張 蕾

(廣東理工職業(yè)學(xué)院圖書館，廣東 廣州 510091)

閱讀推廣活動(dòng)的動(dòng)力主要來(lái)自兩個(gè)方面：一是服務(wù)創(chuàng)新的需要，我國(guó)圖書館文獻(xiàn)借閱服務(wù)的地位逐步下降，閱讀推廣成為服務(wù)創(chuàng)新的重要方式和提升圖書館信息資源利用率的手段；二是國(guó)民閱讀需求的提升。據(jù)2018年4月18日發(fā)布的第十五次全國(guó)國(guó)民閱讀調(diào)查報(bào)告顯示，2017年我國(guó)成年國(guó)民對(duì)個(gè)人閱讀數(shù)量評(píng)價(jià)中，只有1.7%的國(guó)民認(rèn)為自己的閱讀數(shù)量很多，有64.2%的成年國(guó)民認(rèn)為有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)舉辦讀書活動(dòng)或讀書節(jié)[1]。閱讀推廣活動(dòng)發(fā)展迅猛，同時(shí)也暴露出其存在的問(wèn)題。有學(xué)者總結(jié)了目前閱讀推廣發(fā)展存在的瓶頸，包括缺乏完善的長(zhǎng)效機(jī)制和專業(yè)人才、傳統(tǒng)管理模式滯后、績(jī)效評(píng)估缺失、有效激勵(lì)不足、資源分散等[2]。作為一種管理干預(yù)的手段，項(xiàng)目管理在圖書館閱讀推廣中的應(yīng)用在國(guó)內(nèi)已經(jīng)有成功的案例，例如，佛山市圖書館2011年以來(lái)的“項(xiàng)目立館”實(shí)踐，使項(xiàng)目化管理模式在館內(nèi)得到持續(xù)有效地推行，其中不乏閱讀推廣活動(dòng)的項(xiàng)目。項(xiàng)目管理的體系和內(nèi)容非常廣泛，但是在閱讀推廣實(shí)踐中適當(dāng)?shù)厝谌胍恍┫嚓P(guān)的理論或工具，可以使工作事半功倍。

1 項(xiàng)目管理及其在高校圖書館閱讀推廣中應(yīng)用的概況

1.1 項(xiàng)目管理概述

項(xiàng)目管理最早起源于美國(guó)，美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)(Project Management Institute, PMI)指出，項(xiàng)目是為創(chuàng)造獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果而進(jìn)行的臨時(shí)性工作，其臨時(shí)性是指項(xiàng)目有明確的起點(diǎn)和終點(diǎn)；項(xiàng)目管理是將知識(shí)、技能、工具與技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目活動(dòng)，以滿足項(xiàng)目的要求。它分為5大過(guò)程和 9個(gè)知識(shí)領(lǐng)域，包括：?jiǎn)?dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾五大過(guò)程[3]。項(xiàng)目的明顯特征是臨時(shí)性、獨(dú)特性和漸進(jìn)性，與“日常運(yùn)作”“運(yùn)營(yíng)”等概念不同。圖書館日常的借閱、參考咨詢等服務(wù)是連續(xù)性的，而且工作人員、工作職責(zé)和工作環(huán)境相對(duì)比較固定，而圖書館開(kāi)展的讀書活動(dòng)，雖然持續(xù)的時(shí)間比較長(zhǎng)，但是都有一個(gè)起始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間，且工作人員是臨時(shí)組成的，每個(gè)活動(dòng)所面對(duì)的環(huán)境因素也不盡相同。這些讀書活動(dòng)就可以看成是一個(gè)項(xiàng)目或者若干個(gè)項(xiàng)目。

