摘 要：隨著檔案事業(yè)步入新的發(fā)展時期，檔案資料在醫(yī)院改革發(fā)展、經(jīng)營、管理、安全等方面的利用率增加，在處理歷史遺漏問題、反映歷史沿革等方面所起的作用越來越明顯，醫(yī)院的檔案管理工作也日益得到重視。而績效考核作為醫(yī)院檔案管理的核心之一，是有效促進醫(yī)院內(nèi)部管理機制運轉(zhuǎn)的“指揮棒”，是將醫(yī)院規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、精細(xì)化和制度化管理引向深入，從而實現(xiàn)目標(biāo)管理的“指航針”。本文結(jié)合醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)現(xiàn)狀，試在檔案崗位管理和實施績效考核方面闡述個人的一些觀點。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案 崗位管理 績效考核

近年來，績效管理作為一種先進管理思想和方法，已經(jīng)在國內(nèi)外得到了廣泛的應(yīng)用。隨著社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，醫(yī)療體制改革不斷加快，醫(yī)院的管理模式和經(jīng)營體制也發(fā)生著翻天覆地的變化，在這種背景下，許多醫(yī)療機構(gòu)都采取績效考核方式積極發(fā)揮“指揮棒”的作用。但由于種種內(nèi)在和外在因素，績效考核在醫(yī)院檔案管理過程中仍存在一些弊端。檔案工作實施績效考核，是為了對檔案工作做出適時、客觀、全面的評價，發(fā)現(xiàn)與規(guī)范要求縮短差距，從而適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展形勢的需求。職工不了解績效考核的目的，就會缺乏實施績效考核的動力；管理者不了解考核指標(biāo)的設(shè)置，就達不到考核期望值。如何讓績效考核更好地貫穿檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，科學(xué)地進行管理，是衡量一個醫(yī)院管理水平的重要標(biāo)尺。

1 醫(yī)院檔案崗位績效考核中存在不足

1.1有關(guān)部門不重視，績效考核流于形式。目前，一些醫(yī)療機構(gòu)由于領(lǐng)導(dǎo)層面對績效考核管理的管理力度不夠，導(dǎo)致“指揮棒”功能缺失，例如，考核部門每月是否按照指標(biāo)要求“提醒”各級兼職檔案員按時上交相關(guān)檔案材料至檔案室，形成日常管理，督促兼職檔案員轉(zhuǎn)變觀念，變“死”檔案為“活”檔案，充分發(fā)揮檔案的利用價值。再者，考核部門將一些固定的表格發(fā)放到相關(guān)部門，在規(guī)定的時限內(nèi)由檔案工作人員填報完善表格，如此一來，考核工作就算是完成了。至于最終表格是否回歸到相關(guān)考核部門，是否有專人對績效考核結(jié)果進行認(rèn)真客觀地分析，是否真正利用績效考核過程和結(jié)果來幫助檔案工作人員在行為、能力、素質(zhì)等多方面得到切實的提高，也沒有人去關(guān)心，導(dǎo)致被考核者即檔案人員認(rèn)為績效考核只是管理的一種形式[1]，只需要“水過鴨背”式地去完成，績效考評工作達不到預(yù)期的指導(dǎo)、督促和改進目的。

1.2考核基礎(chǔ)薄弱，績效指標(biāo)設(shè)置不夠科學(xué)。據(jù)了解，目前醫(yī)療機構(gòu)許多檔案員在檔案崗位上一干就是幾年，甚至“一崗到老”，由于醫(yī)院內(nèi)部體制因素，檔案工作人員的崗位職責(zé)具有一定限制，。且檔案工作相較于其他工作存在感較低，檔案人員的職稱晉升難度相對較大；有的醫(yī)療機構(gòu)薪資難以滿足檔案人員的真實需求，導(dǎo)致其進取觀念較差，在管理中往往滋生主觀意識較為淡薄的現(xiàn)象[2]。而大部分醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)在設(shè)置檔案績效指標(biāo)時，通常只涵蓋了組織管理、硬件建設(shè)、業(yè)務(wù)完成情況、信息化建設(shè)以及開發(fā)利用等內(nèi)容，對檔案人員的綜合素質(zhì)、外出進修學(xué)習(xí)、人文關(guān)懷等方面有欠考慮。在設(shè)計上，太多太復(fù)雜的業(yè)務(wù)指標(biāo)和分值權(quán)重的不平衡，不利于檔案人員的良好心理狀態(tài)發(fā)展，導(dǎo)致增加管理的難度以及降低檔案員的滿意度，進而影響對檔案員行為的引導(dǎo)

