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        文書檔案管理工作的創(chuàng)新途徑探討

        2018-10-19 03:39:56王慧
        卷宗 2018年21期
        關鍵詞:途徑管理工作創(chuàng)新

        摘 要:文書檔案管理工作是指單位的檔案事業(yè),建立在有組織、有計劃的領導和監(jiān)督基礎之上,協(xié)調單位內部關系和外部關系的工作。文書檔案記錄了單位的各項管理活動、人事信息以及單位的歷史發(fā)展進程。領導在決策時通過參考這些檔案可以預測未來工作方向、保持有關決策的有效性與連續(xù)性。隨著社會的變遷以及事業(yè)單位各項改革的不斷深入,現(xiàn)有文書檔案管理模式中的局限之處逐漸顯現(xiàn)出來,與新時代新發(fā)展新要求不相適應。文書檔案管理工作面臨著來自文書檔案數(shù)量的增多與內容的復雜等壓力,創(chuàng)新管理模式勢在必行。筆者撰寫本文主要是以促進檔案管理工作為目標,創(chuàng)新文書檔案管理模式,以期對檔案管理工作實現(xiàn)整理部署和制度化安排提供助益。

        關鍵詞:文書檔案;管理工作;創(chuàng)新;途徑

        1 文書檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

        1.1 檔案管理模式創(chuàng)新是適應時代潮流的內在要求

        世界每時每刻都處于發(fā)展當中,信息數(shù)字化腳步不斷加快。傳統(tǒng)的檔案管理模式信息化程度不高,極大制約了工作產能,不利于社會效益與經濟效益的雙重實現(xiàn)。因此,必須將信息化管理中的先進理念融入到文書檔案管理領域,實現(xiàn)二者的有機結合,確保檔案管理模式與時俱進。

        1.2 檔案管理模式創(chuàng)新是未來檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢

        隨著文書檔案電子信息化的不斷深入推進,紙質檔案大量被電子檔案所取代是必然的發(fā)展趨勢。文書檔案管理信息化需要一個過程,它不是一蹴而就,而是一個對文書檔案管理模式進行創(chuàng)新的過程,實際上就是文書檔案管理模式發(fā)展的過程。通過一次次的創(chuàng)新,可以發(fā)現(xiàn)新管理模式中存在的弊端,從而有針對性的加以改進,繼續(xù)進行再創(chuàng)新。這種循環(huán)的發(fā)展路徑,可以不斷地推動檔案事業(yè)的前進步伐。

        2 文書檔案管理中顯現(xiàn)的弊端

        2.1 文書檔案歸檔立卷制度建設存在缺陷

        單位大量日常公務活動會產生大量文書,文書整理工作結束后,需要將這些文書開展檔案立卷和歸檔。在這一全局性過程當中,文書材料收集的完整程度、檔案立卷的質量、歸檔的及時程度都會影響到單位后期檔案管理工作,也關系到工作人員對檔案未來的利用和保管。筆者根據(jù)搜集的相關文獻,發(fā)現(xiàn)在實踐層面上,部分單位對文書檔案歸檔立卷時會出現(xiàn)以下問題:

        單位工作人員未能全體參與檔案工作,全員檔案工作意識沒有樹立。檔案管理工作量龐大,如果單由單位檔案室負責檔案各項工作,不利于工作效率提升。而歸檔立卷這一領域,技術要求度并不高,因此,有必要建立由各部門兼職檔案員的歸檔立卷制度,樹立全員檔案工作意識,讓工作人員意識到文書檔案工作與每個人都密切相關,是一項”人人為我,我為人人”性質的工作。同時,專職檔案管理人員工作繁冗,將無法抽出更多時間來對文書檔案在宏觀上進行管理,不利于文書檔案工作的整體建設。

        第二,不利于單位節(jié)省人力和財力。筆者調查時注意到,很多單位的專職檔案管理人員需要花費大量時間、精力花費在各個部門索要文書檔案及裝訂等瑣事。大多數(shù)情形是剛把本月的檔案整理上架,又要開始下個月檔案的整理上架,因而工作任務繁重。這就導致許多單位聘請臨時工作人員來進行協(xié)助立卷,不僅導致資金浪費,而且臨時工作人員以完成任務為目的,難以保證檔案的質量,為未來檔案的利用埋下隱患,甚至發(fā)生泄密的危險[1]。

        2.2 文書檔案的管理利用存在弊端

        單位文書檔案管理的根本出發(fā)點和落腳點還是在于“管理利用”層面。目前,有關人員查閱文書檔案主要是通過電話查閱、內網查閱、現(xiàn)場查閱等方式[2]。在對文書檔案的管理利用上存在弊端,主要體現(xiàn)在以下幾個層面:

