丁建華

摘要：隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，科學技術(shù)的不斷進步，計算機技術(shù)的出現(xiàn)對人們的日常生活工作產(chǎn)生了巨大的影響。計算機技術(shù)在辦公這一方面的廣泛推廣和普及，極大的方便了對日常文件的處理，如今在檔案管理中，電子文件成為其中極其重要的一部分，但科技檔案電子文件中檔案管理的收集、整理、歸納等工作相對比較復雜，具有一定的難度，在科技檔案電子文件管理中，會出現(xiàn)一定的問題，所以，要在科技檔案電子文件管理中引入其標準，從而使電子文件的檔案管理變得更加的方便、快捷。本文首先對企業(yè)科技檔案電子文件管理所存在的問題進行了闡述，然后提出如何引入標準化企業(yè)科技檔案電子文件管理的相關措施。

關鍵詞：企業(yè)科技檔案；電子文件管理

電子文件的規(guī)范化是當前計算機信息時代的重要組成部分，對于社會的進步和發(fā)展有著重要的意義，企業(yè)中的科技檔案對于企業(yè)的發(fā)展和進步有著重要的推進作用，所以對企業(yè)科技檔案電子文件管理是當前的必然趨勢，在當前企業(yè)科技檔案電子文件管理所存在的思想理念相對比較落后、管理手段相對單一的情況，在企業(yè)科技檔案電子文件管理中引入標準是當前企業(yè)檔案管理中的必然趨勢，所以要將其企業(yè)科技檔案電子文件管理標準化，以此來保證企業(yè)科技檔案電子文件管理的規(guī)范性、簡捷性。

一、企業(yè)科技檔案電子文件管理中所存在的問題

（一）工作人員專業(yè)技術(shù)水平參差不齊。由于企業(yè)科技檔案電子文件管理工作的相關工作人員的不同差異性，對于企業(yè)科技檔案電子文件的歸檔工作，存在著因工作人員理解能力的不同所造成出現(xiàn)對企業(yè)科技檔案電子文件分類歸檔等方面的問題，從而出現(xiàn)相關企業(yè)科技檔案電子文件整理歸納不夠準確，無法及時、準確的反映出科研項目的進展過程。

（二）電子文件與存儲載體的發(fā)展速度存在差異?；诋斍翱茖W技術(shù)迅速發(fā)展的現(xiàn)狀，其電子文件的讀取媒介的發(fā)展日新月異，如果相應的存儲載體的更新跟不上電子文件的讀取媒介的發(fā)展速度，會出現(xiàn)因文件過期導致其文件無法正常讀取，在一定程度上造成了企業(yè)科技檔案電子文件內(nèi)容的缺失。

（三）電子文件因其相對比較容易更改的特點，造成了在電子文件的權(quán)威性以及真實性等方面上受到了一定程度上的懷疑和挑戰(zhàn)。

（四）電子文件的安全性受到威脅。因其電子文件的特性，通常情況下電子文件是在傳輸設備以及網(wǎng)絡存儲等方面使用，在一定程度上威脅到了電子文件的安全性，容易出現(xiàn)電子文件內(nèi)容被竊取以及損壞。

（五）電子文件的兼容性相對比較不同。因電子文件在存儲的格式上相對比較多樣化，具有相對比較多的種類，而對于其軟件產(chǎn)品功能的豐富多樣，容易造成電子文件的兼容性具有一定程度上的差異性。

二、企業(yè)科技檔案電子文件管理如何引入標準的相關措施

科技檔案電子文件的推廣和普及是未來社會發(fā)展和進步的必然趨勢，但基于當前企業(yè)科技檔案電子文件管理中的現(xiàn)狀，要引入其標準，使其企業(yè)科技檔案電子文件管理實現(xiàn)標準化管理，從而保證企業(yè)科技檔案電子文件管理的效率和質(zhì)量。

（一）正確認識國家標準的重要作用，并對國家標準加以足夠的重視，深入貫徹國家標準，積極推廣和應用國家標準。例如，《GB/T2.286.1—2009 CAD 文獻管理長期保持的電子文檔文件格式 第一部分：PDF1.4（PDF/A—1）的使用》、《GB/T 18894—2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及《GB/T 17678.1—1999 CAD 電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》等。

（二）嚴格規(guī)范其體制。對于企業(yè)科技檔案電子文件的存檔格式、命名原則等部分做到嚴格規(guī)范，并對其企業(yè)科技檔案電子文件的分類和屬性加以檢查，減少文件歸檔的風險性，其標準體制要做到與國家政策法規(guī)相符合，同時，要考慮到國家進步和發(fā)展的趨勢，從而實現(xiàn)科學、系統(tǒng)、健全的標準化體系的構(gòu)建。

（三）嚴格規(guī)范其過程。對于企業(yè)科技檔案電子文件的形成——制作——歸納等每個部分要以標準化觀念來進行，形成一個規(guī)范的、系統(tǒng)的企業(yè)科技檔案電子文件管理標注化理念，從而做到對企業(yè)科技檔案電子文件管理全過程的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，保證企業(yè)科技檔案電子文件管理的有效性。

（四）加大對科技檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的科研力度，對于企業(yè)科技檔案電子文件歸檔的審批手續(xù)、管理權(quán)限、細化錄入等，要加強其管理力度，保證企業(yè)科技檔案電子文件可以準確、安全以及完整的錄入，實現(xiàn)企業(yè)科技檔案電子文件的有效管理，確保企業(yè)科技檔案電子文件的系統(tǒng)共享性。

（五）確保企業(yè)科技檔案電子文件管理等級系統(tǒng)的有效構(gòu)建。也就是對企業(yè)科技檔案電子文件的收集、整理、歸納、存儲以及后續(xù)更改等流程，以此確保企業(yè)科技檔案電子文件的真實性、有效性。

（六）加大對專業(yè)性技術(shù)人才的培養(yǎng)力度。重點培養(yǎng)相關工作人員的專業(yè)技術(shù)以及綜合素質(zhì)，實現(xiàn)其相關工作人員各方面能力的全面提高。要以標準化的企業(yè)科技檔案電子文件管理工作作為重點，統(tǒng)一化企業(yè)科技檔案電子文件管理工作人員的日常歸檔工作。在一定程度上首先使用具有相關工作經(jīng)驗以及專業(yè)技術(shù)的人員從事企業(yè)科技檔案電子文件管理工作，對于科研項目的立項、評審等過程要確保其企業(yè)科技檔案電子文件管理工作人員的全程參與，以此更好的實現(xiàn)企業(yè)科技檔案的電子文件管理工作。

（七）企業(yè)科技檔案電子文件管理的標準化是一個具有持續(xù)性的、相對比較漫長的過程，所以在對企業(yè)科技檔案電子文件管理引入標準的過程中，對于電子文件的歸檔也要予以足夠的重視，保證電子文件的歸檔與企業(yè)科技檔案電子文件的標準化管理同步發(fā)展、共同進步。

三、結(jié)語

本文首先對當前企業(yè)科技檔案電子文件管理中所存在的問題進行了詳細的研究和分析，然后針對其企業(yè)科技檔案電子文件管理的實際情況，提出了在企業(yè)科技檔案電子文件管理中如何隱去標準的相關措施。

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