劉海霞

摘要：檔案管理是最基礎(chǔ)、最廣泛的工作，人類日常生活與生產(chǎn)都離不開檔案管理。本文概括了互聯(lián)網(wǎng)對(duì)文秘檔案管理工作的意義，闡述了當(dāng)前我國(guó)文秘檔案管理工作中存在的問題，并在實(shí)踐的基礎(chǔ)上，提出了在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下做好文秘檔案管理工作的思路。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代 文秘 檔案管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，文秘檔案管理工作也面臨著新的發(fā)展契機(jī)，如何在這個(gè)千載難逢的時(shí)代下，讓文秘檔案管理工作綻放出新的花朵，這不僅是文秘檔案管理工作人員需要仔細(xì)思索的問題，更是廣大社會(huì)需要關(guān)注的事情。筆者以多年工作經(jīng)驗(yàn)為角度，談?wù)劗?dāng)前互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下做好文秘檔案管理工作的思路。

一、互聯(lián)網(wǎng)對(duì)文秘檔案管理工作的意義

對(duì)于一個(gè)單位的日常工作來(lái)說(shuō)，文秘檔案管理工作是必不可少的一環(huán)，其工作效率的高低將直接影響整個(gè)單位的運(yùn)行情況，尤其是單位的管理工作，如果文秘檔案管理工作的效率和科學(xué)性能得到飛躍式提高，那么整個(gè)單位管理運(yùn)營(yíng)將得到質(zhì)的發(fā)展，而互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)用把這種進(jìn)步變成了可能。

如今，互聯(lián)網(wǎng)能彌補(bǔ)傳統(tǒng)文秘檔案管理工作中的缺陷與疏漏，并在彌補(bǔ)中不斷創(chuàng)新，給予此行業(yè)更強(qiáng)勁的發(fā)展活力與廣闊的發(fā)展前景，這是互聯(lián)網(wǎng)對(duì)于文秘檔案管理工作最重要的意義。但是，我國(guó)文秘檔案管理工作的互聯(lián)網(wǎng)化程度普遍不高，或者說(shuō)尚未達(dá)到社會(huì)需求。因此，我們要提高互聯(lián)網(wǎng)在文秘檔案管理工作中的有效普及。

文秘檔案管理的工作性質(zhì)決定著互聯(lián)網(wǎng)對(duì)其的影響程度，即便是最不了解該工作的普羅大眾，提起檔案管理工作，腦海中最先浮現(xiàn)的也是“煩瑣”兩字，因?yàn)檫@是一種精細(xì)化的管理工作，面對(duì)著繁多的檔案，檔案管理工作人員必須小心翼翼才能不出紕漏。然而，傳統(tǒng)的工作方式使得工作效率較低，只有依靠互聯(lián)網(wǎng)才能解決這一問題，因?yàn)樾畔⒒⒕W(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方式能最大限度地提高管理效率。

二、文秘檔案管理工作中存在的突出問題

1.制度不完善，導(dǎo)致管理混亂

在很多方面，傳統(tǒng)老舊的制度模式還在影響著日常文秘檔案管理工作，導(dǎo)致管理混亂，效率低下，尤其是責(zé)任分配落實(shí)不夠明確。而文秘工作人員對(duì)于檔案管理工作也不夠重視，他們把工作重心都放在看得見的服務(wù)上，對(duì)于背后起支撐作用的檔案管理工作漠不關(guān)心。殊不知，后者與前者存在緊密的內(nèi)在聯(lián)系，其效率高低直接影響到文秘工作的服務(wù)水平。

2.檔案管理工作信息化程度不高，管理手段落后

現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)信息化、數(shù)字化的社會(huì)，與互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合不僅是社會(huì)對(duì)文秘檔案管理工作的要求，更是對(duì)其自身發(fā)展的需求。目前，文秘檔案管理比較偏向于傳統(tǒng)的工作模式，對(duì)人力的依賴程度較大，沒有形成一個(gè)完整高效的網(wǎng)絡(luò)信息管理查詢系統(tǒng)。人力管理不僅使得工作效率不高，還容易因工作人員的疏忽造成管理上的紕漏，再加上缺乏有效的獎(jiǎng)懲制度，使得工作人員人浮于事，缺少工作的積極性和創(chuàng)新的動(dòng)力。

三、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代做好文秘檔案管理工作的思路

1.積極引入互聯(lián)網(wǎng)，革新管理制度

優(yōu)秀的制度是解決問題的根本，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，要想適應(yīng)社會(huì)需求，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，表現(xiàn)出強(qiáng)勁的發(fā)展勢(shì)頭，文秘檔案管理工作就必須與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，革新管理制度。首先，建立完善的檔案管理制度，包括檔案的收集、整理、分類、查詢等，各環(huán)節(jié)都可以與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。最關(guān)鍵的是，單位要將責(zé)任細(xì)化，落實(shí)到個(gè)人，在此基礎(chǔ)上建立完善的監(jiān)察制度，確?！叭巳擞胸?zé)”的落實(shí)；其次，完善獎(jiǎng)懲制度，鼓勵(lì)人才創(chuàng)新管理方法，調(diào)動(dòng)廣大工作人員的工作積極性。同時(shí)，單位還可以采用定期開展經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議的方式，促進(jìn)優(yōu)秀管理方法的碰撞融合，促進(jìn)文秘檔案管理工作的創(chuàng)新。

2.端正思想，正確看待互聯(lián)網(wǎng)

“互聯(lián)網(wǎng)+”固然是當(dāng)今世界的發(fā)展大勢(shì)，但我們不可被互聯(lián)網(wǎng)的洶涌之態(tài)沖昏了頭腦，尤其是文秘檔案管理工作。由于工作事關(guān)個(gè)人隱私，萬(wàn)不可馬虎大意，所以文秘檔案管理工作人員要端正思想態(tài)度，正確看待互聯(lián)網(wǎng)對(duì)于此工作的利與弊。

安全性一直以來(lái)都是互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的大問題，所以我們要克服重重困難，保證數(shù)字化文秘檔案管理工作的安全性，建立完備的安全防火系統(tǒng)，做到實(shí)時(shí)監(jiān)控。雖然這樣會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的初始階段需增加成本，但檔案管理工作效率以及安全性的提高必然會(huì)使文秘工作邁入更高層次的服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]高亞杰.關(guān)于做好文秘檔案管理工作思路的探討[J].神州（下旬刊），2015，（12）.

[2]薛翠玉.關(guān)于做好文秘檔案管理工作思路的探討[J].赤子，2015，（4）.

（作者單位：山東省青州市教育局）