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        檔案信息化建設(shè)中優(yōu)化成本效益的一體化策略

        2018-11-06 06:13:12張金安
        山東青年 2018年7期
        關(guān)鍵詞:成本效益檔案信息化建設(shè)

        張金安

        摘 要:在這樣一個信息化時代,信息的存儲和安全越發(fā)重要,在檔案信息化建設(shè)的深入發(fā)展階段,采用優(yōu)化成本效益的策略能夠在保證存儲安全的同時有效降低成本。將成本效益理論和邊際效益理論應(yīng)用于現(xiàn)代經(jīng)濟理論中,在信息化的內(nèi)涵、各部門內(nèi)部和單位,產(chǎn)業(yè)體系和區(qū)域合作視角下,制定信息化建設(shè)的一體化策略,促進信息的全面發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:檔案信息化建設(shè);成本效益;一體化策略

        一、現(xiàn)代經(jīng)濟學理論及其對檔案信息化建設(shè)的影響

        從降低成本和規(guī)避費用的角度來看,傳統(tǒng)的成本管理是片面的,只是強調(diào)節(jié)約。在現(xiàn)代經(jīng)濟理論中,成本效益的概念從“投入”和“產(chǎn)出”的比較分析中考慮“投入”或成本的必要性和合理性,并以盡可能少的成本創(chuàng)造盡可能多的“輸入”和效益,只要“投入”的增加可以帶來更大的利益,這種“投入”就符合成本效益的概念。

        目前,存在諸如“檔案中存在信息……不注意投入與產(chǎn)出的比例”等問題,有必要研究成本增加與減少之間的關(guān)系以及收入的增減,以幫助確定優(yōu)化檔案信息建設(shè)成本與效率的策略。經(jīng)濟學中“邊際收益遞減”的概念意味著在相同的條件下,隨著投入的增加,新增的收益在一定程度后會變得越來越少。簡而言之,輸入和效率的增加并不成正比。在信息化建設(shè)的深度發(fā)展階段,很容易受到這一概念的影響,在需要后續(xù)投資時,單位或政府不會繼續(xù)投資。然而,現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟學指出,只有在傳統(tǒng)的農(nóng)業(yè)經(jīng)濟和工業(yè)經(jīng)濟階段,“邊際效益下降”的規(guī)律才起主導作用。今天的網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟使“邊際收益減少”在經(jīng)濟活動中以及不再是經(jīng)濟活動起主導作用的規(guī)律,網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟階段的投入與產(chǎn)出關(guān)系中,存在著增加邊際效益的規(guī)律現(xiàn)象,這種現(xiàn)象會受到網(wǎng)絡(luò)效應(yīng)的影響。我們必須充分發(fā)揮作用針對網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟的特點,充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)效應(yīng),促進檔案信息化建設(shè)深入發(fā)展階段的邊際效益增長。

        網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟影響下的成本效益和邊際效益等經(jīng)濟理論應(yīng)該逐步從經(jīng)濟學家手中解放出來,應(yīng)該為廣大檔案專業(yè)人士制定優(yōu)化成本效益的策略。這是當前的檔案信息建設(shè)的當務(wù)之急。

        二、檔案信息化建設(shè)的成本效益策略

        (1)利用現(xiàn)代信息技術(shù)開發(fā)檔案信息系統(tǒng),實現(xiàn)檔案和文件綜合管理的有效途徑。

        加強檔案信息化建設(shè),首先要規(guī)范檔案的收集和管理制度,制定檔案信息系統(tǒng)目錄計劃,建立電子檔案管理流程。其次,要加強檔案信息系統(tǒng)的開發(fā),利用計算機,掃描儀,圖像處理等現(xiàn)代信息技術(shù),開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng),整合原有單位,部門和個人的檔案資源。現(xiàn)代信息技術(shù),如編程,數(shù)據(jù)交換,掃描,攝影等,記錄,檢索,打印,存檔,查詢,統(tǒng)計,數(shù)據(jù)上傳,數(shù)據(jù)接收,下載,備份,用戶管理等信息,從物理模式到數(shù)字化管理模式的文件管理為該單元的歷史發(fā)展留下了“永不褪色”的電子檔案。實現(xiàn)文件的文檔和文檔的集成管理,提高檔案的管理水平和服務(wù)質(zhì)量,探索管理使用現(xiàn)代信息技術(shù)是一種非常有效的備案方式,能夠大大降低檔案管理的成本,并提高檔案管理的效益,是檔案信息化建設(shè)成本效益一體化建設(shè)的關(guān)鍵。