作用。

1.3考核結(jié)果的綜合運用尚未有效開發(fā)。檔案績效考核的結(jié)果在很大程度上能反映檔案員在一定時期內(nèi)的業(yè)務(wù)工作、行為表現(xiàn)、心理素質(zhì)等情況。而檔案員在數(shù)十年如一日重復(fù)單一、枯燥的工作背景下，極易產(chǎn)生倦怠心理，缺乏學(xué)習(xí)的動力和熱情。在這種情況下，由于一些醫(yī)療機構(gòu)對檔案工作崗位績效考核結(jié)果的運用缺乏明確的概念和思路，把檔案績效考核的結(jié)果僅僅作為鑒定性檔案，缺乏競爭性激勵機制，沒有很好地激勵、發(fā)掘與發(fā)揮檔案員的內(nèi)在潛力。

1.4考核過程中反映的問題溝通不順暢，反饋不及時。一些醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)在檔案績效管理過程中，還存在溝通與反饋機制不健全的問題。因缺乏權(quán)威的監(jiān)督組織來統(tǒng)籌考核工作，在執(zhí)行過程中，容易導(dǎo)致績效考核指標(biāo)設(shè)置不健全時不能及時完善，檔案人員業(yè)務(wù)工作存在不足時不能及時糾正；檔案收集過程中需要有關(guān)部門配合協(xié)作時，不能及時得到反饋，引申出移交工作脫節(jié)拖沓等問題。

2 加強和完善醫(yī)院檔案管理績效考核的建議

2.1開展科學(xué)分析，充分發(fā)揮績效考核的信息反饋作用。科學(xué)的工作分析是績效考核不可或缺的前提，這就要求我們在考核前期做好核心內(nèi)容調(diào)研，深入單位各層級了解各種檔案資料形成的初步狀態(tài)，結(jié)合各層級專兼職檔案人員具體工作職責(zé)和需掌握的專業(yè)知識、技能能力和應(yīng)具備的工作素養(yǎng)，以及具體指標(biāo)設(shè)置內(nèi)容能否達到醫(yī)院整體目標(biāo)需要等，通過綜合摸底，有針對性地設(shè)計出適合各專兼職檔案崗位的績效考核指標(biāo)。做好前期調(diào)研分析工作，既可以滿足績效指標(biāo)的設(shè)定，又可把檔案員實際的工作績效與理想的工作績效有機統(tǒng)一。

2.2建立具體明確的檔案績效考評體系。檔案績效考核要形成可操作性強的指標(biāo)體系，各單位檔案績效考核指標(biāo)的建立，需結(jié)合本單位的戰(zhàn)略定位，涵蓋計劃、實施、考核、考核結(jié)果的反饋、考核結(jié)果的處理和應(yīng)用、人員管理等流程。制定的指標(biāo)不宜過多或過于繁瑣，分值權(quán)重應(yīng)合理分布，要建立以制度、工作質(zhì)量、評價、薪酬福利體系等為支撐的綜合管理體系，全面記錄檔案員每天、每月、每季度乃至全年的工作實績，綜合全面地反映檔案部門在各個時間段內(nèi)的工作績效[3]。明確的檔案績效考核指標(biāo)是完善管理績效的關(guān)鍵因素，指標(biāo)設(shè)置過多為不合理的表現(xiàn)。合理的指標(biāo)設(shè)置數(shù)量應(yīng)為3-7項，最多不超過12項。

2.3明確檔案工作績效標(biāo)準(zhǔn)要素。要建立客觀明確的績效標(biāo)準(zhǔn)，量化考核，以數(shù)據(jù)說話，以標(biāo)準(zhǔn)服人。要抓住重點，最好采取一些描述性的文字或段落對檔案績效考核要素加以界定?？己瞬块T要根據(jù)實際工作量隨時適當(dāng)增減指標(biāo)內(nèi)容，可按月制定本周期考核各項指標(biāo)，使考核工作更加科學(xué)、精準(zhǔn)。

