趙坤鵬
摘 要:隨著事業(yè)單位改革的不斷推進(jìn),人員流動(dòng)性不斷加大。在此情況下,事業(yè)單位必須要加強(qiáng)人事檔案管理改革和創(chuàng)新,進(jìn)一步規(guī)范人事檔案管理工作,以提升人事檔案管理工作的有效性,為事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展提供良好的支持。本文主要分析了事業(yè)單位人事檔案管理的重要性,并重點(diǎn)對(duì)其工作規(guī)范化的有效策略進(jìn)行了探討,以供參考。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;人事檔案;檔案管理;規(guī)范化
事業(yè)單位檔案管理是否規(guī)范、高效也決定著檔案資料是否能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用,因此加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的規(guī)范化尤為重要。
一、事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化的重要意義
(1)人事檔案規(guī)范化管理意識(shí)不強(qiáng)
檔案真實(shí)性是完整性的基礎(chǔ),完整性更離不開(kāi)真實(shí)性,只有保證檔案的真實(shí)性和完整性,才能為全面地、歷史地了解個(gè)人情況提供可靠的保證,否則就失去了檔案客觀性、多元性、交錯(cuò)性和共享性的價(jià)值特點(diǎn)。事業(yè)單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)者缺乏建立健全檔案管理制度的意識(shí),導(dǎo)致檔案失去了應(yīng)有的真實(shí)性和完整性,滯后了現(xiàn)代人才戰(zhàn)略的實(shí)施;員工對(duì)檔案重要性的認(rèn)知度不高,檔案意識(shí)不強(qiáng),使得檔案管理者在收集、整理、保管、編研基礎(chǔ)材料的過(guò)程中出現(xiàn)不可控力,造成檔案信息的失真。
(2)傳統(tǒng)人事檔案管理理念尚未徹底轉(zhuǎn)變
檔案管理工作是一個(gè)長(zhǎng)期而持續(xù)性的工作,因此在長(zhǎng)期的管理過(guò)程中會(huì)形成慣性,一旦養(yǎng)成固定的管理習(xí)慣再想改變就比較困難。在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中,傳統(tǒng)檔案管理方式影響較深,管理方法比較陳舊,檔案管理基本依靠人工完成,辦事效率低,難以跟上信息時(shí)代的發(fā)展步伐;另外,在管理過(guò)程中往往存在許多漏洞,從檔案的安全保密、檔案借閱、原始檔案的備份等環(huán)節(jié)都沒(méi)有形成統(tǒng)一有序的規(guī)章制度,因此檔案管理也十分不規(guī)范。
(3)人事檔案管理人員的素質(zhì)有待進(jìn)一步提升
現(xiàn)階段很多事業(yè)單位從事檔案管理的人員多為一些面臨退休員工或非專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員兼任。他們學(xué)歷不高、專(zhuān)業(yè)知識(shí)不足,他們工作散漫,安于現(xiàn)狀;有些單位檔案工作還停留在手工書(shū)寫(xiě),人工檢索,人、卡、物對(duì)照的“三舊”管理模式中;缺乏保密意識(shí)、改革意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí),單位內(nèi)部人員的基本信息輕易對(duì)外泄露;現(xiàn)代化管理設(shè)備因人而不能物盡其用,處于癱瘓狀態(tài),造成資源的極大浪費(fèi)。
二、推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化的策略
(1)強(qiáng)化管理人員管理意識(shí)
實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理模式,首先就要做好檔案規(guī)范化的宣傳教育工作,將精細(xì)化管理理念引入到檔案管理工作當(dāng)中,提高管理人員的精細(xì)化管理意識(shí)。在檔案管理工作中,要加強(qiáng)對(duì)檔案的宣傳教育講解,提高內(nèi)部人員的重視度,讓檔案管理人員意識(shí)到檔案管理對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要意義,加強(qiáng)檔案工作的收集和利用工作。首先,可以豐富檔案信息的收集渠道,建立完善的檔案信息收集體系,以事業(yè)單位內(nèi)部各部門(mén)為主,做好每個(gè)部門(mén)人事檔案的信息整理和完善,建立高效的人事檔案收集渠道;其次,建立檔案材料的聯(lián)動(dòng)機(jī)制,將事業(yè)單位人員的基本信息納入到檔案信息的收集中,如工資、工作時(shí)間、家庭情況、學(xué)歷、職稱(chēng)、獎(jiǎng)罰狀況等,只有如此才能完善檔案管理機(jī)制;最后,要將檔案管理工作納入到事業(yè)單位年度考核工作當(dāng)中,只有這樣才能進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理意識(shí),提高檔案管理的規(guī)范化。
(2)健全和優(yōu)化檔案管理機(jī)制
