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        檔案信息化建設(shè)中優(yōu)化成本效益的一體化策略

        2018-11-06 06:13:12張金安
        山東青年 2018年7期
        關(guān)鍵詞:成本效益檔案信息化建設(shè)

        張金安

        摘 要:在這樣一個(gè)信息化時(shí)代,信息的存儲(chǔ)和安全越發(fā)重要,在檔案信息化建設(shè)的深入發(fā)展階段,采用優(yōu)化成本效益的策略能夠在保證存儲(chǔ)安全的同時(shí)有效降低成本。將成本效益理論和邊際效益理論應(yīng)用于現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)理論中,在信息化的內(nèi)涵、各部門(mén)內(nèi)部和單位,產(chǎn)業(yè)體系和區(qū)域合作視角下,制定信息化建設(shè)的一體化策略,促進(jìn)信息的全面發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:檔案信息化建設(shè);成本效益;一體化策略

        一、現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)學(xué)理論及其對(duì)檔案信息化建設(shè)的影響

        從降低成本和規(guī)避費(fèi)用的角度來(lái)看,傳統(tǒng)的成本管理是片面的,只是強(qiáng)調(diào)節(jié)約。在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)理論中,成本效益的概念從“投入”和“產(chǎn)出”的比較分析中考慮“投入”或成本的必要性和合理性,并以盡可能少的成本創(chuàng)造盡可能多的“輸入”和效益,只要“投入”的增加可以帶來(lái)更大的利益,這種“投入”就符合成本效益的概念。

        目前,存在諸如“檔案中存在信息……不注意投入與產(chǎn)出的比例”等問(wèn)題,有必要研究成本增加與減少之間的關(guān)系以及收入的增減,以幫助確定優(yōu)化檔案信息建設(shè)成本與效率的策略。經(jīng)濟(jì)學(xué)中“邊際收益遞減”的概念意味著在相同的條件下,隨著投入的增加,新增的收益在一定程度后會(huì)變得越來(lái)越少。簡(jiǎn)而言之,輸入和效率的增加并不成正比。在信息化建設(shè)的深度發(fā)展階段,很容易受到這一概念的影響,在需要后續(xù)投資時(shí),單位或政府不會(huì)繼續(xù)投資。然而,現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)學(xué)指出,只有在傳統(tǒng)的農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)和工業(yè)經(jīng)濟(jì)階段,“邊際效益下降”的規(guī)律才起主導(dǎo)作用。今天的網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)使“邊際收益減少”在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中以及不再是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)起主導(dǎo)作用的規(guī)律,網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)階段的投入與產(chǎn)出關(guān)系中,存在著增加邊際效益的規(guī)律現(xiàn)象,這種現(xiàn)象會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)效應(yīng)的影響。我們必須充分發(fā)揮作用針對(duì)網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的特點(diǎn),充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)效應(yīng),促進(jìn)檔案信息化建設(shè)深入發(fā)展階段的邊際效益增長(zhǎng)。

        網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)影響下的成本效益和邊際效益等經(jīng)濟(jì)理論應(yīng)該逐步從經(jīng)濟(jì)學(xué)家手中解放出來(lái),應(yīng)該為廣大檔案專(zhuān)業(yè)人士制定優(yōu)化成本效益的策略。這是當(dāng)前的檔案信息建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急。

        二、檔案信息化建設(shè)的成本效益策略

        (1)利用現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案和文件綜合管理的有效途徑。

        加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),首先要規(guī)范檔案的收集和管理制度,制定檔案信息系統(tǒng)目錄計(jì)劃,建立電子檔案管理流程。其次,要加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā),利用計(jì)算機(jī),掃描儀,圖像處理等現(xiàn)代信息技術(shù),開(kāi)發(fā)檔案信息管理系統(tǒng),整合原有單位,部門(mén)和個(gè)人的檔案資源?,F(xiàn)代信息技術(shù),如編程,數(shù)據(jù)交換,掃描,攝影等,記錄,檢索,打印,存檔,查詢(xún),統(tǒng)計(jì),數(shù)據(jù)上傳,數(shù)據(jù)接收,下載,備份,用戶(hù)管理等信息,從物理模式到數(shù)字化管理模式的文件管理為該單元的歷史發(fā)展留下了“永不褪色”的電子檔案。實(shí)現(xiàn)文件的文檔和文檔的集成管理,提高檔案的管理水平和服務(wù)質(zhì)量,探索管理使用現(xiàn)代信息技術(shù)是一種非常有效的備案方式,能夠大大降低檔案管理的成本,并提高檔案管理的效益,是檔案信息化建設(shè)成本效益一體化建設(shè)的關(guān)鍵。