2.4降低考核部門的主觀性，突出實績考核反饋。應(yīng)明確負(fù)責(zé)考核的專門部門和專職人員，客觀公正地進行檔案工作實績考核。應(yīng)加大對考核人員的培訓(xùn)，首先在思想和理念上與醫(yī)院形成共識，其次要理解考核指標(biāo)的設(shè)置依據(jù)，考核者要有效利用考核工具，以考評指標(biāo)和工作表現(xiàn)為依據(jù)進行考評，避免個人情感因素的影響。此外，應(yīng)選擇同一考核人員獨立完成對同一對象的績效考核，以“一對一”的服務(wù)進行工作追蹤，及時將考核過程中發(fā)現(xiàn)的情況酌情與檔案員進行告知，在適當(dāng)?shù)臅r候，還應(yīng)對工作績效完成得不盡人意的職工提供正確的指導(dǎo)，通過反饋督促改進工作。

2.5建立公開、公正、充分溝通的績效管理體系，暢通有效申訴渠道。在考核中，上下級之間的溝通尤為重要。一些醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)由于相關(guān)制度缺失，往往會出現(xiàn)檔案員認(rèn)為考核部門在考核標(biāo)準(zhǔn)的使用和評價結(jié)果的掌握上運用不當(dāng)、有失公正，導(dǎo)致對考核結(jié)果不滿。。因此，要根據(jù)實際情況規(guī)范流程，從制度上促進檔案績效考核工作的合理化。如在考核申訴制度的制定時，應(yīng)滿足公開、公正的原則，處理考核申訴時，應(yīng)給予申訴人員充分的尊重，注意聆聽其訴求，認(rèn)真分析提出的問題是否與實際一致，通過調(diào)查掌握結(jié)論。如果確是檔案員存在問題，應(yīng)當(dāng)以事實為依據(jù)，以考核標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩，對其進行、幫助和說明；如果是組織方面的問題，毋庸置疑立行立改。其次，要把處理考核的申訴過程作為上下層之間互動互促互進的過程，組織者應(yīng)當(dāng)把檔案員提出的訴求作為完善檔案績效管理體系、促進醫(yī)院發(fā)展目標(biāo)的良好契機，而不能簡單地認(rèn)為職工申訴有問題。再者，為了有效進行溝通結(jié)果反饋，可建立與檔案員面談制度，當(dāng)調(diào)查結(jié)果已明確時，通過上下級之間進行面對面交流，把令人信服的處理結(jié)果履行充分告知，直面對方感受，加深雙方溝通了解，切實推進改正。如申訴的問題屬于檔案考核體系的問題，應(yīng)進一步完善體系建設(shè)；如果是考核部門的問題，應(yīng)督促有關(guān)考核人員對照考核指標(biāo)切實進行糾正；如果確實是檔案員的問題，就應(yīng)該以事實為依據(jù)與其充分溝通。同時，應(yīng)完善溝通記錄，避免“秋后算賬”。

2.6強化檔案績效考核結(jié)果的運用。人有多少種需求，考核結(jié)果就有多少種運用方式。考評的結(jié)果應(yīng)根據(jù)醫(yī)院相關(guān)制度、方案、措施嚴(yán)格執(zhí)行，應(yīng)將檔案績效考評檔案與人事部門無縫對接，把績效評價結(jié)果納入人事檔案管理，將績效考核結(jié)果作為檔案員年度獎懲、績酬兌現(xiàn)、崗位調(diào)動、進修學(xué)習(xí)、職稱評聘、職務(wù)升降、評優(yōu)評先等的客觀依據(jù)，發(fā)揮考核激勵機制應(yīng)有的作用，進一步激發(fā)團隊活力，實現(xiàn)以考核促規(guī)范、以考核強服務(wù)、以考核上水平的目的。

參考文獻：

[1] 高瑞冰. 加強績效考核，提高管理效能[J]. 科技創(chuàng)新報導(dǎo)，2010，28：218

[2] 吝臘允. 關(guān)于檔案工作人員心理適應(yīng)問題的探析[J]. 心理醫(yī)生，2016，22：271-272.

[3] 商克謹(jǐn).論績效考核效能的發(fā)揮[J].天津經(jīng)濟，2007，8（159）：53-56.

[4] 阮美麗.醫(yī)院檔案為醫(yī)院持續(xù)發(fā)展提供正能量[J].中國醫(yī)學(xué)創(chuàng)新，2017，14（27）：145-148.

作者簡介：鄧紊，女，廣西南寧人，大學(xué)本科學(xué)歷，南寧市第六人民醫(yī)院辦公室主任，曾于2016年5月至2017年7月在南寧市衛(wèi)生和計劃生育委員會掛職辦公室副主任。主要從事辦公室行政事務(wù)管理、檔案保密管理等方面工作。