顧玉紅

摘 要：二十一世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度越來(lái)越快，各個(gè)機(jī)關(guān)單位及組織機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生的文書檔案數(shù)量也在隨之增多，不斷增加的文書檔案管理量也大量增加了文書檔案管理工作的難度，且給文書檔案管理帶來(lái)了一些問(wèn)題。對(duì)此，各單位要加大對(duì)文書檔案管理工作的重視程度，找準(zhǔn)管理中存在的問(wèn)題，并制定針對(duì)性解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：文書；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策；信息化

文書檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位或其他組織機(jī)構(gòu)在長(zhǎng)期運(yùn)作過(guò)程中所產(chǎn)生的文書資料文件，這些資料能夠?qū)挝换驒C(jī)構(gòu)的運(yùn)作情況在一定程度上顯示出來(lái)。單位對(duì)于文書檔案的管理水平也可以在一定程度上反映出單位檔案管理的總體水平。倘若機(jī)關(guān)事業(yè)單位在文書檔案上存在問(wèn)題，勢(shì)必會(huì)對(duì)給內(nèi)部檔案資料帶來(lái)不良影響，從而影響單位正常工作運(yùn)行。因此單位要加大對(duì)文書檔案管理工作的重視程度，切實(shí)提升文書檔案管理水平。

1 做好文書檔案管理重要意義

一是有利于機(jī)關(guān)單位貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀。文書檔案管理涉及范圍較廣，是機(jī)關(guān)單位精神文明重要組成元素之一。做好文書檔案管理可以對(duì)過(guò)去進(jìn)行總結(jié)借鑒，對(duì)未來(lái)進(jìn)行規(guī)劃，使檔案變得更具價(jià)值，從而有利于機(jī)關(guān)單位切實(shí)落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，提升自身運(yùn)營(yíng)效率，從而為和諧社會(huì)的建構(gòu)貢獻(xiàn)理想。

二是有利于機(jī)關(guān)單位可持續(xù)發(fā)展。文書檔案管理在信息產(chǎn)業(yè)中占據(jù)著重要地位，文書檔案收集、歸檔和數(shù)字化管理，能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)單位提供各種真實(shí)、可靠的信息與資料，便于領(lǐng)導(dǎo)制定正確的決策，從而保證自身發(fā)展，發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)功能[1]。此外，規(guī)范單位文書檔案管理還能夠使得資料查詢變得更加方便與快捷，為極地館單位可持續(xù)發(fā)展的實(shí)現(xiàn)打下良好的發(fā)展基礎(chǔ)。

2 當(dāng)前文書檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 文書檔案管理重視程度不足

在機(jī)關(guān)單位中，檔案部門長(zhǎng)期以來(lái)都是冷門部門，很多鈴鐸對(duì)于文化檔案管理工作并不重視，認(rèn)為其管理簡(jiǎn)單，并且對(duì)機(jī)關(guān)單位作用不大。因而在實(shí)際文書檔案管理中，單位將重點(diǎn)放在了提高自身利益和價(jià)值方面，對(duì)檔案管理工作重視不足，還存有對(duì)檔案管理單位的未來(lái)發(fā)展認(rèn)識(shí)不夠的問(wèn)題。另外，部分工作人員為了減少自己不必要的麻煩，能簡(jiǎn)就簡(jiǎn)，存有少數(shù)應(yīng)付成分，使文書檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題。

2.2 缺乏健全文書檔案管理制度

對(duì)于單位文書檔案管理工作，還有很多機(jī)關(guān)單位都滿足于做一做形式，并沒(méi)有建立起完善的文書檔案管理制度。有的單位雖然有相應(yīng)的文書檔案管理制度，但卻形同虛設(shè)，工作人員不按流程辦事，導(dǎo)致文書檔案管理混亂。雖然檔案管理信息化已經(jīng)在一些單位實(shí)現(xiàn)，但由于管理制度的滯后，電子檔案管理人才的匱乏，并沒(méi)有完美的將電子信息技術(shù)和檔案管理工作結(jié)合起來(lái)，因此，很難從根本上提升檔案管理的效率。

2.3 文書與檔案管理的銜接不當(dāng)

文書檔案管理就是單位文書工作和檔案管理工作的結(jié)合，文書檔案管理的前提便是要做好文書工作，針對(duì)文書的收集、整理、歸檔、儲(chǔ)存及開發(fā)利用方面入手，從某種程度上來(lái)說(shuō)，文書檔案管理也可以看作是文書工作的一種延伸。一般來(lái)說(shuō)，文書工作和檔案管理應(yīng)該是分?jǐn)?shù)兩個(gè)不同的部門，兩者之間的銜接配合是做好文書檔案管理的關(guān)鍵。如果文書工作人員缺乏檔案意識(shí)，而檔案工作人員也從未了解過(guò)文書工作，兩者之間銜接不當(dāng)給文書檔案管理帶來(lái)困難。

2.4 管理方法落后信息化程度低

現(xiàn)今信息技術(shù)的不斷革新，事業(yè)單位文書檔案管理中對(duì)檔案施行信息化管理也提出了一定的要求，但是在實(shí)際工作中，文書檔案管理仍然存在信息化程度不足的問(wèn)題，諸多檔案管理部門仍缺少信息化檔案管理設(shè)備，導(dǎo)致難以全面開展文書檔案信息化管理工作[2]。此外，當(dāng)前在文書檔案管理中現(xiàn)代化管理的方式與手段不足，一些單位管理方式陳舊，直接影響了文書檔案管理工作的效率，質(zhì)量也不高，最終對(duì)單位文書檔案管理水平的提升造成阻礙。

