豐超

摘 要：基層干部人事檔案管理是單位各項(xiàng)管理工作的重要組成部分。對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō)，它記錄了干部人員真實(shí)詳細(xì)的信息；對(duì)單位來(lái)說(shuō)，它是選拔錄用干部人員的重要依據(jù)。做好干部人事檔案管理工作不僅與個(gè)人切身利益相關(guān)，也是體現(xiàn)單位在管理方面到位不到位的一個(gè)衡量指標(biāo)。在當(dāng)今時(shí)代，隨著人事制度的改革，單位要實(shí)時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決問(wèn)題，利用信息化規(guī)范管理，不斷提高管理水平，確保干部人事檔案管理工作高效展開(kāi)。

關(guān)鍵詞：干部；人事檔案；管理

人事檔案管理工作的最終價(jià)值是使檔案得到有效利用，為單位發(fā)展提供準(zhǔn)確的信息和科學(xué)決策的依據(jù)。加強(qiáng)單位人事檔案管理，充分發(fā)揮其作用，是有效配置單位人力資源、促進(jìn)單位發(fā)展的有力保證，也是現(xiàn)階段人事檔案管理工作的重點(diǎn)所在。

一、干部人事檔案管理的概述

干部人事檔案管理是指將干部的個(gè)人基本資料、履歷、學(xué)歷以及工作相關(guān)記錄等資料進(jìn)行統(tǒng)一的收集管理，能夠反映一個(gè)干部是否具有資格在其當(dāng)前崗位，合格的干部應(yīng)該是通過(guò)國(guó)家的嚴(yán)格篩選的，若是對(duì)檔案進(jìn)行造假，不僅僅是對(duì)其他人員的不公平，更是對(duì)廣大人民群眾的不負(fù)責(zé)任。其次也能反映一個(gè)干部是否在工作期間為人民謀福利，全心全意為人民著想。這是一項(xiàng)專門的工作，要求干部人事檔案管理人員能夠?qū)嵤虑笫堑膶?duì)干部資料進(jìn)行記錄，在錄入檔案時(shí)，嚴(yán)格要求自己，避免審核數(shù)據(jù)不出現(xiàn)誤差，在檔案歸檔以后還需要做好相應(yīng)的監(jiān)督管理工作，避免檔案被人為惡意篡改，蒙蔽大眾。干部人事檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)則需要管理人員有著過(guò)硬的專業(yè)素質(zhì)修養(yǎng)，同時(shí)該項(xiàng)工作相對(duì)比較枯燥，還需要管理人員能夠有足夠的耐心并且足夠的細(xì)心完成該項(xiàng)工作。只有這樣才能保障檔案的真實(shí)性，為人民負(fù)起責(zé)任。

二、干部人事檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理水平不高

干部人事檔案管理工作，既是一項(xiàng)政治性、政策性、保密性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)具有科學(xué)性和專業(yè)性的工作。這些性質(zhì)要求從事干部人事檔案管理工作的人員，必須具備較好的政治素質(zhì)和較高的專業(yè)素質(zhì)。但由于檔案管理人員大多數(shù)是身兼多職，對(duì)檔案工作投入的精力不足，相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)系統(tǒng)性不強(qiáng)，因此嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

2.2 檔案收集力度不夠

干部人事檔案的形成單位分散，有本單位的，也有外單位的，而且形成時(shí)間不固定，給檔案收集工作增加了難度。在整理干部人事檔案時(shí)經(jīng)常會(huì)遇到材料缺失的現(xiàn)象。一般有三類材料缺的比較多。一是學(xué)歷、學(xué)位材料；二是獎(jiǎng)勵(lì)、表彰登記表；三是較早前的干部任免審批表及考察材料。有的收集的材料大小不一，字跡潦草不清，書寫不規(guī)范，給干部人事部門查閱檔案帶來(lái)了很多困難。

