彭韻楊 石繼輝

摘 要：本文從實(shí)際與理論出發(fā)，對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用與大數(shù)據(jù)分析環(huán)境下，醫(yī)院綜合檔案資源整合的進(jìn)行分析。文章從醫(yī)院綜合檔案資源整合的技術(shù)關(guān)鍵點(diǎn)和支撐條件兩方面進(jìn)行詳細(xì)分析，認(rèn)為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)性多系統(tǒng)整合的特點(diǎn)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與大數(shù)據(jù)運(yùn)用對(duì)檔案資源數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)的要求，數(shù)據(jù)在系統(tǒng)間的導(dǎo)入與應(yīng)用要求是進(jìn)行資源整合的技術(shù)關(guān)鍵點(diǎn)。認(rèn)為檔案管理專職人員參與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，檔案數(shù)字化進(jìn)程的跟進(jìn)是醫(yī)院綜合檔案資源整合的有效推進(jìn)兩大支撐條件。

關(guān)鍵詞：檔案；醫(yī)院綜合檔案；辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；大數(shù)據(jù)；歸檔

醫(yī)院綜合檔案管理模式在無(wú)紙化辦公技術(shù)環(huán)境升級(jí)與大數(shù)據(jù)信息資產(chǎn)崛起的影響下產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的變革，為醫(yī)院綜合檔案的前端控制管理的實(shí)現(xiàn)提供了更充足的操作空間，大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持與驅(qū)動(dòng)為開發(fā)檔案資源價(jià)值提供了新的途徑，而新技術(shù)的產(chǎn)生與應(yīng)用帶來(lái)了電子公文歸檔的新挑戰(zhàn)。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（Office Automation System，以下簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng)）與大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)入醫(yī)院信息系統(tǒng)領(lǐng)域已有不少的實(shí)踐與探索，并建立起了系統(tǒng)的體系理論與評(píng)價(jià)指標(biāo)，學(xué)術(shù)界的討論也很多，但絕大部分的實(shí)踐都集中在醫(yī)院電子病歷領(lǐng)域，在醫(yī)院綜合檔案的研究與實(shí)踐較少。而醫(yī)院綜合檔案涉及行政系統(tǒng)整體，涵蓋醫(yī)政管理、醫(yī)療改革、醫(yī)療法律等多方面，信息容量豐富，價(jià)值巨大[1]。本文根據(jù)OA系統(tǒng)應(yīng)用的實(shí)際與大數(shù)據(jù)的應(yīng)用驅(qū)動(dòng)，就醫(yī)院綜合檔案資源整合需要克服的關(guān)鍵技術(shù)與所需的支撐條件進(jìn)行論述，以填補(bǔ)該研究方向的空白。

1 醫(yī)院檔案資源整合需要克服的關(guān)鍵技術(shù)點(diǎn)

1.1 OA系統(tǒng)平臺(tái)性多系統(tǒng)整合的特點(diǎn)

OA系統(tǒng)現(xiàn)如今的發(fā)展已經(jīng)可以實(shí)現(xiàn)多系統(tǒng)的集合，即OA系統(tǒng)自帶的文件處理等系統(tǒng)外，OA系統(tǒng)還提供了標(biāo)準(zhǔn)的插件規(guī)范、應(yīng)用開發(fā)接口和數(shù)據(jù)交換接口，可以使其他應(yīng)用系統(tǒng)在OA系統(tǒng)平臺(tái)上進(jìn)行無(wú)縫聯(lián)結(jié)[2]。以醫(yī)院OA系統(tǒng)為例，在OA平臺(tái)上連接有各類臨床監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)上報(bào)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等多種專業(yè)系統(tǒng)，從對(duì)接性的角度分析，OA系統(tǒng)的平臺(tái)性為專業(yè)檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院OA系統(tǒng)的有效聯(lián)結(jié)提供了良好的機(jī)遇，但是醫(yī)政、科研、人事、財(cái)務(wù)等都會(huì)產(chǎn)生檔案文件，都是醫(yī)院綜合檔案管理的范疇，因此在實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院OA系統(tǒng)對(duì)接的基礎(chǔ)上，兼顧實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與上其他多個(gè)專業(yè)系統(tǒng)的對(duì)接，完成元數(shù)據(jù)的傳輸與導(dǎo)入，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資源整合要解決的關(guān)鍵技術(shù)點(diǎn)。

1.2 OA系統(tǒng)與大數(shù)據(jù)運(yùn)用對(duì)檔案資源數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)的要求

當(dāng)前市場(chǎng)上的OA系統(tǒng)發(fā)開與設(shè)計(jì)大部分不包括專業(yè)檔案管理的流程，檔案管理的操作均是由外接專業(yè)檔案管理系統(tǒng)完成，通過(guò)數(shù)據(jù)傳輸與導(dǎo)入進(jìn)行對(duì)接。從檔案生命周期理論可知，電子公文的處理與流轉(zhuǎn)過(guò)程屬于檔案前端控制的范圍，是在OA系統(tǒng)中進(jìn)行操作，而電子公文歸檔后著錄、編目等過(guò)程多由專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)完成，如GD2016。不同的系統(tǒng)對(duì)自身所處理的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與通行格式有著不同的要求，如文本格式現(xiàn)行通用的辦公格式就有doc、docx、txt、wps、ceb、pdf等多達(dá)數(shù)十種格式，格式種類繁多，在進(jìn)行檔案歸檔時(shí)必須強(qiáng)制將其轉(zhuǎn)為標(biāo)準(zhǔn)化的保存格式，保證數(shù)據(jù)在兩個(gè)系統(tǒng)中都是可讀取的格式，以便進(jìn)行后期的檔案管理、數(shù)據(jù)分析與深入編研等工作。另一方面，要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的大數(shù)據(jù)分析，其元數(shù)據(jù)必須是可分析的數(shù)據(jù)格式[3-4]。

