楊珍

摘 要：企業(yè)辦公室管理工作，在現(xiàn)代企業(yè)中有著非常重要的意義，科學(xué)的辦公室管理不僅能夠幫助企業(yè)管理者進(jìn)行決策，而且能夠讓企業(yè)管理對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)的掌握，維持企業(yè)的正常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和運(yùn)營(yíng)，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈的今天，對(duì)辦公室管理工作進(jìn)行完善與優(yōu)化是當(dāng)前實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的重要途徑?；诖?，文章首先分析了現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作存在的問(wèn)題，然后提出了相應(yīng)的優(yōu)化策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；辦公室管理；優(yōu)化措施

1 引言

我們所說(shuō)的辦公室管理是指辦公室的相關(guān)人員能夠嚴(yán)格執(zhí)行管理者層的相關(guān)決策，能夠有效的解決企業(yè)行政工作中的一些問(wèn)題，主要包括計(jì)劃，組織，領(lǐng)導(dǎo)，控制等一些行為活動(dòng)，其根本目的是保障企業(yè)的正常運(yùn)行，推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)更好發(fā)展。對(duì)于如何提升企業(yè)辦公室管理工作的成效這一問(wèn)題，在此之前已經(jīng)有相關(guān)的專(zhuān)家和學(xué)者對(duì)此進(jìn)行了一定的分析和研究，本文的研究主要是在此基礎(chǔ)上，結(jié)合自身的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)和所掌握的理論知識(shí)進(jìn)行的進(jìn)一步分析，具體內(nèi)容如下所述。

2 現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 從管理理念的角度分析

當(dāng)今的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，無(wú)論是管理工作還是開(kāi)展工作都有越來(lái)越高的要求，和越來(lái)越嚴(yán)格的體制。因此，就要求管理內(nèi)容進(jìn)一步完善，管理形式也要不斷地創(chuàng)新。尤其是辦公室的管理工作，需要加強(qiáng)理念上的創(chuàng)新，還要和企業(yè)中的經(jīng)營(yíng)管理有著動(dòng)態(tài)的結(jié)合與發(fā)展?，F(xiàn)在的辦公室管理中，管理工作的層次不夠高，不夠全面。也沒(méi)有什么預(yù)見(jiàn)性。企業(yè)辦公室的管理模式和理念中仍然存在著局限性，這些局限包括：控制過(guò)于簡(jiǎn)單、指揮和監(jiān)督層面不夠完善、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理在不斷變化。這樣的局限性，使辦公室管理的局面靜止在原地，停滯不前，跟不上時(shí)代發(fā)展的腳步。

2.2 從管理制度的角度分析

辦公室管理工作的重要保障是辦公室的管理制度，目前大部分的企業(yè)，并沒(méi)有具體明確的規(guī)章制度，使辦公室管理工作沒(méi)有思路，沒(méi)有明確的目標(biāo)，職責(zé)不突出，責(zé)任不明確，不能落實(shí)到個(gè)人頭上，這樣會(huì)造成管理效果不明顯的局面。不僅如此，還會(huì)浪費(fèi)掉大量的人力和物力。這是管理制度上的缺失，也是辦公室管理制度的嚴(yán)重不足之處，在未來(lái)的發(fā)展道路上，要及時(shí)進(jìn)行改正。

2.3 從管理效率的角度分析

在部分企業(yè)中，辦公室管理工作部分的工作人員對(duì)于自己工作認(rèn)識(shí)不夠清晰，缺乏創(chuàng)新的意識(shí)，辦公室管理人員普遍都是機(jī)械地完成上層領(lǐng)導(dǎo)所交代下來(lái)的任務(wù)，不明白自己的職責(zé)所在。這在無(wú)形之中就喪失了自己獨(dú)立思考的能力，由于是機(jī)械地完成了任務(wù)，內(nèi)容空洞，缺少真情實(shí)感，很難得到上層領(lǐng)導(dǎo)的賞識(shí)。導(dǎo)致員工因此產(chǎn)生反感的心理情緒。其實(shí)，辦公室管理工作者應(yīng)該具備獨(dú)立思考的能力，積極地整理資料，收集資料，明白自己的職責(zé)所在，有極強(qiáng)的約束力，為企業(yè)做出更多的貢獻(xiàn)。

3 現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化措施

3.1 提高精細(xì)化管理意識(shí)

現(xiàn)階段，很多企業(yè)的辦公室管理工作人員都認(rèn)為幫助領(lǐng)導(dǎo)謀劃大事才值得注意，日常工作中的一些小事比較繁雜也不用注意，這種工作心態(tài)不僅不能做好日常辦公室管理工作中的小事，也做不好大事。所以，就需要提高精細(xì)化管理意識(shí)并能夠?qū)⑦@種意識(shí)切實(shí)的貫徹落實(shí)到日常的辦公室管理工作中去，堅(jiān)決做到從小事做起，腳踏實(shí)地，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化工作和管理，也只有這樣才能將可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題降到最低，真正的協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定和籌劃出更好的工作方案和工作計(jì)劃，抓好部署工作，實(shí)現(xiàn)立足全局成大事的工作目標(biāo)。

