劉柯

摘要：在秘書學專業(yè)教學中，秘書寫作是一門實用性極強的課程，對學生未來從事秘書工作十分重要，我校自設立秘書學專業(yè)以來，對該課程就極為重視，系統(tǒng)而細致地對學生進行專門且專業(yè)的訓練，針對學生將來所從事的秘書種類的不同開展有針對性地講授，專業(yè)性很強，符合就業(yè)市場上對學生的各方面要求。在具體教學過程中，由此也產生了諸多心得體會，感受到在進行具體文種訓練的同時，還要重視對基礎概念和知識的講解，設置具體的訓練情境也是十分必要的。

關鍵詞：秘書寫作；訓練；實踐；情境

中圖分類號：H193.6 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）35-0272-03

秘書寫作是秘書學專業(yè)的一門重要、基礎且適用性極強的專業(yè)必修課，對學生的寫作基本功及秘書素養(yǎng)等方面的要求都很高。安徽財經大學文學與藝術傳媒學院自2013年秘書學專業(yè)進行招生以來，在課程設置上安排了72學時的大量教學實踐課時，在具體教學中不僅要關注學生對寫作基本概念及理論的了解，更重要的是讓學生掌握多種文種的寫作。在具體實施過程中，突出了實用性，盡可能最大限度地給學生介紹各種類型的實用文種，根據不同的秘書種類進行大量且多方位地練習、訓練，以期在秘書生涯中熟練掌握寫作技能。

一、基礎概念和知識的介紹十分必要

雖然秘書寫作這門課程實踐性很強，但仍需要介紹關于寫作的基本原理和基礎知識。在這一環(huán)節(jié)，我們從“審美性與實用性交融的古代寫作”[1]講起，給學生詳細介紹秘書寫作的前身——應用寫作，這對學生將來進行中國秘書史的學習能有個前期準備。另外，對于近代實用寫作向現代實用寫作過渡中格式的演變、文種的變化、寫作觀念的現代化、寫作內容的專業(yè)化、寫作文本的國際化、寫作主體的智能化及寫作手段的電腦化，都會給學生有個全面的講授。除此之外，學生還應該掌握文章寫作的基本構成，對于一篇文章的四大要素要做到了然于胸。寫作的民間資源，即文章的材料；主腦，即文章的主題。文章的篇章結構和語言表達方式等基礎知識，秘書學專業(yè)的學生務必要透徹理解，因而此內容是教學的一個重點。

在文種教學的過程中，每一個文種的相關理論的學習都屬于基礎概念和知識的教學。譬如在行政公文的學習中，要讓學生了解行政公文的演化，從而知曉最新的法定規(guī)范體式的適用范圍和便利性?！拔覈壳包h和國家行政機關日常所使用的法定公文共15種，分別是決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函和紀要?！盵2]掌握了公文的演化就知道了從2012年7月1日開始在行政公文中增加了決議和公報這兩種，從而在學習過程中有的放矢。還有公文的成文日期，在2012年7月1日之前，必須用漢字標識，而之后則使用阿拉伯數字。這些基礎概念和知識的講解一般放置于開篇講起，這對于總學時為72學時的秘書寫作來說占時不多，但極其重要。

二、秘書寫作教學要根據秘書崗位種類的不同而具有不同的針對性

針對我校秘書學專業(yè)的畢業(yè)走向，我們大致把秘書工作分為三大類：第一大類是公務員系統(tǒng)、事業(yè)單位、人民團體或國有大型企業(yè)的秘書；第二大類是民營企業(yè)（私企）秘書；第三大類是外企秘書。秘書種類不同，對于寫作的文種、具體要求就會有相應的不同之處，因此我們在教學中要有相應的針對性，使學生畢業(yè)后能很快地進入工作角色，學以致用。

1.針對國家機關、大型企事業(yè)單位和人民團體的秘書特點，我們在教學過程中重要講解、闡釋了行政公文寫作，將國家規(guī)定的15種公文種類都翔實地給學生一一介紹。最重要的是公文格式，還有一些文種常用的固定用語，比如“妥否，請批示”、“現通知如下”、“特此函達，即希函復”等專用語，則要順手拈來、運用自如。在練習的過程中，我們盡量做到舉一反三，用一種情境把不同的文種串連起來，進行反復訓練。例如，可以將通知、報告、總結等文種進行結合來訓練，可以假定某市政府發(fā)布嚴禁非法張貼噴涂小廣告的通知，然后該市文化事業(yè)管理中心嚴格按照通知的時間節(jié)點完成了任務，將本單位的完成情況進行報告，年終時又做了相關的工作總結。一個案例三個文種，涉及到機關、企事業(yè)單位、人民團體的行政公文和日常應用文書。這樣的訓練完成后，即可達到真正掌握所講授文種的目的。

