葛瓊

摘 要：在辦公室工作中文秘屬于非常重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容。文秘工作水平的優(yōu)劣不僅會(huì)對(duì)單位工作安排產(chǎn)生影響，還代表著一級(jí)機(jī)關(guān)的形象。提升文秘工作水平是想干、會(huì)干和能干三者之間相互作用的結(jié)果。辦公室文秘人員在工作過程中要增強(qiáng)工作責(zé)任感和緊張感，積極主動(dòng)參與學(xué)習(xí)，圍繞中心開展工作，服務(wù)大局，將所學(xué)到的知識(shí)在實(shí)際工作中進(jìn)行充分利用，在實(shí)踐過程中努力提升自身素質(zhì)，提升文秘工作質(zhì)量、工作效率和工作水平。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘；工作質(zhì)量和水平；策略

在大多數(shù)企業(yè)、單位中辦公室文秘工作占據(jù)核心地位，其不但要負(fù)責(zé)多種類型的工作，而且工作量特別大。辦公室文秘工作不僅要對(duì)上級(jí)下達(dá)的命令和要求給予嚴(yán)格傳達(dá)，還應(yīng)該全方位了解基層工作人員的實(shí)際狀況。在國有企業(yè)內(nèi)部負(fù)責(zé)處理事務(wù)的工作人員，還應(yīng)該具備良好的溝通能力和調(diào)節(jié)能力。對(duì)于文秘工作人員來講，他們只有保證自身工作水平和工作質(zhì)量，才能推動(dòng)企業(yè)單位在穩(wěn)定狀態(tài)下運(yùn)行和發(fā)展。

一、提升辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的重要性和原則

（一）提升辦公室文秘工作質(zhì)量和工作水平的重要性

辦公室在國有企業(yè)中作為管理、行政工作的重要組成部分，其承擔(dān)各種行政管理工作，日常工作中完全處于超負(fù)荷工作狀態(tài)，除了要不斷向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)各種工作的進(jìn)展情況之外，還要將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的命令和任務(wù)及時(shí)、準(zhǔn)確的傳達(dá)給下級(jí)，每個(gè)細(xì)節(jié)工作都要做好。另外，辦公室不但要將企業(yè)中的各種工作以及工作人員之間的關(guān)系協(xié)調(diào)好，還要做好外部的溝通交流和經(jīng)濟(jì)交易等工作事項(xiàng)。因此，擔(dān)任文秘工作人員的工作質(zhì)量和工作水平直接關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部管理工作，文秘工作質(zhì)量以及工作水平都需要國有企業(yè)對(duì)其加大重視力度。

（二）提升辦公室文秘工作質(zhì)量和工作水平的原則

文秘工作在國有企業(yè)中尤為重要，擔(dān)任文秘工作人員應(yīng)該對(duì)所在單位的工作標(biāo)準(zhǔn)給予嚴(yán)格遵循，一般原則包括：（1）對(duì)于上級(jí)下達(dá)的命令要嚴(yán)格執(zhí)行，使上下級(jí)之間保持良好的溝通效果，協(xié)調(diào)好上下級(jí)之間的關(guān)系，推動(dòng)企業(yè)有序運(yùn)營。（2）從事文秘工作人員應(yīng)想盡辦法對(duì)自身的專業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)進(jìn)行提升，按照實(shí)際狀況合理有效的安排辦公室工作，從而促使工作質(zhì)量和效率得以提升。（3）嚴(yán)格遵循職業(yè)道德素養(yǎng)，面對(duì)復(fù)雜、繁重的辦公室工作，要時(shí)刻保持認(rèn)真、耐心的工作態(tài)度，按照單位內(nèi)部所規(guī)定的辦事章程進(jìn)行工作。

