青萍

摘要：在信息化背景下，應(yīng)以信息化技術(shù)為核心構(gòu)建數(shù)字化OA系列文件文書(shū)管理模式，深入挖掘文書(shū)信息資源，從根本上提升文書(shū)數(shù)據(jù)資源管理效率。鑒于此，本文通過(guò)分析信息化背景下加強(qiáng)OA文書(shū)數(shù)字化管理模式建立的必要性，深入分析文書(shū)信息管理數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過(guò)程提出加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的主要措施，旨在全面提高文書(shū)資源管理效率。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；文書(shū)檔案；數(shù)字化管理；問(wèn)題研究

引言

OA文書(shū)管理主要是收集各類(lèi)文書(shū)檔案信息，整理相關(guān)信息資源及各種文獻(xiàn)資料，以保障文書(shū)檔案信息的真實(shí)性和有效性。作為各部門(mén)職能履行的信息載體，各類(lèi)文書(shū)信息資源是當(dāng)前各個(gè)部門(mén)工作開(kāi)展的重要依據(jù)，在信息化背景下建立健全文書(shū)信息數(shù)字化管理模式，能對(duì)各類(lèi)文書(shū)信息進(jìn)行分類(lèi)保存及集中利用，以滿(mǎn)足各部門(mén)工作開(kāi)展的現(xiàn)實(shí)需求。因此信息化背景下建立文書(shū)信息數(shù)字化管理模式具有重要的現(xiàn)實(shí)意義[1]。

一、建立OA文書(shū)數(shù)字化管理模式的必要性

（一）建立OA文書(shū)數(shù)字化管理模式是現(xiàn)代信息交流及共享的基礎(chǔ)

在信息技術(shù)及各類(lèi)數(shù)據(jù)交互技術(shù)不斷進(jìn)步的背景下，建立文書(shū)數(shù)字管理模式是各部門(mén)實(shí)現(xiàn)信息共享及信息系統(tǒng)連通的基礎(chǔ)條件，能夠促進(jìn)各類(lèi)部門(mén)及信息機(jī)構(gòu)在局域網(wǎng)范疇內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享，對(duì)公示性信息實(shí)施進(jìn)一步開(kāi)放，及時(shí)促進(jìn)信息交互與流通，所以應(yīng)構(gòu)建科學(xué)合理高效的文書(shū)信息數(shù)字化管理模式。

（二）建立文書(shū)信息數(shù)字化管理模式是實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的重要前提。

針對(duì)各類(lèi)OA文書(shū)信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，全面利用現(xiàn)代信息及計(jì)算機(jī)技術(shù)，有利于最大限度上提升文書(shū)信息管理效率，滿(mǎn)足各部門(mén)使用及社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求。

（三）利用數(shù)字技術(shù)加強(qiáng)文書(shū)信息管理有利于創(chuàng)新文書(shū)信息管理模式

事實(shí)證明，在信息化背景下將數(shù)字技術(shù)全面應(yīng)用到文書(shū)信息管理中，能有效突破傳統(tǒng)文書(shū)信息管理的時(shí)空局限，打破傳統(tǒng)管理模式限制，促進(jìn)文書(shū)信息管理向數(shù)字化方向邁進(jìn)。同時(shí)利用數(shù)字技術(shù)加強(qiáng)對(duì)各類(lèi)文書(shū)信息管理，可為社會(huì)創(chuàng)造更多價(jià)值，推動(dòng)各部門(mén)協(xié)同合作，全面發(fā)展。

（四）建立文書(shū)信息數(shù)字化管理模式有利于保護(hù)重要信息安全

在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的社會(huì)背景下，信息技術(shù)已被應(yīng)用到社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，在一定程度上影響了文書(shū)信息的安全性。因此，構(gòu)建文書(shū)信息數(shù)字化管理模式有利于優(yōu)化文書(shū)信息管理流程，保障文書(shū)信息安全[2]。

二、實(shí)現(xiàn)文書(shū)信息數(shù)字化管理的主要措施

（一）強(qiáng)化數(shù)字建設(shè)及服務(wù)意識(shí)

在信息技術(shù)快速發(fā)展背景下，文書(shū)信息管理要想從根本上實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，首先就要求文書(shū)管理人員轉(zhuǎn)變自身思想觀(guān)念，深刻認(rèn)識(shí)到文書(shū)信息管理數(shù)字化建設(shè)的重要價(jià)值。只有具備了文書(shū)信息管理數(shù)字化服務(wù)及建設(shè)意識(shí)，才能有效推動(dòng)文書(shū)管理數(shù)字化建設(shè)全面落實(shí)。首先，各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)轉(zhuǎn)變思維觀(guān)念，樹(shù)立文書(shū)信息管理數(shù)字化建設(shè)及服務(wù)意識(shí)，要認(rèn)識(shí)到文書(shū)信息管理為各部門(mén)工作開(kāi)展及社會(huì)發(fā)展提供了重要的決策參考，是各部門(mén)工作開(kāi)展的重要憑證，在各部門(mén)工作職能履行過(guò)程中推動(dòng)文書(shū)信息數(shù)字化建設(shè)能使文書(shū)信息發(fā)揮更大作用。其次，要不斷加強(qiáng)文書(shū)信息數(shù)字化建設(shè)宣傳力度，讓更多人認(rèn)識(shí)到本書(shū)信息數(shù)字化建設(shè)對(duì)社會(huì)發(fā)展的重要作用，幫助其樹(shù)立文書(shū)信息數(shù)字化服務(wù)及建設(shè)意識(shí)，不斷提高自身信息素養(yǎng)，在做好本職工作同時(shí)協(xié)同信息管理部門(mén)積極做好文書(shū)信息管理數(shù)字化建設(shè)工作。