2.由于我校是財經類院校，秘書學專業(yè)也是財經文秘方向，大部分的學生畢業(yè)后要走向一些民營企業(yè)（私企）或外企，所以秘書寫作課程的70%側重于事務文書寫作和經濟類文書的寫作。比如在宣傳文書中，我們展開了商業(yè)廣告、經濟合同、可行性研究報告等經濟類文書的教學，這些是傳統(tǒng)的秘書寫作教學中所沒有的，在商業(yè)廣告的學習中，給學生介紹了大量的廣告作品，以時間為縱向軌跡，以國別為橫向軌跡，展示不同時期、不同國家的廣告，了解廣告作品的生成背景，讓學生體會其廣告創(chuàng)意。更為重要的是，設定自己將來服務的企業(yè)公司，根據產品的需要，做出什么樣有創(chuàng)意的廣告，所以我們的教學過程一定是有針對性地展開。再例如對經濟合同的擬制，需要了解經濟合同的特點、基本結構和具體寫法，懂得在擬制過程中，特別要注意當事人名稱或姓名及住所的準確表達，“單位價格與總價款、酬金的單價標準和計算方法要明確、具體”[3]，“使用的計量單位必須采用國家法定的公制計量單位，度量衡必須準確、清楚，切不可使用模棱兩可的計量單位”。對于這些經濟合同需注意的核心問題必須提請學生特別注意。對于商業(yè)廣告、策劃案、意向書等專業(yè)性比較強的文種，我們則通過大量案例的介紹來讓學生提前進入角色，了解這些文種的基本要求和寫作。

3.除此之外，針對學生的實際情況，我們還增加了像求職信、演講稿等實用文體。根據學生的需求，在黨政機關、事業(yè)單位及人民團體的求職中，主要講述公務員考試面試中的求職禮儀要求，通過現場模擬、視頻教學等多種方式，齊頭并進，展示禮儀規(guī)范的說話方式。對于向私企、外企投遞的求職信，要求學生一定要有前期準備，要對所要應聘的企業(yè)和職位有一定的了解。在求職信的寫作中，突出自己適應該企業(yè)和職位的特質，不能一概而論，也不能人云亦云，一定要讓招聘者一眼看出自己的優(yōu)點和適應性，這種教學方式的反響都很熱烈，頗受學生的喜愛。秘書這一職業(yè)特點也要求在職場上為領導撰寫講話稿，自身的能說會說也是其重要的職業(yè)素養(yǎng)，所以演講稿的寫作就顯得不可或缺。對于這部分，我們主要從小處出發(fā)，從身邊出發(fā)，讓學生從生活、學習上選取話題進行練習，可以是入學演講、畢業(yè)演講，也可以是入職演說、酒會演說，風格各異，特征鮮明，學生興致盎然，活躍了略顯乏味的課堂氣氛。除此之外，一些常用的日常應用文也納入了教學范圍內，如請假條、介紹信、證明信、申請書等都安排了寫作訓練，為學生未來的職業(yè)生涯奠定了扎實的專業(yè)基礎。

三、練習、練習、再練習，實踐、實踐、再實踐

秘書寫作課程教學中的所有文種都要經歷練習—實踐這一環(huán)節(jié)，才算真正地把技能交給了學生。在具體實施中，盡可能地設置多種情境讓學生進行鍛煉。比如“學習報告”這一公務文書的文種就設定了兩種情境給學生訓練。一種假定你是某縣一個中學的校辦秘書，針對學校設置校辦主任一職展開了競爭演講、民主測評等具體工作，選聘了一位校辦主任，現將具體情況報告給縣教育局。另外一種就是假定你是某大酒店的客服部主任，針對酒店選聘一部分客服人員，現將情況報告給總公司。職位不同、工作環(huán)境不同，寫作的即使是同一文種，但要將學生置于不同的環(huán)境、不同的情境中去進行表達。

