蘇憶瑤

很多同學(xué)分不清秘書和文員這兩個(gè)職位，其實(shí)，秘書與文員在本質(zhì)上同屬一個(gè)職業(yè)類別，只不過他們從事的工作側(cè)重點(diǎn)有所不同。

一般來說，秘書工作大致可分為四類：1.負(fù)責(zé)辦公室全面日常管理工作；2.擔(dān)任公司領(lǐng)導(dǎo)秘書，主要負(fù)責(zé)上司辦公室的管理、文件起草、上司的日程安排等工作；3.擔(dān)任普通秘書，承擔(dān)做好會(huì)議記錄、接聽電話、接待客人、收發(fā)信函等工作；4.負(fù)責(zé)辦公用品的管理、采購和衛(wèi)生等后勤工作，也是一些公司文員的基本工作。對(duì)于不喜歡做接待工作而又想做文員的同學(xué)，可以留意一下職位描述中有無對(duì)身高、形象、駕駛證的要求，如有要求，那就是招聘秘書無疑了。

作為一個(gè)秘書，首先需要掌握一些基本的商務(wù)禮儀，包括著裝、握手、迎客、泡茶等內(nèi)容。其中，泡茶有很多講究，如第一道泡茶的水需要倒掉，是為“洗茶”；倒茶時(shí)茶水不能倒得過滿；客人會(huì)使用“叩指禮”，即用手指輕輕敲擊桌面來向倒茶者表示感謝等。其次，秘書要學(xué)會(huì)辨認(rèn)董事長(zhǎng)的字跡，這是一項(xiàng)有點(diǎn)難度的工作，因?yàn)楹芏囝I(lǐng)導(dǎo)的字都是極具個(gè)性的，要想熟練地做好這項(xiàng)工作需要通過長(zhǎng)期的訓(xùn)練才行。最后，秘書還要具備公文寫作能力，如要學(xué)會(huì)寫會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)總結(jié)等。

大學(xué)畢業(yè)后，我進(jìn)入一家公司擔(dān)任宣傳文秘一職，既負(fù)責(zé)文字工作，又要負(fù)責(zé)新媒體運(yùn)營(yíng)，還要負(fù)責(zé)接待工作，這個(gè)崗位真是“一個(gè)頂仨”啊。

宣傳工作是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，比如公司召開某個(gè)活動(dòng)之后，我需要撰寫一篇新聞稿并將其上傳到公司官網(wǎng)和微信公眾號(hào)上。而對(duì)我來說最有挑戰(zhàn)性的工作，就是負(fù)責(zé)接待客人了。作為秘書的我必須全程參與整個(gè)接待過程，記錄談話內(nèi)容、錄音、拍照等。

在接待過程中，秘書要時(shí)刻留心客人是否需要添加茶水。剛開始時(shí)我不太靈光，看到主任一個(gè)勁地在給我使眼色，我很久才反應(yīng)過來，是該給客人添茶了。到了用餐的時(shí)候，秘書也是不能安心地坐在椅子上大快朵頤的，要時(shí)刻注意添酒，在董事長(zhǎng)和客人夾菜時(shí)及時(shí)按住轉(zhuǎn)盤，還要隨時(shí)準(zhǔn)備敬酒。插一句話，因?yàn)槲也缓染疲赃€要忍受董事長(zhǎng)不滿的眼神。吃完飯后，董事長(zhǎng)和客人們又開始新一輪的聊天，我又得繼續(xù)泡茶、上茶。等到了晚上九點(diǎn)半，整個(gè)飯局終于結(jié)束，我也終于結(jié)束了整個(gè)接待工作。

秘書還有一項(xiàng)重要的工作，就是要陪同領(lǐng)導(dǎo)出差。第一次接到這個(gè)任務(wù)時(shí)我特別緊張，還好出差的地點(diǎn)在相鄰的城市，距離不遠(yuǎn)，可以當(dāng)天返回。路上，董事長(zhǎng)并沒有放過這個(gè)可以“開會(huì)”的時(shí)間，我只能邊聽邊用本子記錄下來——作為一個(gè)秘書，是需要隨身攜帶紙筆的。到了目的地后，由于我們是客人，因此基本上都是由對(duì)方公司的秘書負(fù)責(zé)接待，我也能忙里偷閑，享受一下客人的待遇。

秘書實(shí)際要做的事并不多，但總是要時(shí)刻保持高度自覺，隨時(shí)讓自己處在最好的狀態(tài)，還需要非常細(xì)致入微的觀察能力，學(xué)會(huì)和領(lǐng)導(dǎo)、不同的客人打交道，還經(jīng)常會(huì)面臨加班和出差的工作任務(wù)，因此讓人感到身心疲憊。我知道每份工作都有不同的難處，每個(gè)職業(yè)都有不為人知的辛酸，路是自己選的，唯有咬牙堅(jiān)持。

此外，一個(gè)秘書要想成為辦公室主任或者董事長(zhǎng)秘書，沒有三五年的積淀是做不了的，只有不斷地提高自己的交際能力、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力以及培養(yǎng)細(xì)心嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，這樣才能得到領(lǐng)導(dǎo)的賞識(shí)，讓自己有更好的發(fā)展前景。