二、企業(yè)辦公室文秘工作中存在的問題

（一）辦公室文秘人員能力不足

對(duì)辦公室文秘工作效率造成影響的一個(gè)重要因素就是辦公室文秘工作人員能力不足。從現(xiàn)階段來看，因?yàn)檗k公室工作特別繁雜，擔(dān)任文秘工作人員在超負(fù)荷工作壓力下很有可能抱著完成任務(wù)的心態(tài)去工作，無法對(duì)工作的核心進(jìn)行掌握，文秘人員也無法提升自身工作能力，從而文秘工作人員難以在工作過程中將自身作用充分發(fā)揮出來。

（二）辦公室文秘人員數(shù)量不足

因?yàn)槠髽I(yè)辦公室文秘日常處于高負(fù)荷工作狀態(tài)，所以加班情況非常普遍，從而導(dǎo)致很多工作人員不愿加入到辦公室文秘團(tuán)隊(duì)中，造成辦公室文秘工作人員數(shù)量和其工作強(qiáng)度不成正比。目前很多企業(yè)辦公室文秘都是兼職人員，在實(shí)際工作中文秘工作人員在巨大工作量下很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，從而造成辦公室文秘工作效率不達(dá)標(biāo)、質(zhì)量得不到保障等現(xiàn)象。

三、辦公室文秘要提升專業(yè)素養(yǎng)

（一）嚴(yán)格遵循企業(yè)規(guī)章制度

嚴(yán)格遵循企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)制度是一名辦公室文秘工作人員最基礎(chǔ)的職業(yè)素養(yǎng)。雖然文秘日常工作量巨大，但是也不能以任何理由出現(xiàn)遲到早退現(xiàn)象。辦公室文秘需要盡量在上班之前到達(dá)辦公室，做好當(dāng)天工作規(guī)劃，提升對(duì)工作的把握，如果辦公室文秘卡點(diǎn)上班，很有可能領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)安排好了當(dāng)天任務(wù)，這種情況下辦公室文秘工作人員就會(huì)手忙腳亂，工作過程中很容易出現(xiàn)失誤，從而對(duì)辦公室整體的辦公效率和質(zhì)量造成影響。另外，文秘人員應(yīng)該將瑣碎的時(shí)間充分利用起來進(jìn)行整理文件和材料。

（二）以大局為重

時(shí)刻以大局為重是文秘工作人員的責(zé)任，手中工作要圍繞公司利益來開展，遇到事情要站在公司的角度上考慮，不但需要承受巨大的工作壓力，還要具備寬廣的心胸，積極面對(duì)困難，不能存在假公濟(jì)私心理。

（三）增強(qiáng)辦事效率

工作效率和能力是評(píng)判一項(xiàng)工作優(yōu)劣的重要指標(biāo)，如果辦公室文秘工作人員在一天之內(nèi)完成了很多工作，但是工作質(zhì)量卻差強(qiáng)人意，就說明這名工作人員缺乏辦事能力。辦事最注重的就是質(zhì)量。工作期間應(yīng)該保持工作積極性和工作熱情。如果文秘工作過程中擁有足夠的激情，有利于工作的有效執(zhí)行，如果做事不用心，工作質(zhì)量自然無法保障。例如，文秘工作人員接到一項(xiàng)幫助領(lǐng)導(dǎo)編寫發(fā)言稿的任務(wù)，如果文秘工作人員有較好的文字功底，自然可以在最短時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)；但是如果缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，很可能出現(xiàn)發(fā)言稿不符合演講要求的情況。因此，需要格外注重寫作質(zhì)量，不能盲目亂寫，需提前了解好工作內(nèi)容和方向，弄清領(lǐng)導(dǎo)的要求。要不斷提高自身知識(shí)，便于想出解決問題的好方法。在企事業(yè)單位發(fā)展期間，也在不斷對(duì)其生產(chǎn)經(jīng)營方式進(jìn)行創(chuàng)新，最新的發(fā)展方向昂想、新政策需要文秘工作人員時(shí)刻關(guān)注，第一時(shí)間對(duì)辦公方式的變化以及文秘的新標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了解，方便對(duì)所產(chǎn)生的問題進(jìn)行有效解決。