        (2)查詢高效快捷,獲得最佳管理效益。

        加強檔案信息化建設(shè),必須遵循年度收集,數(shù)據(jù)完整,動態(tài)錄入,及時更新,科學分類,方便查詢,圖示和優(yōu)化管理等原則,能夠提供高效便捷的數(shù)字化管理。文件查詢利用平臺,通過檔案信息管理系統(tǒng)查詢模塊的功能,實現(xiàn)多項目,全方位查詢和統(tǒng)計[z1]等,提供方便快捷的數(shù)字文件查詢和利用服務(wù)平臺,可供單位,部門和個人同時使用,提供查詢和使用服務(wù),實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案資源的有效整合和共享,改革現(xiàn)有的檔案管理模式,實現(xiàn)檔案管理模式從分散管理向集中管理轉(zhuǎn)變,從物理管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變,真正“文檔集成,文件集成”,使靜態(tài)文件服務(wù)于日常動態(tài)工作,讓歷史“說話”,使文件“見證”,大大推動文件管理信息化建設(shè)步伐,創(chuàng)新文件管理流程和管理模型,重新整合和定位傳統(tǒng)的管理方法,以實現(xiàn)最佳的管理效益。

        (3)降低文件維護成本,拓寬應(yīng)用前景。

        加強檔案信息化建設(shè),建立檔案信息系統(tǒng),同時使用信息平臺提供利用率服務(wù)方面,它將在相當程度上減少原有物理文件的自然磨損,有效降低檔案的維護成本,有效提高檔案的管理水平,并利用效率確保檔案數(shù)據(jù)的準確性,安全性和有效性。

        (4)“自上而下”與“自下而上”相結(jié)合的檔案信息建設(shè)。

        根據(jù)信息化建設(shè)的發(fā)展和實施經(jīng)驗和教訓,動態(tài)制定實施路徑時,需要自下而上考慮,這適合中國經(jīng)濟處于增長率轉(zhuǎn)移和結(jié)構(gòu)調(diào)整期的國情。因此,結(jié)合“自上而下”和“自下而上”特別有利于優(yōu)化成本效益。

        例如,在具體實施中,一方面,根據(jù)頂層設(shè)計的目標和業(yè)務(wù)流程,“自上而下”加強了新建和構(gòu)建不足的檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范和指導。同時也充分考慮了檔案信息發(fā)展的歷史和現(xiàn)狀。檔案信息技術(shù)的建設(shè)已在中國建立了各種檔案信息系統(tǒng)及其信息資源,在實際工作中發(fā)揮了重要作用,需要從下到上充分考慮現(xiàn)實,并充分利用已建立的系統(tǒng),積累信息資源,逐步整合和完善系統(tǒng)及其資源。

        結(jié)合“自上而下”和“自下而上”的頂級設(shè)計不僅降低了成本,力求最大化利益,而且還從多個角度更好地規(guī)劃和協(xié)調(diào)文件信息,制定綜合戰(zhàn)略。在檔案信息化建設(shè)實踐中,成本效益和邊際效益等經(jīng)濟理論的應(yīng)用不僅有利于制定優(yōu)化成本效益的綜合戰(zhàn)略,而且有利于將其作為探索的契機,使其成為廣大檔案工作者理解和應(yīng)用的基礎(chǔ),這也是在市場經(jīng)濟條件下加強檔案館建設(shè),管理和服務(wù)的必然舉措。

        三、總結(jié)

        檔案的信息化建設(shè)需要大量投資,我們應(yīng)該建立一個現(xiàn)代的成本效益概念,在信息化建設(shè)的深入發(fā)展階段,要正確認識和把握網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟對邊際效益理論的影響,避免經(jīng)驗主義和盲目性,根據(jù)合理的結(jié)果做出科學決策,并正確制定策略以優(yōu)化成本效益。

        [參考文獻]

        [1]吳道國. 人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性策略研究[J]. 黑龍江史志, 2014(13).

        [2]張蕓. 把握檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略部署加快檔案信息化建設(shè)步伐[J]. 云南檔案, 2004(4):23-25.

        [3]張美江. 加強檔案信息化建設(shè)探索一體化管理有效途徑[J]. 城建檔案, 2014(7):56-57.

        (作者單位:陜西基礎(chǔ)地理信息中心,陜西 西安 710054)

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