體系做出貢獻(xiàn)。

        2.5 提高社保檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)技能

        檔案人員的知識水平和管理能力直接影響群眾的滿意度。社保檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識,具備計算機(jī)實際操作能力。需列出計劃,與檔案行政管理部門加強聯(lián)系,積極組織社保檔案員進(jìn)行培訓(xùn),以鄉(xiāng)鎮(zhèn)和縣直部門為單位舉辦各類培訓(xùn)班。積極開展經(jīng)驗交流。必要時同上級主管部門進(jìn)行對接學(xué)習(xí),做到“請進(jìn)來講,送出去學(xué)”。同時,要加強檔案管理人員的思想、作風(fēng)建設(shè),穩(wěn)定隊伍,以保證檔案工作的連續(xù)性,努力造就一支業(yè)務(wù)精湛的社會保險檔案管理隊伍。

        3 結(jié)束語

        加強社保檔案管理是促使社會保障體系得到全面發(fā)展的重要途徑,因此必須加強社保檔案管理建設(shè)力度。各級檔案部門要與社會保障職能部門協(xié)力合作,加快社保檔案管理的信息化、現(xiàn)代化、一體化進(jìn)程,加強管理隊伍的建設(shè),提高社保檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)技能,從而形成社會保障檔案管理與服務(wù)共同發(fā)展的良好形勢,推動社會保障事業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]郎淑琴. 淺析社保檔案管理的信息化建設(shè)[J]. 科技視界, 2013(10):108-108.

        [2]徐陽. 我國社保檔案管理的法制建設(shè)研究[J]. 北京檔案, 2014(4):10-13.

        [3]劉志剛. 淺談社保檔案管理工作中存在的問題[J]. 價值工程, 2015(2):164-165.

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