因此，OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)格式、檔案專業(yè)管理軟件數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)格式以及大數(shù)據(jù)分析應(yīng)用的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)格式對(duì)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合資源的整合提出了通用數(shù)據(jù)格式上的要求。

1.3 數(shù)據(jù)在系統(tǒng)間的導(dǎo)入與應(yīng)用要求

要實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合，必須要實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的有效聯(lián)結(jié)。但目前市場(chǎng)上，OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)多為獨(dú)立的兩個(gè)系統(tǒng)，即OA系統(tǒng)的開發(fā)中不包含文件歸檔后的專業(yè)檔案管理的部分，而專業(yè)的檔案管理軟件多為單機(jī)版軟件，這就意味著OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間必然存在一個(gè)元數(shù)據(jù)在OA系統(tǒng)導(dǎo)出后再導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)的過(guò)程，而這一過(guò)程的存在，就要求必須創(chuàng)建OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)均能識(shí)別的數(shù)據(jù)庫(kù)格式[5]。

2 醫(yī)院檔案資源信息化整合需要的支撐條件

2.1 檔案專職人員參與到OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

在檔案管理方面，國(guó)家及各省市制定了系統(tǒng)的法律、行政法規(guī)與條例標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)電子文件，有著《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）等系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。而OA系統(tǒng)屬于綜合的系統(tǒng)平臺(tái)，電子公文歸檔的整理、編目、編號(hào)、著錄等標(biāo)準(zhǔn)要求與OA系統(tǒng)的處理流轉(zhuǎn)的過(guò)程與需求必然有著差異。要使OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)有效的整合，檔案室的專職人員必須參與到OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)當(dāng)中，同時(shí)解決好以下關(guān)鍵點(diǎn)：1.在文件處理與預(yù)歸檔過(guò)程中融入檔案管理的要求，即檔案形成的前端過(guò)程中。2.不同系統(tǒng)間數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)入的設(shè)計(jì)，保證導(dǎo)入后數(shù)據(jù)的一致與可讀。3.做好OA系統(tǒng)保密與權(quán)限的設(shè)計(jì)。不同級(jí)別的職工在文件處理過(guò)程中的權(quán)限應(yīng)當(dāng)有所區(qū)別，如可查看，可修改，可下載的權(quán)限，保證數(shù)據(jù)的公開性與保密性[6]。

2.2 檔案數(shù)字化進(jìn)程的跟進(jìn)

大數(shù)據(jù)分析對(duì)數(shù)據(jù)格式是有要求的，在當(dāng)前環(huán)境下，要實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合，需要“盤活沉睡的”檔案資源。具體來(lái)說(shuō)，即應(yīng)當(dāng)“存量數(shù)字化、增量電子化”的檔案信息化戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行。通過(guò)數(shù)字化的過(guò)程，使過(guò)去已經(jīng)產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案等不能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的檔案資料，轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)的可讀數(shù)據(jù)，在數(shù)字化的基礎(chǔ)上逐步推進(jìn)數(shù)據(jù)化的分析與應(yīng)用。而對(duì)于新產(chǎn)生的檔案，尤其是應(yīng)用OA系統(tǒng)后，使新產(chǎn)生的電子公文檔案的信息可直接存儲(chǔ)在可分析的數(shù)據(jù)庫(kù)中，最終實(shí)現(xiàn)電子公文檔案在成熟度，健康度，存儲(chǔ)程度，管理方式，應(yīng)用范圍等全方位的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]彭韻楊，熊建芳，石繼輝.數(shù)字化時(shí)代醫(yī)院綜合檔案資源開發(fā)的探討[J].現(xiàn)代醫(yī)藥衛(wèi)生，2016，32（24）：3899-3900.

[2]蘇冠賢.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合模式研究[J].檔案學(xué)研究，2017（05）：86-91.

[3]張長(zhǎng)水. 探討事業(yè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化動(dòng)態(tài)管理[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2012，（17）：38-39.

[4]鮑凌云，劉文云. 云計(jì)算在電子政務(wù)系統(tǒng)中的應(yīng)用研究[J]. 現(xiàn)代情報(bào)，2011，31（04）：170-173.

[5]胡靜.OA辦公系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用策略[J].管理觀察，2016（31）：180-181+184.

[6]李理.辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2015，15（78）：178+174.

作者簡(jiǎn)介

彭韻楊（1989-），女，廣西梧州人，漢族，碩士，現(xiàn)有職稱：助理館員，研究方向：檔案信息化；醫(yī)院檔案管理