        (2)查詢(xún)高效快捷,獲得最佳管理效益。

        加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),必須遵循年度收集,數(shù)據(jù)完整,動(dòng)態(tài)錄入,及時(shí)更新,科學(xué)分類(lèi),方便查詢(xún),圖示和優(yōu)化管理等原則,能夠提供高效便捷的數(shù)字化管理。文件查詢(xún)利用平臺(tái),通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)查詢(xún)模塊的功能,實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)目,全方位查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)[z1]等,提供方便快捷的數(shù)字文件查詢(xún)和利用服務(wù)平臺(tái),可供單位,部門(mén)和個(gè)人同時(shí)使用,提供查詢(xún)和使用服務(wù),實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案資源的有效整合和共享,改革現(xiàn)有的檔案管理模式,實(shí)現(xiàn)檔案管理模式從分散管理向集中管理轉(zhuǎn)變,從物理管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變,真正“文檔集成,文件集成”,使靜態(tài)文件服務(wù)于日常動(dòng)態(tài)工作,讓歷史“說(shuō)話(huà)”,使文件“見(jiàn)證”,大大推動(dòng)文件管理信息化建設(shè)步伐,創(chuàng)新文件管理流程和管理模型,重新整合和定位傳統(tǒng)的管理方法,以實(shí)現(xiàn)最佳的管理效益。

        (3)降低文件維護(hù)成本,拓寬應(yīng)用前景。

        加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),建立檔案信息系統(tǒng),同時(shí)使用信息平臺(tái)提供利用率服務(wù)方面,它將在相當(dāng)程度上減少原有物理文件的自然磨損,有效降低檔案的維護(hù)成本,有效提高檔案的管理水平,并利用效率確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,安全性和有效性。

        (4)“自上而下”與“自下而上”相結(jié)合的檔案信息建設(shè)。

        根據(jù)信息化建設(shè)的發(fā)展和實(shí)施經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),動(dòng)態(tài)制定實(shí)施路徑時(shí),需要自下而上考慮,這適合中國(guó)經(jīng)濟(jì)處于增長(zhǎng)率轉(zhuǎn)移和結(jié)構(gòu)調(diào)整期的國(guó)情。因此,結(jié)合“自上而下”和“自下而上”特別有利于優(yōu)化成本效益。

        例如,在具體實(shí)施中,一方面,根據(jù)頂層設(shè)計(jì)的目標(biāo)和業(yè)務(wù)流程,“自上而下”加強(qiáng)了新建和構(gòu)建不足的檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范和指導(dǎo)。同時(shí)也充分考慮了檔案信息發(fā)展的歷史和現(xiàn)狀。檔案信息技術(shù)的建設(shè)已在中國(guó)建立了各種檔案信息系統(tǒng)及其信息資源,在實(shí)際工作中發(fā)揮了重要作用,需要從下到上充分考慮現(xiàn)實(shí),并充分利用已建立的系統(tǒng),積累信息資源,逐步整合和完善系統(tǒng)及其資源。

        結(jié)合“自上而下”和“自下而上”的頂級(jí)設(shè)計(jì)不僅降低了成本,力求最大化利益,而且還從多個(gè)角度更好地規(guī)劃和協(xié)調(diào)文件信息,制定綜合戰(zhàn)略。在檔案信息化建設(shè)實(shí)踐中,成本效益和邊際效益等經(jīng)濟(jì)理論的應(yīng)用不僅有利于制定優(yōu)化成本效益的綜合戰(zhàn)略,而且有利于將其作為探索的契機(jī),使其成為廣大檔案工作者理解和應(yīng)用的基礎(chǔ),這也是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下加強(qiáng)檔案館建設(shè),管理和服務(wù)的必然舉措。

        三、總結(jié)

        檔案的信息化建設(shè)需要大量投資,我們應(yīng)該建立一個(gè)現(xiàn)代的成本效益概念,在信息化建設(shè)的深入發(fā)展階段,要正確認(rèn)識(shí)和把握網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)對(duì)邊際效益理論的影響,避免經(jīng)驗(yàn)主義和盲目性,根據(jù)合理的結(jié)果做出科學(xué)決策,并正確制定策略以?xún)?yōu)化成本效益。

        [參考文獻(xiàn)]

        [1]吳道國(guó). 人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性策略研究[J]. 黑龍江史志, 2014(13).

        [2]張蕓. 把握檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略部署加快檔案信息化建設(shè)步伐[J]. 云南檔案, 2004(4):23-25.

        [3]張美江. 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)探索一體化管理有效途徑[J]. 城建檔案, 2014(7):56-57.

        (作者單位:陜西基礎(chǔ)地理信息中心,陜西 西安 710054)

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