1.2 高校閱讀推廣活動(dòng)項(xiàng)目化管理的意義

雖然有些高校圖書館成立了閱讀推廣部門，而且將這種活動(dòng)納入圖書館的日常工作中。對(duì)于單獨(dú)一個(gè)活動(dòng)或者一次系列活動(dòng)而言，它仍然只能當(dāng)作一個(gè)項(xiàng)目或一個(gè)總項(xiàng)目，需要集合圖書館的人力、物力資源。高校圖書館閱讀推廣存在的問(wèn)題可以通過(guò)項(xiàng)目管理手段來(lái)解決。除了有專門的閱讀推廣部門的圖書館外，高校圖書館閱讀推廣活動(dòng)的工作人員大都是臨時(shí)組建，相對(duì)職能部門而言比較靈活，但是缺乏管理和責(zé)任人的定位；很多閱讀推廣活動(dòng)僅僅是有創(chuàng)意、吸引力大，但忽視了閱讀推廣的目的，活動(dòng)結(jié)束后也沒(méi)有考察活動(dòng)的效果，沒(méi)有及時(shí)糾正活動(dòng)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。上述這些問(wèn)題在我們的實(shí)踐工作中比比皆是，如果得不到有效的管理干預(yù)，閱讀推廣活動(dòng)就失去了進(jìn)行的意義。

1.3 高校圖書館閱讀推廣項(xiàng)目化管理的現(xiàn)狀

項(xiàng)目管理應(yīng)用在我國(guó)圖書館界相對(duì)較晚，21世紀(jì)初才有相關(guān)的理論研究和業(yè)務(wù)工作應(yīng)用，主要集中在數(shù)字圖書館建設(shè)、回溯建庫(kù)、讀者活動(dòng)、圖書館搬遷等方面[4]。最為業(yè)界熟知的是2011年佛山圖書館的“項(xiàng)目立館”，閱讀推廣活動(dòng)在真正意義上實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目化的管理。之后的幾年，項(xiàng)目管理在圖書館尤其是公共圖書館的應(yīng)用掀起了一個(gè)小高潮。高校也有項(xiàng)目管理應(yīng)用比較顯著的案例，例如順德職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館采用“職能—項(xiàng)目”復(fù)合管理模式，于2013年5月成立了閱讀推廣小組，通過(guò)長(zhǎng)期舉辦各類型的閱讀交流分享活動(dòng)在校園形成了閱讀文化品牌[5]。

近兩年圖書館界項(xiàng)目化管理的熱潮似乎又平靜了。筆者隨機(jī)抽取高校圖書館進(jìn)行了訪問(wèn)，發(fā)現(xiàn)很多圖書館雖沒(méi)有在閱讀推廣中提出項(xiàng)目管理的應(yīng)用，但從實(shí)際的文獻(xiàn)調(diào)研和具體活動(dòng)的關(guān)注中發(fā)現(xiàn)，很多圖書館閱讀推廣活動(dòng)引入了項(xiàng)目管理的理念，例如團(tuán)隊(duì)的搭建、活動(dòng)過(guò)程的規(guī)范、效果的評(píng)價(jià)、活動(dòng)管理中使用一些小工具等等。也就是說(shuō)，項(xiàng)目管理的理論淡化了，但是項(xiàng)目管理的理念在高校圖書館閱讀推廣活動(dòng)中得到了應(yīng)用和加強(qiáng)。因此，筆者認(rèn)為我國(guó)高校圖書館閱讀推廣活動(dòng)需要切切實(shí)實(shí)定步驟、根據(jù)活動(dòng)特點(diǎn)引入管理工具，將理念貫徹落實(shí)。

2 高校圖書館閱讀推廣項(xiàng)目化管理過(guò)程及應(yīng)用實(shí)踐

筆者所在的廣東理工職業(yè)學(xué)院圖書館(以下簡(jiǎn)稱我館)在每年的世界讀書日(4月23日)期間都會(huì)舉辦“悅讀月”系列活動(dòng)，這個(gè)系列活動(dòng)可以看成是一個(gè)大的項(xiàng)目，以下為該系列活動(dòng)的項(xiàng)目管理做了簡(jiǎn)要設(shè)計(jì)。

2.1 確定基本的項(xiàng)目管理過(guò)程

根據(jù)項(xiàng)目管理的五大過(guò)程，高校圖書館閱讀推廣活動(dòng)可以采用項(xiàng)目啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾這五個(gè)步驟來(lái)進(jìn)行，但是具體的步驟中所涉及的環(huán)節(jié)可以根據(jù)活動(dòng)特點(diǎn)進(jìn)行選擇。本文結(jié)合多個(gè)圖書館閱讀推廣項(xiàng)目化管理的實(shí)踐，設(shè)計(jì)出以下一套流程(見(jiàn)圖1)，便于在實(shí)踐中操作。

