蘇桂芳

摘 要：隨著改革的不斷深化，檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化。面對(duì)新的歷史時(shí)期、新的工作需要，檔案管理工作顯得更加重要。檔案管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題，諸如檔案數(shù)量越來(lái)越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來(lái)困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問(wèn)題。本文對(duì)檔案管理規(guī)范化和現(xiàn)代化提出了相應(yīng)措施，以此提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；工作

1提高對(duì)檔案管理規(guī)范化認(rèn)識(shí)促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化的重要意義

1.1做好文書(shū)處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書(shū)處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書(shū)是檔案的來(lái)源，檔案是文書(shū)的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹(shù)立文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

1.2檔案管理規(guī)范化工作是檔案現(xiàn)代化管理的重要組成部分，是衡量檔案管理水平的重要標(biāo)志之一。充分有效地開(kāi)展檔案規(guī)范化工作，對(duì)于總結(jié)檔案工作經(jīng)驗(yàn)，探索、掌握檔案工作規(guī)律，提高檔案管理水平都具有不可估量的作用。因此，我們要充分認(rèn)識(shí)做好檔案工作的重要性，立足于檔案管理長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展大計(jì)，緊緊圍繞檔案管理為中心工作，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，遵循檔案管理原則，把檔案工作列入本單位總體發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃，納入工作人員的崗位職責(zé)，納入工作評(píng)估指標(biāo)，并同步布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。

2.加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化工作必要措施分析

2.1公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)?？梢哉f(shuō)公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問(wèn)題。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫(xiě)橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無(wú)日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。

2.2實(shí)施正確的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國(guó)文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。

2.3加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的必要舉措

首先，為進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，單位要成立校檔案工作委員會(huì)。檔案工作委員會(huì)研究決定檔案工作的重大事宜，審議通過(guò)檔案工作規(guī)劃，負(fù)責(zé)對(duì)各單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核。同時(shí)成立檔案室，是檔案工作的職能部門，是永久保存和提供檔案利用的機(jī)構(gòu)。各單位、各部門相應(yīng)成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)由各單位分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，成員由各單位檔案員和有關(guān)工作人員組成。各單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要配備一定數(shù)量的檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。其次，加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。要建設(shè)一支高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍，是做好檔案工作的基礎(chǔ)。各單位、各部門要根據(jù)檔案工作需要明確本單位檔案員，同時(shí)加大檔案員的教育培訓(xùn)力度，定期組織檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，切實(shí)提高檔案人員的檔案基礎(chǔ)知識(shí)與基本技能；為檔案員提供外出學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，開(kāi)闊眼界，拓展思路，盡快提高檔案工作水平。要充分調(diào)動(dòng)廣大檔案工作者熱愛(ài)檔案工作、做好本職工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，努力建設(shè)一支相對(duì)穩(wěn)定的專兼職檔案員隊(duì)伍。

2.4要搞好開(kāi)發(fā)，注重服務(wù)，完善檔案利用功能，推動(dòng)檔案目標(biāo)管理現(xiàn)代化。

觀念的更新、管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化為檔案管理上檔次、上水平提供了有利保證，要對(duì)檔案信息進(jìn)行深加工，進(jìn)行更高層次的開(kāi)發(fā)。真正達(dá)到服務(wù)和利用之目的。通過(guò)服務(wù)功能的發(fā)揮，提高檔案目標(biāo)的社會(huì)效能，更好地推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。促進(jìn)檔案管理上升到更高的層次，更好的水平。

3加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化工作必要措施分析

3.1加快硬件設(shè)施建設(shè)。實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化。

現(xiàn)代技術(shù)手段在檔案管理中的應(yīng)用還很不盡人意。我們要在樹(shù)立檔案信息資源共享意識(shí)的前提下，加快設(shè)施（設(shè)備）和技術(shù)現(xiàn)代化步伐，全面提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。要及時(shí)配備檔案現(xiàn)代化所必有的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分利用現(xiàn)代科技，利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。

3.2增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，加強(qiáng)人才培養(yǎng)。

增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，發(fā)展檔案事業(yè)的過(guò)程中，檔案工作人員要更新與我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法不相適應(yīng)的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念。加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)。檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過(guò)程，在這一過(guò)程中，始終要依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。檔案工作人員素質(zhì)的提高，應(yīng)包括思想意識(shí)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和操作技能等內(nèi)容，還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識(shí)，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)做好充分的準(zhǔn)備。

3.3重視檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

為防止檔案管理中出現(xiàn)無(wú)章可循。無(wú)法可依，重復(fù)、繁雜的混亂局面，檔案管理現(xiàn)代化首先要實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化就沒(méi)有現(xiàn)代化管理。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是建立最佳檔案工作秩序，取得最優(yōu)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的保障，同時(shí)也是促進(jìn)檔案理論研究和發(fā)展的重要手段。在檔案標(biāo)準(zhǔn)制定的過(guò)程中。需要在專業(yè)內(nèi)取得一致的認(rèn)識(shí)，為總結(jié)、提高和發(fā)展創(chuàng)造有利的條件和機(jī)會(huì)。同時(shí)，檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定，必須汲取相關(guān)科學(xué)知識(shí)，來(lái)充實(shí)和發(fā)展檔案管理學(xué)。

4結(jié)束語(yǔ)

總之，檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是一項(xiàng)利在當(dāng)代、功在千秋的好事。不斷深化的工作實(shí)踐證明，做好檔案保管工作，防止檔案的損毀，延長(zhǎng)檔案的使用壽命，維護(hù)檔案的完整與安全，是檔案管理的工作重點(diǎn)，而檔案工作管理規(guī)范化對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化具有重要意義。

參考文獻(xiàn) ：

[1] 李建宇.試論實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展，上海交通大學(xué)學(xué)報(bào).2012.1.

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