王麗娟

摘 要：隨著高校不斷的發(fā)展，網(wǎng)絡化、信息化管理不斷的推進，傳統(tǒng)的紙質檔案管理已經(jīng)不能滿足高校發(fā)展的需要，越來越多高校檔案管理已經(jīng)往電子檔案形式發(fā)展，但沒有出現(xiàn)一個完善、合理的管理體系，高校檔案管理網(wǎng)絡化、信息化、規(guī)范化管理是勢在必行。

關鍵詞：高校；檔案管理；軟件；問題；對策

檔案管理軟件是檔案管理過程中的重要的現(xiàn)代化工具，它以超強的功能在檔案建設與管理中發(fā)揮著不可替代的作用。本文針對高校檔案管理使用軟件中存在的問題進行了探討分析，并提出解決這些問題的措施。

一、高校檔案管理信息化建設定義

高校檔案管理信息化建設工作包含計算機軟件技術、掃描技術、OCR技術、多媒體技術等發(fā)展組合而成的，它把各種載體連接在一起，把高校各種載體形式的檔案資源轉化為信息化電子檔案，以信息形式存儲，軟件運作，硬件讀取的方案進行，有利于計算機軟件式的管理形式發(fā)展，最后形成一個有效的高校檔案數(shù)據(jù)庫，通過互聯(lián)網(wǎng)人們可以進行檔案的檢索與查閱，實現(xiàn)真正的資源共享，所以檔案信息化建設是高校檔案建設重要組成部分。

二、高校檔案管理使用軟件的問題

檔案管理工作是高校的重點工作之一，檔案是高校發(fā)展成果的重要組成部分，檔案的收集、整理、保管等管理工作是不可忽視的環(huán)節(jié)。當前紙質文件檔案就是高校以往傳統(tǒng)檔案管理形式，所以，紙質檔案保管工作已經(jīng)有一套相當穩(wěn)定的管理系統(tǒng)。與此同時，到校檔案管理使用問題還有待解決，這樣才能使得電子檔案的管理工作更加保險。

（一）缺乏有效性的維護

檔案管理人員在管理檔案中，軟件設計是檔案管理工作的升級與優(yōu)化。而管理軟件維護是軟件使用、運營、完善的基本保證條件。所以軟件如果出現(xiàn)漏洞、發(fā)現(xiàn)問題不及時維護，就會使得計算機的維護工作失效，嚴重的影響到檔案數(shù)據(jù)的有效性。因此，在日常維護中，管理人員不能僅限于硬件設備的檢查，也應該注重軟件的維護，不能把維護放在表面。

（二）檔案系統(tǒng)綜合性人才缺乏

由于每個高校背景的不同，專業(yè)計算機未必能為高校量身定做，軟件功能的理解有誤，為日后高校檔案系統(tǒng)使用帶來不便。因此，高校檔案管理人員應對檔案專業(yè)知識與流程。這樣會使得系統(tǒng)開發(fā)過程中參與程度增加，對高?？蛻舻男枨蠖纫灿星猩淼睦斫?，軟件難度及軟件需要制約條件可以有一個深刻的理解，可以杜絕軟件建立正式使用后不必要的問題，也會增加用戶滿意度。

（三）開發(fā)水平低

在市面上的檔案管理功能大同小異，開發(fā)商與開發(fā)單位都不在軟件上進行更多的投入，這樣高校軟件帶來很多特別大的安全隱患。而且很多軟件在格式上不兼容，對高校的切合性不高，這樣也會造成高校資源流失的現(xiàn)象?，F(xiàn)在，高校檔案管理軟件開發(fā)方式較多，除了高校自己購買的軟件外，還有些高校是自行研發(fā)的檔案管理……這樣形成很多高校的管理軟件漏洞很多，而且系統(tǒng)間是不兼容的，這種混亂的狀態(tài)，國家也沒有對其提出一個統(tǒng)一的檔案管理軟件標準，也沒有統(tǒng)一的部門去監(jiān)管、領導、管理這些工作，使得高校間互通性較低。這樣造成軟件檢索、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)共享、網(wǎng)絡統(tǒng)一等問題造成困難。所以我們要統(tǒng)一一個管理軟件標準，或者統(tǒng)一一個檔案管理部門去維護全國高校檔案管理工作。

