盧志明

【摘要】隨著我國(guó)信息化社會(huì)建設(shè)的不斷推進(jìn)，社會(huì)各階層對(duì)于信息的需求量越來(lái)越大。高校檔案是我國(guó)現(xiàn)有最大的信息保存管理載體，如何實(shí)現(xiàn)高校檔案管理中的資源共享模式的構(gòu)建，成為了社會(huì)關(guān)注的重點(diǎn)。本文將對(duì)我國(guó)大學(xué)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的介紹，分析其在管理中存在的問(wèn)題并對(duì)如何實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源共享提出自己的建議。

【關(guān)鍵詞】高校檔案 管理 信息共享

一、我國(guó)大學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

（一）傳統(tǒng)檔案管理概述

高校檔案簡(jiǎn)單的說(shuō)，就是個(gè)高等學(xué)校在招生、教學(xué)、科研等活動(dòng)中記錄下來(lái)的對(duì)學(xué)生、學(xué)校、社會(huì)有價(jià)值的各種歷史記錄，形式包括文字、報(bào)表和音像等等。普遍意義上的檔案管理包括信息的輸入、儲(chǔ)存、加工和輸出，屬于信息控制系統(tǒng)的一類。而高校檔案又區(qū)別于其他文獻(xiàn)管理的特點(diǎn)：一是資源累積緩慢；二是管理過(guò)程有階段性；三是檔案管理依附于檔案形成者；四是相對(duì)于社會(huì)領(lǐng)域的封閉性。檔案資源也保存在各個(gè)高校的檔案室中，不對(duì)外界開(kāi)放，也不提供資源共享。在這種狀況下，各高校的檔案管理在一定的歷史時(shí)期產(chǎn)生了良好的作用，并在此基礎(chǔ)上確立了檔案領(lǐng)導(dǎo)體制，構(gòu)建了相應(yīng)的管理網(wǎng)絡(luò)。

（二）傳統(tǒng)檔案管理存在的問(wèn)題

檔案信息載體單一，當(dāng)前各高校所實(shí)行的檔案載體多是紙質(zhì)文檔；服務(wù)模式單一；檔案信息化建設(shè)相對(duì)獨(dú)立，缺乏共享；以人工操作為主，從業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不足。人工對(duì)檔案進(jìn)行管理操作，相對(duì)于電子信息技術(shù)的快捷，存在著很多問(wèn)題。同時(shí)各高校的檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高也是一個(gè)大問(wèn)題，大部分人都不是檔案管理相關(guān)專業(yè)畢業(yè)人士，對(duì)于檔案管理只有簡(jiǎn)單的認(rèn)知，不能依靠他們來(lái)對(duì)當(dāng)前高校檔案管理體系進(jìn)行改良。

二、高校檔案信息資源共享的必要性

（一）信息化建設(shè)的需要

21世紀(jì)是信息化時(shí)代，當(dāng)前國(guó)家正在大力建設(shè)信息化社會(huì)。信息本身是有價(jià)值的，它的價(jià)值體現(xiàn)在將它所包含的知識(shí)與研究成果應(yīng)用于社會(huì)中其他類資源時(shí)所產(chǎn)生的對(duì)其他資源的結(jié)構(gòu)優(yōu)化作用。信息資源同其他類資源一樣，都是我們社會(huì)發(fā)展所不能缺少的資源。而高校檔案匯聚了許多先進(jìn)科學(xué)工作者的研究信息和研究成果，具有極高的學(xué)術(shù)價(jià)值，開(kāi)發(fā)利用空間大。因此高校檔案信息資源共享對(duì)于信息社會(huì)建設(shè)、建設(shè)節(jié)約型社會(huì)和實(shí)現(xiàn)資源高效利用方面有很大意義。

（二）公眾知情權(quán)的需要

檔案機(jī)構(gòu)作為傳統(tǒng)的信息管理者，擁有著最大的信息保存量。但在傳統(tǒng)的檔案管理體系中，檔案只作為一類管理手段，很少發(fā)揮它服務(wù)于大眾的作用。而在今天，檔案作為一種人民的受托機(jī)關(guān)，人民有權(quán)利要求其公開(kāi)信息資源，增加社會(huì)對(duì)檔案的利用。隨著信息化社會(huì)建設(shè)的不斷深入，檔案在我們?nèi)粘９ぷ骷捌渌I(lǐng)域都有著很多的利用，傳統(tǒng)的檔案信息只服務(wù)于少數(shù)人的制度已經(jīng)難以滿足時(shí)代的要求，必須以滿足使用者需求，服務(wù)于社會(huì)為前提，建立高校檔案資源共享制度。