圖1 閱讀推廣項(xiàng)目化管理過(guò)程

2.2 項(xiàng)目管理過(guò)程的實(shí)踐應(yīng)用

2.2.1 項(xiàng)目的啟動(dòng)

項(xiàng)目的啟動(dòng)是立項(xiàng)前期的準(zhǔn)備和確定立項(xiàng)的過(guò)程，在鎖定任務(wù)目標(biāo)的基礎(chǔ)上，在現(xiàn)有的資源條件下選擇最佳的項(xiàng)目。我館早在2010年就開(kāi)始舉辦“悅讀月”系列活動(dòng)，作為一個(gè)大型的活動(dòng)項(xiàng)目，每個(gè)活動(dòng)就是一個(gè)子項(xiàng)目。這種具有連續(xù)性的項(xiàng)目，需要明確的是每一年活動(dòng)的主題、數(shù)量和類型，即在現(xiàn)有的資源條件下選擇最佳的子項(xiàng)目。

(1)明確目標(biāo)

閱讀推廣的總體目標(biāo)不會(huì)僅僅是停留在參與的人有多少，讀者參與的熱忱有多高，而在于通過(guò)閱讀推廣活動(dòng)做到校園閱讀文化氛圍的提升、讀者對(duì)讀書熱忱的提升、利用圖書館的信息技能的提升、進(jìn)入圖書館頻率的提升等等。一次閱讀推廣活動(dòng)可能會(huì)讓館員收獲到頗多，但我們絕不能幻想利用一次活動(dòng)就能夠把我們所有的問(wèn)題都解決。所以我們必須明確一個(gè)需要實(shí)現(xiàn)的任務(wù)目標(biāo)，然后圍繞這個(gè)目標(biāo)尋找適合的項(xiàng)目。2018年，我們的目標(biāo)依然是讓學(xué)生好讀書、多讀書、讀好書，以閱讀為樂(lè)，拉近學(xué)生和圖書館的距離，活動(dòng)口號(hào)定為“春暖花開(kāi) 閱讀精彩”。

(2)識(shí)別項(xiàng)目干系人

項(xiàng)目干系人是所有受項(xiàng)目影響的人或者組織。高校圖書館閱讀推廣活動(dòng)是在學(xué)校的范圍內(nèi)進(jìn)行的，除了發(fā)起者、組織者和工作團(tuán)隊(duì)以外，離不開(kāi)師生的參與，在“悅讀月”系列活動(dòng)中，首先要明確活動(dòng)是面向全校師生的，還是某部分群體的。其次，活動(dòng)的順利開(kāi)展離不開(kāi)學(xué)校相關(guān)職能部門的配合、協(xié)作。因此，除了圖書館這個(gè)當(dāng)事人以外，讀者和學(xué)校的學(xué)工部、工會(huì)、后勤等職能部門都是閱讀推廣項(xiàng)目的干系人，要重視他們?cè)陧?xiàng)目中所起到的作用或帶來(lái)的影響。

(3)讀者需求分析

讀者需求相當(dāng)于工程項(xiàng)目管理里的客戶需求，只有了解客戶的需求，才能設(shè)計(jì)出有針對(duì)性的活動(dòng)。高校圖書館與公共圖書館在閱讀推廣上的最大區(qū)別是兩者的服務(wù)群體不同，高校圖書館主要的服務(wù)對(duì)象是在校師生，而年輕的大學(xué)生則是閱讀推廣活動(dòng)的主體。年輕大學(xué)生比較喜歡有個(gè)性、有創(chuàng)意的活動(dòng)，比較容易接受新鮮事物和挑戰(zhàn)，因此，高校圖書館閱讀推廣項(xiàng)目的選擇上要遵循大學(xué)生的心理特點(diǎn)和實(shí)際需求，在具體細(xì)節(jié)上要多做調(diào)查和分析，在立項(xiàng)之前多傾聽(tīng)在校學(xué)生的想法。

(4)確定立項(xiàng)

