摘 要 檢察檔案是國(guó)家重要專業(yè)檔案之一，體現(xiàn)了檢察機(jī)關(guān)依法履行法律監(jiān)督職能的全過(guò)程，是檢察工作發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。新時(shí)期的檢察工作越來(lái)越偏向?qū)I(yè)化、規(guī)劃化、信息化，檔案工作面臨著更高的要求和挑戰(zhàn)，對(duì)檔案人員的綜合素質(zhì)能力的要求也更高。新形勢(shì)下，司法體制改革也正在穩(wěn)步推進(jìn)之中，檢察檔案工作的信息化、數(shù)字化價(jià)值也愈加凸顯，因此，如何做好基層院檔案管理工作就顯得尤為重要。本文結(jié)合基層檢察機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)踐，就檔案工作的現(xiàn)狀、面臨的問(wèn)題及改進(jìn)方向進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞 檢察檔案 信息化 檔案管理

作者簡(jiǎn)介：蔣征峰，江蘇省蘇州市相城區(qū)人民檢察院檔案員。

中圖分類號(hào)：D926.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2018.04.196

檢察檔案管理工作是檢察工作的重要組成部分，是檢察工作可持續(xù)發(fā)展的重要保障。筆者所在基層檢察院檔案室在2008年被評(píng)為檔案工作省特一級(jí)檔案室，并在2012年度的五星級(jí)檔案室的復(fù)評(píng)中也順利達(dá)標(biāo)。在開(kāi)展檢察檔案工作過(guò)程中，我們也發(fā)現(xiàn)一些與檢察工作發(fā)展不相適應(yīng)的問(wèn)題和不足，需要去不斷加以改進(jìn)和完善，進(jìn)一步提高檔案工作質(zhì)量，為新形勢(shì)下的檢察工作提供準(zhǔn)確的信息和堅(jiān)強(qiáng)的后盾?？梢哉f(shuō)，實(shí)現(xiàn)檢察檔案工作的現(xiàn)代化是推動(dòng)檢察機(jī)關(guān)檔案管理的迫切需求。 這一點(diǎn)已經(jīng)成為基層檢察院的共識(shí)。

一、當(dāng)前基層檢察機(jī)關(guān)檔案工作的主要做法

（一）認(rèn)真落實(shí)檢察檔案工作新規(guī)定

2017年初最高人民檢察院、國(guó)家檔案局共同出臺(tái)了新的《人檢察院訴訟檔案管理辦法》、《人民檢察院訴訟文書(shū)材料立卷歸檔細(xì)則》的規(guī)定，新規(guī)定要求隨訴訟案卷、文書(shū)材料在裝卷順序、保管期限、收集范圍、檔號(hào)編制等方面與老規(guī)定在內(nèi)容上有所調(diào)整和修改。為順利做好本年度的訴訟案卷、文書(shū)歸檔工作，該院召開(kāi)檔案工作部門聯(lián)席會(huì)議，要求專職、兼職檔案員要認(rèn)真學(xué)習(xí)新出臺(tái)的兩個(gè)“規(guī)定”，研究、吃透新老規(guī)定的不同之處。

（二）不斷加大信息化建設(shè)資金投入

為適應(yīng)新的《江蘇省檢察機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)》，同時(shí)根據(jù)新“規(guī)定”的要求進(jìn)一步提升檔案工作效率，該院去年上半年為檔案室投入大量經(jīng)費(fèi)，添置了檔案專用高速掃描儀、打印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)等硬件設(shè)施，為檔案工作數(shù)字化、信息化提供了堅(jiān)實(shí)的保障。

（三）加強(qiáng)學(xué)習(xí)提升專職檔案人員業(yè)務(wù)水平

2017年4月，該院檔案管理人員進(jìn)行了崗位調(diào)動(dòng)，為了更好地提升檔案員的綜合業(yè)務(wù)能力，抽調(diào)新檔案員至檔案工作先進(jìn)院學(xué)習(xí)，熟悉全面系統(tǒng)的基本架構(gòu)和功能模塊，掌握基本的操作方法，如電子卷宗、電子目錄導(dǎo)入方法，檔號(hào)編制、PDF文件制作等。另外，新檔案員在五月份通過(guò)“江蘇省檔案遠(yuǎn)程教育平臺(tái)”，系統(tǒng)的學(xué)習(xí)了《檔案管室工作基礎(chǔ)》、《企事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)》等多門必修課和選修課的網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)考試，取得了合格證。

