高靖

摘 要：隨著計算機技術、網絡技術、數據庫等技術在檔案管理中的廣泛應用，國家也出臺了相應的檔案數字化技術規(guī)范和信息安全技術規(guī)范。但在檔案信息數字化建設過程中，檔案數據的輸入、輸出、存貯和傳輸等都有可能出現數據丟失、破壞、更改、非法下載復制，病毒侵襲和系統(tǒng)崩潰等，這些不安全因素需要我們在檔案信息數字化過程中加以解決。文章就對檔案數字化建設中現存問題展開分析，并提出相應的解決對策，以期為檔案管理事業(yè)進步提供幫助。

關鍵詞：檔案數字化建設；安全問題；解決對策

對于檔案管理而言，數字化建設的作用十分顯著。但依然存在諸多安全問題，阻礙著檔案數字化建設的進一步發(fā)展，因此必須針對問題采取有效對策，是檔案管理應當重視的工作。

1檔案數字化

檔案室其余開展業(yè)務活動的重要工具，作為其余憑證性信息記錄，其資源價值巨大。檔案數字化是技術發(fā)展與信息時代下的產物，通過將各種載體的檔案資源以數字化格式化進行存儲，并利用互聯網絡優(yōu)勢實現資源共享。社會各行業(yè)領域的檔案數字化建設進程在持續(xù)加快。相較于傳統(tǒng)紙質檔案管理而言，數字化檔案管理有明顯的優(yōu)勢。計算機網絡巨大的存儲空間，節(jié)約了占地面積與倉儲保管費用。同時信息共享的便捷也使得辦公效率大大提高，且計算機存儲的時間界限長期，相較紙質原件更容易被保管。新時期下，檔案數字化建設中存在一些問題，需關注與重視。

2 檔案數字化建設現存的安全問題分析

2.1 技術保障體系不夠完善

數字化檔案是基于信息技術、網絡技術存在的，必須有完善的技術保障體系，才可最大程度的避免安全風險。檔案數據與計算機是密切相關的，由于計算機病毒的存在，在數據傳輸過程中，也容易被計算機病毒所感染，加上惡意攻擊等行為的存在，如果沒有對應水平的技術保障體系，檔案數據庫很容易被侵入，造成大量信息的丟失、泄漏等問題，極大威脅檔案數字化建設的安全。

2.2 缺乏良好安全保護意識

安全保護意識是減輕安全風險的基礎，但就當前實際情況來看，安全意識的缺乏是一個十分普遍，但也較為嚴重的問題。我國檔案管理工作起步相對較晚，在管理機制上本身就存在一定不足，許多檔案管理人員本身對檔案工作認識存在偏差，對檔案的重要性沒有正確認知，在從傳統(tǒng)檔案向數字化建設轉型過程中，這種理念并沒有改變，導致數字化檔案信息存在許多流失的漏洞，比如沒有合適的分類保管，可以隨意進行信息的拷貝與復制、在管理中未嚴格遵循相應的規(guī)范等，都嚴重降低了數字化檔案的安全性，引發(fā)各種安全風險，導致出現安全問題。

2.3管理體系建設問題

數字化檔案管理依賴現代化技術水平，這對企業(yè)人力資源管理提出了更高的要求與挑戰(zhàn)。但是部分企業(yè)尤其是中小企業(yè)中，對檔案管理的重視程度不夠，檔案建設流于形式，為觸及到深層次管理層面。從形式上看，企業(yè)規(guī)定了檔案管理的規(guī)章制度，但是行為規(guī)范只局限于對檔案整理的操作規(guī)程與交接表格式等，而對檔案歸檔整理收集之后的具體交接情況與檔案真實性為實施真實監(jiān)督、追溯。這就使得當檔案管理發(fā)生問題時，責任到人難以真正實施。因為原本負責檔案管理的人員變動、檔案交接與整理分析職能相分離等問題都影響責任審查。因此，對于數字化檔案管理建設，需要著重加強管理體系建設。

2.4 檔案數字化理論與資金支持不足

我國檔案數字化建設起步相對較晚，依然處于探索論證的初級階段，相關的成熟理論較為有限，理論水平相對較弱，依然有許多需要研究的內容，無法為檔案數字化建設提供足夠的理論支撐，導致很多檔案數字化建設隱患、缺陷未被及時發(fā)現，在一定程度上對檔案數字化安全造成了不良影響。