三、高校檔案管理使用軟件對策

高校檔案信息管理軟件開發(fā)是一項復雜工作，它影響這整個設備的正常運行，而且用戶的需求、管理手段都要在里面體現(xiàn)。針對這些種種要去，我提出以下幾點問題及相關對策。

（一）提高高校檔案管理使用軟件的重視程度

因為高校檔案管理人員計算機應用的缺乏，要學習計算機知識及信息管理軟件知識，對計算計軟件要有一個深刻的系統(tǒng)了解；國家需要出臺相關的權威機構的軟件使用標準，將高校檔案工作規(guī)劃得更加標準化，統(tǒng)一軟件生成的數(shù)據(jù)格式，方便高校間檔案信息的數(shù)據(jù)交流與資源共享；對開發(fā)科研人員進行一個嚴格統(tǒng)一的培訓管理制度，以免出現(xiàn)人力資源專業(yè)度不夠；在高校使用軟件管理方面還需要有效的協(xié)調，避免軟件重復開發(fā)與資源浪費的現(xiàn)象。

（二）完善檔案管理設備設施

學校應投入一定的經(jīng)費到檔案館室的建設上， 有些學校檔案館室的設施和現(xiàn)代管理還比較落后， 做不到檔案管理要求的“八防” ， 設施不到位， 檔案檢索沒有實現(xiàn)微機自動檢索， 有些管理系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)只能供檔案管理人員使用， 不能實現(xiàn)資源共享， 這樣就相當于手工檢索， 限制了計算機檔案管理系統(tǒng)的利用， 在一定程度上影響了檔案的利用效率。要實現(xiàn)檔案利用的無紙化、電子化、網(wǎng)絡化， 必須加大投入， 從檔案的設備設施上予以保證。

（三）進一步加強隊伍建設，提高人員素質

提高檔案管理工作者現(xiàn)代化意識，更新觀念，強化信息技術觀念。作為檔案管理人員應充分認識檔案管理現(xiàn)代化的必要性，積極參與學校的各項活動，主動、及時地為學校工作提供優(yōu)質服務，切實加強對現(xiàn)代化管理技術的學習和研究，了解和掌握最新的現(xiàn)代化管理手段，提高業(yè)務素質，使個人的知識結構及業(yè)務水平適應高校檔案信息化建設和發(fā)展的需要。

（四）有效整合檔案信息資源

數(shù)據(jù)質量是高校檔案管理軟件是否可行的關鍵，管理人員要嚴格把關數(shù)據(jù)，保證輸入數(shù)據(jù)的準確性，否則高校檔案會失去它原有的意義。可以考慮建立數(shù)據(jù)多重部分審核的制度，這樣多重審核下可以杜絕大面積數(shù)據(jù)錯誤的人為現(xiàn)象。在檔案信息化建設方面，繼續(xù)完善檔案工作軟硬件環(huán)境，繼續(xù)做好檔案數(shù)字化工作，建立電子檔案接收體系、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化體系以及數(shù)字檔案編目、存儲、服務體系，建立與本單位匹配的檔案管理系統(tǒng)。

四、總結

高校檔案工作作為一個服務行業(yè)的工作，應該與時俱進，跟進時代經(jīng)濟發(fā)展的步伐，這樣才會事半功倍。高校檔案軟件設計需要投入大量的人力、物力、財力與技術力量，所以我們在軟件生成之前就要對其進行詳細的分析，以免造成軟件無用的現(xiàn)象，而且對立檔工作也要層層把關，這樣才能確保檔案資源的真實性與準確性，通過網(wǎng)絡實現(xiàn)資源共享，從而更好的服務于高校的發(fā)展工作。

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