在學習“求職信”這一文種時，為了充分說明對求職單位和職位了解的重要性，我們設置了同一單位的不同部門秘書崗位的應聘，假定去應聘一家德國的汽車公司的人事部秘書、銷售部秘書、客服部秘書，針對三個不同職位寫三封不同的求職信，并且要提醒學生注意一定要展示出自己適合該職位的特點和長處。首先是德國汽車公司，因而信中要表達出對該公司的了解，它的歷史、口碑、銷售業(yè)績、未來的發(fā)展規(guī)劃，如果懂德語的話，一定要在信中有所體現。然后要針對不同的秘書崗位有所側重，人事秘書要表現出具備人事管理的素質，待人誠懇，信守諾言，勤勞敬業(yè)，言談舉止大方穩(wěn)重，親和力比較強，還要有良好的團隊合作精神。銷售秘書則要體現出自己對銷售信息的敏感度，能幫助銷售了解公司內部的信息，也能夠及時了解銷售與客戶的情況，為公司的決策提供重要的信息?？头貢鴦t要體現出自身的耐心、細心、靈活的交際公關能力，表達出在處理詢問、接電話和接待來訪者時，要具備冷靜和保持機智的素養(yǎng)。所以在應聘不同職位時，要有不同的求職信。另外，在秘書寫作的具體教學實踐中，我們還讓學生之間的交流和對話成為常態(tài)。例如在學習“調查報告”這一文種時，我們先讓學生分為幾個小組進行討論，確定每個小組的選題，有涉及大學學習和生活的，有論及各種社會現象的，有探討人類群體認知的，然后按照調查問卷的要求設計問卷，做完以后各個小組相互交換，點評修改，取長補短，最后教師講評。這樣既鍛煉了學生團隊互助的工作能力，又放手進行了具體實踐，學生印象深刻，學習效果極佳。完成問卷的設計后，我們從選題出發(fā)，再進行個別訪問，開座談會，最后完成調查報告。在整個過程中，學生都是共同參與、共同完成，既完成了文種訓練，也鍛煉了團隊協(xié)作工作能力，為學生今后的發(fā)展做了很好的鋪墊。

四、情境化教學在秘書寫作實踐中極其重要，既能調動學生的學習興趣，緩解秘書寫作學習中枯燥乏味的壓力，又在實踐中掌握了技能技巧

情境化教學是秘書寫作教學中的重要方法，也是秘書學專業(yè)教學中較為現代化的一種教學方法，將學生置身于具體化、生動化的特制情境中，讓學生扮演其中的任一角色，使得學生身臨其境，感同身受，體會角色的要求，做好角色所要做的各項事務。在這樣的假定氛圍中，學生能感覺到自身所領受的任務和肩負的責任，有完成任務的使命感和緊迫感。這種教學方式需要方方面面的配合，我校文學與藝術傳媒學院與蚌埠市檔案館建立了長期的共建合作關系，可以觀摩學習檔案館日常文書工作，也可以選取檔案館所涉及的具體工作事務讓學生來完成，能為我們的情景化教學提供平臺。另外，我院建立專門的秘書實驗室，模仿秘書工作的真實場景，讓學生置身其中，模擬角色。

在公務文書請示、批復、函、復函的教學中，我們以蚌埠市文化事業(yè)管理中心人事秘書、蚌埠市藝術研究所人事秘書、文學與藝術傳媒學院行政事務秘書為模擬對象，假定特殊情境進行多文種的連續(xù)訓練。將學生分為三部分，先是讓一部分學生扮演文化事業(yè)管理中心下屬單位藝術研究所的人事秘書，請示上級要求選派三名工作人員進入文學與藝術傳媒學院某培訓班進行學習，上交請示后，第二部分學生扮演文化事業(yè)管理中心的人事秘書，針對提交上來的請示進行批復，同意了這一要求后，又以函的形式和文學與藝術傳媒學院行政辦公室進行溝通，最后一部分的學生扮演文學與藝術傳媒學院的行政事務秘書，針對函進行回復。整個教學過程涉及到三個身份、四個文種，不僅進行了文種訓練，還對秘書實務的相關知識進行了了解和學習，不同課程之間也有了溝通和交流。

求職信的寫作也是學生學習的一個熱點和高潮。在教學中，我們設置了逼真的求職場景，教師、學生扮演了各種角色，如應聘者、人事部秘書、人事部（人力資源部）經理、公司老總等。在具體實施過程中，先是完成求職信的寫作，然后面臨求職應聘。在應聘過程中，首先要介紹自己求職信寫作的前期準備、具體思路等，除此之外，還涉及到求職場合的著裝、在招聘者面前的談吐、臨場發(fā)揮等秘書實務的一些具體要求。整個學習過程，展現出專業(yè)的工作素質，讓學生提前感受到職業(yè)生涯的魅力。這樣的教學貫穿始終，不僅僅鍛煉了學生的求職信寫作能力，還給他們展示了秘書實務中的要求和特點，課堂氣氛活躍了，教學效果自然也就特別好了。

自2013年我校秘書學專業(yè)招生以來，在秘書寫作課程教學中，我們一直在探索和實踐，感受到這門重要的專業(yè)基礎課程教學不僅僅要給學生展示各種秘書所需掌握的寫作技巧和技能，還要關注培養(yǎng)學生的秘書素養(yǎng)，了解掌握秘書工作的特質，使這一課程不僅達到傳授知識的目的，而且是學生走向秘書工作崗位的重要橋梁，起到舉一反三的目的和效果。

參考文獻：

[1]董小玉.現代實用寫作訓練教程[M].北京：高等教育出版社，2006：2.

[2]黃高才.應用寫作[M].北京大學出版社，2012：21.

[3]傅宏宇，尹夏楠.財經應用文寫作[M].第二版.北京大學出版社，2013：97.