檔案數字化建設是一種以高新技術為基礎的工作，在硬件、軟件等方面都需要大量的投入，也就是對資金有著較大需求，數字化設備購入、現有設備的運行使用、落后過時硬件的及時更新以及相關軟件的開發(fā)升級等，都離不開資金的支持。但是，就實際情況來看，無論是企業(yè)、事業(yè)單位，還是高校、行政部門，經費投入都較為有限，特別是在安全方面，經費嚴重不足，各種安全問題普遍存在。

3 檔案數字化建設安全問題解決對策

3.1 建立檔案安全技術保障

在檔案數字化建設安全工作中，采取適宜的技術，是實現安全有效途徑，常用的安全保障技術包括加密技術、防火墻技術、入侵檢測技術以及數字簽名技術等等。其中，加密技術是應用最為普遍，也是最為經濟、安全的技術措施，在檔案數字化中應用加密技術，對于不同重要級別的檔案信息，分別對其進行不同復雜程度的加密，給檔案信息提供有力的防護，有效避免信息被截取或篡改，提升檔案信息安全。

隨著各種學科、技術的不斷進步，加密技術也越來多加多樣化，為檔案數字化安全提供了許多選擇。對于電子檔案來說，在信息傳遞過程中，常用的加密技術是“非對稱密鑰”，也就是指分別使用公鑰、私鑰兩個密鑰，來分別完成電子檔案的傳遞、接收解讀，在此過程中，電子檔案的加密、解密對應的密鑰是不相同的，即使文件被截獲，也很難將其破解，大大提高了電子檔案的安全性。

3.2 提高檔案管理人員素質

對于檔案數字化建設的安全來說，人力資源是最為根本、最為基礎的，加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，提升其整體素質水平，建設符合信息時代背景下檔案管理的復合型人才隊伍，對檔案數字化建設安全提升是有著重要的意義。

對此，首先，要嚴格檔案管理人員的考核，在聘任人員時，需要選擇具備相應專業(yè)技能水平的人才，保證其能力滿足檔案數字化建設安全的需求，更好地開展安全保護工作。同時應保障檔案管理人員的工資福利能與當時社會消費水平保持平衡，盡量消除其在生活中的經濟壓力，保證能更專心地提升自身專業(yè)技能水平，更好地應對不斷升級的檔案工作需求。

其次，做好人員的專門培訓，定期開展各種培訓、交流活動，積極了解技術變化情況，了解并掌握先進安全技術等，提升自身專業(yè)技術水平，增強對各種安全問題的發(fā)現與解決能力，有效保護檔案安全。

3.3 提升檔案管理安全意識

針對檔案數字化建設安全意識薄弱的問題，首先，應當加強對檔案管理安全的宣傳，了解檔案管理安全的重要性，認識到檔案的重要價值，從日常工作的各個方面，主動采取并落實相應的安全措施，預防安全問題發(fā)生。

其次，建立責任制度，將檔案管理安全責任層層分解到對應的崗位、人員身上，激發(fā)其責任心，使其以認真、負責的態(tài)度對待數字化檔案管理工作，嚴格執(zhí)行相應管理制度，減少因人為因素導致的檔案安全隱患，提升電子檔案安全性。

3.4 加大檔案數字化建設投入

在檔案數字化建設中，在國家層面應加大對檔案學會等學術機構的支持力度，加強檔案數字化建設的科研力量，不斷完善基礎理論知識和相關技術規(guī)范，引導整個檔案行業(yè)向正確的方向發(fā)展；而具體到各企事業(yè)單位，則應當充分認識到檔案數字化建設的重要意義，給予足夠的經費支持，采購安全可靠的硬件與軟件設備，建立單獨的檔案保存服務器，為檔案數字化建設創(chuàng)造良好的基礎條件。同時，在足夠經費支持下，可以聘請到高水平的電子檔案安全管理人員，提高電子檔案安全防護水平，預防檔案信息丟失或損壞，保證電子檔案安全可靠。

4結語

檔案數字化建設是一項很大的系統(tǒng)工程，在應用過程中其安全問題是一個很大的問題?？茖W技術的迅猛發(fā)展，使檔案數字化信息應用的安全問題徹底解決是很困難的。我們只有大家共同努力，從各個方面著手防范，才能確保檔案信息的安全。

參考文獻

[1] 蘇明霞.檔案數字化建設安全管理分析與對策[J].科技視界，2014，（18）.

（作者單位：天津市特種設備監(jiān)督檢驗技術研究院）