王雅男

摘 要：現(xiàn)如今，我國(guó)的國(guó)民經(jīng)濟(jì)在快速的發(fā)展，社會(huì)在不斷的進(jìn)步，伴隨著信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不符合當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的需要，并且也難以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求，創(chuàng)新檔案管理的方式能夠極大地改變檔案管理現(xiàn)狀，提高檔案管理的效率?；诖?，本文對(duì)企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的策略進(jìn)行了分析和研究，希望可以有效提升檔案管理的效果，助力企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案工作；創(chuàng)新；發(fā)展趨勢(shì)

引言

以“十三五”開局為起點(diǎn)，企業(yè)進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展階段。既面臨難得的發(fā)展機(jī)遇，也面臨嚴(yán)峻的市場(chǎng)挑戰(zhàn)。檔案部門必須緊密結(jié)合企業(yè)檔案工作的實(shí)際，堅(jiān)持用圍繞科研生產(chǎn)大局、服務(wù)生產(chǎn)一線的思想來指導(dǎo)檔案工作，充分履行和發(fā)揮企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的檔案管理和保管利用職能，通過檔案工作觀念創(chuàng)新、管理創(chuàng)新和技術(shù)創(chuàng)新，不斷完善檔案工作“三個(gè)體系”建設(shè)，使檔案工作更好地為企業(yè)的科研生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)服務(wù)。

1企業(yè)檔案管理存在的問題與不足分析

1.1企業(yè)不重視檔案管理

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的社會(huì)背景之下，企業(yè)檔案管理發(fā)生了新的變化，但是企業(yè)中的一部分人員由于長(zhǎng)期受到傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)的影響，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)為檔案管理是可有可無的部門，將主要時(shí)間與精力都放在經(jīng)濟(jì)效益的增加方面，檔案管理缺乏主動(dòng)性和積極性，因此檔案管理工作未能夠與企業(yè)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)建設(shè)更好地結(jié)合起來。

1.2檔案管理創(chuàng)新意識(shí)較弱

創(chuàng)新能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來發(fā)展的活力，檔案管理工作也不例外。當(dāng)前很多企業(yè)的管理者受傳統(tǒng)思維的影響，認(rèn)為檔案管理是其他工作的附屬和輔助，一切工作按照原有的套路進(jìn)行，因此在發(fā)展的基本思路上受到了嚴(yán)重阻礙，畏懼改革，缺乏創(chuàng)新意識(shí)。并且企業(yè)管理體制單一，管理不到位，工作方式守舊，缺少改革的動(dòng)力，使檔案管理處于止步不前的狀態(tài)。

1.3缺乏主動(dòng)性

新時(shí)期的檔案管理工作還需要全面提升，但是部分企業(yè)對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，缺乏主動(dòng)性，存在等、靠、要的思想，服務(wù)能力和服務(wù)手段相對(duì)滯后，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率，檔案信息和相關(guān)的服務(wù)窗口未有效發(fā)揮其作用。

2企業(yè)檔案工作創(chuàng)新與發(fā)展趨勢(shì)

2.1檔案資源對(duì)于塑造企業(yè)文化價(jià)值巨大

匯豐銀行檔案館通過利用檔案來傳達(dá)匯豐銀行的文化、價(jià)值觀和宗旨，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略做支撐，為培養(yǎng)員工敬業(yè)度和自豪感以及維護(hù)客戶資源、保持長(zhǎng)期聲譽(yù)方面作出了切實(shí)貢獻(xiàn)。李維·斯特勞斯公司利用檔案，通過創(chuàng)新方式講述經(jīng)典故事來激勵(lì)客戶以及如何借助其悠久的品牌歷史遺產(chǎn)而重獲成長(zhǎng)等。日本澀澤榮一基金會(huì)通過講述豐田汽車、株式會(huì)社資生堂、花王等日本企業(yè)多元化的檔案利用手段，是如何用來增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的，并卓有成效。這些事例充分證明，塑造企業(yè)檔案文化對(duì)于企業(yè)打造核心競(jìng)爭(zhēng)力具有重要支撐作用。一些現(xiàn)狀企業(yè)檔案工作雖已取得一定成果，但整體局面也并不十分樂觀，表現(xiàn)為企業(yè)對(duì)檔案助力形成企業(yè)文化意識(shí)不強(qiáng)，在很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)眼里，檔案就是圖書資料，僅供查考之用，他們?nèi)狈?zhàn)略意識(shí)，缺乏對(duì)檔案工作的深刻性領(lǐng)悟。結(jié)果就是，很多檔案價(jià)值性被封存，企業(yè)的發(fā)展歷史無人問津，大家關(guān)注的都是“現(xiàn)在”，而沒有去整理“過去”，不能繼往談何開來？有的企業(yè)做得就比較好，他們會(huì)對(duì)過去的歷史進(jìn)行梳理，整理出榮譽(yù)室，研究企業(yè)發(fā)展史，甚至是建立企業(yè)文化的展廳出來，向貴賓和干部職工宣揚(yáng)企業(yè)發(fā)展的各個(gè)歷程的人和事。它自然而然就形成了自己的一種企業(yè)文化，也可以培養(yǎng)員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感和忠誠(chéng)度。另外，相當(dāng)數(shù)量的民營(yíng)企業(yè)對(duì)開展檔案工作需求不強(qiáng)，熱情不高。筆者認(rèn)為，可以從檔案助推打造企業(yè)文化角度，向民營(yíng)企業(yè)宣傳開展檔案工作對(duì)于打造其軟實(shí)力的重要作用。只要是想做大做強(qiáng)的民營(yíng)企業(yè)，是沒理由將檔案部門提供的服務(wù)拒之門外的。