在上述三個(gè)方面確立的基礎(chǔ)上，收集子項(xiàng)目，對(duì)項(xiàng)目的可行性進(jìn)行分析，確定項(xiàng)目的主題和內(nèi)容，并形成項(xiàng)目的策劃書，包括：活動(dòng)的時(shí)間范圍、參與主體、具體內(nèi)容、所需要的人力和物力資源、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。在確定立項(xiàng)的過(guò)程中，可以采用頭腦風(fēng)暴、思維導(dǎo)圖、邏輯框架法(LFA)等方式。我館采用的是類似頭腦風(fēng)暴的方法，以激勵(lì)的方式要求館員在指定時(shí)間內(nèi)自行組隊(duì)設(shè)計(jì)一個(gè)子項(xiàng)目，然后匯總?cè)^設(shè)計(jì)的子項(xiàng)目，召開(kāi)館務(wù)小組會(huì)議以頭腦風(fēng)暴的形式對(duì)這些項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)價(jià)和可行性分析，篩選出符合我們目標(biāo)的、可操作的子項(xiàng)目，結(jié)合一些常規(guī)的閱讀推廣項(xiàng)目和全省范圍內(nèi)參與的項(xiàng)目，形成我館2018年“悅讀月”系列活動(dòng)(見(jiàn)表1)。

表1 廣東理工職業(yè)學(xué)院圖書館2018年“悅讀月”系列活動(dòng)一覽表

2.2.2 項(xiàng)目的規(guī)劃

項(xiàng)目規(guī)劃也就是項(xiàng)目設(shè)計(jì)，為使項(xiàng)目達(dá)到預(yù)期目標(biāo)而進(jìn)行的精心安排。合理分配工作任務(wù)、時(shí)間進(jìn)度和有效配置人財(cái)物資源，是項(xiàng)目成功執(zhí)行的基礎(chǔ)。

(1)工作分解

將一個(gè)項(xiàng)目按一定的原則分解成一個(gè)個(gè)任務(wù)，任務(wù)再分解成一項(xiàng)項(xiàng)工作，這樣才能使項(xiàng)目的大量工作化繁為簡(jiǎn)，形成一個(gè)個(gè)可以監(jiān)控和完成的工作包，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的最終工作目標(biāo)。常用的工具有工作分解結(jié)構(gòu)圖(WBS, Work Breakdown Structure)，例如南通職業(yè)大學(xué)圖書館2008年度的讀書節(jié)項(xiàng)目分解成三級(jí)，即將系列活動(dòng)分成活動(dòng)策劃、活動(dòng)宣傳、活動(dòng)實(shí)施三個(gè)子項(xiàng)目，然后各個(gè)子項(xiàng)目又分成更具體的小項(xiàng)目[6]。而我館在工作分解中，將每一個(gè)活動(dòng)作為一個(gè)子項(xiàng)目，即“悅讀月”系列活動(dòng)項(xiàng)目的一級(jí)結(jié)構(gòu)，然后每個(gè)活動(dòng)再分成若干個(gè)任務(wù)包。例如“吟詩(shī)誦詞 智趣闖關(guān)”親子活動(dòng)為一級(jí)結(jié)構(gòu)，然后根據(jù)具體的項(xiàng)目需要分解為二級(jí)、三級(jí)、四級(jí)(見(jiàn)圖2)。

圖2 子項(xiàng)目“吟詩(shī)誦詞 智趣闖關(guān)”親子活動(dòng)的工作分解結(jié)構(gòu)