（四）加強(qiáng)辦事效率

文秘工作人員應(yīng)該及時(shí)貫徹落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的所有命令，但是也需要存在靈活的思維和逐漸，對(duì)工作范圍內(nèi)的工作應(yīng)無條件接受，在擁有更好的建議或者是存在問題情況下應(yīng)該和領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)溝通，盡量避免工作中出現(xiàn)失誤。每項(xiàng)工作的開展都要制定好計(jì)劃。每天都會(huì)有新任務(wù)交給文秘工作人員，這些工作大部分非常復(fù)雜，而且對(duì)工作效率要求很高，有時(shí)還會(huì)發(fā)生突發(fā)性工作事件，工作期間也不允許出現(xiàn)重復(fù)和遺漏工作的情況。

四、提升辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的重要對(duì)策

（一）創(chuàng)建完善的獎(jiǎng)罰機(jī)制

針對(duì)辦公室工作來講，賞罰分明的環(huán)境可有效激發(fā)辦公室工作人員積極主動(dòng)性，特別是從事文秘工作人員。因?yàn)榻∪莫?jiǎng)勵(lì)系統(tǒng)可大力培養(yǎng)員工的競爭意識(shí)，推動(dòng)文秘工作人員對(duì)工作存在更高的追求，從而對(duì)自身的工作技能和工作效率進(jìn)行有效提升。獎(jiǎng)懲制度自身作用就是警告，可以促進(jìn)工作人員對(duì)自身工作進(jìn)行自我完善。健全的獎(jiǎng)懲機(jī)制需要將工作人員的辦事效率、工作能力作為基礎(chǔ)進(jìn)行評(píng)估，在擬定獎(jiǎng)懲機(jī)制過程中，應(yīng)該盡最大能力確保制度的合理性和科學(xué)性，完成擬定之后需要對(duì)其實(shí)行重復(fù)測評(píng)。

（二）將技能培訓(xùn)和特定的考核標(biāo)準(zhǔn)提供給辦公室文秘工作人員

企事業(yè)單位工作人員培訓(xùn)內(nèi)容涉及到文秘工作基礎(chǔ)內(nèi)容，有利于文秘迅速進(jìn)步，特別是在國有企業(yè)剛剛步入改革和創(chuàng)新階段，針對(duì)國有企業(yè)的管理工作也應(yīng)該提出相對(duì)應(yīng)的全新標(biāo)準(zhǔn)，文秘工作要想為所在單位提供更好的服務(wù)，就要對(duì)文秘工作人員開展相關(guān)培訓(xùn)，還要擬定針對(duì)性的考核體制，不僅能夠檢驗(yàn)員工培訓(xùn)效果，還能將良好的競爭意識(shí)樹立在員工中間。

（三）充分激發(fā)文秘的創(chuàng)新意識(shí)

創(chuàng)新是一個(gè)國家和企業(yè)發(fā)展的重要?jiǎng)恿Α：芏嗳烁杏X辦公室文秘工作缺乏靈活性，只要機(jī)械性的將工作完成就可以。但是，文秘在實(shí)際工作中還需要對(duì)自身工作行為和思想進(jìn)行創(chuàng)新。站在辦公室文秘角度，為了把低效率的傳統(tǒng)辦公模式和方法淘汰掉，必須對(duì)其工作實(shí)施創(chuàng)新，尋找出更加先進(jìn)、效率更好的辦公方式和模式，以此來提升整個(gè)辦公室的工作效率和質(zhì)量。要想將辦公室文秘的創(chuàng)新意識(shí)激發(fā)出來，具有以下詳細(xì)對(duì)策：鼓勵(lì)從事文秘工作人員創(chuàng)新工作行為觀念，領(lǐng)導(dǎo)和員工之間要擁有良好的溝通，從而創(chuàng)造良好的創(chuàng)新環(huán)境；企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將自身帶頭作用進(jìn)行充分發(fā)揮，還需要具備前瞻意識(shí)，想盡一切方式將創(chuàng)新理念引入到辦公室工作中，從而便于啟發(fā)文秘工作人員。