健全檔案管理機(jī)制是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)和保障,因此要對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化,通過(guò)崗位責(zé)任劃分、工作內(nèi)容要求、部門(mén)協(xié)作、組織保障等方面進(jìn)行完善。首先,對(duì)檔案管理制度進(jìn)行公布,確保檔案管理制度能夠落實(shí)到位,確定檔案管理的主要人員,并由負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理進(jìn)行監(jiān)督管理;其次,召開(kāi)檔案管理規(guī)范化會(huì)議,通過(guò)管理制度的制定、管理人員的升級(jí)等確定一個(gè)較為規(guī)范化的檔案管理機(jī)制,保障檔案實(shí)施的規(guī)范化運(yùn)行;再次,做好檔案管理的宣傳工作,要求各部門(mén)與檔案管理部門(mén)做好協(xié)調(diào),確保檔案材料收集的準(zhǔn)確性、檔案資料使用的便捷性、檔案借閱的安全性等;最后,責(zé)任落實(shí)到位,對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督管理,確保人事檔案管理的安全性、規(guī)范性、科學(xué)性、高效性。
(3)不斷提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)
事業(yè)單位要搭建人才舞臺(tái),盤(pán)活人才資源。從社會(huì)和高校引進(jìn)、招聘有技術(shù)、有技能、有知識(shí)的專(zhuān)業(yè)人才充實(shí)檔案隊(duì)伍;樹(shù)立“以人為本”的觀念,營(yíng)造鼓勵(lì)、支持、幫助人才干事業(yè)的環(huán)境,調(diào)動(dòng)其積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性,促進(jìn)人才健康成長(zhǎng);保持人才隊(duì)伍的穩(wěn)定性,檔案是知識(shí)性、專(zhuān)業(yè)性、連續(xù)性很強(qiáng)的工作,從維護(hù)檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益出發(fā),必須做好穩(wěn)定工作,切實(shí)解決他們?cè)诠ぷ髦?、生活中的?shí)際問(wèn)題,使他們安心、熱愛(ài)本職工作,促進(jìn)檔案工作的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。同時(shí),對(duì)現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行教育培訓(xùn),提高其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與能力。檔案管理人要有開(kāi)拓創(chuàng)新精神,善于發(fā)現(xiàn)檔案工作的新規(guī)律、新方法。要有市場(chǎng)意識(shí)。根據(jù)市場(chǎng)需求,開(kāi)發(fā)服務(wù)信息、優(yōu)化服務(wù)措施,提高服務(wù)質(zhì)量,利用價(jià)值高、可公開(kāi)的資源,及時(shí)推向市場(chǎng),發(fā)揮積極作用。
(4)推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)
信息化管理的最大優(yōu)勢(shì)就是規(guī)范化、便捷化、快速化,能夠在短時(shí)間內(nèi)通過(guò)搜索引擎找出所要查找的檔案材料,另外還能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理,可以將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)據(jù)化,通過(guò)大數(shù)據(jù)處理提高檔案信息的數(shù)據(jù)傳遞性,從而建立網(wǎng)絡(luò)化檔案管理體系。網(wǎng)絡(luò)化檔案管理就是檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的具體體現(xiàn)。事業(yè)單位要完善檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)備,加大基礎(chǔ)設(shè)備的投入,構(gòu)建自己的檔案信息化管理體系,建立完善的檔案網(wǎng)絡(luò)信息化規(guī)章制度,確保信息化建設(shè)的規(guī)范性、科學(xué)性、高效性。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述,人事檔案管理的規(guī)范化能夠有效提高事業(yè)單位的管理水平,對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義,在具體實(shí)踐中,事業(yè)單位管理層要重視和加強(qiáng)人事檔案管理,不斷提高人事檔案管理規(guī)范化水平,以便使人事檔案管理更好地為單位發(fā)展提供支持。
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(作者單位:煙臺(tái)市環(huán)境監(jiān)控中心)