(2)責(zé)任分配

責(zé)任分配就是工作分解后，再分配給團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人，常用的工具是責(zé)任分配矩陣。我館的“悅讀月”系列活動(dòng)的總負(fù)責(zé)是館長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)的館務(wù)小組，但是各個(gè)項(xiàng)目都出自工作人員的策劃，策劃者就自然而然成了每個(gè)子項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，團(tuán)隊(duì)組建和責(zé)任分配都是由子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來(lái)進(jìn)行。在“悅讀月”活動(dòng)期間，子項(xiàng)目責(zé)任人可以在職能部門領(lǐng)導(dǎo)的許可下從各職能部門抽調(diào)符合項(xiàng)目需要的人員，組成臨時(shí)的工作團(tuán)隊(duì)，在不影響職能部門工作的前提下聽(tīng)從子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的工作安排。因此，我館在“悅讀月”系列活動(dòng)中，項(xiàng)目打破了職能部門的約束，責(zé)任分配落實(shí)到個(gè)人，而不是部門。除了館內(nèi)的工作人員外，有些項(xiàng)目的部分工作人員來(lái)自圖書館勤工助學(xué)的學(xué)生，例如我館的“動(dòng)口不動(dòng)手，智能音箱體驗(yàn)沙龍”活動(dòng)；有些項(xiàng)目的部分工作人員則是通過(guò)學(xué)校社會(huì)實(shí)踐平臺(tái)招募的學(xué)生志愿者，例如“吟詩(shī)誦詞 智趣闖關(guān)”親子活動(dòng)。項(xiàng)目的工作人員從學(xué)生中招募，不僅解決了人力短缺的問(wèn)題，也為學(xué)生提供了社會(huì)實(shí)踐的平臺(tái)，又能體現(xiàn)學(xué)生的思維和創(chuàng)意，一舉三得。

(3)制定進(jìn)度計(jì)劃

項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，就是明確每個(gè)具體活動(dòng)或工作任務(wù)開(kāi)始的時(shí)間、預(yù)期完成的時(shí)間，主要的工具包括：甘特圖、重大事件圖、有時(shí)間尺度的項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖等。甘特圖較為常見(jiàn)，用Excel就可以制作，能直觀反映活動(dòng)的先后順序和持續(xù)時(shí)間。我館2018年“悅讀月”系列活動(dòng)就可以根據(jù)每個(gè)活動(dòng)的時(shí)間安排繪制進(jìn)度計(jì)劃甘特圖，也可以繪制每個(gè)子項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃甘特圖，由于系列活動(dòng)的時(shí)間跨度較大，以下用“吟詩(shī)誦詞 智趣闖關(guān)”親子活動(dòng)的進(jìn)度計(jì)劃甘特圖為例(見(jiàn)圖3)。

圖3 子項(xiàng)目“吟詩(shī)誦詞 智趣闖關(guān)”親子活動(dòng)的計(jì)劃進(jìn)度甘特圖

(4)經(jīng)費(fèi)預(yù)算

在項(xiàng)目規(guī)劃中，編制經(jīng)費(fèi)預(yù)算表是必不可少的，它是在成本約束的前提下對(duì)所需資源的合理配置。通過(guò)預(yù)算經(jīng)費(fèi)和實(shí)際支出差額的對(duì)照，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施中的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行把控。經(jīng)費(fèi)預(yù)算盡量做到細(xì)化，可以結(jié)合工作分解來(lái)列出明細(xì)，并將各個(gè)子項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)匯總，來(lái)把控本年度系列活動(dòng)的所有開(kāi)支。

2.2.3 項(xiàng)目的執(zhí)行

項(xiàng)目啟動(dòng)和規(guī)劃后，就開(kāi)始執(zhí)行項(xiàng)目了，項(xiàng)目執(zhí)行就是按照項(xiàng)目規(guī)劃中的工作任務(wù)、人員分配、時(shí)間進(jìn)度和費(fèi)用預(yù)算，按部就班地進(jìn)行，將規(guī)劃付諸實(shí)施。項(xiàng)目執(zhí)行在閱讀推廣活動(dòng)中是至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，活動(dòng)的成功與否取決于項(xiàng)目的執(zhí)行力度。相對(duì)于日常的管理工作而言，圖書館的閱讀推廣活動(dòng)涉及的工作內(nèi)容較為零散，沒(méi)有具體的工作指引，很容易會(huì)顧此失彼、工作重復(fù)或拖沓，項(xiàng)目管理的應(yīng)用則彌補(bǔ)了這方面的不足。

