張琳

摘要：近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，很多辦公的方式都已經(jīng)開始向無紙化辦公方向轉(zhuǎn)變，檔案管理工作也是如此，無紙化辦公的出現(xiàn)給檔案管理工作帶來很大的便利，與此同時(shí)也出現(xiàn)了一些問題，要想使得無紙化辦公更好地促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，就要解決好實(shí)際工作中的問題。筆者通過對(duì)無紙化辦公的利弊進(jìn)行介紹，提出幾點(diǎn)解決的措施，僅供參考。

關(guān)鍵詞：無紙化辦公；檔案管理；利；弊

由于長(zhǎng)期在辦公室工作，每次遇到階段總結(jié)，上級(jí)檢查忙著整理材料時(shí)，與同事時(shí)常開玩笑，你今天又砍了多少顆樹？也時(shí)常感嘆紙張的浪費(fèi)、文件的繁瑣和檢索的困難。一年又一年的紙質(zhì)檔案也占據(jù)了不少的辦公室的空間，相當(dāng)于當(dāng)下大量的現(xiàn)代化辦公設(shè)備、發(fā)達(dá)的通訊網(wǎng)絡(luò)而言，傳統(tǒng)式的紙質(zhì)文件材料使用、運(yùn)轉(zhuǎn)實(shí)在是人力、物力的巨大浪費(fèi)，同時(shí)也造成了環(huán)境的污染破壞?？茖W(xué)發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展、節(jié)能減排、提高效率的理念已在人們腦海中得到認(rèn)可，我們更需要做的是把這一思想理念付諸實(shí)踐—我們需要無紙化辦公。無紙化辦公在辦公效率與質(zhì)量的提升方面的確起到了極大促進(jìn)作用。俗話說“有利必有弊”。雖然無紙化辦公對(duì)檔案工作的開展帶來了諸多正面影響，但同樣也存在一些負(fù)面影響，對(duì)檔案工作的開展帶來了諸多困難。下面我就談?wù)劅o紙化辦公為檔案工作所帶來的利與弊。

一、無紙化辦公為檔案管理工作帶來的利好

第一，改變了檔案的媒介方式與傳遞方式。首先，從媒介方式來看，在無紙化辦公環(huán)境下，磁盤、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)流、移動(dòng)存儲(chǔ)等載體將取代傳統(tǒng)檔案管理模式下的紙張、膠片，這樣的轉(zhuǎn)變無疑將對(duì)檔案管理工作的所有環(huán)節(jié)帶來影響。其次，從傳遞方式上來看，在無紙化辦公環(huán)境下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將取代傳統(tǒng)的人工傳遞，通過對(duì)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用能夠跨越時(shí)間與空間的限制，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的實(shí)施檢索與傳遞，將進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理的自動(dòng)化發(fā)展。第二，改變了檔案文件的建立方式與存儲(chǔ)方式。在傳統(tǒng)“單機(jī)版”的檔案系統(tǒng)下，檔案文件的建立主要是依靠鍵盤輸入，而無紙化辦公環(huán)境下的建立方式將更具多樣性，如攝像、掃描等。與此同時(shí)，存儲(chǔ)的方式也將由磁盤存儲(chǔ)備份、單機(jī)硬盤備份轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)器集中存儲(chǔ)或云存儲(chǔ)的方式，這樣的存儲(chǔ)勢(shì)必將更具完整性、安全性，在檔案的查閱上也更加簡(jiǎn)便、快捷。第三，促進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。以往，在利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，基本上都是在信息的二次利用上，而要想讓檔案二次信息的存儲(chǔ)與利用轉(zhuǎn)變成為一次信息的存儲(chǔ)與利用就必須將“單機(jī)版”的管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)變成為“網(wǎng)絡(luò)版”。顯然，無紙化辦公即能夠?qū)崿F(xiàn)這一點(diǎn)，通過對(duì)單機(jī)版信息的提取來構(gòu)造網(wǎng)絡(luò)版系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)信息的共享。

二、無紙化辦公為檔案管理工作帶來的弊端

第一，文件底稿的收集缺乏完整性。在無紙化辦公環(huán)境下，檔案資料起草的原始文稿都是在計(jì)算機(jī)上直接完成的，這就使得檔案的原始文件無法產(chǎn)生紙質(zhì)稿；而對(duì)于電子文稿大都只保存最后的定稿，這樣對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的修改痕跡，無法在電子文件中得到體現(xiàn)。第二、無紙化檔案信息無法保證可讀性。我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理方式都是對(duì)紙質(zhì)的檔案進(jìn)行管理，無紙化的檔案管理都是對(duì)電子信息進(jìn)行管理，這種管理方式極大地方便了工作人員的工作，但是由于技術(shù)問題的限制，會(huì)因?yàn)橐恍┯布O(shè)施的損壞，使得檔案信息丟失，或者是暫時(shí)不可查看的現(xiàn)象，就會(huì)嚴(yán)重影響工作的正常開展。第三，難以判斷檔案是否具有原始性。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性，也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案有別于圖書、情報(bào)、資料等其他信息，也就是說只有檔案是原始的檔案，在法律上才會(huì)承認(rèn)其真實(shí)有效，如果在這期間出現(xiàn)了改動(dòng)的現(xiàn)象，檔案也就失去了法律效力，不具備任何價(jià)值。這也正是無紙化檔案面臨的一大挑戰(zhàn)。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，一切都是在電腦上完成，它便于修改，便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在，也就談不上具有法律憑證的作用。第四，網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)牟话踩?。隨著黑客攻擊、竊取手段的不斷提高，網(wǎng)絡(luò)的不安全性也隨之增加，機(jī)關(guān)檔案涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等，一旦保密信息被泄露，將造成不可預(yù)估的損失。

三、當(dāng)前應(yīng)采取的對(duì)策

第一，我們要探索并完善紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的管理機(jī)制。就長(zhǎng)期保存來說，紙質(zhì)文件明顯優(yōu)于電子文件。但就反復(fù)的檢索與利用而言，電子文件則具備了較大的優(yōu)勢(shì)。因此，為了進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理工作的實(shí)效性，我們理應(yīng)將紙質(zhì)檔案與電子檔案這兩種載體文件在一定階段內(nèi)進(jìn)行并存，簡(jiǎn)單來說就是在電子文件存入到光盤或硬盤之后，再通過打印輸出紙質(zhì)文件后才完成保存處理。這里需要注意的是，由于電子文件具有虛擬性特征，缺少了傳統(tǒng)管理中的驗(yàn)證環(huán)節(jié)，所以我們理應(yīng)做好定期定時(shí)的備份工作，預(yù)防信息丟失的問題出現(xiàn)。

第二，使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對(duì)利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個(gè)平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。因此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項(xiàng)檔案信息載體內(nèi)容，就構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

第三，檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國(guó)檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

綜上所述，紙質(zhì)檔案擁有電子檔案所沒有的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，所以在未來無紙化辦公的世界里紙質(zhì)檔案仍占有不可替代的地位。但是在當(dāng)今信息化社會(huì)，紙質(zhì)檔案與電子檔案在當(dāng)前以及今后很長(zhǎng)一段時(shí)期將互為補(bǔ)充，取長(zhǎng)補(bǔ)短，長(zhǎng)期并存。紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自所長(zhǎng)相輔相成，為社會(huì)發(fā)揮其巨大的作用。

參考文獻(xiàn)

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