趙雪霏

摘要：隨著互聯(lián)網的發(fā)展，信息技術已在檔案管理中廣泛應用，不僅能提高檔案管理效率同時也能提高對于檔案信息的使用效率，因此加強檔案管理工作現(xiàn)代化具有重要意義。為了充分發(fā)揮其作用，本文簡述了檔案管理工作現(xiàn)代化的主要特征及其重要意義，對加強檔案管理工作現(xiàn)代化的主要作用及其措施進行了論述分析。

關鍵詞：檔案管理工作；現(xiàn)代化；特征；作用；措施

一、檔案管理工作現(xiàn)代化的主要特征

檔案管理工作現(xiàn)代化的特征主要表現(xiàn)在：（1）網絡化特征。檔案管理工作現(xiàn)代化的一大特性就是網絡化。隨著互聯(lián)網的發(fā)展，網絡的運用已經滲透到各行各業(yè)。基于網絡化基礎上進行檔案管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省人力物力，對于檔案完整性的保持上，網絡化的運作也體現(xiàn)出最大優(yōu)勢。（2）便捷特征。檔案管理工作現(xiàn)代化具有便捷化特征。檔案管理工作現(xiàn)代化就是基于現(xiàn)代化的基礎上，對各類文件或者是圖紙進行掃描，進而轉化成為電子資源形式，其有利于提高管理工作的效率和準確性，在查詢和整理環(huán)節(jié)也提供了巨大的便捷。

二、檔案管理工作現(xiàn)代化的重要意義

檔案管理工作現(xiàn)代化的意義主要表現(xiàn)為：（1）滿足檔案使用要求。檔案信息數(shù)據(jù)庫中的信息查詢、檢索、統(tǒng)計分析，可以在短時間內生成各種不一樣的表格。要想合理的開發(fā)出信息資源，提升利用率，確保廣大使用人的需要得以滿足，就要做實基礎工作，在檔案日常工作方面盡量實行微機化操作，借助電腦等將圖片等變?yōu)閿?shù)據(jù)，確保資料信息化，建立起完善的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利用檔案日常管理軟件進行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統(tǒng)計等工作，保護實體檔案全文數(shù)據(jù)庫建設的實效性、真實性和正確性是非常重要的。（2）提高檔案利用效率。檔案管理工作現(xiàn)代化目的是借助信息技術，積極利用檔案，充分發(fā)揮檔案作用，將死板檔案變?yōu)殪`活的信息。切實完善檔案信息，添加一些能夠體現(xiàn)個人特性以及專業(yè)水平的內容，確保檔案不再像是過去一樣，過于模式化。同時還要加快信息更新速率，確保更新的速率能夠和員工的流動速率保持一致。檔案管理應該對檔案信息實行動態(tài)化管理，探索建立電子檔案的新途徑，通過現(xiàn)代化手段建立人才業(yè)績跟蹤系統(tǒng)，不斷提升檔案的價值。（3）實現(xiàn)資源共享。在現(xiàn)代化檔案管理工作中，計算機技術和網絡技術得以廣泛應用，檔案不僅完成了存儲和管理的數(shù)據(jù)化，并且檔案信息能夠及時進行傳輸，檔案的查找和運用不會受到時刻和地址的限制，有利于提高檔案管理工作效率，保證了檔案資源共享。

三、加強檔案管理工作現(xiàn)代化的措施

（一）建立完善檔案管理工作現(xiàn)代化制度

（1）檔案管理工作現(xiàn)代化有別于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法，因此檔案管理部門要結合自身的實際情況，建立一套新的并適合檔案管理工作現(xiàn)代化的規(guī)章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案信息安全保密制度以及機房管理制度等，使檔案管理工作現(xiàn)代化有制度的保障，實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的規(guī)范化與標準化。（2）樹立安全保密意識。檔案管理工作現(xiàn)代化中一個重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數(shù)據(jù)的形式儲存在數(shù)據(jù)庫中的檔案信息，若出現(xiàn)安全問題，就可能造成大量的數(shù)據(jù)損壞。因此，在檔案管理工作現(xiàn)代化過程中，要加強安全防范意識，注意保存檔案數(shù)據(jù)的儲存盤，正確操作計算機，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。

（二）提高檔案管理的現(xiàn)代化意識

要想提高檔案管理工作現(xiàn)代化水平，首先就要讓檔案工作人員接受檔案管理工作現(xiàn)代化的觀念，強化他們檔案管理工作現(xiàn)代化的意識，只有有了意識，才會付諸于行動，因此，可以對檔案管理人員進行現(xiàn)代化意識的培養(yǎng)，營造現(xiàn)代化管理的氛圍，工作人員對檔案管理的現(xiàn)代化有深入的理解和認識，才有可能從根本上改變了工作人員思想觀念，使得傳統(tǒng)的人工管理檔案更加順利的轉變?yōu)闄n案的現(xiàn)代化管理，為檔案管理工作現(xiàn)代化打好思想基礎。

（三）加強檔案管理工作現(xiàn)代化設備基礎建設

先進的信息管理設備是檔案進行現(xiàn)代化管理的物質基礎，為了提高檔案管理工作現(xiàn)代化水平，企業(yè)或政府單位一定要加大對檔案管理的經費投入力度，為檔案管理部門購買先進的管理設備，改善、優(yōu)化網絡環(huán)境，形成一個設備齊全，且能滿足檔案管理工作現(xiàn)代化要求的管理設備系統(tǒng)，有了優(yōu)越的環(huán)境基礎和技術支持，檔案管理的工作效率將會大大提高，檔案管理工作現(xiàn)代化進程的步伐也會加快。

（四）規(guī)范檔案現(xiàn)代化的標準管理

檔案管理工作現(xiàn)代化并不是一項容易的工作，其涉及的環(huán)節(jié)較多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此，在具體的現(xiàn)代化管理過程當中，相關檔案主管部門應提高重視程度，聘請相關的專家對管理系統(tǒng)的構建做出一套詳盡的計劃，并且對于相關的工作原則以及工作任務的分工應盡量細致到每個部分和環(huán)節(jié)，盡量減少疏漏。信息管理系統(tǒng)建設的過程中，提高相關的硬件操作上的要求，并且對于網絡安全問題采取相關的措施，按照行業(yè)化的標準對檔案管理工作現(xiàn)代化系統(tǒng)進行科學合理的構建。

（五）提升現(xiàn)代化管理人才的綜合素質

主要表現(xiàn)為：（1）加強檔案管理人員的培訓?，F(xiàn)有的檔案部門工作人員是檔案管理工作現(xiàn)代化的中堅力量。因此，在檔案管理工作現(xiàn)代化的過程中，要注重保障現(xiàn)有檔案工作人員的權益，并采取有效的方式，激發(fā)他們的積極性。加強對現(xiàn)有檔案工作人員信息知識的教育，訓練他們的實際操作技能。（2）引進檔案管理工作現(xiàn)代化的技術人才。檔案管理工作現(xiàn)代化過程中，系統(tǒng)的開發(fā)、軟件的維護等都需要高素質的信息專業(yè)人才作保障。因此，檔案管理部門有必要引進軟件開發(fā)與管理方面的專業(yè)技術人才，以解決檔案管理工作現(xiàn)代化過程中的各種技術難題。四、結束語

綜上所述，檔案管理工作現(xiàn)代化就是利用現(xiàn)代化技術以及網絡的管理模式和方法對檔案實體進行管理，并且提供相關服務。隨著信息技術的快速發(fā)展，檔案記錄方式出現(xiàn)了多樣化的趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經不能適應新形勢，因此需要加強對檔案管理工作的現(xiàn)代化進行分析。

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