2.2.4 項(xiàng)目的監(jiān)控

項(xiàng)目監(jiān)控主要是在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，對(duì)進(jìn)度、費(fèi)用、質(zhì)量、資源等進(jìn)行跟蹤，確保項(xiàng)目順利完成。閱讀推廣項(xiàng)目的監(jiān)控，可以從時(shí)間控制、人員控制、費(fèi)用控制和質(zhì)量控制[6]四個(gè)方面進(jìn)行，在質(zhì)量控制方面要著重考慮可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)控制或規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。在這個(gè)階段除了對(duì)照之前的各類圖表外，可以編制流程表，以觀察每個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)和每個(gè)工作任務(wù)的落實(shí)情況。

2.2.5 項(xiàng)目的收尾

一次閱讀推廣項(xiàng)目完成后，圖書館需要對(duì)活動(dòng)的實(shí)施過(guò)程和效果進(jìn)行總結(jié)，并做出全方位的績(jī)效評(píng)價(jià)，衡量該活動(dòng)的成績(jī)和不足，為下一年的活動(dòng)改進(jìn)做準(zhǔn)備；圖書館項(xiàng)目組成員也可以分析團(tuán)隊(duì)中存在的問(wèn)題，相互探討，便于館員內(nèi)部的知識(shí)管理和經(jīng)驗(yàn)提升，優(yōu)化組合閱讀推廣項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。項(xiàng)目的評(píng)價(jià)可以分為內(nèi)部評(píng)價(jià)和外部評(píng)價(jià)。內(nèi)部評(píng)價(jià)主要來(lái)自項(xiàng)目責(zé)任人對(duì)工作的總結(jié)，外部評(píng)價(jià)主要是通過(guò)表單調(diào)查或者互動(dòng)平臺(tái)收集讀者的反饋意見(jiàn)。我館2018年度“悅讀月”系列活動(dòng)的所有子項(xiàng)目都在圖書館網(wǎng)頁(yè)、微信公眾平臺(tái)等多個(gè)渠道發(fā)布通訊稿，及時(shí)公布活動(dòng)效果，責(zé)任人會(huì)根據(jù)工作完成情況撰寫活動(dòng)績(jī)效評(píng)估報(bào)告，例如“你讀書，我買單”活動(dòng)的績(jī)效評(píng)估報(bào)告就包含了購(gòu)買數(shù)量、購(gòu)買總額、購(gòu)買人群分析、圖書種類分析、該批圖書的借閱量統(tǒng)計(jì)等等。在所有子項(xiàng)目完成后，由館務(wù)組對(duì)整個(gè)“悅讀月”系列活動(dòng)做總結(jié)，并依據(jù)學(xué)校的KPI績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)體系進(jìn)行業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)，至此，一個(gè)閱讀推廣項(xiàng)目才算真正收尾。

3 高校圖書館閱讀推廣項(xiàng)目化管理實(shí)施的幾點(diǎn)思考

3.1 構(gòu)建項(xiàng)目管理指南和指標(biāo)體系

項(xiàng)目管理在閱讀推廣中應(yīng)用，首先必須要保證我們負(fù)責(zé)項(xiàng)目的圖書館員知道如何使用項(xiàng)目管理手段，也知道本館在項(xiàng)目上需要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，所以圖書館要在制度上保證，在細(xì)則上落實(shí)。上海交通大學(xué)圖書館從閱讀推廣服務(wù)的閱讀環(huán)境布局、閱讀活動(dòng)開(kāi)展、閱讀推廣項(xiàng)目實(shí)施、閱讀推廣模式設(shè)計(jì)、方案制定、目標(biāo)規(guī)劃、管理舉措等方面制定了一套總領(lǐng)全局開(kāi)展服務(wù)的指南綱要[7]，這一做法值得我們借鑒。在項(xiàng)目化管理的實(shí)施中，需要行動(dòng)指南、規(guī)范項(xiàng)目化管理操作步驟、實(shí)施細(xì)節(jié)。通過(guò)指南，館員知道自己如何去做，哪些細(xì)節(jié)需要注意，在指南中要設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理流程相對(duì)應(yīng)的指標(biāo)體系，例如在項(xiàng)目監(jiān)控環(huán)節(jié)需要從哪些方面對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)控，對(duì)項(xiàng)目的評(píng)價(jià)需要從哪些指標(biāo)來(lái)進(jìn)行等等。