3.2 明確崗位職責(zé)并落到實(shí)處

明確崗位職責(zé)并落到實(shí)處是提升企業(yè)辦公室管理工作成效的重要保障，辦公室管理工作是很具體的事務(wù)性工作，所以一定要根據(jù)不同工作人員的不同能力和特點(diǎn)安排不同的工作，做到人人肩上有責(zé)任，并制定嚴(yán)格的制度規(guī)范，做到嚴(yán)格遵循，違章必糾。以溝通這一項(xiàng)比較重要和基礎(chǔ)的工作來(lái)說(shuō)，需要辦公室管理人員做好縱向和橫向溝通?？v向溝通主要涉及到與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的溝通，向其他部門(mén)和工作人員下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)和指示，向領(lǐng)導(dǎo)上傳其他部門(mén)和工作人員的想法和建議，在此溝通過(guò)程中一定要做到嚴(yán)格負(fù)責(zé)；橫向溝通主要是與媒體部門(mén)、外部政府機(jī)關(guān)以及企業(yè)相關(guān)職能部門(mén)的溝通和交流，在此過(guò)程中一定要做好協(xié)調(diào)和溝通工作。總的來(lái)說(shuō)，企業(yè)辦公室管理人員一定要根據(jù)嚴(yán)格的規(guī)范制度和行為準(zhǔn)則認(rèn)真工作，嚴(yán)格要求自己。

3.3 提高工作人員的綜合素質(zhì)

社會(huì)在發(fā)展，企業(yè)也在不斷的發(fā)展和改革變化，相應(yīng)的，企業(yè)辦公室管理工作也就會(huì)不斷的變化和改革，內(nèi)容也會(huì)隨著企業(yè)的發(fā)展而不斷增加，這就對(duì)企業(yè)辦公室管理工作人員提出了更多新的要求，需要辦公室管理人員能夠隨著企業(yè)的發(fā)展不斷的提高自己的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，專(zhuān)業(yè)技能和綜合素養(yǎng)。具體來(lái)說(shuō)，需要從以下幾個(gè)方面著手：第一，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念，也就說(shuō)能夠主動(dòng)的去學(xué)習(xí)更多的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，以更好的工作；第二，要善于從工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，能夠發(fā)現(xiàn)自己的優(yōu)缺點(diǎn)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，不斷提高；第三，企業(yè)也需要定期的組織相關(guān)的培訓(xùn)考核班，給辦公室管理人員提供更多學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)；第四，要根據(jù)企業(yè)辦公室管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能水平，合理的配置人力資源，確保每個(gè)人都能實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化。

3.4 做好部門(mén)間的協(xié)調(diào)工作

做好企業(yè)辦公室間的協(xié)調(diào)工作，可以有效提高企業(yè)的凝聚力和工作效率。其主要原因在于：首先，在每個(gè)單位，局部和整體之間都有著復(fù)雜的關(guān)系和交叉利益，局部和整體的利益不總是一致的，從局部看有利的事，從整體看并不一定有利。其次，現(xiàn)行的機(jī)構(gòu)設(shè)置，大都是一個(gè)部門(mén)一個(gè)職能，而一項(xiàng)任務(wù)往往需要幾個(gè)職能部門(mén)共同負(fù)責(zé)，這就勢(shì)必出現(xiàn)職責(zé)交叉、利益相兼的現(xiàn)象，要負(fù)責(zé)綜合管理的部門(mén)出面協(xié)調(diào)。第三，在協(xié)調(diào)工作中，一定要相互理解，相互支持，換位思考，求同存異，抓主要矛盾，不在非原則問(wèn)題上較真，不在細(xì)微末節(jié)上糾纏。協(xié)調(diào)起來(lái)要有力，橫向到邊，縱向到底，發(fā)揮最大效能。

3.5 創(chuàng)造良好的工作環(huán)境

良好的工作環(huán)境能夠讓辦公室管理人員在潛移默化的過(guò)程中提高自己，管理水平也能夠有很大的提升。而良好的外部環(huán)境的創(chuàng)造一方面要貫徹落實(shí)以人為本的管理理念，尊重，關(guān)愛(ài)每一個(gè)工作人員，讓每一個(gè)工作人員能夠以良好的心態(tài)去工作和生活；另一方面，需要為工作人員提供良好的辦公環(huán)境，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況和自身的能力，引進(jìn)適合的現(xiàn)代化設(shè)備和軟件，以達(dá)到降低辦公室管理人員工作壓力的同時(shí)提高管理績(jī)效的辦公室管理工作效果。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，現(xiàn)代企業(yè)辦公室的管理工作，在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中的地位非常重要，在進(jìn)行研究分析中，對(duì)辦公室管理工作的作用進(jìn)行分析的同時(shí)，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行全面性的研究探索，從各個(gè)方面考察辦公室問(wèn)題的解決措施，針對(duì)公司發(fā)展的實(shí)際情況，把理論上的措施充分應(yīng)用到實(shí)際工作中，在工程中驗(yàn)證具體措施的可行性和科學(xué)性，以保證實(shí)際運(yùn)行中的辦公室管理工作能夠有效擺脫傳統(tǒng)問(wèn)題的困擾，實(shí)現(xiàn)水平和效率的雙重提高，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

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