（四）修改和完善檔案管理工作制度

新規(guī)定的出臺(tái)、新系統(tǒng)的應(yīng)用，該院原有的檔案規(guī)章制度已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)檔案工作的發(fā)展需求。在分管領(lǐng)導(dǎo)、市院條線的監(jiān)督指導(dǎo)下，檔案室對(duì)原有的訴訟檔案歸檔移交制度部分內(nèi)容進(jìn)行了修改，要求各部門在歸檔期限上嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)，合理安排進(jìn)度，及時(shí)限期歸檔。同時(shí)，也明確了檔案室和各業(yè)務(wù)部門在立卷歸檔工作上的具體分工和責(zé)任，確保歸檔工作做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（五）服務(wù)外包積極推進(jìn)檔案工作信息化進(jìn)程

為進(jìn)一步提升檔案工作效率和管理水平，加快推進(jìn)信息化、數(shù)字化進(jìn)程，解決檔案工作人少事多、服務(wù)利用效率不高的突出問(wèn)題，2017年8月初，該院對(duì)訴訟案卷歸檔及掛接工作采用服務(wù)外包方式，由專業(yè)人員進(jìn)行操作。購(gòu)買社會(huì)化服務(wù)的方式，一方面提高了訴訟案卷電子卷宗導(dǎo)入、掛接的效率，也保證了準(zhǔn)確率，另一方面，將檔案員從大量事務(wù)性工作中解脫出來(lái)，把更多的精力和時(shí)間投入到檔案利用開(kāi)發(fā)、規(guī)章制度完善、檔案設(shè)備設(shè)施的日常維護(hù)管理，充分提升檔案工作的質(zhì)量和效率。

二、基層檢察機(jī)關(guān)檔案工作的現(xiàn)實(shí)困境

（一）檔案人員的工作量和工作強(qiáng)度越來(lái)越大

檢察機(jī)關(guān)的檔案人員工作量大，負(fù)責(zé)訴訟檔案、文書(shū)檔案、照片檔案的收集、整理、掃描、入庫(kù)，還有日常的訴訟卷宗、文書(shū)材料的借閱、設(shè)施設(shè)備的維護(hù)等。目前，電子歸檔及檔案信息化建設(shè)的任務(wù)繁重，加之業(yè)務(wù)部門案件量逐年增多，案多人少的矛盾突出，導(dǎo)致對(duì)訴訟卷宗的歸檔不夠重視，歸檔不及時(shí)、不完整。另外，檔案信息化系統(tǒng)與統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)不兼容、難對(duì)接，出現(xiàn)了多系統(tǒng)的掃描、錄入，過(guò)多的重復(fù)勞動(dòng)，加大了檔案工作人員的難度和工作量。

（二）檔案人員的專業(yè)能力素質(zhì)和現(xiàn)代化檔案工作還不相適應(yīng)

檔案工作具有較強(qiáng)的連續(xù)性和專業(yè)性，檔案人員的成長(zhǎng)需要時(shí)間的積累和經(jīng)驗(yàn)的沉淀，人員的頻繁變動(dòng)和專業(yè)知識(shí)的缺乏不利于檔案工作的持續(xù)健康發(fā)展。一是基層院受人員配置所限，檔案人員力量不足，要兼顧檔案工作和辦公室工作，面對(duì)日益繁多的工作量和復(fù)雜的檔案存儲(chǔ)，很多時(shí)候都疲于應(yīng)付日常收集、整理工作，很難有精力關(guān)注檔案開(kāi)發(fā)利用。二是專業(yè)培訓(xùn)有限，與崗位需求有較大差距。三是檔案管理人員流動(dòng)較為頻繁，加上當(dāng)前檔案工作更多地采用現(xiàn)代的技術(shù)手段，特別是信息化手段越來(lái)越豐富，由于人員流動(dòng)頻繁，使得檔案工作的連續(xù)性無(wú)法維持，缺乏完整的系統(tǒng)性管理，因此對(duì)檔案工作出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題無(wú)法有效應(yīng)對(duì)。

（三）對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不充分

基層院檔案工作是檢察工作中一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是其中的重要組成部分，各項(xiàng)檢察工作的開(kāi)展都離不開(kāi)檔案。但是大多數(shù)基層院對(duì)于檔案工作的重視程度往往滯后于其業(yè)務(wù)工作，存在的問(wèn)題有：一是思想理念存在偏差，大部分人認(rèn)為檢察工作主要以訴訟監(jiān)督、司法辦案為主，而立卷、歸檔可以先緩一緩，訴訟案卷、文書(shū)材料只要年底能夠入庫(kù)封存就行，對(duì)檔案服務(wù)檢察工作的緊迫性、重要性的認(rèn)識(shí)不足。二是全員參加檔案工作的熱情不高，當(dāng)前司法體制改革正在如火如荼的推進(jìn)當(dāng)中，出于職業(yè)前景、待遇等方面的考慮，干警可能更愿意選擇業(yè)務(wù)部門，走司法辦案的道路，綜合部門本身人員流失、人手緊張，造成愿意從事檔案工作的人員短缺，暴露出檔案意識(shí)不夠、氛圍不濃的思想理念。

