葉佐林

摘 要：檔案管理是現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要組成部分，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和城鎮(zhèn)發(fā)展提供強(qiáng)大的信息支持。當(dāng)前在檔案管理當(dāng)中技術(shù)不斷進(jìn)步，效率得到不斷提高，但是在實(shí)際的服務(wù)當(dāng)中還存在不少的問題，如服務(wù)重視力度不夠、服務(wù)機(jī)制不健全等問題。因此對(duì)服務(wù)在檔案管理中的重要作用進(jìn)行具有重要的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。論從服務(wù)在檔案管理中的重要作用出發(fā)，分析檔案服務(wù)管理當(dāng)中存在的常見的問題，最后提出檔案服務(wù)管理的具體措施，提高檔案管理服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：服務(wù)；檔案；管理

隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，我國各行各業(yè)獲得快速的發(fā)展，在各行業(yè)的發(fā)展當(dāng)中需要多方面的后勤支持，其中檔案管理就是一方面。檔案管理承擔(dān)了社會(huì)發(fā)展和企業(yè)管理信息支持的重要任務(wù)，現(xiàn)實(shí)當(dāng)中檔案管理不但要為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供信息支持，還應(yīng)該為其他行業(yè)和人員提供良好的服務(wù)，因此把檔案管理定位在服務(wù)部門也不過分。對(duì)服務(wù)在檔案管理中的重要作用進(jìn)行研究具有重要意義。

1 服務(wù)在檔案管理中的重要作用

服務(wù)在檔案管理中的重要作用主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

1.1 服務(wù)是提高檔案管效率的因素之一

在檔案管理的過程當(dāng)中，很多人員看到的是專業(yè)信息技術(shù)的傳遞，其實(shí)在信息傳遞的前提上是服務(wù)好壞。如果在檔案管理當(dāng)中，一個(gè)良好的服務(wù)流程和意識(shí)，那么相關(guān)檔案管理系統(tǒng)會(huì)更高效的反應(yīng)現(xiàn)實(shí)的要求，檔案可以更高的為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。反之如果服務(wù)較差，檔案管理就會(huì)與所學(xué)要的行業(yè)產(chǎn)生沖突，影響實(shí)際管理效率。

1.2 服務(wù)是提高檔案客戶滿意度關(guān)鍵

服務(wù)是提高檔案客戶滿意度關(guān)鍵。在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展過程當(dāng)中，各行各業(yè)競爭日益激烈，檔案行業(yè)也是一個(gè)方面。在檔案行業(yè)的發(fā)展過程當(dāng)中，不但需要具有良好的專業(yè)技能，還需要具有高效的服務(wù)意識(shí)，只有充分的服務(wù)，滿足不同種類的客戶需求，才能提高客戶對(duì)檔案管理的滿意度，從而從根本上提高檔案管理的自身競爭力。

1.3 服務(wù)是提高檔案管理人員素質(zhì)的重要內(nèi)容

在檔案管理人員的內(nèi)部素質(zhì)結(jié)構(gòu)當(dāng)中，除了專業(yè)素養(yǎng)之外還需要具有良好的服務(wù)意識(shí)。因此在實(shí)際的工作當(dāng)中，如果一個(gè)檔案管理人員具有良好的服務(wù)意識(shí)或是超前的服務(wù)意識(shí)，那么這個(gè)檔案管理人員的自身素質(zhì)也會(huì)高于其他人員。因此衡量一個(gè)檔案管理人員自身的競爭力高低，服務(wù)就是其中的一個(gè)重要內(nèi)容。

2 檔案服務(wù)管理中存在的常見的問題

2.1 重視程度不夠

目前在很多檔案機(jī)構(gòu)的管理過程當(dāng)中，對(duì)檔案服務(wù)管理重視程度不夠。在實(shí)際的管理當(dāng)中，很多管理人員認(rèn)為，檔案管理的重點(diǎn)工作是檔案信息管理的問題，保障檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。對(duì)檔案服務(wù)管理重視不夠，認(rèn)為服務(wù)是可有可無的東西，因此沒有有效踐行檔案服務(wù)管理的基本思想。

另外在檔案管理的過程當(dāng)中，在相關(guān)投入上還是存在不足，如在實(shí)際的檔案服務(wù)過程當(dāng)中還是過去老舊的檔案信息索取模式，在硬件和軟件服務(wù)上都存在嚴(yán)重的不足，也影響了檔案的服務(wù)效率。

2.2 服務(wù)管理機(jī)制不健全

服務(wù)管理機(jī)制不健全是當(dāng)前檔案服務(wù)管理當(dāng)中較為常見性的問題。其主要表現(xiàn)在，在實(shí)際的檔案管理當(dāng)中沒有一個(gè)健全的服務(wù)管理制度，如在實(shí)際檔案管理過程當(dāng)中，相關(guān)部門職責(zé)不清楚，部門之間相互有時(shí)候?yàn)榱斯ぷ飨嗷ネ普?，影響了用戶的?shí)際檔案需求。另外在檔案服務(wù)過程當(dāng)中，相關(guān)用戶投入流程處理不完善，針對(duì)檔案服務(wù)過程當(dāng)中產(chǎn)生的投訴問題，就沒有一個(gè)明確的管理制度，這樣長期下去會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理的社會(huì)形象。