2.3 檔案整理水平欠缺

干部人事檔案要進(jìn)行規(guī)范化的整理，干部人事檔案既不能“欠”整理，也不能“過(guò)”整理。在新《條例》規(guī)定之前，檔案材料必須統(tǒng)一裁剪或整理成標(biāo)準(zhǔn)的16開(kāi)（260*184mm）規(guī)格，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)墨水筆或復(fù)寫紙書寫。而在實(shí)際檔案文卷中會(huì)看到很多不符合檔案整理規(guī)定的地方，有的檔案整理人員為了達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)大小的紙張規(guī)格，對(duì)檔案材料實(shí)行野蠻裁割，導(dǎo)致許多有價(jià)值的檔案材料缺失邊角內(nèi)容；有的檔案材料被反復(fù)打孔裝訂，致使左側(cè)邊緣綜排達(dá)10余個(gè)孔洞；由于檔案整理人員對(duì)檔案鑒別存在理解差異，所以在對(duì)整理中因?qū)徍颂蕹龅臋n案材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后分情況予以處理，而在實(shí)際工作中，對(duì)剔除檔案的材料登記往往無(wú)跡可查。

2.4 檔案管理信息化程度不強(qiáng)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到廣泛的開(kāi)發(fā)，但許多先進(jìn)的技術(shù)手段和管理理念還沒(méi)有充分深入到檔案管理上來(lái)。特別是調(diào)閱檔案程序需要反復(fù)翻閱檔案原始材料，影響了檔案的保存和安全，并造成一定的資源浪費(fèi)。

三、干部人事檔案管理對(duì)策

3.1 提高認(rèn)識(shí)，促進(jìn)管理常態(tài)化

干部人事檔案管理工作是我國(guó)黨政干部人事工作很重要的一個(gè)部分，這與每個(gè)干部人員的切身利益息息相關(guān)。作為單位的領(lǐng)導(dǎo)部門，在人事檔案管理工作中首先要提高認(rèn)識(shí)，因?yàn)檎J(rèn)識(shí)決定高度，高度決定行動(dòng)，行動(dòng)決定結(jié)果。要把這項(xiàng)管理工作列入日常的重點(diǎn)工作當(dāng)中，認(rèn)識(shí)到它的重要性并落實(shí)到行動(dòng)上來(lái)。要舍得投入人力、物力和財(cái)力，并把管理經(jīng)費(fèi)開(kāi)支列入到單位財(cái)政年度預(yù)算上，以此來(lái)保證正常工作的展開(kāi)和落實(shí)。對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行專職培訓(xùn)，提高他們對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)他們工作上的業(yè)務(wù)能力。在生活和工作等方面表示關(guān)心，在薪資待遇上妥善解決，提高他們工作上的熱情和積極性，促進(jìn)檔案進(jìn)行常態(tài)化管理。

3.2 落實(shí)制度，強(qiáng)制管理規(guī)范化

在檔案管理工作中少不了制度，制定制度很重要，但是更重要的還要去執(zhí)行和落實(shí)制度，不然就是毫無(wú)意義的。落實(shí)制度可以從下面幾個(gè)方面入手：其一，信息材料規(guī)范內(nèi)容填寫。比如出生日期、參加工作時(shí)間等是農(nóng)歷還是公歷的，不要能省則省，做到完整規(guī)范；其二，管理規(guī)范。檔案實(shí)行管理體制責(zé)任制，人事部門按照管理范圍類執(zhí)行管理原則，對(duì)人員的檔案信息適時(shí)跟進(jìn)落實(shí)，及時(shí)整理人員的檔案管理。其三，使用和傳輸規(guī)范。在查閱干部檔案信息的時(shí)候，不得查看其親屬關(guān)系的檔案，遵循有關(guān)查閱制度。人員因工作變動(dòng)需要進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)移，要保證文件完整。

3.3 與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)信息化管理

信息化時(shí)代進(jìn)行信息化管理是管理趨勢(shì)。針對(duì)有些單位特別是基層單位，要加強(qiáng)促進(jìn)其信息化管理，這能夠提高管理的高效性。單位首先可以對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，熟練利用先進(jìn)的軟件進(jìn)行操作。之后，要利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備把干部人員的檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)庫(kù)資料，搭建一個(gè)完整的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便以后對(duì)干部人員信息的快速準(zhǔn)確查詢。單位要充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，及時(shí)更新干部人員的檔案信息，保持檔案信息的時(shí)效性。

結(jié)語(yǔ)：

單位的人事檔案管理應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變工作零路，不斷深化對(duì)這項(xiàng)工作意義的認(rèn)識(shí)，夯實(shí)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)的理念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，建立現(xiàn)代化管理模式，多方向、多渠道、多用途地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，推動(dòng)單位人力資源管理和其他相關(guān)事務(wù)的發(fā)展，使其在單位現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮更大的作用。

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（作者單位：鄒城市委組織部干部信息中心）