3.2 優(yōu)化項(xiàng)目管理過(guò)程和工具

在高校圖書館閱讀推廣中應(yīng)用項(xiàng)目管理，不是照搬項(xiàng)目管理的理論和工具，而是有所選擇有所改進(jìn)。例如在高校圖書館閱讀推廣中的讀者需求分析建議是在立項(xiàng)之前就進(jìn)行，在一般的工程項(xiàng)目管理中，客戶需求是在項(xiàng)目規(guī)劃(項(xiàng)目管理的第二個(gè)過(guò)程)中進(jìn)行的。此外，項(xiàng)目管理過(guò)程中可以增加一些小的工具，例如表單。在我館讀書活動(dòng)的項(xiàng)目化管理中，表單起到了很大的作用，表單可以收集讀者需求、活動(dòng)報(bào)名、活動(dòng)宣傳、收集反饋意見(jiàn)，還能進(jìn)行讀者管理和對(duì)收集的信息進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)。

3.3 職能部門在項(xiàng)目化管理中的角色定位

我國(guó)高校圖書館大都采用職能式管理來(lái)進(jìn)行日常業(yè)務(wù)，即“館長(zhǎng)—部門主任—部門成員”，而項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)是臨時(shí)組建的，除了有專門成立閱讀推廣部門的高校圖書館，項(xiàng)目管理打破了傳統(tǒng)職能部門的束縛。同樣，在我館閱讀推廣的項(xiàng)目化管理過(guò)程中，項(xiàng)目的責(zé)任是落實(shí)到個(gè)項(xiàng)目責(zé)任人，而不是職能部門。但這并不意味著在圖書館閱讀推廣項(xiàng)目中職能部門就失去作用了，職能部門上傳下達(dá)，不僅起到了溝通協(xié)調(diào)的作用，還能有效處理上級(jí)的行政命令和對(duì)工作進(jìn)行行政監(jiān)督。在閱讀推廣項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，不可避免會(huì)遇到知識(shí)產(chǎn)權(quán)、審計(jì)、安全等風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避，對(duì)官方發(fā)布文稿進(jìn)行審核，以及需要聯(lián)絡(luò)學(xué)校其他職能部門等事宜，這些工作仍然離不開(kāi)職能部門的作用，因此職能部門在閱讀推廣項(xiàng)目中的角色定位為外聯(lián)和行政監(jiān)督，以確保項(xiàng)目能夠順利完成。

3.4 項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)

圖書館閱讀推廣項(xiàng)目的順利完成，離不開(kāi)工作團(tuán)隊(duì)的共同努力，因此想要提升項(xiàng)目實(shí)施效率和質(zhì)量，需要加強(qiáng)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)。項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)離不開(kāi)項(xiàng)目責(zé)任人的正確領(lǐng)導(dǎo)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在組建時(shí)責(zé)任人就要根據(jù)館內(nèi)人員工作經(jīng)驗(yàn)、研究特長(zhǎng)、性格特點(diǎn)等情況選擇項(xiàng)目所需要的人才，招募學(xué)生工作人員，也有必要在招募通告中注明人員需求，并在項(xiàng)目管理中根據(jù)個(gè)人偏好和擅長(zhǎng)來(lái)分配工作，并使每個(gè)項(xiàng)目組成員知道項(xiàng)目目標(biāo)和明確自己的工作職責(zé)。因此，項(xiàng)目責(zé)任人必須具備一定的能力，包括領(lǐng)導(dǎo)能力、組織協(xié)調(diào)能力、溝通能力以及遇到突發(fā)因素時(shí)的應(yīng)變和決策能力等等。

4 結(jié)語(yǔ)

在高校圖書館閱讀推廣中引入項(xiàng)目化管理的理念，不是一蹴而就的，需要整個(gè)圖書館在制度、文化、管理模式等方面的轉(zhuǎn)變，需要圖書館人能具備化解引入項(xiàng)目化管理的能力，為項(xiàng)目化管理的有效性實(shí)施提供足夠的支持。在基本的項(xiàng)目管理操作過(guò)程下，如何更優(yōu)化地利用項(xiàng)目管理的理論和方法服務(wù)于高校圖書館閱讀推廣，還需要我們?nèi)ジ嗟厮伎己吞剿鳌?/p>