韓廣生

摘 要：現(xiàn)階段，市場經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)得到了大力發(fā)展，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作已和現(xiàn)階段社會的發(fā)展遠(yuǎn)遠(yuǎn)不符。為了提高事業(yè)單位檔案管理的利用效率，事業(yè)單位必須對思路予以轉(zhuǎn)變，在檔案管理中引入現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位整體發(fā)展。對此，本文筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，闡述了現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，并對相應(yīng)解決措施進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

當(dāng)前，我國社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展速度越來越快，在此形勢下，我國事業(yè)單位檔案管理方面的任務(wù)和數(shù)量不斷增多，工作人員的工作壓力極大。而在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用管理信息化的意義十分重大，現(xiàn)階段我國事業(yè)單位的檔案管理中讓有諸多問題存在，相關(guān)工作人員務(wù)必要高度重視這些問題，從而促進(jìn)解決問題效率的提高，以便于實(shí)現(xiàn)我國事業(yè)單位檔案管理效率的最佳化，同時也能使我國事業(yè)單位得到良好發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

在信息技術(shù)的快速發(fā)展下，檔案管理工作不僅迎來了更好的發(fā)展機(jī)遇，同時也面臨著諸多挑戰(zhàn)[1]。在事業(yè)單位中檔案占據(jù)著極為重要的位置，其囊括了單位建設(shè)、事業(yè)單位發(fā)展歷程、工作流程和單位員工身份背景的詳細(xì)記錄等信息，由此可以看出，在事業(yè)單位的整個發(fā)展中檔案管理發(fā)揮著極為重要的作用。所以要加大單位檔案管理信息化建設(shè)既可以為事業(yè)單位的良好發(fā)展提供保障，同時還能使社會主義現(xiàn)代化建設(shè)順利實(shí)現(xiàn)，這符合事業(yè)單位基本的工作需求。加大事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)力度，可以將最有效、最真實(shí)的數(shù)據(jù)提供給各部門工作人員，以便于充分發(fā)揮檔案資料的作用，促進(jìn)檔案資源利用效率的提高。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的問題

2.1 我國事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視度不足

現(xiàn)階段，針對檔案管理工作，事業(yè)單位的一些領(lǐng)導(dǎo)并未引起高度重視，這就直接造成檔案管理制度存在很多問題，片面的認(rèn)為引進(jìn)和培養(yǎng)人才是事業(yè)單位的重點(diǎn)工作內(nèi)容，和檔案管理的關(guān)系不大，檔案管理工作由檔案管理人員全權(quán)負(fù)責(zé)，忽視了檔案管理工作和其他各個員工、各個部門之間的聯(lián)系。其實(shí)，檔案管理可以體現(xiàn)出所有員工的切身利益，甚至和國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展程度息息相關(guān)，所以，我國事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)必須對檔案管理工作引起高度重視，盡量為國家創(chuàng)造最大化的價值，為員工爭取更多利益。

2.2 缺乏專業(yè)的檔案管理人才

檔案管理人員是檔案管理工作的主要負(fù)責(zé)人，其整體素質(zhì)直接決定了其工作水平和質(zhì)量[2]?，F(xiàn)階段在我國諸多事業(yè)單位中，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員專業(yè)知識較為缺乏，同時諸多檔案工作人員的年齡較大，專業(yè)水平的檔案管理知識和技能培訓(xùn)較為缺乏，特別是面臨著現(xiàn)代化檔案管理逐漸朝著信息化管理方向發(fā)展的趨勢，在這種現(xiàn)代化的環(huán)境中傳統(tǒng)的檔案管理人員已經(jīng)感到無從適從，也不能使社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求得到滿足。此外，當(dāng)期諸多的檔案管理人員的工作態(tài)度較為散漫，對待工作不追求精益求精，未將應(yīng)盡的工作職責(zé)落到實(shí)處，對自身工作存在不足的地方進(jìn)行完善，使我國事業(yè)單位檔案管理工作的效率和秩序受到了嚴(yán)重影響。

2.3 檔案管理信息化制度缺乏完善性

因?yàn)槭聵I(yè)單位的檔案管理工作長時間運(yùn)用的都是最傳統(tǒng)的管理方法，所以，在開展檔案管理信息化建設(shè)后，諸多制度都沒有得到完善和建立，對檔案管理工作的進(jìn)行造成了嚴(yán)重影響。檔案管理工作者在開展信息化管理的過程中沒有一點(diǎn)可以借鑒的東西，只是根據(jù)以往的制度進(jìn)行管理，這樣勢必就會引發(fā)諸多問題，造成不能充分利用大部分檔案資源，也不能充分發(fā)揮檔案資料的價值，使事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)行受到了嚴(yán)重影響。

