張金安

摘 要：在這樣一個(gè)信息化時(shí)代，信息的存儲(chǔ)和安全越發(fā)重要，在檔案信息化建設(shè)的深入發(fā)展階段，采用優(yōu)化成本效益的策略能夠在保證存儲(chǔ)安全的同時(shí)有效降低成本。將成本效益理論和邊際效益理論應(yīng)用于現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)理論中，在信息化的內(nèi)涵、各部門(mén)內(nèi)部和單位，產(chǎn)業(yè)體系和區(qū)域合作視角下，制定信息化建設(shè)的一體化策略，促進(jìn)信息的全面發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；成本效益；一體化策略

一、現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)學(xué)理論及其對(duì)檔案信息化建設(shè)的影響

從降低成本和規(guī)避費(fèi)用的角度來(lái)看，傳統(tǒng)的成本管理是片面的，只是強(qiáng)調(diào)節(jié)約。在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)理論中，成本效益的概念從“投入”和“產(chǎn)出”的比較分析中考慮“投入”或成本的必要性和合理性，并以盡可能少的成本創(chuàng)造盡可能多的“輸入”和效益，只要“投入”的增加可以帶來(lái)更大的利益，這種“投入”就符合成本效益的概念。

目前，存在諸如“檔案中存在信息……不注意投入與產(chǎn)出的比例”等問(wèn)題，有必要研究成本增加與減少之間的關(guān)系以及收入的增減，以幫助確定優(yōu)化檔案信息建設(shè)成本與效率的策略。經(jīng)濟(jì)學(xué)中“邊際收益遞減”的概念意味著在相同的條件下，隨著投入的增加，新增的收益在一定程度后會(huì)變得越來(lái)越少。簡(jiǎn)而言之，輸入和效率的增加并不成正比。在信息化建設(shè)的深度發(fā)展階段，很容易受到這一概念的影響，在需要后續(xù)投資時(shí)，單位或政府不會(huì)繼續(xù)投資。然而，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)學(xué)指出，只有在傳統(tǒng)的農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)和工業(yè)經(jīng)濟(jì)階段，“邊際效益下降”的規(guī)律才起主導(dǎo)作用。今天的網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)使“邊際收益減少”在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中以及不再是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)起主導(dǎo)作用的規(guī)律，網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)階段的投入與產(chǎn)出關(guān)系中，存在著增加邊際效益的規(guī)律現(xiàn)象，這種現(xiàn)象會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)效應(yīng)的影響。我們必須充分發(fā)揮作用針對(duì)網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的特點(diǎn)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)效應(yīng)，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)深入發(fā)展階段的邊際效益增長(zhǎng)。

網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)影響下的成本效益和邊際效益等經(jīng)濟(jì)理論應(yīng)該逐步從經(jīng)濟(jì)學(xué)家手中解放出來(lái)，應(yīng)該為廣大檔案專(zhuān)業(yè)人士制定優(yōu)化成本效益的策略。這是當(dāng)前的檔案信息建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急。

二、檔案信息化建設(shè)的成本效益策略

（1）利用現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案和文件綜合管理的有效途徑。

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，首先要規(guī)范檔案的收集和管理制度，制定檔案信息系統(tǒng)目錄計(jì)劃，建立電子檔案管理流程。其次，要加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，利用計(jì)算機(jī)，掃描儀，圖像處理等現(xiàn)代信息技術(shù)，開(kāi)發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，整合原有單位，部門(mén)和個(gè)人的檔案資源?，F(xiàn)代信息技術(shù)，如編程，數(shù)據(jù)交換，掃描，攝影等，記錄，檢索，打印，存檔，查詢(xún)，統(tǒng)計(jì)，數(shù)據(jù)上傳，數(shù)據(jù)接收，下載，備份，用戶(hù)管理等信息，從物理模式到數(shù)字化管理模式的文件管理為該單元的歷史發(fā)展留下了“永不褪色”的電子檔案。實(shí)現(xiàn)文件的文檔和文檔的集成管理，提高檔案的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，探索管理使用現(xiàn)代信息技術(shù)是一種非常有效的備案方式，能夠大大降低檔案管理的成本，并提高檔案管理的效益，是檔案信息化建設(shè)成本效益一體化建設(shè)的關(guān)鍵。