        第一,公眾知情權受限。一方面,由于早期政務信息公開程度不高,有些按照規(guī)定應當公開的文書并沒有得到公開,也未移交到檔案管理部門。因而公眾需要查詢早期的信息時存在困難。另一方面,即使公眾能夠查閱相關涉及其自身利益的文書檔案,手續(xù)也較為繁瑣,需要出具大量證明材料。同時,單位控制較為嚴格,檔案管理工作人員在文書是否可以公開等政策把握不準確時,常以信息涉密為由而拒絕當事人查詢。

        第二,利用方式傳統(tǒng),利用效率低下。文書檔案管理工作的發(fā)展步伐與信息化技術更新速度脫軌。筆者調查發(fā)現(xiàn),大部分單位僅僅停留在利用計算機技術完成目錄數(shù)字化的階段,沒有將計算機技術運用到檔案檢索、掃面錄入、上傳云儲存等領域,降低了文書檔案的利用效率。

        3 文書檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

        3.1 適應時代發(fā)展,打造“信息式”“一站式”文書檔案管理服務平臺

        首先,要加強軟件與硬件建設力度。單位要打造“一站式”文書檔案管理服務平臺,離不開軟硬件設施等物質基礎。單位要為檔案管理部門配備高性能技術設備如光盤刻錄儀、高速掃描儀、電磁柜等,確保文書檔案管理人員能夠利用先進技術將檔案快速整理并運用。

        其次,單位要將檔案安全放在突出位置。檔案信息化涉及到計算機領域,潛藏著“黑客入侵”“木馬入侵”等安全威脅。因此,檔案管理工作人員要嚴格控制檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng),定期更新防火墻,檔案上傳至云儲存時也要加密加碼,確保檔案數(shù)據(jù)的安全性,杜絕泄密事件的發(fā)生。同時,對于重要檔案文件,要采取雙套備份制度與異地備份制度,防止珍貴信息流失。

        最后,要加強文書檔案共享機制建設,打造“一站式”文書檔案管理服務平臺。單位要深化與業(yè)務交叉部門合作,實施相關文書檔案信息共享。對于可以共享交流的檔案信息,要制作相應信息化目錄公布在檔案管理服務平臺上,便于業(yè)務交叉部門進行目錄查詢后,進一步調取檔案信息。

        3.2 培養(yǎng)一支專業(yè)素質過硬的檔案管理隊伍

        信息技術與檔案管理有機結合是現(xiàn)代科技社會的產物,是當前各種新型文書和文書檔案管理信息化的內在結果。信息化檔案管理工作兼顧了業(yè)務性、技術性和服務性,電子檔案和檔案管理自動化建設也在穩(wěn)步推進。計算機技術能力一直是檔案管理人員的薄弱環(huán)節(jié),制約了工作效率的提升。因此,單位要將其作為檔案管理工作中的重要課題[3]。一方面,單位不僅要培訓工作人員計算機科學技術,也要培養(yǎng)其使用先進設備能力,熟悉相應電子技術設備,提高文書檔案管理效率。另一方面,單位要定期對檔案管理人員的計算機技能進行專項考核,督促檔案管理人員自主加強相關技能的學習。對于掌握計算機技術確有實際困難的相關人員,可以另行安排其他工作崗位。

        3.3 加強檔案工作創(chuàng)新服務

        單位要不斷強化檔案創(chuàng)新服務意識,要讓檔案管理人員參與辦公自動化系統(tǒng)開發(fā),按照檔案管理特點提出相應的系統(tǒng)需求,配合專業(yè)開發(fā)人員開發(fā)系統(tǒng)的自動收集、自動歸檔、自動編錄功能,促使檔案管理與辦公自動化系統(tǒng)的無縫對接,實現(xiàn)文書檔案管理一體化。

        4 結語

        文書檔案具有極強憑證價值,對于單位其他工作的展開具有催化劑式作用。對文書檔案進行學術研究,在實踐上可以把單位各個工作環(huán)節(jié)銜接起來,在理論上可以為其他學者研究提供相應素材。創(chuàng)新總是有風險,不能期望文書檔案管理工作只成功不失敗。在改革進入深水期與攻堅期的今天,只有從容面對文書檔案管理工作創(chuàng)新過程中的失誤,只有寬容失敗、允許出錯,才能推進文書檔案管理工作創(chuàng)新永無止境、改革永不停頓。

        參考文獻

        [1]潘亞麗.信息化時代機關事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務. 2015(07)

        [2]樊俊蘭.淺析檔案管理創(chuàng)新服務的必要性及其途徑[J].檔案天地,2012(12):48-49.

        [3]譚奇.網絡時代檔案管理創(chuàng)新的必要性及創(chuàng)新途徑[J].赤子(上中旬),2017(07):186.

        作者簡介

        王慧,女,漢,山東昌邑人,本科,天津師范大學,現(xiàn)有職稱:館員,研究方向:公文檔案

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