（二）加強(qiáng)文書(shū)信息數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在社會(huì)科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展背景下，加強(qiáng)文書(shū)信息數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，能為文書(shū)信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供物質(zhì)載體?；A(chǔ)設(shè)施主要包括硬件設(shè)施和軟件設(shè)施兩方面內(nèi)容，硬件設(shè)施主要指實(shí)現(xiàn)文書(shū)信息管理數(shù)字建設(shè)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、交換機(jī)、管理網(wǎng)絡(luò)、數(shù)碼設(shè)備等；軟件設(shè)施主要指文書(shū)信息管理的數(shù)字管理系統(tǒng)，包括數(shù)據(jù)庫(kù)、查詢(xún)系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、分類(lèi)系統(tǒng)、爬蟲(chóng)工具等，是面向文書(shū)信息實(shí)現(xiàn)資源分類(lèi)、存儲(chǔ)、管理及后期綜合利用的工具，是文書(shū)信息管理模式建設(shè)的核心和基礎(chǔ)。在信息化背景下，只有協(xié)調(diào)有關(guān)部門(mén)及人員協(xié)同文書(shū)管理人員共同做好文書(shū)信息數(shù)字化管理軟硬件設(shè)施建設(shè)，才能切實(shí)發(fā)揮出文書(shū)信息數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)，提高文書(shū)信息管理、利用效率。

（三）加強(qiáng)文書(shū)信息數(shù)字資源建設(shè)

在社會(huì)信息技術(shù)快速發(fā)展背景下，為全面提高文書(shū)信息資源利用效率，還需著力加強(qiáng)文書(shū)信息數(shù)字資源建設(shè)。開(kāi)發(fā)與利用文書(shū)數(shù)字資源不僅關(guān)乎到文書(shū)數(shù)字化建設(shè)能否成功，對(duì)提高文書(shū)信息數(shù)字化管理水平也有著重要意義。主要涉及電子文獻(xiàn)信息資源搜集整理及文書(shū)信息數(shù)字化處理兩方面內(nèi)容。電子文獻(xiàn)搜集整理過(guò)程中，要突出信息的實(shí)用性、特色性、價(jià)值性和可利用性特點(diǎn)，要充分利用數(shù)字掃描技術(shù)、資源壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建技術(shù)等方法，將原有的紙質(zhì)文獻(xiàn)、圖像聲像轉(zhuǎn)化為電子信息，并與已經(jīng)歸檔的信息資源保存在一起。同時(shí)要開(kāi)發(fā)和完善數(shù)字信息資源檢索工具，便于用戶(hù)及時(shí)查詢(xún)，要注重不同種類(lèi)信息數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建，結(jié)合信息資源利用模式構(gòu)建有特色信息數(shù)據(jù)庫(kù)面向用戶(hù)提供特色服務(wù)。

（四）著重文書(shū)信息管理數(shù)字化人才培養(yǎng)

在信息技術(shù)快速發(fā)展背景下，文書(shū)信息檔案管理數(shù)字化建設(shè)要注重專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)，以提高其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)為基礎(chǔ)，健全其信息素養(yǎng)，促進(jìn)其掌握信息操作技能水平。在培訓(xùn)人才時(shí)，要注重其道德素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)，使其具備良好公德心及職業(yè)道德素質(zhì)。其次，要有計(jì)劃、有目的開(kāi)展各種組織形式多樣的教育活動(dòng)，讓文書(shū)管理人員不僅能學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)技能，還能掌握計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，能利用所學(xué)技能知識(shí)處理工作中各種文書(shū)信息。

三、結(jié)語(yǔ)

在信息技術(shù)快速發(fā)展背景下，數(shù)字化建設(shè)已成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，不僅文書(shū)信息管理要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，圖書(shū)館、檔案館、信息服務(wù)機(jī)構(gòu)也紛紛進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，著重提高信息服務(wù)效率。在這種趨勢(shì)下，文書(shū)信息管理模式進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)已成必然趨勢(shì)，通過(guò)轉(zhuǎn)變數(shù)字化服務(wù)建設(shè)意識(shí)、加強(qiáng)管理人員數(shù)字化培訓(xùn)、健全數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、加快數(shù)字資源建設(shè)等方法完善文書(shū)信息數(shù)字化管理模式建設(shè)，在充分保障文書(shū)信息資源質(zhì)量的前提下，提高資源利用效率，為用戶(hù)提供高效、優(yōu)質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]姜延延.文書(shū)檔案信息數(shù)字化管理研究[J].蘭臺(tái)世界，2012（S1）：102

[2]湛楠.電子化時(shí)代圖書(shū)館的文書(shū)資料管理之我見(jiàn)[J].中國(guó)科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2013（13）：248+250