三、基層檢察機(jī)關(guān)檔案工作的改進(jìn)方向

（一）優(yōu)化檔案工作結(jié)構(gòu)，提升服務(wù)質(zhì)量

檔案信息化是檔案發(fā)展的方向，也是提高檢察檔案管理服務(wù)水平的重要途徑，充分利用檔案管理系統(tǒng)、檢察統(tǒng)一應(yīng)用系統(tǒng)這兩個(gè)平臺(tái)，進(jìn)一步優(yōu)化檔案工作結(jié)構(gòu)。檢察檔案的利用是檢察檔案管理工作的核心，要提高檔案運(yùn)用工作實(shí)效。 一要注重利用現(xiàn)有的平臺(tái)系統(tǒng)拓展案件信息查詢方式、加強(qiáng)檢索功能，摒棄單一的紙質(zhì)文檔、案卷調(diào)閱，實(shí)現(xiàn)由在線查閱、借閱模式的利用轉(zhuǎn)變。二要注重各部門之間的緊密聯(lián)系，每位干警要會(huì)使用、善于使用現(xiàn)有的平臺(tái)系統(tǒng)，盡量做到文書(shū)檔案、訴訟案卷在線歸檔，逐步提高歸檔效率。三要注重提高人員效率，對(duì)一些簡(jiǎn)單、復(fù)雜、非核心的事務(wù)性工作，可以采用服務(wù)外包的方式替代檔案人員 “埋頭苦干”，使得檔案員能夠有時(shí)間、有精力投入到深度編研、制度完善、服務(wù)司法辦案中去。

（二）提升檔案人員素養(yǎng)，扎實(shí)管理水平

當(dāng)前檢察工作信息化大環(huán)境下，只有加快檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)，才能跟上新形勢(shì)檢察工作的步伐。檢察機(jī)關(guān)檔案人員不僅僅需要扎實(shí)的檔案基礎(chǔ)知識(shí)，還要具備一定的法律業(yè)務(wù)知識(shí)，因此必須注重主動(dòng)學(xué)習(xí)。一方面要多參加各類信息化、數(shù)字化檔案管理方面的培訓(xùn)、專題講座，同時(shí)在工作中遇到問(wèn)題要向上級(jí)、同級(jí)之間多請(qǐng)示、多溝通，及時(shí)解決出現(xiàn)的問(wèn)題。另一方面定期與檔案工作先進(jìn)院、先進(jìn)單位交流工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行觀摩、學(xué)習(xí)，注重現(xiàn)場(chǎng)操作。通過(guò)加強(qiáng)自身專業(yè)素養(yǎng)的提升來(lái)提高管理水平。

（三）培養(yǎng)全員檔案意識(shí)，重視檔案工作

一是要切實(shí)改變檔案工作是邊緣工作、可有可無(wú)的思想理念，不僅在形式上重視，更要在實(shí)質(zhì)上關(guān)心，著重提升檔案管理工作在檢察工作中的地位。檔案工作不僅是一個(gè)部門的職責(zé)，也是各部門共同努力、相互配合的共同任務(wù)，每一位干警既是檔案工作的責(zé)任者、參與者，也是檔案的利用者、受益者，希望各部門能夠本著“全院一盤棋”的思想，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的責(zé)任心，配合檔案室以高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量完成立卷歸檔工作。二是要對(duì)為檔案工作人員提供發(fā)展的空間，鼓勵(lì)其扎根本職安心工作，特別是在考核評(píng)優(yōu)方面，要考慮到檔案工作的特殊性和工作量，與其他人員區(qū)分考核標(biāo)準(zhǔn)，避免其在考核中處于不利地位，成為被人遺忘的“角落”。

最后，作為一名基層檢察機(jī)關(guān)檔案人員，要積極宣傳工作，提升領(lǐng)導(dǎo)和干警對(duì)檔案工作的認(rèn)可和重視，打破部門壁壘，讓他們?nèi)珕T參與到檔案管理工作中來(lái)，形成工作合力，確保檔案工作規(guī)范化、制度化、信息化有序推進(jìn)，為檢察工作發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

注釋：

張立梅.關(guān)于檢察機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的思考.檔案天地.2016（11）.

崔穗旭.檢察機(jī)關(guān)檔案管理中的問(wèn)題與對(duì)策.人民檢察.2012（13）.