2.3 管理人員素質(zhì)不高

目前在檔案行業(yè)的建設(shè)和管理過程當(dāng)中，管理人員素質(zhì)不高問題也較為突出。很多檔案管理人員都是都是長期幾年或是幾十年保持在同一個(gè)工作崗位，這部分人員在實(shí)際的工作當(dāng)中，已經(jīng)習(xí)慣了按部就班的流程，缺乏應(yīng)有的服務(wù)意識(shí)和超前服務(wù)意識(shí)。在這樣的工作狀態(tài)下，服務(wù)水平當(dāng)然不高，在用戶進(jìn)行檔案咨詢的過程當(dāng)中，都是一種無所謂的態(tài)度，不能提供熱情的服務(wù)，服務(wù)效率較低。

3 加強(qiáng)檔案服務(wù)管理的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)檔案管理服務(wù)管理的重視力度

在檔案服務(wù)管理的過程當(dāng)中，首先就是要加強(qiáng)檔案管理服務(wù)管理的重視力度。在實(shí)際的管理當(dāng)中，檔案機(jī)構(gòu)和部門負(fù)責(zé)人員要高度重視服務(wù)在檔案工作的重要地位，將服務(wù)與檔案技術(shù)管理放在同樣的位置。只有領(lǐng)導(dǎo)層有效的重視才能確保檔案管理服務(wù)的有效進(jìn)行。

另外在檔案服務(wù)管理當(dāng)中，需要有良好的硬件和軟件支持，只有良好的軟件和硬件設(shè)備支持到位才能，為廣大的用戶提供良好的檔案服務(wù)體驗(yàn)。加強(qiáng)檔案管理部門的場館配置和設(shè)備配置，當(dāng)代城建檔案管理逐步向業(yè)務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，技術(shù)現(xiàn)代化、 信息化， 服務(wù)社會(huì)化、 多元化方向發(fā)展。城建檔案管理工作今后必然也要強(qiáng)化其對(duì)社會(huì)服務(wù)的功能，提高社會(huì)服務(wù)的服務(wù)水平，拓寬社會(huì)服務(wù)的服務(wù)層面。要檔案保存場館和對(duì)外服務(wù)場館的建設(shè)。增加檔案管理的技術(shù)含量， 引入當(dāng)前檔案管理的新技術(shù)、 新設(shè)備、 加快檔案信息化建設(shè)。

3.2 健全服務(wù)管理機(jī)制

在檔案服務(wù)管理的過程當(dāng)中要健全服務(wù)管理機(jī)制，首先就是根據(jù)自身的情況建立檔案服務(wù)管理制度，對(duì)檔案服務(wù)的流程、相關(guān)人員的崗位職責(zé)、投訴處理流程等要有一個(gè)明確的規(guī)定，只有這樣才能為檔案服務(wù)提供規(guī)范和指導(dǎo)。檔案管理部門根據(jù)新時(shí)期檔案管理工作變化發(fā)展的新情況，適時(shí)調(diào)整管理部門的科室和人員配置，消減不符合客觀現(xiàn)實(shí)需要的科室，更好的服務(wù)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。要不斷加強(qiáng)城建檔案部門規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。嚴(yán)格管理，有法必依，有章必循。確保檔案管理不出疏漏，不出差錯(cuò)。同時(shí)，簡化檔案使用的相關(guān)手續(xù)， 提高檔案的利用率，增強(qiáng)檔案的社會(huì)服務(wù)功能。

3.3 提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在檔案服務(wù)管理的過程當(dāng)中，管理人員是關(guān)鍵，因此在實(shí)際的管理當(dāng)中，可以通過多種途徑提高管理人員的服務(wù)素質(zhì)，第一，可以加強(qiáng)內(nèi)部的培訓(xùn)。建立常態(tài)化的培訓(xùn)機(jī)制，將檔案管理的性質(zhì)、服務(wù)的重要性等各種知識(shí)技能傳授給相關(guān)人員提高實(shí)際的服務(wù)意識(shí)。要不斷學(xué)習(xí)黨在新時(shí)期的理論思想和路線方針政策，深刻領(lǐng)會(huì)新時(shí)期社會(huì)發(fā)展 “以人為本” 理念的內(nèi)涵， 牢固樹立以人為本的服務(wù)理念。要掌握檔案管理新知識(shí)、新技術(shù)，借鑒發(fā)達(dá)國家城建檔案管理工作好的經(jīng)驗(yàn)。 第二，可以建立持續(xù)性的考核機(jī)制，對(duì)服務(wù)較好的工作人員，進(jìn)行薪酬提升和職位提升，對(duì)服務(wù)工作較差的人員進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，使內(nèi)部形成一個(gè)能上能下的機(jī)制，從而促使相關(guān)人員服務(wù)技能的提升。

4 結(jié)語

從以上的分析我們可以看出，服務(wù)在檔案管理中具有重要的作用，其作用主要表現(xiàn)在服務(wù)是提高檔案管效率的因素之一、服務(wù)是提高檔案客戶滿意度關(guān)鍵、服務(wù)是提高檔案管理人員素質(zhì)的重要內(nèi)容。但是在當(dāng)前檔案服務(wù)管理中存在重視程度不夠、服務(wù)管理機(jī)制不健全、管理人員素質(zhì)不高等問題。因此在實(shí)際的管理當(dāng)中要采取針對(duì)性的改進(jìn)措施，要加強(qiáng)檔案管理服務(wù)管理的重視力度、健全服務(wù)管理機(jī)制、提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，從而從根本上提高檔案管理服務(wù)水平。

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