2.4 檔案的信息化管理安全系數(shù)較低

從現(xiàn)階段來看，相較于普通檔案管理方式，我國事業(yè)單位的重要檔案管理方式有所區(qū)別，甚至和我國的國際機(jī)密有關(guān)，因此這就對我國檔案信息化管理的安全水平提出了較高的要求，重要資料只要外泄將造成嚴(yán)重的后果。但就當(dāng)前的形勢來說，我國的檔案管理工作并不重視其安全系數(shù)的重要性，嚴(yán)重威脅了一些重要信息。在調(diào)取資料的時候身份嚴(yán)重驗(yàn)證并不嚴(yán)格進(jìn)而泄露資料，還有一些事業(yè)單位并未明確規(guī)定只能用內(nèi)網(wǎng)登錄，這就給不法分子提供了機(jī)會。所以，相關(guān)事業(yè)單位必須對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)管力度予以嚴(yán)格控制，把檔案的信息化管理安全性當(dāng)作現(xiàn)階段的工作重點(diǎn)。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

3.1 高度重視檔案管理信息化建設(shè)

管理人員的重視程度和檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量有著極為密切的聯(lián)系，在工作中，管理者應(yīng)充分分析事業(yè)單位建設(shè)和發(fā)展的內(nèi)外部環(huán)境，將信息化建設(shè)是社會發(fā)展的大勢所趨充分認(rèn)識到，并高度重視檔案管理工作。管理者應(yīng)了解到檔案信息資源為單位制定決策和開展活動提供了重要依據(jù)，其盡管對單位的收益不會產(chǎn)生直接影響，但是和事業(yè)單位的各項(xiàng)活動有十分緊密的聯(lián)系。管理者要加大人員、設(shè)備和資金方面的投入力度，以此提高檔案管理信息化水平。

3.2 建立健全檔案管理制度

俗話說：“無規(guī)矩不成方圓”，要想確保檔案管理信息化建設(shè)工作的良好開展，就要將行之有效的檔案管理制度制定出來。事業(yè)單位應(yīng)以本單位的實(shí)際情況為基礎(chǔ)，對合理的檔案管理制度予以制定，并把其對檔案管理工作的指導(dǎo)作用充分發(fā)揮出來，可以把檔案管理信息化的內(nèi)容當(dāng)作指標(biāo)，以供責(zé)任最久、績效考核、職稱評定等參考，這樣就能充分調(diào)動員工工作的積極主動性，也可以保持耐心，認(rèn)真對待檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的順利開展。

3.3 提高檔案管理工作人員素質(zhì)

在檔案管理信息化建設(shè)中，人才的培養(yǎng)是極為關(guān)鍵的。引進(jìn)專業(yè)的計算機(jī)和檔案管理人才，可以確保檔案管理工作效果的最佳化[3]。同時加大培訓(xùn)現(xiàn)有檔案管理人員的力度，立足于個人特點(diǎn)開展分類培訓(xùn)：針對計算機(jī)技術(shù)水平較低的，加大計算機(jī)知識方面的培訓(xùn)力度；針對檔案管理水平較低的，要加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度。同時還要重視員工責(zé)任義務(wù)觀念和道德思想水平的提高，讓其在工作中具有高度的自覺性和責(zé)任感，不斷努力，開拓創(chuàng)新，將本職工作順利完成，把檔案管理的信息化建設(shè)落到實(shí)處。

3.4 加大信息安全管理

事業(yè)單位要將檔案信息安全意識增強(qiáng)，具體可從以下幾點(diǎn)入手：首先，防止因?yàn)闄n案管理人員操作失誤、設(shè)備故障、網(wǎng)絡(luò)病毒和造成的安全隱患發(fā)生；其次，事業(yè)單位檔案信息保密上的問題，需要根據(jù)檔案對應(yīng)的保密等級，將相應(yīng)的防護(hù)措施制定出來，要想加大檔案信息安全管理力度，事業(yè)單位需要對檔案管理軟硬件功能進(jìn)行完善，借助各種各樣的信息技術(shù)使檔案管理系統(tǒng)更為穩(wěn)定和安全；最后，事業(yè)單位還應(yīng)促進(jìn)檔案管理人員安全意識的提高，加大檔案安全意識的宣傳教育力度，給予檔案管理人員指導(dǎo)，確保其操作的規(guī)范性，盡量將人為因素導(dǎo)致的安全隱患發(fā)生率減少。此外，事業(yè)單位還應(yīng)隔離內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)，以路由器和認(rèn)證機(jī)制為基礎(chǔ)，對雙層防護(hù)機(jī)制予以設(shè)立，以此增強(qiáng)檔案管理工作的安全性。

4 結(jié)語

總之，在事業(yè)單位中檔案管理占據(jù)著極為重要的位置，其和事業(yè)單位的發(fā)展息息相關(guān)，在信息化時代，事業(yè)單位應(yīng)積極更新觀念，創(chuàng)新檔案管理制度，運(yùn)用多元化的檔案管理手段，同時事業(yè)單位其他部門也要充分理解和支持檔案信息化建設(shè)，加大資金投入力度，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的順利開展。

參考文獻(xiàn)

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