（三）高校自身的需要

為了高校自身的教育發(fā)展與改革的需要，實(shí)行高校檔案信息資源共享也是勢(shì)在必行，原因有以下兩點(diǎn)：1.促進(jìn)科研與教學(xué)水平的提高。高校檔案是對(duì)高校中教師與科研人員勞動(dòng)研究成果的保存。每個(gè)高校都有著自己的優(yōu)勢(shì)學(xué)科和弱勢(shì)學(xué)科，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源共享，對(duì)于高校研究人員來(lái)說(shuō)，可以避免重復(fù)研究；對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，可以很好地提高弱勢(shì)學(xué)科的教學(xué)水平。2.高等教育發(fā)展和改革的要求。它要求高校提高自身的信息化水平，充分發(fā)揮信息資源在高等教育發(fā)展中的促進(jìn)作用。共享信息資源是良好的公共服務(wù)體系的組成部分，可以很好地使人民不斷增長(zhǎng)的檔案信息的要求得到滿足。

三、高校建立信息資源共享模式的對(duì)策

（一）頂層設(shè)計(jì)引領(lǐng)改革

近些年來(lái)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各高校也陸陸續(xù)續(xù)引進(jìn)了許多現(xiàn)代信息化設(shè)備。由于我國(guó)現(xiàn)在的教育體系中，高校與高校之間相互獨(dú)立，不存在隸屬關(guān)系，同時(shí)許多高校也分屬不同系統(tǒng)，相互之間沒(méi)有溝通。因此，必須由上一級(jí)政府對(duì)改革進(jìn)行從上而下的統(tǒng)一協(xié)調(diào)，由上層規(guī)劃方案，層層下發(fā)，逐步推行，這種方式可以很好地避免發(fā)生各高校各自為政的情況，同時(shí)也能做到總體結(jié)構(gòu)的合理還有全局把控上的優(yōu)化。

（二）加強(qiáng)檔案人才建設(shè)

高校檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到工作的質(zhì)量與高校檔案信息管理模式的開(kāi)展進(jìn)度。根據(jù)筆者的調(diào)查，大多數(shù)高校檔案管理部門的職員缺乏相應(yīng)的知識(shí)和工作能力。因此，學(xué)校方面應(yīng)該為這些人員開(kāi)設(shè)專門的檔案管理類課程，加強(qiáng)專業(yè)技能，幫助他們更好地應(yīng)對(duì)現(xiàn)代信息化檔案管理工作的需求。與此同時(shí)，也應(yīng)該加緊對(duì)人才的引進(jìn)，以高帶低，提高整體人員的工作能力。

（三）構(gòu)建高校檔案信息服務(wù)中心

我們所要建設(shè)的新型高校檔案管理系統(tǒng)，最大的目標(biāo)就是滿足更多用戶對(duì)檔案信息資源的需求，因此構(gòu)建一個(gè)良好的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)是十分有必要的。首先要根據(jù)不同用戶有針對(duì)性地進(jìn)行檔案信息共享。老師、學(xué)生還有科研人員每類人群對(duì)于信息的需求是不同的，根據(jù)不同人群體需要對(duì)其推薦不同的內(nèi)容，開(kāi)放不同等級(jí)的資料庫(kù)。其次要實(shí)行信息分級(jí)制度，不能無(wú)限制地對(duì)信息進(jìn)行開(kāi)放。有必要對(duì)一部分機(jī)密事項(xiàng)以及重大研究成果進(jìn)行保密。最后是建立用戶反饋系統(tǒng)。

（四）高校檔案信息共享集成系統(tǒng)

因?yàn)楦鞲咝Ｖg檔案信息保存的獨(dú)立性與封閉性，有必要建立一個(gè)良好的信息共享集成系統(tǒng)，它能夠很好地打破各高校信息資源之間的獨(dú)立狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)信息資源的整合，構(gòu)成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的檔案信息資源庫(kù)。一個(gè)集約化的、系統(tǒng)的、內(nèi)容豐富的資源庫(kù)是檔案資源共享的物質(zhì)基礎(chǔ)。他可以很好地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類整理，有效提高資源的利用率，減少重復(fù)信息、冗余信息的數(shù)量。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在現(xiàn)代化與信息化不斷發(fā)展的今天，高校的檔案信息管理模式也在不斷地發(fā)生改變，一種新型的、高效的高校信息共享系統(tǒng)正在逐步建立。它能夠更好地對(duì)高校信息資源進(jìn)行整合以便為社會(huì)各界人士提供服務(wù)。但這種新系統(tǒng)的構(gòu)建是一個(gè)工作量巨大的工程，還需要我們對(duì)其不斷地進(jìn)行理論上的完善和時(shí)間上的探索。