2.2適應(yīng)發(fā)展，創(chuàng)新整理流程

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，OA、ERP等的上線運(yùn)行，企業(yè)已逐步進(jìn)入到辦公自動(dòng)化、科研生產(chǎn)無紙化、信息資源利用網(wǎng)絡(luò)化的階段。文件收發(fā)、批閱、處理已實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上傳輸，但是文件的歸檔整理卻還是沿襲原來紙質(zhì)文件時(shí)期的歸檔流程。在信息化時(shí)代，創(chuàng)建文檔一體化流程成為全新的理念，它是對(duì)分工后的工作崗位、工作環(huán)節(jié)、工作步驟的一體化集成的過程。OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的成功銜接，從技術(shù)手段上已可實(shí)現(xiàn)文件的實(shí)時(shí)歸檔，檔案部門應(yīng)適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，在實(shí)踐工作中不斷摸索創(chuàng)新，對(duì)檔案整理工作流程進(jìn)行重組與再造，以提高整理工作效率。

2.3擁抱當(dāng)代信息技術(shù)是檔案工作大勢(shì)所趨

大衛(wèi)·弗里克先生在題為《國(guó)際理事會(huì)及企業(yè)檔案—支持創(chuàng)新發(fā)展》的報(bào)告中指出，數(shù)字技術(shù)、數(shù)據(jù)分析技術(shù)以及人工智能這三者將在檔案文件的保存、展示方式等方面不斷給檔案工作者帶來巨大的影響。隨著大數(shù)據(jù)、云智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)的不斷完善和發(fā)展，當(dāng)代信息科學(xué)技術(shù)進(jìn)步可謂一日千里，直接帶來的效益就是提高了人們的工作效率，使得信息交流活躍程度前所未有。對(duì)于檔案部門來說，與時(shí)俱進(jìn)，用當(dāng)代科技武裝自己，對(duì)于保護(hù)檔案原件，提高工作和查閱利用效率是大有裨益的。實(shí)際上，將檔案資源在系統(tǒng)平臺(tái)上進(jìn)行有效整合，對(duì)于企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)流，為檔案資源發(fā)揮更大作用做了堅(jiān)實(shí)的鋪墊，即企業(yè)檔案信息成為企業(yè)各項(xiàng)信息的有機(jī)組成部分，既與其他資源有效匹配，又能起到印證作用，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略愿景。面對(duì)信息技術(shù)，企業(yè)無法回避，唯有擁抱，這是必然趨勢(shì)。筆者接觸過很多企業(yè)，缺乏戰(zhàn)略眼光，對(duì)檔案及檔案工作不甚重視，對(duì)檔案的實(shí)體保護(hù)不夠、信息化建設(shè)力度不足，一旦遇到的坎坷教訓(xùn)或者業(yè)務(wù)的發(fā)展等因素，就會(huì)陷于被動(dòng)，甚至影響其生存。

2.4創(chuàng)新培訓(xùn)機(jī)制，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)

目前，企業(yè)檔案人員的培訓(xùn)內(nèi)容和形式比較單一，不能適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需要。因人而異，按需施教是培訓(xùn)工作未來的發(fā)展趨勢(shì)。對(duì)檔案人員采取分工輪換、職位輪換的形式，實(shí)施崗位鍛煉，是促進(jìn)檔案人員全面熟悉各門類檔案工作業(yè)務(wù)，快速提高檔案管理水平的有效途徑。檔案部門應(yīng)有針對(duì)性地、分期分批地對(duì)檔案人員進(jìn)行崗位輪換，在挖掘檔案人員潛力，發(fā)揮各自特長(zhǎng)的基礎(chǔ)上，提高其適應(yīng)性和應(yīng)變性，對(duì)年青、優(yōu)秀員工將其放在重要崗位、綜合部門進(jìn)行鍛煉，提高其獨(dú)立工作、綜合協(xié)調(diào)的能力，使其快速成長(zhǎng)為業(yè)務(wù)骨干。檔案部門還可以開展形式多樣的競(jìng)賽活動(dòng)，有計(jì)劃地組織檔案人員到檔案管理工作做得比較好的單位去參觀學(xué)習(xí)，互相進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，借鑒其他單位好的管理方法以開闊檔案人員的視野，啟發(fā)靈感，拓寬思路，更好地改進(jìn)企業(yè)的檔案工作。

2.5依托信息技術(shù)，全面推進(jìn)“數(shù)字檔案館”建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于企業(yè)科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的方方面面，CAD、CAM、ERP、PDM、OA已成為企業(yè)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)和管理的主要手段。企業(yè)各部門在科研生產(chǎn)過程中產(chǎn)生了大量的電子文件，其格式多樣，很多相互間不相融通，數(shù)據(jù)無法共享。為保證電子文件的歸檔質(zhì)量，檔案部門要進(jìn)行前端控制管理，積極參與電子文件數(shù)據(jù)收集交換系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，提出具體采集方案，依托企業(yè)信息技術(shù)的支持，通過數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化處理實(shí)現(xiàn)無序信息的有序集合，全面推進(jìn)“數(shù)字檔案館”建設(shè)。

結(jié)語(yǔ)

檔案工作的發(fā)展必須以服務(wù)企業(yè)的科研生產(chǎn)為中心，通過觀念創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新將檔案資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，充分發(fā)揮檔案工作在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理決策中的作用，促進(jìn)檔案工作水平的提高。

參考文獻(xiàn)

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[2]王毅，李晶偉.大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用[J].檔案管理，2017，14（1）：57-59

（作者單位：大慶中藍(lán)石化有限公司人力資源部）