（四）加強(qiáng)學(xué)習(xí)理論知識(shí)

文秘工作要想得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的認(rèn)可，需要具備很高的政策理論標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)能力?，F(xiàn)階段，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部都具備很高的素質(zhì)，接觸的信息面特別廣泛，對(duì)問題研究程度深入，全面熟悉全局和基層的工作，如果文秘人員不努力學(xué)習(xí)，就無法對(duì)實(shí)際情況進(jìn)行了解，也無法站在客觀角度進(jìn)行準(zhǔn)確判斷、為其提供合理有效的服務(wù)，也就沒辦法跟上領(lǐng)導(dǎo)的思路。所以，文秘人員必須對(duì)自身學(xué)風(fēng)保持端正態(tài)度，把握好一切可以參加學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)和條件，將學(xué)習(xí)作為提高自身綜合素質(zhì)、迎接挑戰(zhàn)以及提高工作能力的一種方式。

（五）對(duì)文秘工作人員數(shù)量展開合理計(jì)劃

文秘工作過程中會(huì)涉及到很多工作，并且擁有巨大的日常工作量，如果文秘工作人員數(shù)量不足，很有可能難以完成領(lǐng)導(dǎo)安排的各項(xiàng)任務(wù)；文秘工作人員數(shù)量太多，又可能會(huì)出現(xiàn)推脫責(zé)任的現(xiàn)象，從而降低辦公效率，文秘人才的作用也無法得到充分發(fā)揮，進(jìn)而導(dǎo)致人力資源出現(xiàn)大量浪費(fèi)現(xiàn)象。所以，需要對(duì)辦公室工作進(jìn)行科學(xué)評(píng)估，以此來安排文秘?cái)?shù)量，將文秘人員數(shù)量維持在合理范圍內(nèi)。

（六）加強(qiáng)辦公室文秘人員教育和管制

辦公室文秘者在國有企業(yè)辦公室工作中作為直接執(zhí)行人員，只有加強(qiáng)文秘工作者的教育和管理力度才能提升工作水平。第一，加大培訓(xùn)文秘工作人員專業(yè)技能力度，提升他們的辦公效率，特別是文字功底，與此同時(shí)還要對(duì)文秘工作人員的服務(wù)意識(shí)進(jìn)行不斷提升；加強(qiáng)職業(yè)教育，提升文秘工作人員的職業(yè)素養(yǎng)；全方位貫徹落實(shí)責(zé)任制，具體工作專人負(fù)責(zé)，以此來對(duì)其工作行為實(shí)施更好的規(guī)范，對(duì)辦公室文秘人員的工作責(zé)任心進(jìn)行有效提升，從而將企業(yè)辦公室文秘工作人員培養(yǎng)成一支具有高效專業(yè)技能的人才團(tuán)隊(duì)。

（七）壯大文秘團(tuán)隊(duì)

文秘工作在企業(yè)中最為繁重，只依靠一個(gè)人根本無法將辦公室文秘工作做好，對(duì)企業(yè)今后的穩(wěn)定發(fā)展也非常不利。要想全面提升文秘工作水平，就要提高文秘工作人員的薪資待遇，在多方面實(shí)行激勵(lì)措施，拓展文秘工作人員數(shù)量，為企業(yè)辦公室文秘工作人員提供有效保障。

五、結(jié)束語

在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展背景下，信息技術(shù)同樣也在處于高速發(fā)展?fàn)顟B(tài)，企業(yè)要想不斷提升自身競爭力，就要對(duì)辦公室進(jìn)行整改，在辦公室中文秘作為核心工作人員，提升自己工作品質(zhì)和工作水平，對(duì)提高企業(yè)競爭力具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

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