（2）查詢(xún)高效快捷，獲得最佳管理效益。

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，必須遵循年度收集，數(shù)據(jù)完整，動(dòng)態(tài)錄入，及時(shí)更新，科學(xué)分類(lèi)，方便查詢(xún)，圖示和優(yōu)化管理等原則，能夠提供高效便捷的數(shù)字化管理。文件查詢(xún)利用平臺(tái)，通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)查詢(xún)模塊的功能，實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)目，全方位查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)[z1]等，提供方便快捷的數(shù)字文件查詢(xún)和利用服務(wù)平臺(tái)，可供單位，部門(mén)和個(gè)人同時(shí)使用，提供查詢(xún)和使用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案資源的有效整合和共享，改革現(xiàn)有的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式從分散管理向集中管理轉(zhuǎn)變，從物理管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變，真正“文檔集成，文件集成”，使靜態(tài)文件服務(wù)于日常動(dòng)態(tài)工作，讓歷史“說(shuō)話(huà)”，使文件“見(jiàn)證”，大大推動(dòng)文件管理信息化建設(shè)步伐，創(chuàng)新文件管理流程和管理模型，重新整合和定位傳統(tǒng)的管理方法，以實(shí)現(xiàn)最佳的管理效益。

（3）降低文件維護(hù)成本，拓寬應(yīng)用前景。

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息系統(tǒng)，同時(shí)使用信息平臺(tái)提供利用率服務(wù)方面，它將在相當(dāng)程度上減少原有物理文件的自然磨損，有效降低檔案的維護(hù)成本，有效提高檔案的管理水平，并利用效率確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，安全性和有效性。

（4）“自上而下”與“自下而上”相結(jié)合的檔案信息建設(shè)。

根據(jù)信息化建設(shè)的發(fā)展和實(shí)施經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，動(dòng)態(tài)制定實(shí)施路徑時(shí)，需要自下而上考慮，這適合中國(guó)經(jīng)濟(jì)處于增長(zhǎng)率轉(zhuǎn)移和結(jié)構(gòu)調(diào)整期的國(guó)情。因此，結(jié)合“自上而下”和“自下而上”特別有利于優(yōu)化成本效益。

例如，在具體實(shí)施中，一方面，根據(jù)頂層設(shè)計(jì)的目標(biāo)和業(yè)務(wù)流程，“自上而下”加強(qiáng)了新建和構(gòu)建不足的檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范和指導(dǎo)。同時(shí)也充分考慮了檔案信息發(fā)展的歷史和現(xiàn)狀。檔案信息技術(shù)的建設(shè)已在中國(guó)建立了各種檔案信息系統(tǒng)及其信息資源，在實(shí)際工作中發(fā)揮了重要作用，需要從下到上充分考慮現(xiàn)實(shí)，并充分利用已建立的系統(tǒng)，積累信息資源，逐步整合和完善系統(tǒng)及其資源。

結(jié)合“自上而下”和“自下而上”的頂級(jí)設(shè)計(jì)不僅降低了成本，力求最大化利益，而且還從多個(gè)角度更好地規(guī)劃和協(xié)調(diào)文件信息，制定綜合戰(zhàn)略。在檔案信息化建設(shè)實(shí)踐中，成本效益和邊際效益等經(jīng)濟(jì)理論的應(yīng)用不僅有利于制定優(yōu)化成本效益的綜合戰(zhàn)略，而且有利于將其作為探索的契機(jī)，使其成為廣大檔案工作者理解和應(yīng)用的基礎(chǔ)，這也是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下加強(qiáng)檔案館建設(shè)，管理和服務(wù)的必然舉措。

三、總結(jié)

檔案的信息化建設(shè)需要大量投資，我們應(yīng)該建立一個(gè)現(xiàn)代的成本效益概念，在信息化建設(shè)的深入發(fā)展階段，要正確認(rèn)識(shí)和把握網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)對(duì)邊際效益理論的影響，避免經(jīng)驗(yàn)主義和盲目性，根據(jù)合理的結(jié)果做出科學(xué)決策，并正確制定策略以?xún)?yōu)化成本效益。

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（作者單位：陜西基礎(chǔ)地理信息中心，陜西 西安 710054）