2.5 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

作為單位文書檔案管理的直接操作者，文書檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備和綜合素養(yǎng)均會(huì)對(duì)單位檔案管理工作的成效造成最直接的影響。因此，培養(yǎng)一支專業(yè)能力強(qiáng)，綜合素質(zhì)高的檔案人才隊(duì)伍是確保檔案管理工作有效開展的重要前提。由于長(zhǎng)期思想認(rèn)識(shí)上的不到位，很多事業(yè)單位在招聘檔案管理人員時(shí)都沒(méi)有太高的的要求，這直接造成檔案人員綜合素質(zhì)普遍偏低的問(wèn)題。盡管部分單位會(huì)組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，但是效果并不理想。此外，待遇偏低、崗位能力不匹配、硬件設(shè)施更新緩慢等原因又進(jìn)一步降低了檔案人員的工作效率，從而導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作開展困難。

3 提高文書檔案管理的有效策略

3.1 提升地位重視文書檔案管理

要想將事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題從根本上解決，首先需要在思想上加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度。機(jī)關(guān)單位要提升檔案管理人員及全體員工檔案管理意識(shí)，能夠扎實(shí)認(rèn)真開展工作，保持優(yōu)良作風(fēng)。同時(shí)，加大投入文書檔案管理設(shè)備設(shè)施，建設(shè)專門的文書檔案庫(kù)房，并將所需各種應(yīng)用設(shè)備與管理配件予以完善，如空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架及電腦等。

3.2 建立有效文書檔案管理制度

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，一套高效健全的檔案管理制度是確保文書檔案管理工作效率的重要前提。在完善文書檔案管理制度時(shí)，單位要和自身實(shí)際情況相結(jié)合，尤其要注意確保制度的科學(xué)性與合理性、可操作性，滿足單位實(shí)際需求。此外，健全的文書檔案管理制度要對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)與工作人員形成制約，在檔案管理中強(qiáng)調(diào)地位的平等性，這也是加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理的一個(gè)重要保障。檔案部門要嚴(yán)格貫徹落實(shí)相關(guān)規(guī)章制度，保證檔案管理制度的嚴(yán)肅性與公平性，保證檔案管理工作的有序開展。健全績(jī)效考核機(jī)制，運(yùn)用有效的激勵(lì)措施，充分調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性。

3.3 做好文書與檔案的規(guī)范銜接

文件管理工作的好壞是決定單位檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。因此文件管理相關(guān)工作人員必須要具備一定的檔案意識(shí)，在日常工作中要做好文書材料的立卷歸檔，并且還要在處理文件時(shí)隨時(shí)注意檔案管理工作，不斷完善文件管理和檔案管理一體化的效果。要做到上述要求，文件管理人員必須要絕對(duì)保證文件材料質(zhì)量。例如，必須要求統(tǒng)一規(guī)范的文件紙張大小、書寫格式、和文體格式等，同時(shí)還要禁止使用復(fù)印紙、鉛筆、圓珠筆等起草、修改和批閱文件材料。

3.4 加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的信息化建設(shè)已是當(dāng)今社會(huì)對(duì)于文書檔案管理的普通要求。其一，文書管理人員須學(xué)會(huì)熟練運(yùn)用掃描儀、電腦等現(xiàn)代信息設(shè)備，以正確將檔案信息錄入電腦系統(tǒng)，且能對(duì)信息進(jìn)行相關(guān)處理，如文字、圖片的數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)化，檔案材料的數(shù)字化等；其二，利用互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳輸功能，讓各級(jí)文書檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行準(zhǔn)確高效的傳遞，讓信息的時(shí)效性得到保障；其三，充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行不斷創(chuàng)新，創(chuàng)立文書檔案歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)，提升文書檔案資源的利用率。

3.5 提高文書檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低，對(duì)檔案館檔案管理工作有著至關(guān)重要的影響，不僅要掌握豐富的專業(yè)知識(shí)，還要能夠熟練操作各種計(jì)算機(jī)軟硬件，處理檔案管理信息化工作中遇到的各種問(wèn)題。要想提升文書檔案管理水平，需要為檔案管理人員提供更多的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，不斷提升他們的綜合技能，掌握基本的通訊、網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。可通過(guò)技術(shù)培訓(xùn)、研討及自學(xué)等形式，讓檔案管理人員學(xué)習(xí)到新的知識(shí)，逐步積累起豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，提升他們的崗位勝任能力。而檔案管理人員也要形成現(xiàn)代化管理意識(shí)，積極主動(dòng)投入到學(xué)習(xí)中，保證規(guī)范開展檔案管理工作。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，文書檔案管理是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性和專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要機(jī)關(guān)單位引起高度重視，解決現(xiàn)階段文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題，加強(qiáng)各個(gè)部門之間的聯(lián)系協(xié)作。同時(shí)，還需盡快制定完善的規(guī)章制度，嚴(yán)格督促檔案管理人員認(rèn)真落實(shí)，確保文書檔案的安全性、規(guī)范化及高效率。

參考文獻(xiàn)

[1]岳暢.淺析新時(shí)期行政事業(yè)單位文書檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].天津檔案，2017（3）：31-33

[2]鄧濱華.試析如何做好文書檔案收集與歸檔工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（2）：117-118